Templat dokumen persyaratan Business

Peluncuran proyek dapat berjalan lancar saat semua orang memiliki definisi yang sama tentang "selesai". Anggota tim mungkin terburu-buru melakukan pengembangan tanpa menentukan tujuan, ruang lingkup, atau hasil akhir business, dan saat milestone mulai terlewat, tidak jelas di mana hal-hal mulai keluar dari jalur. Templat dokumen persyaratan bisnis (BRD) mencegah masalah ini dengan mengoordinasikan tim tentang hal yang perlu dibangun, alasan hal itu penting, dan cara mengukur keberhasilan proyek.

Alih-alih mengelola persyaratan proyek dalam spreadsheet atau email, Anda dapat memusatkan gol, persyaratan, linimasa, dan dependensi ke dalam satu Alur Kerja. Baik Anda mengelola proyek baru, menyempurnakan proses bisnis, atau berkoordinasi antara tim produk dan teknik, templat BRD membantu Anda menyimpan detail penting dan mengurangi miskomunikasi sejak awal.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat BRD?

Templat dokumen persyaratan bisnis sederhana tidak hanya menguraikan tugas proyek. Ini menghubungkan setiap orang yang terlibat dalam mengubah konsep menjadi proyek yang sukses. Jika tim proyek Anda sedang menentukan persyaratan produk, menulis deskripsi proyek, atau mulai mengumpulkan persyaratan, templat BRD memastikan semua orang memahami hal yang perlu dibangun dan alasannya.

Analis Business

Analis bisnis menggunakan templat BRD untuk menyimpan persyaratan fungsional dan non-fungsional, mendokumentasikan kendala proyek, dan memastikan gol bisnis diterjemahkan ke dalam tugas proyek yang dapat ditindaklanjuti.

Manajer proyek

Manajer proyek mengandalkan templat persyaratan untuk menguraikan ruang lingkup, milestone, kasus penggunaan, dan hasil akhir. Memiliki semua informasi terpusat ini membantu memfokuskan tim pada hasil yang terukur dan mencegah scope creep.

Pemangku kepentingan dan eksekutif

Pemimpin dapat dengan cepat meninjau ringkasan eksekutif, analisis pemangku kepentingan, dan ikhtisar proyek untuk melihat keselarasan inisiatif dengan tujuan dan anggaran bisnis, tanpa perlu memahami detail teknis apa pun.

Pengembang dan tim teknis

Untuk tim teknis, BRD mengidentifikasi stori pengguna, API, dan persyaratan integrasi sebelum pengodean dimulai. Dokumentasi mengurangi revisi dan membantu memastikan bahwa produk akhir secara akurat mencerminkan maksud bisnis.

Klien dan mitra

Kolaborator eksternal mendapatkan transparansi tentang hasil akhir, dependensi, dan hasil yang diharapkan. Dengan dokumentasi, siklus persetujuan lebih cepat dan lancar.

Mengapa menggunakan templat dokumen persyaratan bisnis

Saat proyek baru dimulai, tim sering terburu-buru melakukan eksekusi tanpa pemahaman bersama tentang seperti apa kesuksesan itu. Templat BRD mencegah hal tersebut dengan menentukan masalah, solusi, dan pengukuran keberhasilan sejak dini.

Gunakan templat BRD untuk

• Mengatur gol bisnis dan hasil akhir teknis

• Mengurangi miskomunikasi selama pelaksanaan proyek

• Menentukan ruang lingkup proyek dan linimasa

• Mempercepat persetujuan dan penutup tim

• Memusatkan pembaruan untuk revisi dan metrik yang sedang berlangsung

Cara menggunakan templat dokumen persyaratan bisnis

Menggunakan templat BRD Asana membantu Anda menyusun persyaratan dengan cara yang sesuai untuk audiens teknis dan business. Langkah-langkah di bawah ini sesuai dengan bagian dalam tata letak templat yang sebenarnya, jadi Anda dapat mengikutinya saat mengisinya.

Langkah 1: Ringkasan eksekutif

Mulailah dengan ringkasan umum inisiatif. Jelaskan apa itu proyek, mengapa proyek itu penting, dan bagaimana proyek itu mendukung gol bisnis. Buat bagian ini tetap ringkas, tetapi berdampak; ini sering kali merupakan bagian pertama yang dibaca pemangku kepentingan.

Tambahkan tujuan utama proyek, pengguna target, dan hasil yang diharapkan. Ringkasan eksekutif juga harus berfungsi sebagai referensi cepat bagi para eksekutif yang perlu memahami tujuan tanpa terhambat oleh detail teknis.

Langkah 2: Ikhtisar Proyek dan tujuan

Gunakan bagian ini untuk menentukan ruang lingkup proyek, linimasa, dan hasil akhir. Sebutkan hal yang termasuk dan tidak termasuk untuk menghindari ekspektasi yang tidak selaras nantinya. Tambahkan tujuan yang terukur, seperti mengurangi waktu pemrosesan sebesar 20% atau meningkatkan kepuasan pengguna. Tujuan membantu melacak ROI dan metrik keberhasilan.

Langkah 3: Kebutuhan dan justifikasi Business

Dokumentasikan alasan proyek ini ada. Apakah Anda mengatasi inefisiensi dalam proses bisnis? Memenuhi persyaratan kepatuhan? Mendukung peluncuran produk baru?

Justifikasi yang ditulis dengan baik meningkatkan persetujuan pemangku kepentingan. Jadi sertakan analisis biaya-manfaat, risiko yang diantisipasi, dan cara inisiatif berkontribusi pada gol organisasi yang lebih besar.

Langkah 4: Ruang Lingkup

Tentukan batasan proyek secara detail. Bagilah ruang lingkup menjadi elemen fungsional dan non-fungsional, dengan mengidentifikasi hal yang menjadi tanggung jawab setiap tim untuk disampaikan. Anda juga dapat melampirkan dokumen perencanaan proyek terkait atau bagan milestone ke Bagian ini. Ini membantu pemangku kepentingan memvisualisasikan dependensi dan checkpoint progres.

Langkah 5: Persyaratan fungsional dan non-fungsional

Bagian ini merupakan formulir teknis dari templat dokumen persyaratan bisnis Anda. Buat daftar hal yang harus dilakukan sistem (persyaratan fungsional) dan cara hal tersebut harus dilakukan (persyaratan non-fungsional).

Sertakan detail seperti API, integrasi sistem, standar keamanan, dan kriteria kegunaan. Menghubungkan hal-hal ini dengan kriteria penerimaan memastikan setiap persyaratan dapat divalidasi sebelum peluncuran.

Langkah 6: Pemangku kepentingan utama

Tambahkan pemangku kepentingan, sponsor, dan perwakilan bagian yang terlibat dalam proyek. Berikan tanggung jawab untuk peninjauan dan persetujuan menggunakan bidang Penerima tugas dan Status Persetujuan Asana. Menjaga informasi ini tetap tertata akan menghindari kemacetan selama revisi dan persetujuan. Anda juga dapat menandai bagian untuk mempermudah komunikasi di seluruh tim.

Fitur dokumentasi persyaratan Asana

Fitur membantu templat BRD Anda bergerak melampaui dokumen statis menjadi Alur Kerja yang dinamis dan dapat dilacak. Telusuri opsi ini, dan kunjungi Pusat Fitur Asana untuk daftar lengkapnya.

Bidang kustom

Lacak tingkat risiko, prioritas, dan kepemilikan bagian langsung di templat. Bidang kustom mempermudah Anda untuk memfilter dan menyortir persyaratan saat proyek Anda berkembang.

Persetujuan

Bangun akuntabilitas ke dalam alur kerja Anda dengan menambahkan langkah-langkah peninjauan dan persetujuan. Pemberi persetujuan mendapatkan pemberitahuan otomatis saat bagian siap untuk disetujui.

Tampilan linimasa

Visualisasikan bagaimana milestone dan dependensi Anda saling menyesuaikan. Tampilan linimasa membuat semua fase proyek tetap terlihat, jadi pemangku kepentingan dapat mengidentifikasi konflik sejak dini.

Lampiran

Lampirkan dokumen referensi, seperti wireframe, model biaya, atau formulir kepatuhan. Menghubungkan semuanya di satu Ruang Kerja dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari di seluruh sistem.

Aturan dan automasi

Tetapkan automasi untuk melanjutkan tugas saat persetujuan selesai atau dependensi terselesaikan. Ini membuat progres proyek tetap sesuai rencana secara real time.

Integrasi yang direkomendasikan untuk templat BRD Anda

Integrasi menghubungkan templat dokumen persyaratan bisnis dengan alat yang sudah digunakan tim Anda. Jelajahi Pustaka Integrasi Asana untuk menelusuri semua konektor yang tersedia.

Google Drive

Lampirkan dokumen proyek terkait, analisis biaya, dan riset pendukung langsung ke tugas BRD. Semua orang selalu mendapatkan informasi terkini dengan versi terbaru secara otomatis.

Slack

Dapatkan pembaruan instan saat persyaratan baru ditambahkan atau Persetujuan selesai. Integrasi Slack memungkinkan tim merespons dengan cepat tanpa perlu memeriksa beberapa platform.

Jira Cloud

Sinkronkan persyaratan dengan Jira untuk menghubungkan BRD Anda ke eksekusi teknis. Pengembang dapat melihat tujuan proyek saat mengerjakan tugas teknis.

Figma

Tautkan maket desain atau konsep antarmuka pengguna ke persyaratan fungsional yang relevan. Ini memudahkan validasi keputusan pengalaman pengguna sebelum pengembangan dimulai.

Microsoft Teams

Berkolaborasilah dalam diskusi proyek langsung dari Teams dengan menautkan percakapan ke tugas Asana. 

Pertanyaan umum tentang templat dokumen persyaratan business