Bosan melewatkan tenggat? Kami bisa membantu.

Tidak ada yang ingin melewatkan batas waktu. Namun, penundaan tetap terjadi meskipun kita sudah berupaya sebaik mungkin, dengan 15% batas waktu yang terlewat karena faktor-faktor seperti banyaknya rapat, prioritas yang tidak pasti, dan proses yang tidak jelas. Dan meskipun menunda tenggat tidak pernah terasa menyenangkan, terkadang itu tidak bisa dihindari. 

Melewatkan tenggat memang membuat stres, tetapi solusinya bukan dengan menyingkirkannya sepenuhnya. Sebagai manajer, hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah membantu tim menetapkan tenggat yang dapat mereka penuhi secara realistis tanpa kelelahan. Jika pekerjaan menjadi berlebihan dan melewatkan tenggat tidak dapat dihindari, Anda dapat membantu anggota tim memprioritaskan, membagi, dan menaklukkan tugas terpenting mereka.

Melewatkan batas waktu: Mengapa ini penting?

Batas waktu ada karena suatu alasan. Tenggat waktu membantu kelancaran alur kerja dengan menetapkan ekspektasi tentang kapan tugas harus selesai, jadi tim Anda dapat merencanakan dan mengatur pekerjaan secara akurat. Tenggat juga memotivasi pemangku kepentingan untuk menyelesaikan tugas, jadi proyek Anda dapat terus berjalan tanpa terhambat pada tugas tertentu. 

Terlalu banyak tenggat yang terlewat adalah penyebab utama kegagalan proyek. Ini dapat: 

• Menyebabkan penundaan dan membahayakan proyek.

• Mengganggu alur kerja tim dan lintas fungsi. 

• Menyebabkan kemacetan dan menghalangi tim lain untuk menyelesaikan pekerjaannya. 

• Mengikis kepercayaan dari waktu ke waktu, terutama jika pemangku kepentingan merasa tidak dapat mengandalkan tim Anda untuk menyelesaikan tugas. 

• Menurunkan semangat kerja tim. 

Saat tenggat menjadi beracun

Batas waktu harus membantu tim Anda mengendalikan pekerjaannya. Tenggat seharusnya tidak membuat pekerjaan terasa berlebihan atau di luar kendali, yang dapat terjadi saat pemangku kepentingan menetapkan tenggat tanpa masukan dari tim Anda. Pada akhirnya, batas waktu paling efektif saat Anda menetapkannya secara kolaboratif—terutama saat pemangku kepentingan lintas fungsi memberikan hasil akhir kepada tim Anda inginkan. Menyepakati batas waktu membantu Anda menetapkan tenggat yang realistis yang benar-benar dapat dipenuhi oleh tim, jadi Anda tidak perlu terus bereaksi dan berusaha keras untuk menyelesaikan permintaan.

Jika itu tidak memungkinkan, atau tim Anda memiliki staf untuk mendukung fungsi business tertentu, akan sangat membantu jika semua orang selaras dengan tujuan tim dan perusahaan Anda. Dengan begitu, pemangku kepentingan dapat memprioritaskan pekerjaan yang benar-benar penting yang mendukung gol bisnis menyeluruh (alih-alih membanjiri kotak masuk Anda dengan tugas "prioritas tinggi" yang tiada habisnya). 

Terlalu banyak tenggat waktu yang tidak realistis akan menghilangkan kemampuan dan kontrol tim Anda atas beban kerjanya—penyebab utama kerja berlebihan dan burnout. Anggota tim yang melewatkan batas waktu sering merasa selalu gagal dan mengecewakan orang lain—bahkan jika mereka menyelesaikan sejumlah pekerjaan yang wajar. Dalam jangka panjang, hal ini dapat menurunkan semangat tim. 

Mengapa Anda melewatkan batas waktu? 

Bertentangan dengan kepercayaan umum, melewatkan batas waktu tidak selalu disebabkan oleh kebiasaan kerja yang buruk atau masalah produktivitas. Ada banyak faktor yang dapat menyebabkan Anda dan tim melewatkan batas waktu, termasuk:

• Prioritas yang tidak jelas: Tidak memahami hal yang terpenting dan hal yang harus dikerjakan lebih dulu. 

• Perubahan ruang lingkup proyek: Menambahkan hasil akhir tambahan ke proyek atau mengubah persyaratan selama penugasan. 

• Kurangnya perencanaan: Tidak meluangkan waktu untuk bekerja mundur dari tenggat dan merencanakan apa yang perlu Anda capai sebelum tenggat. 

• Perkiraan yang tidak tepat: Tidak memahami waktu yang dibutuhkan untuk tugas tertentu. 

• Prioritas yang bersaing: Tim Anda memiliki terlalu banyak tugas prioritas tinggi sekaligus.

• Batas waktu yang tidak realistis: Permintaan menit terakhir, waktu penyelesaian yang ketat, dan situasi serupa di mana tim Anda tidak dapat secara realistis menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. 

• Hambatan tak terduga: Insiden yang memaksa Anda untuk menghentikan sementara pekerjaan—seperti bug perangkat lunak, anggota tim yang keluar, atau hambatan tak terduga lainnya. 

• Pemangku kepentingan yang tidak berkomitmen: Mengalami kesulitan meminta orang lain untuk menyelesaikan tugas tepat waktu, terutama jika Anda tidak dapat mulai bekerja sampai tugas mereka selesai.

• Kurangnya waktu fokus: Terlalu banyak rapat dan tidak cukup waktu untuk benar-benar menyelesaikan pekerjaan. 

Cara mencegah terlewatnya batas waktu

Mencegah terlewatnya batas waktu lebih dari sekadar produktivitas brute-force. Alih-alih hanya mencoba bekerja lebih cepat dan menyelesaikan lebih banyak hal, lebih baik mempertimbangkan isu mendasar yang berkontribusi pada masalah. Dengan begitu, Anda dapat menyelesaikan pekerjaan tepat waktu tanpa bekerja berlebihan dan membuat tim kelelahan dalam prosesnya. 

Berikut hal yang harus dilakukan: 

1. Memperjelas prioritas

Prioritas yang jelas membantu tim memahami pekerjaan yang paling penting, jadi mereka dapat menangani tugas penting terlebih dahulu sebelum beralih ke tugas lain. Ini sangat membantu saat ada banyak hal yang harus dilakukan tim dan Anda tidak dapat menyelesaikan semuanya dengan cepat. Alih-alih berusaha menyelesaikan semuanya, lihat apakah Anda dapat mengubah tenggat untuk tugas dengan prioritas lebih rendah—atau mendelegasikannya ke tim lain. 

Bimbang untuk memulai dari mana? Berikut cara memperjelas prioritas Anda: 

• Hubungkan pekerjaan harian dengan gol: Saat Anda memahami cara tugas sehari-hari berkontribusi pada gol tim dan business, lebih mudah untuk melihat hal yang penting dan yang tidak. Misalnya, masuk akal untuk memprioritaskan proyek pengoptimalan gambar jika hal itu berkontribusi pada gol perusahaan untuk meningkatkan kecepatan pemuatan situs web Anda. Untuk meluangkan jam kerja, Anda dapat menurunkan prioritas tugas yang kurang penting untuk menata dokumentasi tim internal. Ini tidak berarti Anda tidak akan mengerjakan tugas dengan prioritas lebih rendah—ini hanya berarti Anda dapat mengundur tenggat penyerahan untuk memberi tim waktu ekstra. 

• Prioritaskan daftar tugas Anda: Prioritisasi paling efektif jika dilakukan setiap hari. Coba buat matriks Eisenhower untuk mengatur tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan. Teknik prioritisasi ini membantu Anda memisahkan tugas ke dalam empat kelompok: Kerjakan, delegasikan, jadwalkan, dan hapus. 

2. Miliki sistem untuk melacak proyek dan batas waktu

Memenuhi batas waktu secara konsisten membutuhkan perencanaan, dan sulit untuk merencanakan jika Anda tidak tahu pekerjaan apa yang akan datang dan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Untuk mendapatkan kejelasan yang dibutuhkan, kelola semua proyek dan tenggat Anda di satu lokasi terpusat—jadi Anda dapat melihat sekilas apa yang sedang dikerjakan, apa yang akan datang, dan berapa lama tim Anda harus menghasilkan setiap hasil akhir. 

3. Pastikan batas waktu itu penting

Tenggat tidak boleh sewenang-wenang. Sebaliknya, anggota tim harus memahami alasan Anda memilih tenggat tertentu sehingga mereka memiliki cukup konteks (dan motivasi) untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Jika tim Anda tahu bahwa tenggat tidak nyata, mereka akan merasa kurang tertekan untuk menepatinya—dan seiring berjalannya waktu, anggota tim mungkin mulai mengabaikan tenggat sepenuhnya. 

Tenggat selalu memiliki tujuan, meskipun tidak ada batas waktu yang sebenarnya yang harus Anda penuhi. Tenggat juga dapat membantu Anda mencapai gol dan milestonetim—seperti menulis sejumlah artikel tertentu per bulan. Meskipun tidak ada tekanan eksternal untuk menerbitkan setiap artikel tepat waktu, membuat batas waktu membantu tim merencanakan jadwal mereka sendiri dan secara konsisten membuat progres pekerjaan. 

4. Tetapkan tenggat yang realistis

Jika ingin secara konsisten memenuhi batas waktu, Anda perlu memastikan bahwa Anda mengalokasikan cukup waktu untuk menyelesaikan pekerjaan. Saat menetapkan tenggat, kita mudah menjadi korban "kekeliruan perencanaan"—fenomena psikologis di mana orang menganggap remeh waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, bahkan jika mereka tahu bahwa tugas serupa membutuhkan waktu lebih lama di masa lalu. Alih-alih memilih batas waktu realistis berdasarkan pengalaman kita, kita berpikir "kali ini" akan berbeda dan kita dapat bekerja lebih cepat. 

Langkah pertama untuk menghindari kekeliruan perencanaan adalah kesadaran—jika Anda tahu itu ada, Anda dapat lebih sadar diri saat itu terjadi. Selain itu, lebih baik mengalokasikan sedikit lebih banyak waktu daripada yang Anda pikirkan akan dibutuhkan. 

5. Memahami dependensi

Dependensi proyek adalah tugas yang bergantung pada penyelesaian tugas lain. Misalnya, developer app perlu melakukan pengujian pengguna sebelum menyelesaikan desain produk. Satu tugas harus diselesaikan sebelum tugas lainnya dapat dimulai—jadi jika tugas pertama tertunda, tugas kedua juga harus ditunda. 

Saat merencanakan linimasa proyek, Anda harus memahami dependensi agar dapat memastikan tugas akan selesai dalam urutan yang benar. Dengan begitu, Anda dapat menghindari kemacetan dan membuat pekerjaan terus berjalan secara konsisten. 

6. Hilangkan gangguan untuk meningkatkan fokus

Dalam lingkungan kerja serba cepat saat ini, gangguan adalah hal yang biasa terjadi. Pemberitahuan dari berbagai aplikasi seperti email dan Slack mengatur hari—faktanya, lebih dari separuh pekerja merasa harus segera menanggapi pemberitahuan dan lebih dari sepertiga merasa kewalahan oleh pemberitahuan yang terus menerus. 

Anda membayar biaya mental setiap kali memeriksa pemberitahuan, dan mungkin perlu waktu lebih dari 20 menit untuk mendapatkan kembali momentum setelah gangguan. Artinya, jika Anda memeriksa Slack tiga kali selama satu jam, Anda mungkin tidak dapat menyelesaikan pekerjaan penting apa pun. 

Coba teknik berikut untuk membantu tim membatasi gangguan dan meningkatkan fokus: 

• Dorong tim Anda untuk menggunakan mode jangan ganggu untuk aplikasi komunikasi seperti Slack dan email.

• Letakkan ponsel Anda di laci atau di luar jangkauan pandang sehingga Anda tidak akan tergoda untuk memeriksa pesan atau media sosial. Riset menunjukkan bahwa hanya dengan melihat ponsel di dekat Anda dapat menguras fokus. 

• Jadwalkan blok kalender untuk mendorong kondisi alur dan pekerjaan yang terfokus, sehingga orang tahu Anda mungkin lambat merespons. 

• Gabungkan aplikasi dan alat ke dalam platform manajemen kerja untuk mengurangi peralihan konteks. 

• Lakukan audit rapat untuk menghapus rapat yang tidak perlu dan mengosongkan ruang Kalender untuk waktu fokus. 

7. Coba strategi manajemen waktu

Untuk memenuhi batas waktu, Anda harus dapat mengelola waktu. Jika Anda atau seseorang dalam tim Anda kesulitan menghindari penundaan, coba salah satu strategi manajemen waktu ini untuk membantu tetap fokus pada tugas: 

• Teknik Pomodoro: Jadwalkan sesi kerja 25 menit dan istirahat 5 menit.

• Pemblokiran waktu: Jadwalkan setiap bagian hari Anda. 

• Pengotakan waktu: Buat "kotak waktu" untuk menyelesaikan tugas tertentu dalam jangka waktu tertentu. 

• Eat the frog: Selesaikan tugas tersulit terlebih dahulu sebelum melakukan pekerjaan lain. 

• Prinsip Pareto: Fokus pada tugas dengan dampak terbesar untuk memaksimalkan hasil dari waktu Anda. 

• Metode Getting Things Done (GTD): Tulis semua yang perlu Anda lakukan di satu tempat, jadi Anda dapat mengosongkan energi mental dan memprioritaskan pekerjaan. 

Apa yang harus dilakukan saat Anda melewatkan batas waktu

Melewatkan batas waktu terkadang terjadi pada semua orang. Alih-alih menyalahkan diri sendiri atau pihak lain, dorong anggota tim untuk mengikuti langkah-langkah ini. Ini membantu Anda bergerak maju, secara proaktif menghadapi situasi, dan meminimalkan dampak bagi pemangku kepentingan. 

1. Segera sampaikan jika Anda merasa akan melewatkan batas waktu. Makin awal pemberitahuan yang dapat Anda berikan, makin baik. Ini memberi waktu kepada pemangku kepentingan untuk menyesuaikan linimasa mereka guna mengakomodasi penundaan. 

2. Jelaskan apa yang terjadi. Tidak masalah jika Anda memberikan penjelasan saat melewatkan batas waktu, tetapi cobalah untuk menjelaskannya secara singkat agar Anda dapat tetap fokus pada solusi, bukan menyalahkan. 

3. Berikan solusi. Pikirkan tentang hal yang dapat Anda tawarkan untuk menebus ketidaknyamanan karena melewatkan batas waktu. Misalnya, Anda dapat menyerahkan versi yang belum sempurna dari pekerjaan yang telah selesai atau memperpanjang batas waktu untuk hasil akhir yang lebih baik. 

4. Evaluasi prioritas Anda dan usulkan Batas waktu baru (yang realistis). Evaluasi semua pekerjaan Anda. Kapan Anda secara realistis dapat mengharapkan tugas selesai dengan mempertimbangkan semua hal lain yang sedang Anda kerjakan? Menetapkan batas waktu baru membantu Anda (dan pemangku kepentingan) merencanakan cara untuk bergerak maju, bukan terus-menerus mengkhawatirkan tugas yang terlambat atau hanya terburu-buru untuk menyelesaikannya sesegera mungkin. 

5. Perbarui linimasa proyek dan dependensi apa pun. Jika tenggat yang terlewat adalah bagian dari proyek yang lebih besar, sesuaikan tugas lain untuk memastikan masih ada cukup waktu untuk menyelesaikan semuanya. Misalnya, jika seseorang menunggu Anda untuk memulai tugas, ia mungkin memerlukan waktu tambahan jika Anda melewatkan batas waktu. 

6. Jangan menyalahkan diri sendiri. Setiap orang terkadang melewatkan batas waktu. Yang penting adalah belajar dari pengalaman Anda dan mengubah pendekatan Anda untuk lain waktu. 

Gunakan batas waktu sebagai alat 

Batas waktu bukan musuh Anda, melainkan alat organisasi. Menetapkan batas waktu yang jelas dan realistis dapat membantu Anda mengontrol pekerjaan tim dan menjaga proyek tetap berjalan lancar. Artinya, alih-alih menambah stres dalam hidup Anda, tenggat dapat membantu memberikan struktur dan menjaga semua orang tetap memiliki pemahaman yang sama.