Jadwalkan

Manajemen waktu seharusnya tidak terasa seperti pekerjaan penuh waktu. Baik merencanakan hari kerja, mengoordinasikan jadwal tim, atau mengatur tugas harian, templat jadwal dapat membantu Anda memanfaatkan setiap jam secara maksimal. Templat serbaguna Asana berfungsi untuk semuanya, mulai dari jadwal kelas dan rutinitas pribadi hingga koordinasi tim, jadi Anda dapat membangun sistem yang sesuai dengan hari Anda, dengan cara Anda.

Templat jadwal ini sangat cocok untuk

Kami mendengar dari banyak tim yang telah mengubah produktivitas mereka hanya dengan mengadopsi sistem penjadwalan yang lebih terencana. Seorang pemilik usaha kecil mengatakan jadwal pegawai mereka dulu diposting di papan tulis ruang istirahat, tetapi perubahan yang terlewat menyebabkan masalah. Sekarang, mereka menggunakan templat jadwal Asana agar tim dapat melihat pembaruan dan bertukar shift di ponsel mereka.

Templat penjadwalan ini sangat cocok untuk:

• Manajer proyek yang membutuhkan cara terstruktur untuk merencanakan tugas mingguan dan tenggat.

• Tim operasi yang mengoordinasikan jadwal pegawai atau alur kerja harian.

• Siswa dan pendidik membuat templat jadwal kelas berulang.

• Tim jarak jauh yang melakukan sinkronisasi lintas zona waktu dan mengelola tugas.

• Kontraktor atau tim lapangan menggunakan templat jadwal konstruksi untuk mengoordinasikan jadwal kerja dan linimasa proyek.

• Rumah tangga yang menata jadwal kebersihan atau pekerjaan rumah tangga.

• Pelatih dan pelatih pribadi membuat jadwal latihan untuk klien atau jadwal pelatihan untuk program atletik.

Baik Anda mengatur rutinitas harian, mengelola rumah tangga, atau mengoordinasikan proyek tim, templat ini cocok untuk jadwal sederhana dan cukup dapat disesuaikan untuk mendukung alur kerja yang kompleks.

Mengapa menggunakan templat jadwal Asana?

Kami membuat ini untuk memecahkan masalah yang sering kami dengar: "Saya tahu apa yang harus saya lakukan, tetapi saya tidak yakin kapan harus melakukannya." Kesenjangan itu dapat menyebabkan terlewatnya batas waktu dan perasaan terus-menerus berusaha mengejar ketinggalan. Templat jadwal digital menjembatani kesenjangan itu dengan membuat Anda dan tim selalu tertata, mencegah batas waktu yang terlewat, dan membantu Anda memprioritaskan tugas secara lebih efektif.

Business yang menggunakan Asana sering melaporkan waktu penyelesaian yang lebih cepat, lebih sedikit rapat yang dijadwalkan ulang, dan pemahaman yang lebih jelas tentang siapa yang mengerjakan apa. Ini berarti lebih sedikit penundaan dan lebih banyak proyek yang diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran.

Berikut alasan penggunaan templat berulang:

• Rencanakan lebih cepat dengan struktur bawaan menggunakan templat Asana untuk jadwal harian, mingguan, atau bulanan.

• Kurangi konflik penjadwalan dengan Jam Tenggat dan dependensi tugas Asana.

• Visualisasikan tugas Anda dengan Tampilan Kalender dan Linimasa berkode warna yang menunjukkan kesenjangan dan tumpang tindih.

• Sesuaikan alur kerja apa pun, mulai dari rutinitas latihan hingga kalender media sosial, langsung di Asana.

• Berkolaborasi secara real time dengan memberikan pekerjaan dan membagikan pembaruan di Asana.

• Sesuaikan dengan kerangka waktu apa pun dengan menggunakannya sebagai templat perencana harian, templat jadwal mingguan, atau templat Kalender bulanan.

Cara menggunakan templat jadwal ini

Templat jadwal kerja memberi tim Anda cara sederhana untuk menata tugas, mengelola waktu, dan menjaga agar tanggung jawab tetap jelas. Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat jadwal yang mendukung produktivitas dan akuntabilitas.

1. Duplikat templat dan siapkan

Klik "Gunakan templat" untuk membuat salinan Anda di Asana. Beri nama proyek yang sesuai dengan alur kerja Anda, misalnya, "Kalender Media Sosial", "Jadwal Tim", atau "Rutinitas Pagi Saya". Penamaan yang jelas membantu setiap rekan tim mengenali hal yang ditampilkan jadwal.

Setelah proyek dibuat, tambahkan deskripsi singkat yang menjelaskan tujuannya. Saat jadwal memiliki konteks, rekan tim memahami alasan adanya tugas dan cara menggunakan templat secara efektif.

2. Beri nama dan atur tugas Anda

Tulis judul tugas yang menjelaskan dengan tepat hal yang terjadi selama setiap blok waktu. Sertakan detail seperti tanggal mulai, waktu, dan deskripsi singkat agar rekan tim tahu hal yang diharapkan. Penamaan yang jelas mengurangi risiko kebingungan.

Tata tugas agar alurnya mudah dipindai. Tim sering mengelompokkan prioritas pagi hari, sementara proyek pribadi atau tugas admin muncul di bagian akhir jadwal. Organisasi logis membuat templat lebih berguna setiap hari.

3. Berikan pekerjaan dan tetapkan Jam Tenggat

Berikan setiap tugas kepada rekan tim tertentu agar akuntabilitas tetap terlihat. Gunakan Jam Tenggat saat aktivitas harus dilakukan pada jam yang tepat, seperti rapat atau batas waktu. Pendekatan ini memastikan tidak ada yang melewatkan tanggung jawab yang sensitif terhadap waktu.

Saat Anda memberikan pekerjaan dengan jelas, anggota tim memahami ekspektasi. Manajer juga dapat melihat siapa yang memiliki setiap blok waktu, yang membantu menyeimbangkan beban kerja di seluruh jadwal.

4. Kelompokkan tugas dengan cara yang sesuai dengan Alur Kerja Anda

Bagilah tugas ke dalam kategori yang mencerminkan cara kerja tim Anda. Anda dapat mengelompokkan berdasarkan hari dalam seminggu, jenis proyek, atau kategori tugas, seperti Rapat, Waktu Fokus, atau Admin. Ini menciptakan jadwal yang sesuai dengan cara tim berpikir dan bekerja.

Mengelompokkan tugas dengan cara ini juga membantu mengidentifikasi pola. Misalnya, manajer yang melihat terlalu banyak rapat dalam satu kategori dapat menyesuaikan untuk melindungi waktu fokus.

5. Sesuaikan dengan bidang kustom

Tambahkan bidang kustom untuk menyimpan detail yang lebih dari sekadar nama tugas dasar. Bidang seperti "Prioritas", "Jenis Pekerjaan", atau "Perkiraan Waktu" membuat jadwal lebih mudah ditindaklanjuti. Bidang ini memberi manajer wawasan tentang upaya dan membantu rekan tim mengatur tugas.

Kustomisasi juga mendukung fleksibilitas. Saat jadwal berubah, Anda dapat memperbarui bidang untuk merefleksikan peralihan prioritas atau kategori baru, menjaga agar templat dapat beradaptasi dari waktu ke waktu.

6. Pilih tampilan yang tepat

Beralih antara Tampilan Kalender dan Tampilan daftar untuk melihat jadwal Anda dari berbagai perspektif. Tampilan Kalender menunjukkan kesesuaian pekerjaan di seluruh tanggal, sedangkan Tampilan Daftar membuat format daftar tugas yang jelas. Kedua tampilan mendukung gaya kerja yang berbeda.

Tim juga dapat bereksperimen dengan Tampilan Linimasa atau Papan. Misalnya, Linimasa membantu tim proyek memvisualisasikan dependensi, sedangkan Tampilan Papan sangat cocok untuk mengelola shift atau tugas berulang.

7. Simpan semuanya di satu tempat

Gunakan tab Dasbor untuk memeriksa progres di seluruh jadwal Anda. Dasbor memberi Anda visibilitas tentang jumlah pekerjaan yang selesai dan hal yang masih memerlukan perhatian.

Manfaatkan tab Pesan dan File untuk memusatkan komunikasi dan dokumentasi. Saat percakapan dan file ada di proyek yang sama, jadwal menjadi hub yang lengkap, bukan sekadar daftar tugas.

Fitur Asana yang dibuat untuk penjadwalan

Penjadwalan tidak harus terasa seperti tugas yang sulit. Anda dapat menyesuaikan templat jadwal dengan fitur apa pun di Asana, tetapi inilah yang selalu digunakan tim kami.

• Milestone dan Gol: Soroti gol atau checkpoint penting dalam jadwal Anda. Cocok untuk perencanaan mingguan, acara, atau pelacakan jangka panjang.

• Tampilan Kalender: Lihat semua Tugas terjadwal menurut hari, minggu, atau bulan. Cocok untuk pemblokiran waktu dan perencanaan visual.

• Tampilan Linimasa: Tata letak bergaya Gantt sangat ideal untuk melacak alur kerja yang lebih panjang atau dependen, seperti jadwal konstruksi atau acara.

• Tugas Berulang: Otomatiskan item berulang, seperti tugas harian atau rutinitas kebersihan mingguan.

• Asana AI: Percepat penjadwalan dengan pembuatan tugas, saran batas waktu, dan pembuatan Alur Kerja Cerdas yang didukung AI.

• Pelacakan Waktu: Jadwalkan Tugas hingga ke jam untuk mengelola jam kerja dan menghindari konflik.

• Dependensi: Tetapkan hubungan tugas agar orang tahu hal yang harus dilakukan terlebih dahulu.

Baik Anda melakukan pemblokiran waktu per jam atau mengatur tugas menurut hari dalam seminggu, alat Asana dapat membantu Anda tetap fokus dan fleksibel.

Integrasi yang direkomendasikan

Anda dapat menghubungkan templat jadwal ini ke perangkat lunak dan alat yang sudah Anda gunakan—seperti kalender, konferensi video, atau pelacak waktu—jadi semuanya tetap sinkron tanpa perlu menyalin dan menempel. Integrasi menyederhanakan pekerjaan di seluruh platform, memperbarui jadwal saat ada perubahan. Telusuri selengkapnya di Direktori App Asana.

• Microsoft Outlook Calendar: Sinkronkan tugas ke kalender Outlook untuk merencanakan rapat dan mengelola ketersediaan.

• Time Doctor: Secara otomatis melacak durasi tugas dan mencatat jam kerja yang dapat ditagih langsung dari Asana.

• Toggl Track: Lacak waktu yang dihabiskan untuk tugas terjadwal guna meningkatkan perencanaan dan visibilitas. Cocok untuk audit waktu atau penagihan klien.

• Notion: Tautkan halaman Notion dengan tugas Asana untuk menyelaraskan catatan dan pekerjaan terjadwal.

• Zoom: Ubah rapat terjadwal menjadi item yang dapat ditindaklanjuti dan sinkronkan agenda serta rekap.

• Canva: Rancang perencana mingguan yang dapat dicetak atau visual dan lampirkan ke proyek Asana Anda.

• Google Sheets & Google Docs: Masukkan konten dari Sheets dan Docs untuk memperkaya jadwal Anda dengan data, linimasa, dan dokumentasi tertaut.

Pertanyaan umum tentang templat jadwal