Cara menggunakan templat rencana peningkatan kinerja (PIP)

Tidak mudah memberi tahu seseorang di Tim Anda bahwa ia perlu melakukan peningkatan. Namun, terkadang itu tidak bisa dihindari. Ketika seseorang berkinerja buruk, Anda harus melakukan percakapan itu. Namun, saat Anda membuat percakapan yang dapat ditindaklanjuti dan memberi mereka jalur yang jelas untuk peningkatan, Anda memberi mereka kesempatan untuk mulai (atau mulai kembali) meraih kesuksesan dalam tim.

Rencana peningkatan kinerja (PIP) adalah alat yang dapat digunakan untuk membantu anggota tim yang kurang berkinerja menemukan fokus mereka. Lanjutkan membaca untuk mempelajari hal yang harus dicantumkan dalam templat rencana peningkatan kinerja dan cara alat ini dapat memperkuat tim Anda. 

Apa itu rencana peningkatan kinerja?

Rencana peningkatan kinerja (PIP) adalah alat motivasi yang menawarkan langkah-langkah individual dan dapat ditindaklanjuti bagi anggota tim untuk mencapai gol kinerja. Jika ada anggota tim yang tidak mencapai gol, Anda dapat menggunakan PIP sebagai peluang untuk meningkatkan kinerja melalui langkah-langkah tindakan yang disesuaikan. 

Biasanya, Anda akan bertemu dengan anggota tim secara individual untuk membahas masalah kinerja dan bekerja dengan anggota tim tersebut untuk membuat PIP. PIP harus mencakup rencana terstruktur untuk masa depan dan gol yang dapat dicapai.

Anda mungkin bertanya-tanya kapan harus menggunakan rencana peningkatan kinerja versus mengambil rute yang kurang formal atau lebih serius. PIP dapat berguna dalam skenario berikut:

• Ketika anggota tim memiliki masalah kinerja yang konsisten

• Ketika Anda merasa dapat memperbaiki masalah kinerja anggota tim dengan rencana tindakan

• Setelah Anda memberikan semua akomodasi yang wajar untuk anggota tim

• Setelah Anda memberikan semua pelatihan yang diperlukan untuk jabatan tersebut

Beberapa anggota tim berkinerja buruk di tempat kerja karena kurangnya struktur, tetapi dapat berkembang dengan penerapan yang tepat. Itulah yang ingin dicapai PIP.

Kiat yang perlu dipertimbangkan sebelum menerapkan rencana peningkatan kinerja

Hal terpenting yang harus diingat sebelum Anda melakukan percakapan ini adalah PIP dirancang untuk membantu anggota tim melakukan peningkatan. Anggap ini sebagai percakapan tempat Anda memberikan umpan balik yang membangun dan membuat langkah selanjutnya yang nyata untuk peningkatan. Kiat-kiat di bawah ini dapat memudahkan Anda untuk melakukan percakapan dengan pikiran terbuka dan membantu anggota tim mencerna informasi secara efektif.

• Persiapkan anggota tim: Jika ini adalah percakapan PIP pertama Anda, Anda mungkin ingin membahasnya tanpa memberi tahu anggota tim. Namun, dengan mempersiapkan anggota tim, Anda dapat memfokuskan percakapan pada peningkatan yang konstruktif. Terlepas dari cara Anda membahas topik ini, pastikan untuk mendorong komunikasi yang efektif di tempat kerja sehingga mereka merasa nyaman mengekspresikan diri.

• Dengarkan secara aktif: Setelah Anda berhadapan, gol Anda adalah mendengarkan dan mencoba memahami. Alih-alih menyalahkan, minta mereka untuk menjelaskan situasi dan segala sesuatu yang mungkin berkontribusi pada masalah kinerja mereka. Berbicara secara individual dengan mereka dapat mengungkapkan masalah yang sebelumnya tidak Anda sadari, yang dapat memengaruhi rencana peningkatan kinerja yang Anda buat bersama.

• Tetap positif: Saat memberikan umpan balik konstruktif kepada anggota tim, pertahankan sikap positif. PIP memang menakutkan, tetapi pada intinya ini juga kesempatan untuk berkembang. 

• Temukan akar penyebab masalah: Memahami akar penyebab masalah kinerja kerja sangat penting, dan pertemuan 1:1 dapat menjadi tempat yang tepat untuk menggali lebih dalam. Anda mungkin melihat perilaku atau tindakan yang berasal dari akar masalah situasional atau pribadi. Mencapai alasan inti tersebut dapat membantu Anda mengembangkan rencana tindakan yang lebih tepat.

• Tentukan jalur menuju kesuksesan yang jelas: Memberi tahu anggota tim tentang kesalahan yang mereka lakukan tidak membantu kecuali Anda menawarkan cara untuk melakukan yang lebih baik. Di sinilah rencana tindakan PIP menjadi berguna.

• Jelaskan bahwa Anda akan meninjau progresnya: Saat anggota tim mengerjakan langkah-langkah dalam PIP, beri tahu mereka bahwa Anda akan meninjau progres dan memotivasi mereka sepanjang prosesnya. Ini akan memberi tahu mereka bahwa mereka tidak sendirian dalam perjalanan ini. Ini juga akan membantu menjaga akuntabilitas dan keterkaitannya dengan gol. 

Apa yang termasuk dalam rencana peningkatan kinerja?

Sebelum menyesuaikan rencana peningkatan kinerja, Anda harus memahami hal yang biasanya termasuk di dalamnya. Saat menyusun templat, ingatlah daftar periksa ini.

• Pernyataan ekspektasi perusahaan: Ini mungkin merupakan pernyataan standar tentang ekspektasi perusahaan Anda untuk kinerja anggota tim.

• Ikhtisar kinerja: Bagian ini harus menyoroti kinerja anggota tim tersebut dibandingkan dengan ekspektasi perannya.

• Rencana tindakan: Berikan item tindakan dengan langkah-langkah terukur yang harus dipenuhi anggota tim. Jika memungkinkan, susun tujuan ini sebagai gol SMART.

• Jadwal tindak lanjut: Huruf "T" di SMART adalah singkatan dari time-bound (terikat waktu). Setiap templat PIP harus menyertakan linimasa dengan milestone progres.

• Konsekuensi: Bagian PIP ini menjelaskan hal yang mungkin terjadi jika PIP terbukti tidak efektif. Ini mungkin termasuk eskalasi lebih lanjut atau kemungkinan pemutusan hubungan kerja.

Cara menulis rencana peningkatan kinerja

Menyusun rencana peningkatan kinerja memerlukan rapat yang matang dengan anggota tim Anda. Sebelum rapat, siapkan bukti yang Anda miliki untuk mendukung klaim masalah kinerja anggota tim Anda. Kemudian selama rapat, Anda dan anggota tim dapat membahas komponen yang tercantum di atas satu per satu. Gunakan langkah-langkah di bawah ini untuk menyusun PIP selama rapat.

1. Tinjau perusahaan, peran, dan ekspektasi

Langkah pertama dalam menulis PIP adalah membahas ekspektasi. Meskipun anggota tim mungkin memiliki peran dan tanggung jawab yang berbeda, Anda harus memiliki cara umum untuk menentukan hal yang diharapkan dan hal yang memenuhi syarat sebagai berkinerja buruk.  

Pernyataan ini akan berfungsi sebagai perbandingan dan dapat membantu Anda menjelaskan masalah unik yang dihadapi anggota tim. Pernyataan ini seharusnya sudah diketahui anggota tim sebelum PIP. Jika Anda ingin anggota tim memenuhi ekspektasi, Anda harus menjelaskan ekspektasi tersebut sejak awal dan secara berkala. 

Kiat: Perusahaan harus memiliki dokumentasi resmi tentang ekspektasi mereka terhadap anggota tim. Pastikan anggota tim selalu memiliki akses ke ekspektasi ini, bahkan saat mereka tidak mengalami masalah kinerja. Dengan begitu, semua orang dapat terus mengetahui hal yang diharapkan dari mereka.

2. Identifikasi bidang yang perlu ditingkatkan

Setelah meninjau ekspektasi perusahaan, identifikasi area spesifik yang perlu ditingkatkan. Ini berarti mencantumkan cara spesifik yang tidak memenuhi ekspektasi dari anggota tim ini dan memberikan contoh kinerjanya.

Meskipun Anda perlu menunjukkan masalah dalam PIP untuk membantu anggota tim yang mengalami kesulitan, Anda juga dapat menyusun bagian ini agar bermanfaat dan dapat ditindaklanjuti. Kiat untuk membuat bagian ini lebih konstruktif meliputi:

• Ungkapkan keyakinan Anda kepada anggota tim untuk melakukan yang lebih baik

• Hanya menyatakan masalah objektif

• Selalu sertakan detail dan fakta untuk mendukung masalah yang Anda rujuk 

• Fokus pada masalah yang memiliki solusi yang jelas 

• Jangan menunjukkan masalah yang berasal dari perbedaan pendapat atau kekurangan yang tidak dapat dikendalikan oleh anggota tim

• Cari akar penyebab setiap masalah untuk mengidentifikasi solusi jangka panjang.

Kiat: PIP harus didasarkan pada objektivitas dan mencakup fakta—bukan pendapat subjektif berdasarkan versi Anda sendiri tentang seperti apa kesuksesan itu. Anda dapat menghindari bias tidak sadar yang dikenal sebagai bias penilai idiosinkratik dengan menetapkan kriteria penilaian yang spesifik dan jelas dan melakukan tinjauan multi-penilai untuk mengumpulkan data kinerja.

3. Buat rencana tindakan

Setiap PIP harus menyertakan rencana tindakan terperinci tentang cara anggota tim dapat melakukan peningkatan. Rencana tindakan ini dapat mencakup gol, milestone progres, dan pelatihan tambahan. 

Secara khusus, pastikan gol yang Anda tetapkan adalah SMART. Gol SMART bersifat spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu. Struktur gol SMART sangat ideal saat membuat rencana tindakan karena memberikan tujuan terukur untuk dipantau. Ini membuat proses tindak lanjut terasa lebih terstruktur dan nyata.

Kiat: Pantau rencana tindakan Anda di sumber informasi terpusat, seperti alat manajemen proyek. Pastikan Anda dan anggota tim memiliki akses ke alat tersebut, jadi Anda dapat melihat pembaruan dan membuat perubahan secara real-time. Kemudian, gunakan Bagan Gantt untuk memvisualisasikan milestone dan melacak progres seiring berjalannya waktu.

4. Tetapkan jadwal tindak lanjut

Setiap PIP harus memiliki jadwal tindak lanjut yang selaras dengan rencana tindakan Anda. Jadwal ini harus mencakup check-in dan pendampingan secara berkala di seluruh rencana peningkatan kinerja.

Jadwal akan membuat anggota tim bertanggung jawab atas gol mereka dan memberikan tanggal target untuk kapan Anda berharap melihat peningkatan. Ini juga akan memberikan kejelasan dan struktur saat Anda memeriksa dan mendukung mereka selama proses peningkatan.

Kiat: Buat jadwal dan tugas dengan pengingat untuk check-in berikutnya. Ini akan memberi anggota tim sesuatu yang dinantikan sehingga mereka merasa termotivasi untuk meningkatkan produktivitas dan kinerjanya.

5. Tentukan langkah berikutnya

Di bagian ini, Anda akan menjelaskan hal yang mungkin terjadi jika PIP tidak efektif. Jika anggota tim tidak dapat melakukan peningkatan yang berarti dan terukur, posisi tersebut mungkin tidak cocok untuknya. Konsultasikan dengan tim SDM atau kepala bagian untuk langkah selanjutnya.

Contoh PIP dan templat gratis

Di bawah ini, Anda akan melihat contoh rencana peningkatan kinerja. 

Contoh skenario: Sally saat ini tidak memenuhi ekspektasi perusahaan karena dia sering melewatkan batas waktu, melewatkan rapat tim, dan gagal berkontribusi pada proyek tim. Kinerjanya harus meningkat jika dia ingin tetap di posisi ini, tetapi manajernya, Kat, merasa peningkatan kinerja dapat dicapai. Akar penyebab kinerja kerja Sally yang buruk tampaknya mudah diperbaiki. Dengan manajemen tugas, kolaborasi tim, dan panduan yang lebih baik dari Kat, Sally harus dapat unggul seiring waktu. 

Contoh rencana tindakan/gol SMART: Dalam 3 bulan ke depan, Sally akan memenuhi semua batas waktu, menghadiri semua rapat terjadwal, dan berkontribusi pada setidaknya satu proyek tim.

Coba templat PIP gratis kami untuk menyederhanakan rencana tindakan dan membantu tim Anda meningkatkan kinerja di tempat kerja.

Cara melacak tujuan PIP

Salah satu bagian terpenting dari proses PIP adalah memantau progres anggota tim dari waktu ke waktu. Tanpa langkah ini, Anda tidak akan tahu apakah PIP berfungsi. 

Untuk melakukan ini, pastikan gol dan rencana tindakan Anda ada di tempat yang sama. Sering kali, penetapan gol dilakukan di spreadsheet atau dek slide, yang terpisah dan terisolasi dari pekerjaan aktual yang sedang berlangsung. Tanpa hubungan antara gol dan tugas, anggota tim tidak akan dapat melihat dengan jelas progres dan—yang terpenting—peningkatan mereka. 

Itu sebabnya di Asana, kami telah mengintegrasikan gol ke dalam produk kami. Dengan memvisualisasikan gol dan tugas secara berdampingan, anggota tim dapat: 

• Menjaga agar anggota tim tetap bertanggung jawab terhadap batas waktu mereka

• Memantau progres anggota tim secara real time

• Melacak gol peningkatan terhadap tinjauan kinerja sebelumnya

• Menjadwalkan rapat tindak lanjut 

• Sertakan anggota tim dalam proses ini untuk transparansi penuh

Lacak progres PIP dengan perangkat lunak manajemen kerja

PIP dapat membangkitkan rasa urgensi dan motivasi pada anggota tim yang sedang berjuang untuk mendorong mereka memberikan yang terbaik. Saat Anda membantu individu-individu ini menetapkan gol kinerja, gunakan alat seperti Asana untuk melihat mereka berhasil secara real time dan mendorong mereka untuk terus maju.