Apa itu Backlog sprint? Cara membuatnya beserta contoh

Saat mengerjakan proyek yang kompleks, Anda dapat dengan mudah mulai merasa kewalahan dengan jumlah pekerjaan. Saat itu terjadi, segala sesuatu mulai dari kualitas hingga produktivitas tim akan terpengaruh. 

Jika pernah mengalami situasi serupa, Anda mungkin bertanya-tanya apakah bekerja dalam sprint tepat untuk Anda. Sprint adalah iterasi singkat yang membagi beberapa proyek menjadi Tugas yang dapat dikelola. 

Meskipun bekerja dalam sprint dapat membantu tim Anda tetap tertata dan efisien, memulainya mungkin terasa menakutkan. Bagaimana Anda tahu apa yang harus dikerjakan dan kapan? 

Di situlah peran backlog sprint. Backlog sprint adalah cara untuk memperjelas item pekerjaan yang akan diselesaikan tim selama sprint. Ini memastikan anggota tim memiliki pemahaman yang sama dengan satu sumber kebenaran. Dalam artikel ini, kami akan membahas tentang backlog sprint dan membagikan contoh untuk membuat log Anda sendiri menjadi sederhana dan efektif. 

Apa itu backlog sprint?

Backlog sprint adalah daftar item pekerjaan yang direncanakan tim untuk diselesaikan selama sprint proyek. Item-item ini biasanya diambil dari backlog produk selama sesi perencanaan sprint. Backlog sprint yang jelas mencegah scope creep dengan menjelaskan hal yang akan—dan tidak akan—dikerjakan tim selama setiap sprint. 

Kapan sebaiknya Anda menggunakan backlog sprint?

Anda dan tim akan membuat backlog sprint selama rapat perencanaan sprint. Frekuensi pastinya akan bervariasi berdasarkan durasi sprint, tetapi Anda mungkin akan melakukan ini setiap dua minggu atau sebulan sekali. Jika Anda menjalankan metode agile Scrum, master Scrum —dengan bantuan tim Scrum—memilih item backlog produk untuk ditangani minggu itu. Jika Anda menjalankan formulir Agile yang berbeda, ini dapat dilakukan oleh pemilik produk atau manajer produk.

Sebagai master Scrum atau pemilik produk, Anda bertanggung jawab untuk membuat backlog sprint dan mendistribusikannya ke semua pemangku kepentingan proyek. Dengan bantuan pemilik produk, Anda akan memilih item backlog berdasarkan prioritas. Kemudian, dokumentasikan kebutuhan setiap tugas dalam bentuk cerita pengguna. Ini adalah fitur perangkat lunak yang ditulis dari perspektif pengguna akhir dalam sebuah Alur Kerja.

Backlog produk vs. backlog sprint

Backlog produk dan backlog sprint memiliki perbedaan yang cukup signifikan, meskipun keduanya dimulai pada tingkat produk.

Backlog produk melacak hal yang dikerjakan tim produk. Tergantung pada ukuran organisasi, Anda mungkin memiliki satu backlog produk terpusat atau beberapa backlog produk untuk berbagai tim. Pemilik produk akan menyempurnakan backlog produk secara berkala untuk memastikan inisiatif terpenting berada di bagian atas dan setiap inisiatif memiliki semua informasi yang diperlukan untuk melaksanakannya. 

Backlog sprint adalah bagian dari backlog produk dan mencantumkan item pekerjaan yang harus diselesaikan dalam satu sprint tertentu. Tujuan backlog sprint adalah untuk mengidentifikasi item dari backlog produk yang akan dikerjakan tim selama sprint. Ini terjadi selama proses perencanaan sprint. Item-item ini berpindah dari backlog produk ke backlog sprint dan tidak boleh berubah setelah sprint dimulai. 

Tujuan backlog sprint

Tujuan backlog sprint adalah untuk menentukan item pekerjaan yang harus ditangani dalam sprint. Ini menyimpan informasi di satu ruang bersama untuk menyederhanakan komunikasi dan membuat satu sumber informasi sprint terpusat. 

Item yang tidak ada di backlog tidak termasuk dalam ruang lingkup. Ini menciptakan jalur yang jelas, memastikan anggota tim dapat berfokus pada tugas mendatang untuk menghindari scope creep. 

Kapan backlog sprint dibuat?

Buat backlog sprint selama fase perencanaan sprint proyek baru. Meskipun Anda dapat memperbarui tugas individu dengan detail dan progres tambahan selama sprint, backlog itu sendiri tidak boleh berubah selama eksekusi.

Log kemudian disimpan di ruang bersama untuk dipantau oleh pemangku kepentingan dan master Scrum selama rapat retrospektif guna mengevaluasi hal yang berhasil dan yang tidak.

Backlog sprint adalah sumber semua informasi sprint, menjadikannya komponen penting dari setiap strategi sprint yang sukses. Ada baiknya menganggap backlog sprint sebagai peta jalan untuk mencatat semua artefak Scrum. 

Apa yang termasuk dalam backlog sprint?

Backlog sprint harus mencakup komponen penting seperti stori pengguna dan deskripsi tugas. 

Backlog Anda harus mendokumentasikan komponen spesifik seperti nama sprint Anda saat ini, deskripsi dan user story untuk setiap inisiatif, prioritas setiap tugas, perubahan real-time yang relevan, dan detail penjadwalan untuk rapat perencanaan sprint atau standup harian—dan masih banyak lagi. Untuk mulai membuat backlog Anda sendiri, pastikan Anda menyertakan detail berikut:

• Cerita pengguna: Cerita pengguna adalah fitur perangkat lunak yang ditulis dari perspektif pengguna akhir. Ini adalah bagian penting yang harus disertakan untuk memahami pengaruh setiap fitur terhadap pengguna akhir. 

• Nama tugas: Meskipun cukup jelas, pertahankan backlog Anda tetap tertata dengan memulai setiap tugas dengan nama yang jelas dan berorientasi pada tindakan. Pastikan setiap judul tugas dimulai dengan kata kerja—misalnya, "Rancang komponen seluler baru untuk aplikasi web" lebih deskriptif daripada "Komponen seluler baru". Ini akan membantu pemangku kepentingan memahami backlog dan hasil akhir yang sedang dikerjakan setiap anggota tim dengan cepat. 

• Deskripsi tugas: Selain nama yang dapat ditindaklanjuti, sertakan deskripsi singkat setiap tugas. Ini menciptakan kejelasan seputar tugas sehingga pemangku kepentingan mengetahui langkah-langkah yang akan datang. 

• Prioritas tugas: Karena ada sejumlah tugas dalam proyek tertentu, Anda harus memprioritaskan tujuan terpenting. Ini memastikan Anda memenuhi batas waktu dan sprint tetap sesuai rencana. 

• Bagan burndown sprint: Bagan burndown adalah grafik yang menunjukkan pekerjaan yang tersisa untuk dilakukan versus waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Selama sprint, tim akan menggunakan bagan ini untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan setiap iterasi. 

• Alokasi waktu harian: Untuk melacak perkiraan waktu terhadap waktu aktual pada bagan burndown, Anda perlu melacak alokasi waktu harian. Analisis berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap tugas dalam hitungan menit atau jam. Pada akhir minggu, jumlahkan alokasi waktu mingguan untuk setiap tugas agar bagan burndown selesai.

Meskipun setiap backlog sprint akan sedikit berbeda, ini adalah semua detail penting yang harus disertakan saat memulai backlog Anda sendiri.

Cara membuat backlog sprint

Sekarang setelah Anda mengetahui hal yang termasuk dalam backlog sprint, bagaimana cara membuatnya? Karena master Scrum menggunakan backlog baru untuk setiap sprint, Anda harus memiliki dasar untuk mengerjakannya. 

Kunci untuk membuat backlog adalah membuat templat kosong yang dapat digunakan untuk setiap sprint. Dalam templat, Anda harus menyertakan kolom untuk setiap fungsionalitas yang tercantum di atas. 

Berikut adalah contoh proyek perencanaan sprint dan backlog untuk memberi Anda gambaran tentang cara membuat templat Anda sendiri:

Meskipun ada berbagai alat yang dapat digunakan untuk membuat backlog sprint, menggunakan produk digital seperti alat manajemen alur kerja dapat membantu. Alat perangkat lunak dapat menyimpan informasi di satu tempat bersama dan memudahkan komunikasi dengan anggota tim. 

Bekerja dalam sprint membantu Anda mencapai gol

Saat mengerjakan proyek kompleks dengan banyak pemangku kepentingan, mengoordinasikan pekerjaan bisa seperti memecahkan teka-teki. Setiap bagian harus bekerja sama dengan lancar. Itulah sebabnya bekerja dalam sprint dapat meningkatkan efisiensi, mendorong kolaborasi, dan mempermudah pencapaian gol Anda. 

Dari perencanaan hingga pengaturan dan pengelolaan proyek agile, backlog sprint membantu mengolaborasikan komponen proyek sebagai sebuah Tim. Gunakan Papan Kanban untuk menyederhanakan proyek dan berkomunikasi secara efektif dengan perangkat lunak agile management.