Apa itu manajemen portofolio lean (LPM)? 6 langkah untuk memulai sekarang

Manajemen portofolio lean (LPM) adalah cara baru mengelola portofolio perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan meningkatkan kepuasan pelanggan. LPM terinspirasi oleh metodologi lean, yang awalnya berskala kecil, tetapi dengan cepat menyebar ke banyak orang. 

Manajemen lean dimulai saat para teknisi di Toyota menciptakan sistem untuk mengurangi pemborosan di lini manufaktur mereka. Metodologi lean berkembang pesat, dan industri lain mulai menerapkan prinsip-prinsip ini ke alur kerja proyek mereka. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara menerapkan manajemen portofolio lean untuk menyederhanakan proses Anda.

Apa itu metodologi lean?

Metodologi lean berupaya meminimalkan pemborosan dalam alur kerja organisasi Anda dan meningkatkan nilai pelanggan. Teknik Jepang pertama kali mengembangkan metodologi lean di Toyota, tetapi John Krafcik—presiden dan CEO Hyundai Motor America—memperkenalkan lean ke manajemen proyek dalam artikelnya pada 1988 yang berjudul, "Triumph of the Lean Production System." 

Ada lima prinsip (atau langkah) yang membentuk metodologi lean:

1. Identifikasi nilai: Tentukan nilai produk atau layanan Anda.

2. Petakan aliran nilai: Buat diagram alur kerja Anda dan bandingkan dengan alur kerja ideal Anda.

3. Membuat alur: Hilangkan pemborosan dari alur kerja untuk meningkatkan efisiensi.

4. Menetapkan penarikan: Tarik pekerjaan dari tahap proses sebelumnya untuk memindahkannya melalui siklus proyek.

5. Terus melakukan peningkatan: Lakukan peningkatan berkelanjutan pada Alur Kerja Anda.

Baik Anda mengelola proyek atau portofolio, Anda dapat menggunakan prinsip-prinsip ini untuk mengidentifikasi kelemahan dalam proses dan menghapus apa pun yang tidak memberi nilai tambah pada proyek Anda. 

Dipadukan dengan alat manajemen portofolio, LPM dapat membantu Anda mengidentifikasi pemborosan dalam Alur Kerja dan menyederhanakan sistem Anda dengan cepat.  

Apa itu manajemen portofolio lean (LPM)?

Manajemen portofolio lean adalah perluasan dari metodologi lean. Ini menggunakan lima prinsip lean untuk menghubungkan strategi bisnis dengan pelaksanaan proyek. Sebagai manajer portofolio, Anda dapat menggunakan prinsip-prinsip lean untuk menilai strategi bisnis dan mengalokasikan anggaran yang sesuai untuk pelaksanaan strategi tersebut.

Ada tiga dimensi manajemen portofolio lean:

• Pendanaan strategi dan investasi: Menyelaraskan dan membiayai portofolio sehingga Anda memenuhi target bisnis.

• Operasi portofolio Agile: Memungkinkan tim Agile beradaptasi dengan perubahan dan mengatasi masalah yang muncul dengan cepat.

• Tata kelola lean: Menyediakan batasan untuk pengeluaran, audit dan kepatuhan, serta perkiraan pengeluaran.

Menerapkan manajemen portofolio lean akan memakan waktu, terutama jika tim Anda terbiasa dengan sistem manajemen portofolio tradisional. Namun, setelah diterapkan, cara baru mengelola portofolio ini dapat membantu Anda mengurangi biaya overhead dan penundaan. 

Di bawah ini adalah perbedaan antara portofolio tradisional dan lean untuk mengidentifikasi metode yang paling cocok untuk Tim Anda.

Model yang lebih ramping juga dapat menyelaraskan investasi dengan strategi bisnis Anda dan meningkatkan nilai bagi pelanggan. 

Enam langkah untuk manajemen portofolio lean

Anda dapat membayangkan manajemen portofolio lean seperti memperbaiki mobil. Ada penyesuaian yang harus Anda lakukan selama prosesnya untuk menghidupkan dan menjalankan mesin. Enam langkah ini dapat membantu Anda menerapkan manajemen portofolio lean untuk proyek Anda berikutnya.

1. Bentuk tim pemimpin

Memperbaiki mobil bisa memakan waktu berbulan-bulan jika Anda tidak memiliki orang dengan pengetahuan mekanis untuk membantu Anda. Demikian pula, manajemen portofolio lean lebih mudah dengan tim yang disusun dengan benar. 

Langkah pertama saat mengelola portofolio adalah membentuk sekelompok pemimpin yang kompeten secara finansial yang dapat membantu Anda menyelaraskan strategi bisnis dengan pelaksanaan proyek. 

Kiat: Untuk membentuk tim kepemimpinan portofolio yang andal, nilai kekuatan anggota tim internal atau berkolaborasilah dengan manajer perekrutan Anda untuk merekrut orang-orang dengan keterampilan yang tepat untuk pekerjaan tersebut. Manajer portofolio harus mahir dalam mengumpulkan data, memantau kinerja proyek, dan memengaruhi mereka yang bertanggung jawab atas manajemen prioritas.

2. Cari pendanaan

Meskipun Anda memiliki tim ahli yang siap memperbaiki mobil, Anda tidak dapat memulai tanpa uang untuk membeli alat dan suku cadang. Manajemen portofolio yang ramping juga membutuhkan pendanaan yang tepat untuk mengubah strategi bisnis menjadi eksekusi. 

Setelah Anda mengetahui proyek yang memiliki biaya dan prioritas tertinggi bagi pemangku kepentingan utama, nilai anggaran perusahaan sehingga Anda dapat mengalokasikan sumber daya dengan percaya diri.

Kiat: Menemukan pendanaan biasanya berarti mencari sumber daya yang ada di perusahaan dan menentukan di mana proyek dapat sesuai dengan anggaran. Jika anggaran perusahaan tidak dapat mengakomodasi proyek atau fitur tertentu dari suatu proyek, sampaikan hal itu kepada manajer proyek dan diskusikan cara menata ulang proyek.

3. Membangun struktur operasi

Setelah memiliki tim yang siap mengerjakan mobil dan memiliki uang yang dibutuhkan untuk memulai perbaikan, Anda dapat mengembangkan rencana untuk memperbaiki mobil. Apakah Anda akan mulai dengan mesin atau karburator? Apakah semua orang akan bekerja sama atau setiap orang akan menangani suku cadang mobil yang berbeda? 

Portofolio perusahaan Anda juga memerlukan strategi. Diskusikan cara beralih ke rencana operasional yang lebih ramping dengan tim kepemimpinan Anda. Lihat kembali lima prinsip metodologi lean dan identifikasi area pemborosan dalam metode manajemen portofolio asli Anda. 

Kiat: Kepuasan pelanggan harus menjadi prioritas utama saat membangun struktur operasi yang mendorong kinerja portofolio lean. Gunakan umpan balik pelanggan untuk meningkatkan operasi dan memprioritaskan praktik Agile sehingga alur portofolio Anda dapat disesuaikan.    

4. Terapkan alur kerja lean

Setelah memiliki rencana, tim Anda dapat memulai perbaikan mobil. Jika perbaikan mobil terakhir yang Anda lakukan memakan waktu lama karena terlalu banyak orang yang terlibat, pastikan rencana permainan Anda membuat semua orang mengerjakan bagian mobil yang berbeda. Saat Anda bekerja di bagian mesin, tugaskan seseorang untuk bekerja di bagian bawah mobil dan orang lain untuk bekerja di bagian dalamnya. Rencana ini akan lebih cepat dan lebih efisien.

Untuk membuat alur kerja yang ramping, hilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau inefisiensi dari proses manajemen portofolio Anda. Misalnya, jika sebelumnya Anda terlambat memprioritaskan proyek karena tidak menerima pemberitahuan tepat waktu dari manajer proyek, Anda dapat membuat sistem penarikan yang memberi tahu Anda saat tahap sebelumnya dalam proses selesai.

Kiat: Anda dapat membuat sistem penarikan dengan perangkat lunak manajemen portofolio. Alat Kanban atau Bagan Gantt dapat membantu Anda memvisualisasikan tahapan proses manajemen portofolio. Buat dependensi proyek untuk memberi tahu anggota tim saat tahap proses berikutnya siap dimulai.

5. Tambahkan peningkatan dan kejelasan

Setelah perbaikan mobil selesai, Anda pasti ingin menguji coba produk jadi. Inilah saatnya Anda memerhatikan suara dengungan atau hal-hal yang terasa tidak beres. Kemudian, Anda dapat mengendarai mobil kembali ke bengkel untuk menambahkan sentuhan akhir sehingga Anda yakin kendaraan siap digunakan di jalan. 

Berfokus pada inisiatif lean akan membuat alur kerja manajemen portofolio Anda berjalan lancar. Namun, karena kerangka kerja ini akan menjadi penyesuaian untuk tim, Anda mungkin perlu menambahkan kejelasan dan peningkatan untuk menyempurnakan semuanya. Anda tidak dapat mencapai keunggulan operasional tanpa fleksibilitas dan keinginan yang konstan untuk meningkatkan.

Kiat: Gunakan praktik terbaik manajemen perubahan untuk meluncurkan perubahan antara manajemen portofolio tradisional dan manajemen portofolio lean. Dengan menerapkan proses manajemen perubahan, Anda dapat membuat transisi ke LPM semudah mungkin.

6. Rayakan peningkatan

Setiap kali Anda menyelesaikan proyek, baik itu perbaikan mobil atau hasil akhir produk, penting untuk merayakan kesuksesan Anda. Melihat mobil balap melaju di jalan setelah terparkir tak bergerak di tempat pembuangan mobil bekas merupakan hal yang memuaskan. Selain itu, melihat strategi bisnis menjadi hidup dan memuaskan pelanggan karena penganggaran ramping Anda juga sama memuaskannya.

Kiat: Meskipun proyek Anda tidak berjalan sesuai rencana, gunakan kesalahan yang dibuat sebagai pelajaran untuk mengoptimalkan proyek Anda berikutnya dan meningkatkan pengambilan keputusan di masa mendatang. Jika Anda mempertahankan visi portofolio yang berupaya menjadi lebih baik, proyek yang tidak berakhir dengan peningkatan nilai pun akan layak dirayakan. 

Tingkatkan alur kerja Agile dengan manajemen portofolio yang ramping

Transisi ke manajemen portofolio lean membutuhkan kesabaran dan fokus, tetapi ketika Anda mengikuti prinsip-prinsip lean, Anda dapat meningkatkan Alur Kerja Agile dan meningkatkan nilai penyerahan. 

Dengan perangkat lunak manajemen portofolio, Anda akan memiliki peta jalan yang jelas untuk mencapai kesuksesan dengan semua fitur yang dibutuhkan, termasuk pemantauan proyek real-time, komunikasi pelanggan, dan berbagi tim.