Templat backlog sprint

Sprint dimaksudkan untuk menyederhanakan alur kerja tim, tetapi tim akan kacau saat prioritas dan linimasa berubah. Jika tidak memiliki cara efektif mengatur dan memilah tugas, Anda akan kesulitan mengelola beban kerja tim dan tetap fleksibel saat menghadapi perubahan. 

Pada situasi inilah backlog sprint dapat membantu.

Apa itu templat backlog sprint?

Templat backlog sprint adalah panduan berkelanjutan yang membantu Anda merencanakan dan mengatur pekerjaan untuk setiap sprint proyek. Templat ini berisi setiap informasi yang Anda butuhkan untuk membuat tugas selalu tertata dan sesuai rencana—seperti estimasi upaya, prioritas, dan status. Alih-alih memulai setiap sprint baru dari awal, templat backlog sprint memberikan sistem untuk diikuti tim Anda. Anda hanya perlu menyalin templat, menambahkan tugas ke backlog, dan mulai bekerja.

Apa saja manfaat templat backlog sprint digital?

Sprint adalah proses aktif dan berkelanjutan. Tim Anda akan memulai dengan daftar tugas yang belum selesai, lalu menanganinya bersama-sama selama sprint. Artinya, templat backlog sprint Anda harus menjadi daftar hasil akhir yang terus berkembang dan menyimpan progres tim secara real-time. 

Templat backlog sprint digital otomatis diperbarui saat tim menyelesaikan pekerjaan, jadi Anda selalu mengetahui seberapa besar progres yang telah dibuat. Hasilnya, Anda dapat secara efektif mengelola beban kerja tim dan selalu beradaptasi dalam menghadapi perubahan. 

Dengan membuat templat backlog sprint menggunakan alat manajemen proyek, Anda dapat: 

• Merencanakan dan berkolaborasi pada backlog sprint di satu tempat terpusat. 

• Meihat tampilan menyeluruh dari semua tugas yang harus diselesaikan tim untuk sprint Anda saat itu.

• Memindahkan tugas dari satu tahap ke tahap lainnya saat tim menyelesaikan pekerjaan, jadi pemangku kepentingan dapat melihat tugas terbaru dan status proyek. 

• Menambahkan tugas ke templat backlog sprint dengan mudah dari backlog produk tanpa membuat duplikat pekerjaan. 

• Beralih antara berbagai tampilan—melihat backlog sprint sebagai daftar, papan Kanban, atau bagan Gantt tanpa perlu bersusah payah. 

• Menetapkan pemilik dan tenggat untuk setiap hasil akhir, jadi jelas siapa yang melakukan apa sebelum kapan. 

• Melampirkan dokumen, tautan, atau gambar ke tugas untuk memberikan informasi kontekstual. 

• Menyesuaikan batas waktu dan pemilik dengan mudah jika prioritas berubah. 

Hal yang harus dimasukkan dalam templat backlog sprint Anda

Templat backlog sprint harus melacak semua tugas akan diselesaikan tim selama sprint tertentu. Ini berbeda dengan backlog produk, yang mengatur semua pekerjaan mendatang yang dimiliki tim Anda. Untuk templat backlog sprint, Anda hanya perlu mempertimbangkan hasil akhir yang akan ditangani tim selama sprint berikutnya. 

Agar tugas selalu tertata dan sesuai rencana, sertakan ruang untuk melacak informasi berikut di templat backlog sprint Anda: 

• Nama tugas: Deskripsi singkat tugas

• Jenis tugas: Kategori tugas, contoh, “bug” atau “fitur.” 

• Tingkat upaya: Estimasi waktu atau upaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, sering kali didokumentasikan dengan poin stori. 

• Prioritas: Tingkat kepentingan tugas, dalam konteks gol tim dan perusahaan.

• Stori pengguna: Penjelasan informal tentang setiap tugas dari sudut pandang pengguna akhir. Stori pengguna memberikan konteks bagi tim Anda, dan biasanya mengikuti format "Sebagai [persona], saya ingin [gol], jadi [hasil].” 

• Agile epic: Kumpulan pekerjaan yang lebih besar yang terkait dengan setiap tugas. Contoh, tugas memperbarui gambar seluler mungkin menjadi bagian dari epic yang lebih besar untuk merefresh seluruh pengalaman seluler Anda. 

Jika ingin melacak status pekerjaan, Anda sebaiknya juga membuat bagian-bagian dalam templat untuk setiap tahap penyelesaian tugas. Contoh, Anda dapat membuat bagian untuk "belum dimulai", "pengembangan", "pengujian", dan "selesai". Saat tim menyelesaikan pekerjaan, Anda dapat menarik dan melepas tugas ke dalam bagian terkait—atau mengotomatiskan tugas agar berpindah otomatis. 

Integrasi dan fitur untuk dicoba

Ingin menyederhanakan proses sprint Anda lebih lanjut? Berikut beberapa cara menambahkan fungsi tambahan dan menghemat waktu untuk pekerjaan penting. 

Fitur terintegrasi

• Tampilan Papan. Tampilan Papan adalah tampilan bergaya papan Kanban yang menampilkan informasi proyek Anda dalam kolom. Kolom biasanya disusun menurut status pekerjaan (seperti Untuk Dikerjakan, Dikerjakan, Selesai), tetapi Anda dapat menyesuaikan judul kolom sesuai dengan kebutuhan proyek. Dalam setiap kolom, tugas ditampilkan sebagai kartu dan berisi beragam informasi terkait, termasuk judul tugas, tenggat, dan bidang kustom. Lacak pekerjaan saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lainnya dan dapatkan wawasan singkat tentang status proyek Anda.

• Dependensi. Tandai tugas menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat tugas yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan harus memulai bagian pekerjaan mereka. Saat tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu bahwa dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependensi Anda dijadwalkan ulang, Asana akan mengirim pemberitahuan—memberi tahu apakah Anda perlu menyesuaikan tenggat dependen Anda juga.

• Tanggal mulai. Kadang, Anda tidak hanya perlu melacak kapan tugas berakhir, tetapi juga harus mengetahui kapan sebaiknya mulai mengerjakannya. Jam dan tanggal mulai memberi anggota tim kejelasan tentang durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Gunakan tanggal mulai untuk menetapkan, melacak, dan mengelola pekerjaan untuk menyesuaikan dengan tujuan tim Anda dan mencegah dependensi luput.

• Menambahkan tugas ke beberapa proyek. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus mampu bekerja secara efektif di seluruh departemen. Tetapi, jika setiap departemen memiliki sistem pengarsipannya sendiri, pekerjaan akan terhambat atau terisolasi. Asana memudahkan Anda melacak dan mengelola tugas di berbagai proyek. Ini tidak hanya mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan visibilitas lintas fungsi, tetapi juga membantu tim melihat tugas dalam konteks, melihat siapa yang mengerjakan apa, serta membuat tim dan tugas selalu terhubung.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Jira. Buat alur kerja interaktif dan terhubung antara tim teknis dan bisnis untuk meningkatkan visibilitas seputar proses pengembangan produk secara real-time, semuanya tanpa keluar dari Asana. Sederhanakan kolaborasi dan serah terima proyek. Buat cepat isu Jira dari dalam Asana sehingga serah terima pekerjaan antara tim bisnis dan teknis berlangsung mulus pada waktu yang tepat.

• GitHub. Sinkronkan otomatis pembaruan status permintaan perubahan GitHub ke tugas Asana. Lacak progres permintaan perubahan dan tingkatkan kolaborasi lintas fungsi antara tim teknis dan non-teknis, semuanya dari dalam Asana.

• Google Workplace. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Workplace yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive dengan mudah hanya dengan beberapa klik.

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulailah dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan pekerjaan tidak hilang di Slack.

Pertanyaan Umum