Manajemen Persyaratan 101: Panduan Langkah demi Langkah

Sekarang Jumat malam dan Anda akan memesan pizza. Anda memegang ponsel di satu tangan dan daftar permintaan dari teman-teman di tangan lainnya. Namun, pertama-tama, Anda perlu memilah preferensi semua orang dan memutuskan jenis pizza yang akan dipesan. Pepperoni? Keju? Vegetarian?

Memesan pizza mulai terasa seperti mengelola persyaratan untuk peluncuran produk terbaru Anda. Sama seperti situasi di atas, manajemen persyaratan adalah mendengarkan pemangku kepentingan Anda dan memahami cara terbaik untuk memenuhi kebutuhan mereka. 

Apa itu manajemen persyaratan?

Manajemen persyaratan adalah cara memastikan hasil akhir proyek Anda memenuhi kebutuhan pelanggan dan pemangku kepentingan internal. Dalam hal ini, persyaratan adalah sesuatu yang dibutuhkan atau diinginkan pemangku kepentingan dari produk Anda. Pemangku kepentingan dapat bersifat internal (seperti mitra lintas fungsi) atau eksternal (seperti pelanggan atau klien). 

Manajemen persyaratan paling sering digunakan oleh tim pengembangan yang mengerjakan produk dan fitur perangkat lunak, tetapi juga dapat diterapkan secara lebih umum untuk manajemen proyek. Misalnya, persyaratan dapat berupa fitur yang memungkinkan pelanggan untuk berhasil menggunakan produk Anda, atau aspek produk yang akan membantu mitra lintas fungsi mencapai gol bisnis mereka. 

Sebelum mulai mengerjakan produk, Anda perlu menyepakati persyaratan yang tepat agar dapat memastikan bahwa Anda memberikan apa yang dibutuhkan pemangku kepentingan. Manajemen persyaratan membantu Anda mendokumentasikan dan memprioritaskan persyaratan, melacak perubahan, dan tetap selaras dengan pemangku kepentingan di sepanjang siklus proyek. Ini juga membantu Anda mengelola perubahan persyaratan dan memastikan proyek Anda tetap sesuai ruang lingkup. 

Apa itu persyaratan? 

Persyaratan adalah komponen yang perlu Anda terapkan agar fitur atau produk selesai. Dengan kata lain, ini adalah sesuatu yang harus dimiliki atau dilakukan produk Anda untuk memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan. Produk perangkat lunak dapat memiliki ratusan persyaratan. Namun, terlepas dari jumlah persyaratan yang dimiliki produk Anda, semuanya harus: 

• Perlu: Anda memerlukan persyaratan ini untuk mencapai gol bisnis atau produk. 

• Spesifik: Persyaratan ini terperinci dan memiliki tujuan yang jelas. 

• Dapat dipahami: Persyaratan ditulis dengan jelas dan mudah dipahami. 

• Akurat: Persyaratan memiliki informasi yang cukup akurat tentang tantangan atau kebutuhan yang ditangani persyaratan ini. Artinya, alih-alih hanya menjelaskan hal yang perlu dilakukan, Anda juga harus menjelaskan alasan pentingnya persyaratan tersebut. 

• Dapat dilakukan: Anda harus meneliti persyaratan untuk memastikan Anda dapat menerapkannya dengan tech stack dan infrastruktur kode Anda saat ini.

• Dapat diuji: Anda harus dapat menguji persyaratan melalui pengujian pengguna, pengujian A/B, atau metode lain. 

Berikut contohnya. Bayangkan Anda membuat sebuah app, dan salah satu persyaratan Anda adalah seluruh app harus diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris, Mandarin, Jepang, dan Prancis—karena bahasa-bahasa tersebut selaras dengan pasar bisnis utama Anda.

• Persyaratan ini diperlukan untuk meluncurkan app di pasar utama perusahaan dan mencapai tujuan bisnis. 

• Ini spesifik karena Anda menguraikan bahasa yang Anda butuhkan dan bahwa seluruh app perlu diterjemahkan. 

• Ini dapat dimengerti karena tidak membahas detail teknis—sebaliknya, ini ditulis sedemikian rupa sehingga anggota tim dan pemangku kepentingan lintas fungsi dapat memahaminya. 

• Ini akurat karena Anda telah menjelaskan mengapa persyaratan itu penting—karena bahasa Inggris, Mandarin, Jepang, dan Prancis selaras dengan pasar utama perusahaan Anda. 

• Ini layak karena Anda telah membuat prototipe dan kasus uji dalam bahasa lain, jadi Anda tahu pelokalan itu mungkin dan akan berfungsi seperti yang diharapkan. 

• Persyaratan ini dapat diuji karena Anda memiliki sistem untuk menguji dan mengonfirmasi keakuratan setiap versi terjemahan. 

Mengapa manajemen persyaratan itu penting? 

Untuk membuat produk yang luar biasa, Anda memerlukan manajemen persyaratan. Berikut alasannya: 

• Kirim fitur yang tepat. Proses manajemen persyaratan membantu menentukan kebutuhan pengguna dengan memahami cara mereka berinteraksi dengan produk. Ini membantu Anda menyelaraskan hasil akhir Anda dengan kebutuhan penting pelanggan Anda terlebih dahulu. 

• Selaraskan dengan gol bisnis. Saat mendokumentasikan dan memprioritaskan persyaratan, pastikan setiap persyaratan selaras dengan gol bisnis Anda secara keseluruhan. Misalnya, persyaratan untuk menerjemahkan app Anda ke dalam 12 bahasa akan mendukung gol bisnis untuk berekspansi ke pasar internasional. Jika suatu persyaratan tidak mendukung gol bisnis, itu mungkin berarti Anda harus menginvestasikan sumber daya di tempat lain—atau memiliki alasan yang sangat kuat tentang pentingnya persyaratan tersebut. 

• Mencegah scope creep. Persyaratan yang ditentukan berfungsi sebagai ruang lingkup proyek —persyaratan menetapkan batasan dan menentukan gol serta hasil akhir yang akan dikerjakan. Menentukan persyaratan sejak awal membantu Anda mengidentifikasi potensi hambatan dan menolak saat pemangku kepentingan mencoba menambahkan persyaratan tambahan.

• Hindari hambatan. Membuat produk itu rumit—ada pengembangan perangkat lunak, desain, dan pengujian—belum lagi tumpukan kode dan sistem Teknik yang kompleks. Manajemen persyaratan membantu Anda merencanakan cara mengembangkan produk dalam batasan stack kode dan melacak hal yang perlu dicapai di setiap tahap proses pengembangan produk.

Siapa yang bertanggung jawab untuk manajemen persyaratan? 

Orang yang bertanggung jawab atas manajemen persyaratan bergantung pada proyek atau tim Anda. Meskipun demikian, pemilik produk atau manajer produk biasanya mengelola persyaratan untuk tim pengembangan. Kedua peran ini serupa, kecuali pemilik produk adalah peran standar di tim Scrum, sementara manajer produk adalah peran yang lebih universal, terlepas dari apakah tim Anda menggunakan metodologi Agile. Jika Anda mengerjakan proyek yang lebih umum, bukan mengembangkan produk, manajer proyek bertanggung jawab atas manajemen persyaratan. 

Manajemen persyaratan memerlukan kolaborasi lintas fungsi antara tim dan pemangku kepentingan proyek. Anda perlu mengumpulkan umpan balik dari pemangku kepentingan, bekerja sama dengan mereka untuk memahami setiap persyaratan, dan membantu Tim merencanakan cara memenuhi setiap kebutuhan. Artinya, orang yang mengelola persyaratan untuk proyek Anda harus memiliki keterampilan kolaborasi yang kuat dan unggul dalam komunikasi lintas fungsi, karena mereka akan berada di pusat dari semuanya.

Apa saja jenis persyaratan? 

Ada tiga jenis persyaratan utama: persyaratan bisnis, persyaratan pengguna, dan persyaratan sistem. Anda harus menentukan berbagai jenis persyaratan sebelum pekerjaan dimulai—karena hal ini sering kali menentukan pemangku kepentingan yang perlu berkolaborasi dengan Anda. 

Berikut ikhtisar berbagai jenis persyaratan: 

Persyaratan Business

Persyaratan bisnis adalah gol atau metrik bisnis menyeluruh yang dilayani produk Anda. Ini tidak selalu merupakan hal yang perlu dilakukan produk, melainkan hal yang perlu dilakukan bisnis Anda untuk memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan internal dan eksternal. 

Contohnya, bayangkan Anda bekerja untuk bisnis ritel online dan tim penjualan Anda menggunakan sistem manajemen konten untuk membuat dan memperbarui halaman produk di situs web Anda. Untuk menangani peningkatan inventaris, tim produk Anda meningkatkan fungsionalitas pencarian dalam CMS Anda.

Proyek tim produk Anda memenuhi persyaratan bisnis berikut: Meningkatkan inventaris produk sebesar 50% pada Q1. Untuk menyimpan persyaratan seperti ini dalam satu format yang tertata, coba gunakan templat dokumen persyaratan bisnis.

Persyaratan pengguna

Persyaratan pengguna menentukan kebutuhan pengguna dari produk Anda dan cara mereka akan berinteraksi dengannya. Persyaratan ini menjelaskan titik masalah atau tindakan yang ingin dicapai pelanggan, serta cara produk mengatasi titik masalah tersebut atau membantu pelanggan mencapai tindakan yang diinginkan.  

Tim Agile biasanya memformat persyaratan pengguna sebagai stori pengguna, yang merupakan penjelasan informal tentang fitur perangkat lunak yang ditulis dari sudut pandang pengguna akhir. Stori pengguna mengikuti format: “Sebagai [persona], saya ingin [gol perangkat lunak], jadi [hasil].” 

Mari kembali ke contoh CMS yang kami uraikan di atas. Berikut ini contoh cerita pengguna yang ditulis dari perspektif pengguna akhir—dalam hal ini, rekan penjualan yang menggunakan CMS untuk melakukan tugas pekerjaannya. 

“Sebagai rekan penjualan, saya ingin dengan mudah mencari dan menemukan daftar produk tertentu di CMS kami sehingga saya dapat memperbarui dan mengelola inventaris online kami yang terus berkembang.” 

Persyaratan sistem

Persyaratan sistem menentukan fungsi produk. Pikirkan dengan cara ini—sementara persyaratan pengguna menguraikan "mengapa" dan "apa" fitur produk dari sudut pandang pengguna, persyaratan sistem menentukan "bagaimana" membangun fitur itu dari sudut pandang tim teknik. 

Persyaratan sistem sering kali dipecah menjadi persyaratan fungsional dan persyaratan non-fungsional. Persyaratan fungsional menentukan fungsi produk, sedangkan persyaratan non-fungsional menentukan seberapa baik produk menjalankan fungsinya. Artinya, persyaratan non-fungsional biasanya berkaitan dengan keamanan, kinerja, dan keandalan. 

Misalnya, berikut cara tim teknik dapat menguraikan persyaratan pengguna CMS di atas menjadi persyaratan sistem: 

Persyaratan fungsional

• Setiap daftar produk menyimpan informasi berikut: jenis produk, tanggal dibuat, penulis, URL, dan status publikasi.

• Produk baru tidak dapat dibuat kecuali penulis memilih jenis produk dari menu dropdown. 

• Bilah pencarian mencakup opsi untuk menerapkan filter tambahan berikut: jenis produk, tanggal dibuat, penulis, URL, dan status publikasi. 

• Beberapa filter dapat dipilih sekaligus. 

Persyaratan non-fungsional

• Hasil pencarian ditampilkan dalam waktu kurang dari lima detik. 

• Hasil pencarian 100% akurat. 

7 langkah proses manajemen persyaratan

Manajemen persyaratan tidak harus terasa berlebihan. Jika Anda membuat proses standar untuk tim, Anda dapat mengikuti langkah-langkah yang sama setiap saat, alih-alih khawatir tentang pemangku kepentingan mana yang harus dilibatkan dan kapan. 

Untuk membantu Anda memulai, kami telah menyederhanakan prosesnya menjadi tujuh langkah. Kemudian, setelah Anda mencoba dan mempelajari hal yang sesuai untuk tim, Anda dapat menyesuaikan proses manajemen persyaratan. 

Langkah 1: Kembangkan rencana manajemen persyaratan

Mulai proyek Anda dengan membuat rencana manajemen persyaratan (RMP). Rencana ini adalah peta jalan Anda untuk menangani persyaratan di sepanjang siklus proyek. Dalam RMP, tentukan:

• Siapa yang akan terlibat dalam pengumpulan persyaratan?

• Bagaimana Anda akan mengumpulkan dan mendokumentasikan persyaratan?

• Apa proses Anda untuk melacak perubahan persyaratan?

• Bagaimana Anda akan memastikan keberhasilan proyek dengan menyelaraskan dengan gol?

RMP yang baik membantu tim proyek Anda tetap tertata dan selaras di seluruh siklus pengembangan.

Langkah 2: Elicitation dan definisi persyaratan

Elicitation meliputi pengumpulan dan penentuan persyaratan proyek. Ini adalah langkah penting untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan dan pelanggan guna memahami kebutuhan mereka dari awal hingga akhir.

Elicitasi persyaratan

• Terlibat dengan pemangku kepentingan: Bertemu langsung atau berkomunikasi secara asinkron dengan pemangku kepentingan. Perkenalkan produk, fitur, atau inisiatif yang Anda buat, dan tanyakan apa yang mereka butuhkan untuk membantu pelanggan atau mencapai gol bisnis mereka.

• Kumpulkan persyaratan pengguna akhir: Jika memungkinkan, lakukan pengujian pengguna. Setidaknya, konsultasikan dengan tim pengembangan Anda untuk mendapatkan wawasan.

• Kelola ekspektasi: Jelaskan bahwa tidak semua persyaratan yang diminta harus diimplementasikan. Perjelas bahwa ini adalah tahap pengumpulan informasi.

Penentuan persyaratan

Menentukan persyaratan membantu menguraikan semua komponen yang perlu dicapai tim pengembangan agar inisiatif atau produk selesai. 

• Tulis persyaratan yang jelas dan spesifik berdasarkan informasi yang dikumpulkan.

• Buat kasus penggunaan untuk menunjukkan cara pengguna akan berinteraksi dengan produk akhir.

• Pastikan setiap persyaratan menjelaskan satu kebutuhan atau fitur tertentu.

Anda juga dapat membuat cerita pengguna untuk setiap persyaratan guna mengartikulasikan kebutuhan pengguna dan cara mereka akan berinteraksi dengan produk atau fitur Anda.

Kemudian, Anda dapat menguraikan persyaratan pengguna tersebut menjadi persyaratan sistem yang lebih spesifik. Selama prosesnya, Anda mungkin perlu mengumpulkan informasi tambahan dari pemangku kepentingan untuk memastikan Anda memiliki cukup konteks untuk menyelesaikan setiap persyaratan.

Ingat, pada tahap alur kerja manajemen persyaratan ini, Anda mengumpulkan kebutuhan dan persyaratan potensial. Tim Anda akan memprioritaskan dan memilih hal terpenting untuk dikejar nanti dalam proses manajemen persyaratan.

Langkah 3: Analisis dan validasi persyaratan

Sekarang saatnya memilah semua umpan balik dan memutuskan persyaratan mana yang selaras dengan produk dan gol bisnis Anda. Pada akhirnya, setiap persyaratan harus berkontribusi pada tujuan Business yang lebih besar—seperti meningkatkan pendapatan, berekspansi ke pasar baru, atau meningkatkan kepuasan pelanggan. 

Validasi persyaratan meliputi:

• Memeriksa bahwa semua persyaratan teknis diperlukan, layak, dan tidak saling bertentangan.

• Mengonfirmasi bahwa persyaratan teknis selaras dengan gol proyek.

Kemudian, validasi persyaratan dengan pemangku kepentingan. Ini berarti memeriksa bahwa persyaratan benar-benar mencerminkan kebutuhan pemangku kepentingan secara menyeluruh.

Langkah 4: Tetapkan dasar syarat

Setelah persyaratan divalidasi, tetapkan dasarnya. Dokumentasi pada tahap ini memberikan gambaran singkat tentang semua persyaratan dan penawaran yang disetujui:

• Titik awal untuk solusi manajemen persyaratan Anda

• Referensi untuk pengambilan keputusan dan pengukuran perubahan di masa mendatang

Tidak ada satu cara yang ditetapkan untuk mendokumentasikan dan melacak persyaratan. Tim produk Anda mungkin sebelumnya pernah menggunakan spesifikasi persyaratan perangkat lunak (SRS), dokumen persyaratan produk (PRD), atau matriks ketertelusuran persyaratan (RTM). 

Namun, untuk memastikan tim memiliki wawasan real-time tentang semua persyaratan proyek, coba gunakan alat manajemen proyek seperti Asana. Artinya, tidak ada lagi spreadsheet usang untuk persyaratan audit. Sebaliknya, tim dan pemangku kepentingan Anda dapat melihat deskripsi terbaru dari setiap persyaratan. Anda juga dapat melacak status setiap persyaratan saat mengerjakan proyek dan bahkan mengatur automasi untuk memberi tahu pemangku kepentingan saat progres dibuat.  

Anda juga dapat mengintegrasikan Asana dengan aplikasi dan alat manajemen persyaratan yang lebih khusus, seperti Jira dan GitHub. Ini sangat berguna jika Anda bekerja dengan pemangku kepentingan yang tidak memiliki izin untuk mengakses alat developer. 

Langkah 5: Pemetaan prioritas dan dependensi

Setelah serangkaian persyaratan ditulis, bekerja sama dengan tim untuk memprioritaskan dan merencanakan cara Anda akan menanganinya. Dengan penentuan prioritas ini, Anda dapat menangani tugas terpenting terlebih dahulu, terutama jika tugas tersebut menghalangi tugas lain di kemudian hari.

Dalam langkah ini, identifikasi keterkaitan antara satu sama lain. Proses ini, yang sering disebut ketertelusuran, meliputi:

• Menghubungkan persyaratan terkait

• Menghubungkan persyaratan ke elemen proyek lainnya, seperti dokumen desain dan kasus uji

Jika tim Anda menggunakan Agile, tambahkan persyaratan ke backlog produk, lalu adakan sesi perencanaan sprint untuk memutuskan tugas yang akan disertakan dalam sprint berikutnya. Jika Anda tidak bekerja dalam sprint, tidak apa-apa—Anda dapat membuat linimasa proyek untuk mengatur kapan setiap persyaratan harus selesai dan apakah ada dependensi. 

Langkah 6: Manajemen perubahan, kontrol versi, dan analisis dampak

Manajemen persyaratan bukan hanya tentang perencanaan persyaratan sebelum proyek dimulai, tetapi juga tentang menavigasi perubahan persyaratan selama proyek berlangsung. Artinya, Anda harus merencanakan cara menggabungkan tugas tambahan yang akan memengaruhi ruang lingkup proyek. 

Seiring berjalannya proyek, persyaratan dapat berubah. Kelola perubahan ini dengan:

1. Menyiapkan proses untuk mengirimkan dan meninjau permintaan perubahan

2. Menganalisis cara setiap perubahan yang diusulkan dapat memengaruhi persyaratan dan elemen proyek lainnya

3. Memperbarui baseline jika perubahan disetujui

Gunakan peta dependensi Anda untuk melakukan analisis dampak. Ini membantu Anda memahami dampak penuh perubahan sebelum memutuskan untuk menerapkannya.

Opsi lainnya adalah membuat proses kontrol perubahan. Ini memberikan cara bagi pemangku kepentingan untuk mengajukan persyaratan baru yang akan memengaruhi ruang lingkup proyek, serta menentukan siapa yang harus menyetujui atau menolak permintaan tersebut.

Proses manajemen perubahan yang terdefinisi dengan baik membantu Anda memahami cara mengelola persyaratan secara efektif sekaligus melacak perubahan. 

Langkah 7: Verifikasi dan validasi sistem

Pada langkah terakhir, periksa apakah produk jadi Anda memenuhi semua persyaratan teknis:

• Verifikasi: Uji setiap fitur untuk memastikan fitur tersebut berfungsi seperti yang ditentukan dalam persyaratan.

• Validasi: Pastikan dengan pemangku kepentingan bahwa produk memenuhi kebutuhan dan ekspektasi mereka.

Langkah ini membantu Anda menemukan masalah sebelum menyelesaikan produk, yang mengurangi kebutuhan untuk pengerjaan ulang yang mahal nantinya.

Selama proses ini, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen persyaratan seperti Asana. Ini dapat berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal, membantu Anda mengelola persyaratan, melacak perubahan, dan membuat laporan dan dasbor untuk pengawasan proyek yang lebih baik.

Alat untuk menyederhanakan manajemen persyaratan

Manajemen persyaratan memiliki banyak bagian yang bergerak, tetapi tidak harus terasa di luar kendali. Dengan alat yang tepat, Anda dapat menyiapkan proses berulang yang menjelaskan dengan tepat siapa yang harus diajak bicara, kapan harus melakukannya, dan cara mendokumentasikan serta mengatur persyaratan di sepanjang siklus proyek. 

Jika Anda melacak persyaratan di Asana, Anda dapat membuat templat standar untuk membantu mengelola persyaratan setiap proyek. Artinya, alih-alih memulai proses dari awal setiap saat, Anda dapat menggunakan kembali alur kerja yang telah ditentukan—dan tenang karena Anda tidak melupakan bagian penting apa pun. 

Pertanyaan Umum: Manajemen persyaratan

Apa yang dimaksud dengan manajemen persyaratan? Manajemen persyaratan adalah proses menentukan, melacak, dan mengontrol persyaratan proyek di sepanjang siklus pengembangan. Ini memastikan semua pemangku kepentingan memahami dan menyetujui kebutuhan proyek.

Apa itu rencana manajemen persyaratan? Rencana manajemen persyaratan menguraikan cara persyaratan akan dikumpulkan, dilacak, dan dikelola selama proyek. Ini berfungsi sebagai panduan untuk menangani perubahan, dokumentasi, dan komunikasi.

Apa saja fungsi utama dari proses manajemen persyaratan? Fungsi utama dari proses manajemen persyaratan termasuk mengumpulkan persyaratan, menganalisis dan memvalidasinya, melacak perubahan, dan memastikan produk akhir memenuhi persyaratan yang disepakati.

Seperti apa persyaratan yang baik? Persyaratan yang baik bersifat jelas, spesifik, dan terukur. Persyaratan harus mudah dipahami, dapat diuji, dan selaras dengan gol keseluruhan proyek.