Cara membuat jadwal harian: Templat dan contoh

Terkadang Anda merasa tidak memiliki cukup waktu dalam sehari. Saat ini terjadi, ada baiknya untuk menganggap satu hari bukan sebagai satu unit tetapi sebagai blok waktu sepanjang 24 jam. Dengan memisahkan setiap blok, Anda dapat mengalokasikan waktu tertentu untuk bekerja, bersosialisasi, makan, dan berkarya.

Ketika Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang cara menggunakan waktu, Anda tidak akan selalu merasa kekurangan waktu. Hari ini, Anda akan mempelajari pentingnya jadwal harian untuk manajemen waktu. Dengan perencanaan harian, Anda dapat menyiapkan diri untuk sukses, bahkan pada hari-hari saat Anda tidak merasa produktif.

Apa itu templat jadwal harian?

Setiap hari, Anda menjalani serangkaian tugas rutin, baik di tempat kerja maupun dalam kehidupan pribadi. Mengatur daftar tugas mental ini melelahkan, dan sering kali, ini tidak membantu Anda menyelesaikan pekerjaan. Di situlah jadwal harian berperan—Anda dapat mengalokasikan waktu di Kalender harian untuk semua hal yang perlu diselesaikan dalam 24 jam ke depan. Anda dapat menggunakan kerangka yang sama untuk jadwal setiap hari—templat jadwal harian. Kemudian, Anda cukup menyalin templat, memperbaruinya dengan tugas hari ini, dan mulai bekerja.

Jika Anda lebih suka opsi yang lebih sederhana yang menekankan penyelesaian tugas, coba gunakan templat daftar periksa harian agar item tindakan lebih mudah dikelola.

Cara membuat jadwal harian dalam 6 langkah

Terlepas dari alat penjadwalan online yang Anda pilih, ikuti enam langkah berikut untuk membuat templat jadwal harian yang tertata dan menarik.

1. Buat daftar item daftar tugas

Sebelum menata daftar tugas, Anda harus terlebih dahulu membuat daftar semua item yang perlu dikerjakan hari itu. Anda dapat menambahkan item-item ini satu per satu ke app penjadwalan sehingga Anda tahu bahwa Anda telah mencatatnya, atau menggunakan teknik seperti metode Getting Things Done (GTD) untuk secara sistematis mencatat semua hal yang perlu diselesaikan. 

Sertakan tugas berulang dalam daftar Anda, seperti rapat, latihan, dan janji temu. Sertakan juga tugas sekali saja, seperti batas waktu atau panggilan telepon. Anda dapat menentukan tingkat kekhususan daftar tugas. Misalnya, jika Anda ingin menyertakan "makan siang" sebagai tugas berulang untuk menambahkan struktur harian, silakan.

Kiat: Tidak masalah jika Anda tidak mengetahui setiap tugas yang akan datang di minggu mendatang. Anda selalu dapat menambahkan item daftar tugas ke daftar Anda saat item tersebut muncul. 

2. Prioritaskan tugas

Jangan khawatir jika Anda merasa kewalahan setelah membuat daftar tugas. Daftar Anda akan terasa lebih tertata setelah Anda menentukan prioritas. Saat memprioritaskan pekerjaan, Anda akan mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang hal yang perlu diselesaikan dan tenggatnya. Dengan begitu, jika Anda merasa tidak akan dapat menyelesaikan semua tugas pada hari tertentu, Anda dapat berfokus pada tugas yang merupakan prioritas tertinggi—dengan kata lain, tugas yang akan berdampak paling besar. 

Untuk memprioritaskan pekerjaan, mulailah dengan menandai setiap tugas sebagai prioritas tinggi, sedang, atau rendah. Beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan kepada diri sendiri saat memilah-milah tugas meliputi:

• Tugas mana yang memiliki batas waktu yang ketat?

• Tugas apa yang harus saya selesaikan pada hari tertentu?

• Tugas mana yang akan membuat saya stres jika tidak segera selesai?

• Tugas apa yang ingin saya selesaikan selanjutnya?

• Tugas mana yang bisa menunggu?

Kiat: Jika Anda memiliki tugas yang saling bertentangan, pertimbangkan tugas mana yang paling mendesak. Misalnya, jika satu proyek untuk klien dan yang lain untuk atasan Anda, proyek klien kemungkinan akan didahulukan. Saat tenggat waktu bertentangan, mintalah bantuan dari anggota tim dan manajer Anda. Lihat apakah ada pekerjaan yang dapat Anda delegasikan atau tunda.

3. Catat batas waktu

Jika belum, telusuri daftar tugas online Anda dan pastikan setiap tugas memiliki batas waktu. Jika Anda tidak yakin dengan tenggat yang seharusnya, pilih tenggat yang masuk akal untuk saat ini—bagaimanapun, Anda selalu dapat memperbaruinya nanti. 

Seperti halnya prioritas, batas waktu memberi tahu Anda tugas yang paling penting dan kapan Anda harus menyelesaikan pekerjaan. Tanpa tenggat yang jelas, Anda mungkin secara tidak sengaja melewatkan hasil akhir—meskipun Anda memiliki banyak waktu untuk mengerjakannya. Faktanya, proses yang tidak jelas adalah faktor penyebab terbesar kedua dalam tenggat yang terlewat

Kiat: Batas waktu tidak hanya berlaku untuk proyek kerja. Anda dapat membuat sendiri batas waktu untuk tugas pribadi agar Anda tetap akuntabel. Misalnya, jika Anda berencana mengikuti lari setengah maraton, Anda harus menetapkan batas waktu latihan untuk berapa mil yang harus ditempuh per minggu. Dengan membuat batas waktu ini, Anda dapat memastikan bahwa Anda akan bugar saat perlombaan tiba.

4. Identifikasi acara berulang

Setelah mencatat batas waktu dalam daftar tugas online, soroti setiap peristiwa yang terjadi secara berulang. Acara ini mungkin termasuk rapat tim mingguan, klub buku bulanan, atau panggilan telepon dengan klien.

Kemudian, gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk memasukkan acara berulang ke dalam jadwal harian Anda. Dengan cara ini, Anda tidak perlu terus melacak penjadwalan ulang item setiap minggu atau bulan. Templat jadwal dapat mempermudah ini dengan memberi Anda kerangka kerja terstruktur dan berulang untuk tugas, shift, atau alur kerja berulang.

Kiat: Sekarang juga saat yang tepat untuk melakukan audit singkat pada acara berulang Anda. Ada hal yang Anda lakukan secara rutin yang harus dihentikan atau didelegasikan kepada orang lain? 

5. Urutkan item berdasarkan waktu, prioritas, atau batas waktu

Momen penting telah tiba—sekarang saatnya untuk mengambil item-item di daftar tugas Anda dan menyusunnya berdasarkan hari dan waktu. Anda juga dapat mengurutkan tugas harian berdasarkan preferensi lain, seperti prioritas atau batas waktu.

Saat menambahkan item ke templat jadwal harian, pertimbangkan langkah-langkah yang Anda lakukan di atas. Item prioritas tinggi harus dilakukan terlebih dahulu, sedangkan item prioritas rendah dapat dilakukan di lain waktu pada hari atau minggu tersebut. Sebarkan acara berulang di seluruh templat kalender Anda. Saat daftar tugas berkurang, agenda harian akan terisi. 

Kiat: Anda dapat mengubah daftar tugas ke tampilan kalender untuk melihat seberapa penuh kalender Anda. Jika jadwal Anda tampak terlalu penuh, Anda dapat menambahkan langkah tambahan dalam proses penjadwalan. Hapus tugas yang tidak terasa perlu sehingga Anda memiliki ruang untuk beristirahat atau membuat perubahan.

6. Tetap fleksibel

Setelah memiliki visi yang jelas tentang jadwal harian, Anda dapat mulai bekerja. Anda harus tetap fleksibel sepanjang hari dan minggu karena jadwal yang Anda mulai kemungkinan besar tidak akan sama persis dengan peristiwa yang terjadi.

Bagian terbaik dari perencana digital adalah penjadwalan tugas menjadi lebih mudah, dan perubahan di masa mendatang menjadi lebih ringan. Hidup itu tidak terduga dan sulit dikendalikan. Klien dapat mengubah batas waktu, dan rapat Senin mingguan Anda dapat dialihkan ke hari Rabu. Perubahan ini akan lebih mudah dilakukan saat Anda dapat menyesuaikan Kalender harian dengan sekali klik.

Kiat: Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek sebagai alat penjadwalan yang berdiri sendiri. Sebagian besar jenis perangkat lunak manajemen proyek berfokus pada organisasi, penyesuaian, dan visualisasi. Jika Anda memanfaatkan fitur-fitur ini, Anda dapat membuat jadwal harian yang fungsional dan fleksibel.

Templat jadwal harian gratis

Anda dapat menggunakan templat jadwal harian di bawah ini saat menata daftar tugas. Jika Anda membuat templat jadwal mingguan, salin templat ini untuk setiap hari dalam seminggu.

Meskipun templat jadwal harian ini menggunakan blok waktu umum, Anda dapat membuat jadwal yang lebih mendetail jika mau. Misalnya, Anda dapat menetapkan Tugas 1 antara pukul 07.00 dan 07.30 untuk berlatih meditasi pagi. Templat per jam dapat membantu Anda membentuk kebiasaan yang baik dan membuat Anda bertanggung jawab atas gol Anda.

Cara menggunakan templat jadwal harian

Membuat jadwal harian dapat mengubah cara Anda mengelola waktu, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi stres. Templat jadwal harian berfungsi sebagai panduan terstruktur yang memberdayakan Anda untuk menguraikan tugas dan janji temu secara sistematis. 

Panduan ini akan memandu Anda melalui proses penggunaan templat jadwal harian secara efektif, memastikan Anda memanfaatkan hari Anda sebaik mungkin.

Pilih templat yang tepat

Mengidentifikasi templat jadwal harian yang tepat adalah langkah pertama untuk membuat jadwal yang selaras dengan gaya hidup dan gol Anda. Pertimbangkan format yang paling sesuai untuk Anda—baik itu templat daftar tugas sederhana, app seluler perencana mingguan, atau templat perencana harian yang dapat dicetak.

Contoh

Jika Anda seorang siswa, Anda mungkin lebih suka templat jadwal harian yang mencakup bagian untuk jadwal kelas, sesi belajar, dan istirahat. Sebaliknya, seorang profesional mungkin memilih templat jadwal kerja harian dengan perincian per jam untuk mengelola rapat, jadwal proyek, daftar tugas harian, dan email secara efisien.

Sesuaikan dengan kebutuhan Anda

Setelah memilih templat, langkah selanjutnya adalah menyesuaikannya agar sesuai dengan rutinitas harian Anda. Ini berarti menambahkan atau menghapus Bagian agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda, memastikan templat tersebut adalah alat fungsional yang dapat Anda andalkan setiap hari.

Anda mungkin menginginkan templat jadwal harian dengan desain minimalis dan opsi untuk pencatatan harian dengan daftar poin. Atau mungkin perencana harian berbasis cloud dengan integrasi untuk Slack, Google Dokumen, dan Google Sheets, font yang dapat disesuaikan untuk berbagai aktivitas harian, tempat untuk menempatkan logo Business Anda, dan pemberitahuan pengingat atau stiker untuk ulang tahun dan hari libur.

Contoh

Bayangkan Anda adalah pekerja lepas dengan jam kerja yang fleksibel. Anda dapat menyesuaikan templat jadwal harian untuk menyertakan pemblokiran slot waktu untuk pekerjaan klien, proyek pribadi, tugas penting, dan tugas administratif. Dengan penyesuaian ini, jadwal Anda menjadi alat yang andal untuk menyeimbangkan berbagai aktivitas harian dan berbagai Alur Kerja.

Prioritaskan tugas penting

Tentukan tugas yang paling penting dan alokasikan slot waktu yang sesuai untuk tugas tersebut. Ini memastikan Anda berfokus pada item prioritas tinggi yang berkontribusi secara signifikan terhadap gol Anda.

Contoh

Misalnya, jika menyelesaikan laporan proyek adalah prioritas utama Anda hari itu, jadwalkan selama jam kerja Anda yang paling produktif. Dengan cara ini, Anda memastikan untuk mengalokasikan energi dan fokus terbaik Anda untuk tugas penting ini. Dengan demikian, kualitas dan efisiensi pekerjaan Anda dapat ditingkatkan.

Sertakan istirahat

Memasukkan istirahat ke dalam templat jadwal harian membantu menjaga produktivitas dan kesejahteraan. Istirahat mencegah burnout, menyegarkan pikiran, dan meningkatkan kreativitas. Istirahat adalah komponen penting dalam rutinitas harian Anda.

Contoh

Pertimbangkan skenario saat Anda bekerja dari Beranda. Anda dapat menjadwalkan istirahat singkat setiap jam untuk melakukan peregangan, mengambil secangkir teh, memeriksa media sosial, atau keluar untuk mencari udara segar. Istirahat ini membantu menjernihkan pikiran dan mempermudah Anda menangani setiap item dalam agenda harian dengan energi dan fokus yang baru.

Tinjau dan sesuaikan secara berkala

Jadwal harian tidak permanen. Anda harus meninjau dan menyesuaikannya secara berkala berdasarkan perubahan prioritas, batas waktu, dan komitmen pribadi. Fleksibilitas ini memungkinkan Anda untuk tetap bekerja sesuai rencana, bahkan saat terjadi hal tak terduga.

Contoh

Tinjau tugas harian Anda dari seluruh minggu untuk melihat apa yang berhasil dan yang tidak. Mungkin Anda menemukan bahwa Anda lebih produktif di pagi hari daripada di sore hari. Gunakan wawasan ini untuk menyesuaikan jadwal harian Anda untuk minggu berikutnya, dengan memrioritaskan tugas penting di pagi hari.

Renungkan hari Anda

Refleksi adalah alat yang ampuh untuk peningkatan berkelanjutan. Di penghujung hari, luangkan waktu sejenak untuk merefleksikan aktivitas harian, hal yang telah dicapai, dan tantangan yang dihadapi. Ini dapat membantu Anda menyesuaikan templat jadwal harian untuk penggunaan di masa mendatang.

Contoh

Jika Anda melihat bahwa tugas tertentu membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan, pertimbangkan untuk mengalokasikan lebih banyak waktu untuk tugas serupa di masa mendatang. Atau, jika Anda menyelesaikan lebih banyak dari yang direncanakan, pikirkan cara memanfaatkan efisiensi ini dalam jadwal proyek mendatang.

Menggunakan templat jadwal harian secara efektif memerlukan sedikit coba-coba, tetapi dengan langkah-langkah ini, Anda dapat membuat rutinitas harian yang meningkatkan produktivitas dan membantu Anda mengelola waktu dengan lebih baik. Ingat, golnya adalah membuat agenda harian Anda sesuai kebutuhan Anda, bukan sebaliknya.

3 cara mengatur templat jadwal harian

Ada berbagai cara untuk mengatur templat jadwal harian. Anda mungkin lebih suka berfokus pada kerangka waktu saat bekerja, atau mungkin lebih berorientasi pada tugas. Pertimbangkan opsi untuk memformat jadwal harian Anda di bawah ini:

Per jam

Perencana per jam adalah pengaturan tradisional jadwal harian. Untuk membuat jadwal per jam, ikuti langkah-langkah di atas dan alokasikan waktu untuk tugas penting Anda. Jadwal ini memberikan struktur yang jelas untuk setiap bagian hari Anda. Selain itu, Anda juga dapat menjadwalkan kewajiban di luar pekerjaan, seperti janji temu dokter pribadi setelah jam kerja. 

Menurut prioritas

Jika Anda lebih suka jadwal harian tanpa batas waktu, Anda dapat membuat daftar tugas berdasarkan prioritas dan mengerjakan tugas dari daftar ini sepanjang hari. Ini mungkin tampak seperti daftar tugas sederhana, tetapi Anda tetap harus menyesuaikan prioritas untuk hari itu. Misalnya, prioritas Anda akan berubah berdasarkan rapat, tugas, acara, dan janji temu yang terjadi pada hari itu.

Di bawah ini, Anda akan melihat jadwal harian yang diurutkan berdasarkan prioritas menggunakan perangkat lunak manajemen kerja Asana:

Menurut batas waktu

Mengurutkan agenda harian Anda menurut batas waktu dapat menghadirkan rasa urgensi pada hari Anda. Melihat proyek yang mendekati tenggat akan memberi tahu Anda hal yang harus didahulukan dalam perencana harian. Seperti daftar prioritas, daftar batas waktu Anda akan bergeser setiap hari. Setiap pagi, Anda harus menilai daftar tugas dan mengisi acara berulang atau komitmen sekali waktu.

Memilih templat jadwal harian terbaik

Anda kewalahan dengan berbagai templat jadwal harian yang tersedia dan tidak yakin mana yang paling sesuai dengan gaya hidup dan gol Anda? Menemukan templat yang sempurna dapat menyederhanakan hari Anda, meningkatkan produktivitas, dan mempermudah manajemen waktu.

Mari kita telusuri cara membuat pilihan itu dengan mempertimbangkan kebiasaan harian, preferensi, dan kompleksitas jadwal kerja Anda. Memahami Alur Kerja Anda sendiri adalah kunci untuk memilih templat jadwal harian yang meningkatkan produktivitas dan sesuai dengan kehidupan Anda.

Templat perencana harian kertas vs digital

Pilihan antara templat perencana harian kertas dan digital lebih dari sekadar masalah preferensi; ini mencerminkan Alur Kerja pribadi Anda dan cara Anda berinteraksi dengan tugas dan janji temu sepanjang hari.

Templat perencana harian kertas

Templat perencana harian yang dapat dicetak menawarkan pengalaman nyata yang dirasa memuaskan oleh banyak orang. Menuliskan tugas dapat membantu Anda menyimpan informasi dan memberi kebebasan untuk mencoret-coret, menyorot, dan secara fisik mencentang tugas yang sudah selesai, yang bisa sangat memuaskan.

Perencana kertas sangat cocok untuk mereka yang menghargai jeda dari layar dan menikmati tindakan menulis sebagai metode untuk mengatur pikiran dan komitmen mereka.

Templat perencana harian digital

Di sisi lain, templat perencana harian digital melayani individu paham teknologi yang menghargai kenyamanan dan efisiensi. Dengan templat digital, Anda dapat menyinkronkan jadwal di seluruh perangkat, memastikan Anda selalu memiliki akses ke rencana di mana pun Anda berada.

Perencana digital dapat dengan mudah diedit, menawarkan pengingat, dan terintegrasi dengan aplikasi dan alat lain yang Anda gunakan. Ini menjadikannya alat yang andal bagi mereka yang menangani banyak proyek atau memiliki gaya hidup yang sibuk.

Aplikasi dan alat

Setelah menentukan format perencana jadwal harian, langkah selanjutnya adalah memilih aplikasi dan alat tertentu yang paling sesuai untuk Anda. Dunia perencanaan digital sangat luas, dengan opsi mulai dari aplikasi daftar tugas sederhana hingga sistem perencanaan komprehensif yang terintegrasi dengan email, kalender, dan alat manajemen proyek Anda.

Bagi mereka yang lebih memilih solusi digital, aplikasi seperti Asana menawarkan penyesuaian yang andal, mulai dari entri tanggal dan waktu sederhana hingga fitur perencanaan proyek yang kompleks. Alat-alat ini dapat membantu Anda mengelola tidak hanya jadwal harian, tetapi juga alur kerja proyek dan gol hidup Anda secara keseluruhan.

Tidak seperti jadwal harian tertulis, aplikasi penjadwalan memiliki manfaat berikut:

• Memprioritaskan tugas dan acara

• Menyediakan ruang untuk konteks

• Dapat dibagikan ke anggota tim

• Selalu dapat diakses secara online

• Memungkinkan Anda membuat beberapa kalender di satu tempat

Memilih templat jadwal harian terbaik berarti memahami alur produktivitas pribadi Anda dan mencocokkannya dengan alat yang tepat.

Jika Anda mencari alat penjadwalan online, coba Asana. Asana adalah platform manajemen kerja yang membantu Anda menata pekerjaan, jadi Anda tahu apa yang perlu dilakukan dan kapan hal itu perlu diselesaikan.

Mengapa jadwal harian itu penting?

Saat membuat jadwal harian, Anda tidak hanya menguraikan tugas untuk hari itu. Templat jadwal harian dapat meningkatkan pola pikir Anda, membantu Anda mempersiapkan acara mendatang, dan menetapkan gaya untuk menjalani sisa minggu Anda.

Beberapa manfaat membuat jadwal harian meliputi:

• Formulir kebiasaan baik

• Menciptakan struktur

• Mencegah penundaan

• Meningkatkan produktivitas

• Mengurangi stres

• Menghemat waktu

• Meningkatkan fokus

Riset menunjukkan bahwa rutinitas bermanfaat bagi kesejahteraan kita. "Melakukan aktivitas rutin mengurangi stres dengan membuat situasi terlihat lebih terkendali dan dapat diprediksi," kata Indumathi Bendi, M.D., dokter perawatan primer di Piedmont. "Kesiapan adalah cara utama untuk mencegah stres."

Kuasai manajemen waktu dengan templat jadwal harian

Membuat jadwal harian adalah cara terbaik untuk menguasai manajemen waktu dan merasa lebih memegang kendali atas hidup Anda. Dengan perencana jadwal harian yang tepat, Anda akan mendapatkan struktur dalam hari Anda sekaligus tetap memiliki fleksibilitas untuk membuat perubahan saat diperlukan. 

Anda tidak perlu memilih cara mengatur jadwal harian saat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Jika ingin melihat jadwal diurutkan berdasarkan batas waktu atau prioritas, alihkan setiap opsi di bagian atas halaman. Anda juga dapat melihat jadwal Anda sebagai kalender bulanan dan berkolaborasi dengan anggota tim di kalender mereka.