Merasa kewalahan di tempat kerja? Inilah yang harus dilakukan.

Setiap orang terkadang merasa kewalahan. Pekerjaan saat ini bisa sangat sibuk dan intens, dengan batas waktu yang ketat, rapat, dan pemberitahuan yang datang dari segala arah. Dengan semua gangguan itu, sulit untuk fokus dan menyelesaikan pekerjaan—terutama saat Anda juga berurusan dengan stres tentang beban kerja. 

Namun, pekerjaan tidak harus terasa di luar kendali. Jika Anda kesulitan mengikuti, ada langkah konkret yang dapat Anda ambil untuk merasa lebih baik dan meningkatkan keseimbangan kerja Anda. 

Apa yang dimaksud dengan merasa kewalahan di tempat kerja?

Merasa kewalahan di tempat kerja adalah rasa cemas karena jumlah atau kesulitan pekerjaan yang ditugaskan kepada Anda. Saat kewalahan, Anda sering merasa tidak dapat menyesuaikan diri dengan beban kerja—atau seperti tidak memiliki keterampilan atau dukungan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. 

Jika Anda merasa kewalahan di tempat kerja, Anda tidak sendirian. Riset menunjukkan bahwa 80% pekerja intelektual global melaporkan merasa kelebihan kerja dan hampir mengalami burnout, sementara 62% merasakan imposter syndrome —perasaan tidak percaya diri terkait pencapaian pekerjaan. Itu berarti sebagian besar pekerja merasa memiliki terlalu banyak tugas dan mereka tidak bekerja cukup baik. Dengan kata lain, mereka merasa kewalahan. 

Laporan Khusus Anatomi Kerja: Keterkaitan yang belum diketahui antara impostor syndrome dan burnout

Burnout dan impostor syndrome secara historis telah dipelajari sebagai dua fenomena terpisah. Dalam laporan ini, kami menghubungkan berbagai hal untuk membantu pemimpin memperlambat burnout dan meningkatkan retensi pegawai.

Dapatkan wawasan

Penyebab umum merasa kewalahan di tempat kerja

Jika Anda merasa kewalahan di tempat kerja, ada alasannya. Berikut beberapa penyebab umum jenis stres kerja ini: 

• Memiliki terlalu banyak hal yang harus dilakukan dan tidak memiliki cukup waktu.

• Memiliki terlalu banyak batas waktu sekaligus.

• Mengatakan "ya" untuk terlalu banyak permintaan. 

• Merasa tertekan untuk melakukan tugas di luar deskripsi pekerjaan Anda. 

• Tidak memiliki keterampilan atau alat yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. 

• Kurangnya dukungan dari manajer atau rekan kerja. 

• Tidak mengetahui tugas yang terpenting.

• Banyak tugas "mendesak" di menit terakhir.

• Proses dan peran yang tidak jelas, jadi Anda selalu tidak yakin apa yang harus dilakukan dan siapa yang harus diajak bicara. 

Cara mengetahui apakah Anda merasa kewalahan di tempat kerja

Terkadang jelas saat Anda merasa kewalahan, tetapi di lain waktu mungkin sulit untuk menentukan alasan Anda mengalami kesulitan. Jika Anda mengalami kesulitan, berikut beberapa tanda umum yang harus diwaspadai:   

• Selalu merasa cemas tentang tugas, rapat, dan batas waktu. 

• Memikirkan pekerjaan setiap saat, bahkan di malam hari dan akhir pekan. 

• Merasa perlu bekerja lembur untuk mengejar ketinggalan. 

• Takut datang bekerja. 

• Merasa pesimis tentang masa depan dan kemampuan Anda untuk melakukan tugas. 

• Menunda-nunda tugas. 

• Merasa lelah secara fisik, mental, atau emosional.

• Mengalami kesulitan menjalani hari. 

• Merasa seperti sendirian dan tidak ada yang bisa membantu Anda.

Merasa kewalahan itu sulit dan dapat memengaruhi semua bidang kehidupan Anda. Jika Anda mengalami salah satu perasaan di atas, Anda harus mengakui dan mengatasi emosi Anda, bukan mencoba untuk meneruskannya. Meskipun tergoda untuk mengabaikan emosi negatif dan langsung beralih ke tugas berikutnya, hal itu dapat menyebabkan burnout dan memengaruhi pekerjaan Anda dalam jangka panjang. Sebaliknya, mundur selangkah dan akui perasaan Anda—sehingga Anda dapat mengambil tindakan untuk mengatasi alasan mendasar yang menyebabkan Anda merasa kewalahan. 

Apa yang harus dilakukan jika Anda merasa kewalahan di tempat kerja

Saat Anda merasa kewalahan, sulit untuk berpikir jernih atau melakukan pekerjaan terbaik Anda—dan itu benar-benar normal. Kita tidak bisa sembarangan menyalakan sakelar dan menghilangkan perasaan buruk, tetapi kita bisa mundur selangkah, melihat gambaran lengkapnya, dan mengambil langkah konkret untuk meningkatkan kehidupan kerja kita. Berikut caranya. 

1. Identifikasi pikiran yang mendasari Anda

Saat Anda merasa stres atau cemas tentang pekerjaan, biasanya ada pemikiran yang mendasari kecemasan itu—sesuatu yang Anda yakini atau cerita yang Anda ceritakan kepada diri sendiri yang memperkuat perasaan Anda. Itu tidak berarti tidak ada alasan yang valid untuk merasa kewalahan, seperti memiliki terlalu banyak tugas atau tidak memiliki cukup dukungan. Namun, untuk melangkah maju dengan solusi, Anda perlu mengidentifikasi pemikiran mendasar yang memperkuat stres Anda. 

Misalnya, Anda mungkin memiliki satu atau beberapa pemikiran berikut sebagai tanggapan atas situasi kerja Anda: 

• "Saya tertinggal di tempat kerja dan saya tidak akan pernah bisa mengejar ketinggalan."

• “Saya harus menyetujui semuanya atau saya akan gagal.”

• "Jika saya melewatkan batas waktu ini, berarti saya gagal."

• “Jika saya tidak melakukan pekerjaan dengan baik, saya akan dipecat.”

• "Meminta bantuan akan membuat saya terlihat tidak kompeten."

2. Lihat gambaran lengkapnya 

Terkadang, memiliki pikiran negatif itu normal. Namun, saat itu terjadi, ingatlah bahwa pikiran itu tidak selalu benar—dan mungkin ada bagian lain dari cerita yang tidak Anda pertimbangkan. Untuk sepenuhnya memahami apa yang sedang terjadi dan mengambil tindakan, Anda perlu mundur selangkah dan mempertimbangkan gambaran lengkapnya. 

Mulailah dengan menuliskan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut. Gol dari pertanyaan-pertanyaan ini adalah memperluas perspektif Anda dan mempertimbangkan sisi positif dan negatif dari situasi Anda. Ini bukan tentang memberikan sentuhan positif pada emosi yang buruk, melainkan cara untuk mendapatkan informasi yang tidak memihak yang Anda butuhkan untuk memilih tindakan yang efektif. 

• Apa bukti bahwa pemikiran mendasar saya benar? Tidak benar? 

• Apakah ada penjelasan alternatif? 

• Apa hal terburuk yang bisa terjadi? Bagaimana saya akan mengatasinya? Apa hal terbaik yang mungkin terjadi? Apa hasil yang paling realistis? 

• Apa yang harus saya lakukan? 

• Jika sahabat saya berada dalam situasi yang sama, apa yang akan saya katakan kepada mereka? 

Contoh 

Berikut adalah contoh nyata tentang cara seseorang mungkin menjawab setiap pertanyaan ini. 

Pikiran yang mendasarinya: Saya tertinggal di tempat kerja dan saya tidak akan pernah bisa mengejar ketinggalan.

Apa bukti bahwa pikiran otomatis itu benar? Tidak benar? 

Bukti untuk:

• Saya melewatkan batas waktu hari ini.

• Saya memiliki dua proposal proyek yang harus diserahkan pada hari Jumat.

• Saya belum pernah menulis proposal proyek sebelumnya dan saya tidak tahu caranya.

• Saya tidak punya waktu untuk menyelesaikan pekerjaan karena rapat. 

Bukti yang tidak mendukung: 

• Batas waktu terakhir yang saya lewatkan adalah lebih dari dua bulan yang lalu. 

• Rekan kerja saya pernah melewatkan batas waktu sebelumnya dan tidak ada masalah. 

• Saya pernah berhasil di tempat kerja sebelumnya—meskipun terkadang saya merasa kewalahan.

• Sebelumnya, saya dapat mempelajari keterampilan baru di tempat kerja. 

• Saya dapat meminta bantuan untuk proposal proyek saya.  

• Saya dapat meminta manajer saya untuk membantu saya mendelegasikan dan memprioritaskan tugas. 

• Saya dapat memindahkan atau membatalkan beberapa rapat non-esensial saya minggu ini. 

• Saya belum menerima umpan balik negatif tentang kinerja saya. 

Apakah ada penjelasan alternatif? 

Mungkin saya terlalu menekan diri sendiri. Saya ingin melakukan semuanya dengan sempurna, yang mungkin membuat saya tidak melihat bahwa saya sebenarnya melakukan pekerjaan dengan baik. 

Apa hal terburuk yang mungkin terjadi? Bagaimana saya akan mengatasinya? Apa hal terbaik yang mungkin terjadi? Apa hasil yang paling realistis? 

Kasus terburuk: Saya terus tertinggal dan akhirnya dipecat. 

Cara Anda mengatasinya: Saya pernah menemukan pekerjaan baru sebelumnya dan saya bisa melakukannya lagi. 

Skenario terbaik: Setelah minggu ini, beban kerja saya menjadi lebih ringan dan saya dapat dengan mudah mengejar ketinggalan. 

Hasil yang paling realistis: Saya akan membutuhkan waktu untuk merasa nyaman dalam peran saya karena saya perlu mempelajari keterampilan baru dan meminta bantuan. Namun, pada akhirnya saya akan merasa lebih percaya diri dengan kemampuan saya.

Apa yang harus saya lakukan? 

• Memberi tahu manajer saya bahwa saya merasa kewalahan. Menanyakan kepadanya apakah saya dapat mengubah beberapa tenggat waktu agar dapat mengejar ketinggalan dan mempelajari keterampilan yang saya butuhkan. 

• Meminta bantuan terkait proposal proyek saya. 

• Mengatur prioritas tugas saya dan menangani tugas terpenting terlebih dahulu. 

• Mendelegasikan tugas apa pun yang saya bisa. 

• Memindahkan atau membatalkan beberapa rapat yang tidak penting minggu ini. 

Jika sahabat saya berada dalam situasi yang sama, apa yang akan saya katakan kepada mereka? 

Ini mungkin memakan waktu lama dan Anda harus meminta bantuan, tetapi Anda mampu mengejar ketinggalan dan mempelajari keterampilan yang Anda butuhkan untuk merasa percaya diri di tempat kerja.  

Laporan Khusus Anatomi Kerja: Keterkaitan yang belum diketahui antara impostor syndrome dan burnout

Burnout dan impostor syndrome secara historis telah dipelajari sebagai dua fenomena terpisah. Dalam laporan ini, kami menghubungkan berbagai hal untuk membantu pemimpin memperlambat burnout dan meningkatkan retensi pegawai.

Dapatkan wawasan

3. Ambil tindakan 

Setelah meluangkan waktu sejenak untuk menganalisis perasaan Anda dan mempertimbangkan gambaran besarnya, saatnya mengambil tindakan. Anda telah membuat daftar langkah selanjutnya di bagian "Apa yang harus saya lakukan?" di atas—pada titik ini, Anda hanya perlu menindaklanjuti langkah-langkah tersebut. 

Tindakan yang Anda ambil akan bergantung pada situasi kerja Anda. Namun, jika Anda bingung dengan hal yang harus dilakukan selanjutnya, berikut beberapa solusi umum untuk mengatasi perasaan kewalahan di tempat kerja: 

• Bicaralah dengan manajer Anda: Saat Anda merasa kewalahan, komunikasi adalah kuncinya. Lakukan percakapan dengan manajer Anda dan katakan dengan jujur tentang beban kerja Anda. Beri tahu manajer jika Anda terlambat dan membutuhkan bantuan untuk memprioritaskan pekerjaan dan menyesuaikan batas waktu. Manajer siap membantu, dan kemungkinan besar mereka pernah merasakan hal yang sama sebelumnya. 

• Minta bantuan atau delegasikan: Dorongan untuk membantu orang lain sudah terprogram dalam diri kita—artinya orang lebih bersedia membantu daripada yang Anda kira. Meminta bantuan sebenarnya adalah cara terbaik untuk membangun hubungan baik dengan rekan kerja. Saat mendelegasikan, pastikan untuk memberikan banyak konteks, memperjelas prioritas tugas, dan memberikan apresiasi yang setinggi-tingginya kepada rekan tim Anda. 

• Prioritaskan: Prioritisasi adalah cara terbaik untuk memastikan Anda menangani tugas terpenting terlebih dahulu. Coba buat Matriks Eisenhower untuk membagi tugas ke dalam empat kotak: Tugas prioritas tinggi yang akan dikerjakan dahulu, tugas yang akan dijadwalkan untuk nanti, tugas yang akan didelegasikan, dan tugas yang dapat dihapus.

• Bagilah tugas yang lebih besar: Jika Anda terintimidasi oleh proyek besar, coba bagi menjadi tugas-tugas yang lebih kecil. Ini memudahkan Anda untuk melihat cara menyelesaikan inisiatif. Selain itu, membuat gol jangka pendek yang lebih mudah dijangkau membantu Anda memulai, melawan perfeksionisme, dan langsung meraih kemenangan cepat.

• Mulailah mengatakan "tidak": Jika mengatakan ya pada terlalu banyak permintaan membuat Anda merasa kewalahan, saatnya untuk mulai mengatakan tidak. Mengabaikan permintaan pemangku kepentingan mungkin sulit, tetapi seringkali sangat penting untuk mempertahankan beban kerja yang wajar. Bersikaplah transparan dengan pemangku kepentingan tentang bandwidth Anda dan minta manajer untuk turun tangan dan mendukung Anda jika diperlukan. 

• Sesuaikan batas waktu: Setiap orang terkadang melewatkan batas waktu. Saat Anda melewatkan tenggat, yang terpenting adalah memperbaruinya ke tenggat yang realistis untuk menyelesaikan tugas. Dengan begitu, Anda memiliki rencana konkret yang dapat dibagikan kepada pemangku kepentingan, bukan tugas yang terlambat dan membuat Anda stres. 

• Tetapkan batasan: Saat Anda merasa kewalahan, Anda tergoda untuk bekerja lebih keras dan lebih lama untuk mengejar ketinggalan. Namun, itu dapat dengan cepat menyebabkan burnout dan pada akhirnya menghabiskan lebih banyak waktu dalam jangka panjang. Sebagai gantinya, tetapkan batasan untuk memastikan kehidupan kerja Anda tidak mengganggu kehidupan pribadi—dan ingatlah bahwa keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi serta waktu istirahat sangat penting bagi Anda untuk memulihkan diri. 

• Fokus pada satu hal pada satu waktu: Melakukan banyak tugas sekaligus agar dapat menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat juga terasa menggoda. Namun, multitasking justru menghabiskan lebih banyak waktu daripada menghemat waktu karena otak perlu upaya yang signifikan untuk beralih antar tugas. Alih-alih melakukan banyak tugas sekaligus, alokasikan blok waktu bebas gangguan untuk berfokus pada satu tugas. Saat Anda bekerja, ingatlah untuk menyediakan waktu istirahat singkat agar Anda dapat mengisi ulang energi. 

4. Beri diri Anda sedikit ruang

Ketika Anda merasa kewalahan, itu sering kali merupakan tanda bahwa Anda perlu berhenti sejenak dan fokus pada diri sendiri. Kesehatan fisik dan mental Anda harus selalu didahulukan, jadi luangkan waktu yang Anda butuhkan untuk memulihkan diri dan memulai kembali. Istirahat, tarik napas dalam-dalam, pergi ke luar, atau mengobrol dengan teman. Dan ingat, meskipun Anda masih merasa kewalahan atau cemas setelah melakukan langkah-langkah ini, bukan berarti Anda tidak menangani situasi dengan baik. Anda melakukan semua yang perlu dilakukan untuk mengakui dan menangani situasi kerja, dan Anda tidak akan selalu merasa kewalahan seperti saat ini. 

Saran untuk manajer: Apa yang harus dilakukan jika bawahan langsung Anda merasa kewalahan

Sebagai manajer, mengetahui bawahan langsung merasa kewalahan mungkin mengecewakan. Anda mungkin bertanya-tanya apakah ada hal yang dapat Anda lakukan. Namun, sebagai manajer, Anda sebenarnya berada dalam posisi terbaik untuk membantu. 

Berikut hal yang dapat Anda lakukan: 

Dengarkan

Seseorang sulit untuk mengakui bahwa dia kewalahan, jadi dengarkan secara aktif kekhawatiran pegawai Anda. Artinya, hindari menyela, dengarkan tanpa menghakimi, dan tunjukkan perilaku nonverbal yang positif seperti mempertahankan kontak mata dan menganggukkan kepala. Setelah pegawai selesai berbicara, parafrase apa yang Anda dengar kembali kepada mereka dengan kata-kata Anda sendiri untuk memastikan Anda memahaminya. 

Bersikap penuh kasih

Merasa kesepian saat kewalahan adalah hal yang umum, terutama jika Anda bekerja dari Beranda. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa 41% pekerja merasa lebih terisolasi saat bekerja dari jarak jauh. 

Untuk membuat pegawai Anda merasa tidak kesepian, tegaskan perspektif mereka. Jika Anda merasa nyaman, Anda juga dapat menyampaikan bahwa Anda juga pernah mengalami kesulitan sebelumnya. Tekankan bahwa Anda sepenuhnya mendukungnya. Gol Anda bukan untuk membuatnya menjadi sangat produktif dan efisien dengan mengorbankan kesejahteraannya. Sebaliknya, Anda ingin memprioritaskan kesejahteraannya sehingga dia dapat merasa dilibatkan dan didukung.

Ingatlah bahwa setiap pegawai memiliki output yang berbeda. Jika anggota tim memberi tahu Anda bahwa mereka kewalahan, mereka tidak hanya malas—ini adalah kekhawatiran serius yang perlu Anda tangani. Hindari membandingkan anggota tim dengan diri Anda sendiri jika berada di posisi mereka atau dengan pegawai lainnya. Sebaliknya, fokuslah untuk memberi alat yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan. 

Tawarkan bantuan

Sebagai manajer, ada banyak cara yang dapat Anda lakukan untuk membantu pegawai mengatasi beban kerjanya. Ini termasuk memprioritaskan tugas, menyesuaikan beban kerja pegawai agar tidak memiliki terlalu banyak tugas, dan mewakilinya mengatakan tidak kepada mitra lintas fungsi. 

Meskipun demikian, terkadang Anda tidak dapat sepenuhnya menghapus tugas dari pegawai karena ada hasil akhir penting yang harus diselesaikan. Dalam situasi itu, lihat apakah ada hal lain yang dapat Anda lakukan. Adakah tugas kurang penting yang dapat Anda deprioritaskan, atau kolaborator lain yang dapat membantu meringankan beban? Anda juga dapat membantu pegawai mengaudit jadwal rapatnya dan menentukan apakah dia dapat mengganti sinkronisasi tatap muka dengan pembaruan asinkron. Dan jika pegawai Anda perlu mempelajari keterampilan baru, tawarkan untuk mengajarinya sendiri atau menghubungkannya dengan orang atau sumber daya yang dibutuhkan untuk belajar. 

Perjelas tanggung jawab

Tanggung jawab yang jelas memastikan pegawai tidak perlu membuang waktu mencari tahu siapa yang harus melakukan apa. Ini membantu bawahan langsung Anda tetap dalam lingkup perannya, alih-alih melakukan pekerjaan tambahan, yang dapat melindungi mereka dari kewalahan dan burnout. Misalnya, di Asana, kami memberikan area tanggung jawab (AoR) yang jelas kepada anggota tim. Setiap AoR mencantumkan secara spesifik tanggung jawab orang tersebut—selain itu, ini didokumentasikan dan dapat diakses dengan jelas oleh semua orang di perusahaan. 

Berikan umpan balik

Saat pegawai kewalahan, mereka sering merasa gagal atau melakukan pekerjaan dengan buruk. Untuk mengatasi hal ini, arahkan perhatian pada kekuatan mereka dengan memberikan umpan balik positif. Bagikan cara kontribusi unik mereka bermanfaat bagi tim, dan tunjukkan apresiasi atas semua pekerjaan yang telah mereka selesaikan sejauh ini. Buat daftar pencapaian spesifik untuk memberikan bukti konkret bahwa pegawai Anda bekerja dengan baik dalam perannya. 

Terkadang, pegawai yang kewalahan mungkin benar-benar berkinerja buruk di tempat kerja. Ini mungkin karena berbagai alasan, termasuk: 

1. Mereka stres karena melakukan pekerjaan dengan buruk, yang membuat mereka bekerja lebih buruk lagi.

2. Mereka tidak memiliki alat dan keahlian yang diperlukan untuk bekerja dengan baik, atau dukungan yang mereka butuhkan untuk meningkatkan kinerja.

3. Pada dasarnya, hal lain—kekhawatiran dalam kehidupan pribadi, masalah kesehatan, dan lainnya. 

Jika perlu, bekerjalah dengan pegawai Anda untuk membuat rencana peningkatan kinerja (PIP) guna membuat langkah-langkah, gol, dan metrik dukungan yang dapat ditindaklanjuti untuk membantu mereka kembali bekerja sesuai rencana. 

Lakukan check-in secara berkala

Pegawai mungkin perlu waktu untuk pulih dan kembali ke jalur yang benar saat mereka merasa kewalahan. Jadi, luangkan waktu dalam rapat 1:1 mingguan atau dua mingguan Anda untuk memeriksa keadaan. Tanyakan bagaimana perasaan pegawai tentang beban kerjanya, bagaimana proyeknya berjalan, dan apa yang dapat Anda lakukan untuk membantu. Jika dia masih kesulitan, terus berkomunikasilah dengannya untuk menyesuaikan beban kerjanya, memprioritaskan tugasnya, dan meningkatkan manajemen waktunya. 

Sederhanakan daftar tugas Anda dengan perangkat lunak manajemen proyek

Perangkat lunak manajemen proyek seperti Asana dapat membantu tim menyederhanakan kolaborasi, mengatur pekerjaan, dan merasa tidak kewalahan. Alih-alih beralih di antara beberapa aplikasi sepanjang hari kerja, Anda dapat menyimpan semuanya dan berkomunikasi dengan tim di satu tempat terpusat. Artinya, lebih sedikit kebingungan, lebih sedikit waktu terbuang, dan lebih banyak kejelasan untuk tim Anda. 

Laporan Khusus Anatomi Kerja: Keterkaitan yang belum diketahui antara impostor syndrome dan burnout

Burnout dan impostor syndrome secara historis telah dipelajari sebagai dua fenomena terpisah. Dalam laporan ini, kami menghubungkan berbagai hal untuk membantu pemimpin memperlambat burnout dan meningkatkan retensi pegawai.

Dapatkan wawasan