Apa itu manajemen pengadaan dan mengapa hal ini begitu penting?

Jika Anda memiliki tim kecil, memilih alat yang ingin digunakan untuk aktivitas harian sama mudahnya dengan mengetahui kebutuhan dan kemudian membelinya. 

Namun, saat perusahaan mulai berkembang, proses ini mungkin menjadi tidak berkelanjutan. Kebutuhan akan alat menjadi lebih kompleks dan perusahaan ingin meminimalkan risiko yang dihadapi saat bekerja dengan calon mitra.

Inilah alasan perusahaan memiliki tim khusus untuk proses pengadaan.

Apa itu manajemen pengadaan?

Manajemen pengadaan adalah proses mendapatkan barang atau jasa untuk bisnis melalui tindakan pembelian, penyewaan, atau kontrak dengan sumber daya eksternal untuk menyelesaikan proyek. 

Proses ini melibatkan berbagai aktivitas pengadaan, yang dapat mencakup mengidentifikasi kebutuhan proyek, mencari opsi potensial, mengirimkan permintaan proposal (RFP) jika diperlukan, dan mengelola pengadaan kembali ke tim. Proses ini dapat dilakukan oleh tim yang terpisah dari tim yang meminta produk atau layanan dalam upaya melindungi perusahaan dari potensi risiko. Namun, selalu hubungi tim legal internal untuk mengonfirmasi proses pengadaan tertentu di organisasi Anda.

Tim pengadaan biasanya ahli dalam manajemen kontrak. Tim pengadaan internal Anda kemungkinan akan bertanggung jawab untuk menegosiasikan kontrak agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan, menegosiasikan informasi harga dan kemasan dengan calon mitra, dan menjalankan analisis risiko untuk melindungi perusahaan dari potensi ancaman. 

Biasanya ada dua sisi utama pengadaan: sumber strategis front-end dan sisi operasional manajemen pengadaan. 

Sumber front-end adalah cara tim mengidentifikasi berbagai mitra dan business yang ingin bekerja sama dengan perusahaan Anda. Proses ini biasanya meliputi penetapan kualifikasi minimum yang harus dipenuhi vendor potensial dan mengidentifikasi alasan perusahaan perlu melibatkan vendor pihak ketiga untuk suatu proyek. 

Komponen operasional manajemen pengadaan adalah langkah-langkah individual yang perlu diambil perusahaan untuk mulai bekerja sama dengan pihak ketiga. Langkah-langkah ini bervariasi tergantung praktik internal perusahaan, tetapi mungkin termasuk menggunakan pesanan pembelian, mengirimkan RFP, memilih peserta lelang, atau melalui proses penawaran.

4 langkah proses pengadaan

Ada empat langkah utama yang akan diambil tim pengadaan dalam proses manajemen pengadaan. Berikut adalah garis besar dasar tentang cara tim proyek pengadaan melewati langkah-langkah pengadaan material yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Selalu hubungi tim legal internal untuk mendapatkan panduan tentang praktik dan kebijakan pengadaan perusahaan Anda.

1. Buat rencana manajemen pengadaan

Ini adalah tahap awal manajemen pengadaan. Tim pengadaan biasanya bekerja sama dengan pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan tim untuk menyelesaikan proyek. Tim pengadaan akan melihat proyek secara keseluruhan dan mengidentifikasi solusi potensial. Alat seperti sistem manajemen pengadaan atau sistem manajemen kerja dapat membantu tim pengadaan menyimpan dokumen penting seperti RFP dan permintaan pembelian di tempat yang sama. 

Profesional pengadaan internal Anda kemungkinan akan mengevaluasi sumber daya yang saat ini dimiliki perusahaan dibandingkan dengan yang dicari tim. Jika lebih hemat biaya untuk menggunakan sumber daya yang dimiliki tim, mereka kemungkinan akan menyarankannya selain menurunkan biaya negosiasi saat mereka membahas opsi dengan peserta lelang. 

Tahap ini juga akan menjawab pertanyaan dasar tentang rencana pengadaan. Pertanyaan ini mungkin mencakup:

• Apakah pemangku kepentingan membutuhkan sumber daya ini pada tanggal tertentu?

• Apakah akan ada proses khusus tentang cara tim mengevaluasi berbagai opsi?

• Apakah tim Anda akan mengeluarkan RFP kepada calon pemasok?

2. Melakukan pengadaan

Selama tahap ini, tim pengadaan biasanya akan melaksanakan keputusan. Tim legal internal akan memandu Anda tentang cara mengumpulkan tawaran dan membantu tim mengevaluasi berbagai opsi yang tersedia.

Cari tim internal Anda untuk mendapatkan panduan tentang opsi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Setelah Anda memilih vendor, tim legal internal akan membantu Anda beralih ke negosiasi dan penandatanganan kontrak segera setelah kontrak sesuai dengan kebutuhan proyek. Proses ini biasanya diakhiri dengan dokumen seperti pesanan pembelian untuk menyetujui semua detail kesepakatan—pesanan pembelian dapat mencakup detail tentang harga, kuantitas, jadwal pengiriman produk, dan cara pembayaran akan dilakukan.

3. Mengelola (atau mengontrol) pengadaan

Tergantung jenis produk yang sedang diperoleh tim, ini adalah tahap di mana tim menerapkan pembelian yang baru diperoleh ke dalam rencana proyek Anda. Ini mungkin berarti mengelola dan melatih tim kontraktor baru, menginstal perangkat lunak baru, atau memindahkan bahan mentah untuk mengubahnya menjadi produk baru. 

Selama tahap ini, ada baiknya menerapkan beberapa formulir manajemen perubahan ke dalam proses Anda. Ini terutama berlaku jika Anda menambahkan anggota tim tambahan ke dalam alur kerja. Ini akan memungkinkan Anda untuk memantau operasi business dan memverifikasi apakah pengadaan baru telah mengubah sesuatu. Misalnya, jika tim mengadakan mesin automasi baru untuk lini perakitan, penting untuk memantau perbedaan produksi sebelum dan setelah menambahkan mesin tersebut. Perbedaan ini menunjukkan seberapa besar dampak mesin terhadap operasi Anda. 

4. Tutup pengadaan

Selama tahap negosiasi, tim legal internal dan vendor akan sama-sama menyepakati hal yang dianggap sebagai "pekerjaan yang selesai." Kemudian, setelah kedua belah pihak mencapai tahap di mana pekerjaan yang sebenarnya selesai, tim hukum internal Anda biasanya akan menyelesaikan dokumen dan dapat melakukan pelepasan tanggung jawab, jika perlu. 

Biasanya, kedua belah pihak akan memastikan bahwa semuanya selesai sesuai dengan perjanjian yang dikontrak.

Peran manajer proyek selama proses pengadaan

Manajer proyek bertanggung jawab untuk menggerakkan proyek sesuai jadwal proyek dan mengelola pembaruan untuk pemangku kepentingan dan anggota tim lainnya dalam hal proses pengadaan. Namun, sebagian besar proses pengadaan harus dijalankan oleh tim legal internal, sesuai dengan kebijakan perusahaan. 

Tanggung jawab utama manajer proyek selama proses pengadaan adalah membantu mengoordinasikan informasi ke tim pengadaan dan apa pun yang mungkin mereka butuhkan untuk mendorong RFP atau kontrak ke tahap berikutnya. Jika tim pengadaan membutuhkan informasi spesifik mengenai kebutuhan proyek, manajer proyek dapat membantu mengumpulkan dan membagikan informasi tersebut. 

Beberapa perusahaan menggunakan perangkat lunak manajemen pengadaan khusus untuk menjaga informasi agar bagian pembelian tetap tertata. Perusahaan lain mungkin menyederhanakan informasi menggunakan alat manajemen kerja yang dapat menyimpan milestone proyek utama, informasi vendor, dan pembaruan status pemangku kepentingan di satu tempat. 

Alat manajemen kerja seperti Asana dapat membantu menyimpan dokumen, seperti kontrak pengadaan, RFP, dan audit penting, di satu tempat yang memungkinkan pemangku kepentingan mengakses informasi tersebut. Jika Anda siap memulai, coba templat RFP gratis kami sekarang juga.