Templat dokumen persyaratan Business: 7 komponen utama beserta contoh

Setiap proyek memiliki bagian yang bergerak, dan jika Anda menginginkan hasil proyek yang sukses, Anda memerlukan semua bagian tersebut untuk disatukan pada waktu dan tempat yang tepat. Bayangkan Anda sedang menyusun puzzle; rahasia untuk menyelesaikannya adalah melihat gambar di bagian depan kotak puzzle saat Anda menata kepingan-kepingannya. 

Dokumen persyaratan bisnis (BRD) seperti gambar pada kotak puzzle. Dokumen ini menguraikan semua yang diperlukan proyek dan membantu pemangku kepentingan mendapatkan kejelasan tentang persyaratan keberhasilan proyek. Dalam artikel ini, kami membahas komponen utama templat dokumen persyaratan bisnis. Anda juga akan mempelajari manfaat membagikan BRD melalui perangkat lunak online. 

Apa itu dokumen persyaratan bisnis (BRD)?

Dokumen persyaratan bisnis adalah laporan yang menjelaskan secara detail semua hal yang dibutuhkan proyek baru untuk mencapai kesuksesan. Dokumen ini menguraikan tujuan proyek, hal yang diharapkan selama siklus hidup proyek, dan hal yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. 

Tujuh komponen BRD adalah:

1. Ringkasan eksekutif

2. Tujuan proyek

3. Ruang lingkup proyek

4. Persyaratan bisnis

5. Pemangku kepentingan utama

6. Kendala proyek 

7. Analisis biaya-manfaat

Dengan menguraikan setiap bagian ini, siapa pun yang membaca dokumen persyaratan bisnis Anda harus memahami dengan jelas apa proyek Anda, apa yang ingin dicapai, dan bagaimana Anda berencana untuk mencapainya. 

Apa yang harus ada dalam dokumen persyaratan bisnis?

Templat dokumen persyaratan bisnis Anda harus memberikan detail tentang proyek Anda, tetapi juga harus ringkas. Gol BRD adalah memberikan informasi sebanyak mungkin kepada pembaca dengan jumlah kata paling sedikit. 

BRD dapat dibaca oleh banyak orang, termasuk pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek, eksekutif yang harus memberikan persetujuan, dan klien yang terpengaruh oleh hasil akhir. Pelajari selengkapnya tentang setiap komponen yang harus disertakan dalam templat Anda di bawah ini.

1. Ringkasan eksekutif

Ringkasan eksekutif adalah pernyataan umum yang menjelaskan proyek Anda dan tujuannya. Mereka yang tidak memiliki waktu untuk membaca seluruh BRD harus memahami hal yang ingin Anda capai dengan membaca ringkasan eksekutif. 

Meskipun ringkasan eksekutif adalah hal pertama dalam BRD, Anda sebaiknya menulisnya setelah menulis bagian lain. Dengan begitu, Anda dapat meninjau semuanya dan memastikan bahwa Anda telah membuat pernyataan pembuka yang komprehensif. 

2. Tujuan proyek

Tujuan proyek adalah gol bisnis yang ingin dicapai dengan melaksanakan proyek. Penting untuk menyatakan tujuan proyek sebelum memulai pekerjaan apa pun sehingga Anda dapat menggunakannya untuk mengukur progres.

Buat daftar tujuan proyek Anda sebagai gol cerdas untuk memastikan bahwa tujuan tersebut:

• Specific (Spesifik)

• Measurable (Terukur)

• Achievable (Dapat dicapai)

• Relevan

• Time-specific (Terkait waktu)

Mengukur tujuan proyek dapat membantu menentukan apakah Anda perlu menyesuaikan Alur Kerja untuk mencapai gol dengan lebih baik. Contohnya, jika salah satu tujuan Anda adalah meningkatkan basis pelanggan sebesar 10% di akhir kuartal, Anda dapat melihat angka saat kuartal berakhir dan melihat dengan jelas apakah Anda mencapai gol atau tidak. Kemudian, Anda dapat melihat tindakan yang diambil selama proses dan menentukan alasan kegagalan.

3. Ruang lingkup proyek

Ruang lingkup proyek mengomunikasikan batasan proyek pada dokumen persyaratan bisnis. Dengan menentukan ruang lingkup proyek, Anda akan membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama dan mencegah scope creep, yaitu saat proyek berkembang di luar batas yang ditetapkan dan menjadi sulit dikontrol. 

Detail yang harus diuraikan dalam ruang lingkup proyek meliputi:

• Linimasa

• Anggaran

• Hasil akhir

• Persyaratan proyek

• Tim proyek

Anda juga dapat membuat daftar pengecualian proyek—atau hal-hal yang ingin Anda kecualikan dari proyek—seperti proses bisnis atau strategi berisiko yang Anda ingin orang lain hindari saat mengerjakan proyek. 

4. Persyaratan Business

Persyaratan bisnis adalah inti dari templat BRD Anda. Di bagian ini, Anda akan mencantumkan tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Tergantung pada kompleksitas proyek, daftar ini mungkin hanya beberapa item atau mungkin lebih luas. 

Selain membuat daftar persyaratan dan menjelaskannya, beri peringkat persyaratan berdasarkan prioritas dan tentukan tingkat kepentingan setiap item berdasarkan tingkat kekritisannya. Ini akan membantu orang lain memahami persyaratan yang perlu diselesaikan terlebih dahulu. 

Jika salah satu persyaratan Anda adalah membuat kode situs web, Anda dapat menetapkan tugas ini sebagai prioritas nomor satu. Anda juga dapat memberi label tugas ini sebagai sangat penting karena, tanpa membuat kode situs web, Anda tidak akan memiliki fondasi untuk menyelesaikan persyaratan bisnis lainnya. 

5. Pemangku kepentingan utama

Pemangku kepentingan proyek mencakup siapa saja yang memiliki kepentingan dalam proyek Anda. Kemungkinan besar, mereka adalah orang-orang yang akan membaca templat BRD Anda untuk memahami proyeknya. Pemangku kepentingan utama Anda mungkin:

• Anggota tim yang mengerjakan proyek

• Manajer proyek yang memimpin proyek

• Eksekutif yang menyetujui proyek

• Klien yang dipengaruhi oleh proyek yang telah selesai

Di bagian ini, buat daftar nama dan peran setiap pemangku kepentingan dan jelaskan tugas mereka terkait proyek. Bagian ini akan memberikan kejelasan kepada semua orang tentang siapa lagi yang terlibat dan bagaimana hal itu dapat meningkatkan komunikasi tim. Untuk kolaborasi formal, templat perjanjian kemitraan dapat membantu mendokumentasikan peran, tanggung jawab, dan ekspektasi sehingga setiap pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama saat memasuki proyek.

Setelah Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan, membangun hubungan kerja yang kuat juga sama pentingnya. Templat proses onboarding klien dapat membantu Anda menstandarkan langkah-langkah awal, menjelaskan tanggung jawab, dan mempererat kepercayaan sejak dini.

6. Kendala proyek

Anda mungkin telah menyajikan ikhtisar kendala proyek dalam ruang lingkup proyek, tetapi di sini, Anda akan menjelaskan batasan ini secara lebih mendetail. Saat pembaca meninjau bagian ini, mereka harus melihat bentuk proyek dan batas-batasnya.

Kendala proyek dapat mencakup:

• Risiko proyek

• Ketersediaan Tim

• Sumber daya

• Dependensi proyek

• Batas waktu

• Anggaran proyek

Kendala proyek membantu pemangku kepentingan memvisualisasikan kompleksitas proyek dan betapa mudahnya mencapai tujuan proyek. Siapa pun yang terlibat dalam proyek harus meninjau batasan proyek terlebih dahulu.

7. Analisis biaya-manfaat

Mengakhiri dokumen persyaratan bisnis dengan analisis biaya-manfaat adalah langkah strategis. Jika Anda menggunakan BRD untuk mendapatkan persetujuan proyek, bagian ini mungkin menjadi faktor penentu. Klien dan eksekutif peduli dengan tujuan proyek, tetapi jika Anda tidak dapat membuktikan bahwa Anda akan menghasilkan keuntungan, maka semuanya akan hilang. 

Untuk membuat analisis biaya-manfaat:

• Jelaskan semua biaya yang terkait dengan proyek Anda

• Jelaskan manfaat terkait

• Tulis perkiraan biaya total proyek Anda

• Perkirakan ROI yang diharapkan dengan mengurangkan perkiraan biaya dari perkiraan pendapatan

Templat dokumen persyaratan bisnis (beserta contoh)

Di sini, Anda akan melihat contoh templat dokumen persyaratan bisnis. Contoh ini adalah untuk inisiatif perusahaan teknologi untuk memulai blog pemasaran. Dalam dokumen tersebut, manajer proyek menjelaskan definisi dan tujuan proyek. Dia juga menguraikan tujuan proyek dan ruang lingkup proyek untuk menghindari risiko scope creep. 

Seiring berlanjutnya BRD, manajer proyek mencantumkan persyaratan bisnis—tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Item lain yang tercantum adalah pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek, kendala proyek, dan analisis biaya-manfaat.

Jika Anda ingin menggunakan templat dokumen persyaratan bisnis untuk proyek Anda sendiri, gunakan templat gratis kami di bawah ini.

Apa itu perbedaan antara persyaratan bisnis dan persyaratan fungsional?

Anda akan sering mendengar persyaratan fungsional muncul saat membahas persyaratan business, tetapi penting untuk mengetahui perbedaan antara keduanya. Dokumen persyaratan bisnis membahas persyaratan proyek Anda. Dokumen ini memberikan ikhtisar umum dan menawarkan kepada pemangku kepentingan pandangan komprehensif tentang proyek secara keseluruhan. 

Dokumen persyaratan fungsional (FRD) memberikan deskripsi terperinci tentang cara melakukan tugas tertentu dalam proyek. Anggap dokumen ini seperti bermain permainan papan; BRD adalah kotaknya, menjelaskan permainan dan meyakinkan Anda untuk membelinya. Di sisi lain, FRD adalah instruksi yang mengajarkan Anda cara memainkan permainan. 

Selain persyaratan fungsional, ada:

• Persyaratan pengguna: Persyaratan ini lebih terperinci dari BRD, dan menjelaskan hal yang dapat dilakukan pengguna dengan hasil akhir yang diselesaikan.

• Persyaratan produk: Persyaratan ini lebih terperinci daripada persyaratan business dan pengguna. Persyaratan produk menjelaskan tujuan dan fitur proyek yang telah selesai. Dokumen ini berfungsi sebagai panduan bagi tim saat membuat dan memasarkan produk mereka.

• Persyaratan non-fungsional: Persyaratan ini adalah jenis persyaratan yang paling mendetail, sama detailnya dengan persyaratan fungsional. Persyaratan ini menjelaskan cara proyek harus beroperasi dan pengalaman pengguna yang diinginkan dari proyek yang telah selesai.

Bagikan persyaratan melalui alat manajemen proyek

Baik Anda membuat dokumen persyaratan bisnis atau sesuatu yang lebih terperinci, cara terbaik untuk membagikan informasi kepada pemangku kepentingan adalah melalui satu alat yang efisien. 

Dengan alat manajemen proyek, Anda dapat memprioritaskan tujuan bisnis dan memastikan tidak ada yang luput. Gunakan Asana untuk menyederhanakan komunikasi tim dan mempermudah pencapaian milestone proyek.