Poin stori: Panduan estimasi untuk stori pengguna di Agile

Pikirkan tentang terakhir kali Anda melakukan perjalanan darat. Apakah perjalanan itu sesuai perkiraan Anda atau Anda mengalami hal tak terduga yang menghabiskan waktu, seperti macet? Merencanakan dan memperkirakan proyek bisa terasa seperti itu. Hambatan tak terduga dan ketidakpastian proyek dapat menunda linimasa proyek Anda dan menyebabkan scope creep. Dan, sama seperti saat Anda berkendara, Anda dapat menemukan diri Anda di suatu tempat yang tidak pernah Anda duga—seperti melebihi anggaran dan berkinerja buruk. 

Di situlah teknik estimasi berperan. Dengan teknik estimasi, seperti story point, Anda dapat menentukan ruang lingkup tugas secara akurat, memberi Anda dan tim gambaran yang lebih jelas tentang seberapa besar upaya yang diperlukan tugas dan di mana masalah mungkin muncul. Mari kita pelajari manfaat story point dan cara menggunakannya. 

Apa itu story point?

Poin stori adalah cara memperkirakan jumlah upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan stori pengguna di backlog produk Anda. Anda biasanya akan memperkirakan story point sebelum rapat perencanaan sprint karena saat itulah tim Anda menentukan jumlah pekerjaan yang dapat mereka selesaikan dalam sprint mendatang. 

Story point biasanya mempertimbangkan tiga faktor yang dapat memengaruhi ruang lingkup dan upaya tugas, dan nilai story point akan meningkat sesuai dengan itu. Karena story point bersifat relatif, Anda menemukan nilainya dengan memperhitungkan detail ini dan membandingkan tugas serupa satu sama lain.

• Risiko adalah jumlah total risiko atau ketidakpastian yang terkait dengan tugas. Misalnya, jika tugas melibatkan pihak ketiga, kontraktor, atau pemangku kepentingan proyek, itu dapat meningkatkan jumlah risiko.

• Pengulangan adalah pengalaman tim dengan tugas serupa. 

• Kompleksitas adalah tingkat kesulitan tugas (dan seberapa jelas tujuan tugas). 

Satu hal penting yang perlu diketahui adalah bahwa story point bersifat relatif—artinya, nilai relatif dan rasio satu sama lain adalah hal yang penting, bukan nilai numerik aktualnya.

Poin stori vs. estimasi berbasis waktu

Anda mungkin bertanya-tanya, mengapa tidak cukup menggunakan waktu sebagai perkiraan untuk tugas? Dan Anda tidak salah: estimasi berbasis waktu (atau berbasis jam) adalah cara populer untuk menentukan ruang lingkup pekerjaan. 

Namun, ada kekurangannya—tidak seperti story point, estimasi berbasis waktu tidak memperhitungkan kompleksitas, risiko, atau ketidakpastian. Ini juga bergantung pada estimasi pribadi setiap anggota tim, yang dapat bervariasi tergantung senioritas, pemahaman tentang tugas, dan pengalaman dengan tugas serupa. 

Story point Agile memecahkan potensi masalah ini dengan mendorong kolaborasi dan memperhitungkan risiko, kompleksitas, dan pengalaman. Hasilnya adalah sistem penilaian universal yang menjaga keselarasan anggota tim.

Enam langkah untuk menerapkan dan memperkirakan story point

Setelah Anda mengetahui apa itu story point, mari kita bahas cara memperkirakan story point untuk menentukan ruang lingkup user story. 

1. Perkenalkan story point kepada tim Anda

Pemahaman yang kuat tentang story point sangat penting untuk mencapai kesuksesan. Untuk memudahkan tim Anda dalam proses ini, jelaskan dasar-dasar dan manfaat story point kepada mereka. Secara khusus, pastikan mereka memahami bahwa angka story point perlu diskalakan relatif terhadap satu sama lain.

Kiat: Ingat, rasio penting untuk story point, bukan angka sebenarnya. Dengan kata lain, tugas yang diberi story point dua akan membutuhkan upaya dua kali lebih besar daripada tugas yang diberi story point satu. Tugas yang diberi story point tiga harus membutuhkan upaya satu setengah kali lipat dibandingkan tugas yang diberi story point dua. Anda tahu maksud kami. 

2. Tentukan skala story point Anda 

Selanjutnya, tentukan urutan story point Anda. Ini akan menjadi metode penentuan skor yang akan digunakan tim untuk menetapkan story point dalam rapat estimasi (selengkapnya nanti). Urutan ini berguna karena memaksa tim untuk berfokus pada ukuran relatif antar-angka, sehingga mempermudah estimasi tugas yang kompleks. Jadi, urutan story point apa yang harus Anda gunakan? Deret Fibonacci—serangkaian angka di mana setiap angka adalah jumlah dari dua angka sebelumnya—populer untuk memperkirakan dalam Agile. Namun, ini bisa menjadi rumit. Jika nilai numerik membuat tim Anda kewalahan, coba ukuran t-shirt. Sesuai dengan namanya, urutan ini membagi tugas menjadi ukuran yang lebih mudah dikelola berdasarkan ukuran kaus: XS, S, M, L, XL, dan XXL. 

Kiat: Saat memperkirakan dalam Agile, tim biasanya mengubah deret Fibonacci menjadi 0, 0,5, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, dan 100 untuk kemudahan penggunaan. 

3. Buat matriks story point

Matriks story point pada dasarnya adalah versi lengkap dari urutan story point Anda. Ini berfungsi sebagai dasar untuk rapat estimasi dan memberi tim gambaran yang lebih jelas tentang cara menilai setiap tugas. Jika belum pernah menggunakan story point sebelumnya, kami sarankan Anda menggunakan pengetahuan tentang tugas yang biasanya diselesaikan tim beserta kompleksitas, ketidakpastian, dan upaya yang terkait dengannya.

Seperti yang Anda lihat, nilai story point meningkat seiring dengan peningkatan upaya, kompleksitas, dan risiko tugas. 

Kiat: Matriks story point akan berkembang saat Anda menjalankan sprint dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang upaya yang terkait dengan tugas tim. Jangan khawatir jika tidak sempurna saat pertama kali—buat tugas umum tim Anda dan rencanakan untuk mengevaluasi kembali matriks setelah setiap sprint.

4. Adakan rapat planning poker

Setelah memilih urutan story point dan membuat matriks story point, saatnya membahas inti masalah: memperkirakan story point dengan rapat planning poker. 

Gol dari planning poker adalah menetapkan story point ke user stories, membuat tim memiliki pemahaman yang sama, dan mengembangkan gagasan tentang jumlah tugas yang dapat diselesaikan tim dalam sprint mendatang. Planning poker melakukan ini dengan memungkinkan semua orang untuk mempertimbangkan pekerjaan yang akan datang. Dengan melibatkan seluruh tim, Anda dapat memastikan bahwa Anda menetapkan story point berdasarkan beragam pendapat dan mencegah bias yang tidak disadari. 

Berikut cara menjalankan rapat planning poker yang sukses.    

• Berikan matriks story point yang jelas kepada tim Anda sebagai referensi, serta satu set kartu yang menggambarkan urutan story point Anda. Anda dapat membuat kartu sendiri atau mengunduh set.   

• Pilih stori pengguna. 

• Diskusikan story tersebut dengan tim Anda, termasuk hal yang terlibat dan seperti apa kesuksesannya. 

• Minta setiap anggota tim memilih sendiri kartu poin stori yang menurut mereka mewakili jumlah upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan stori. 

• Minta tim Anda mengungkapkan pilihan kartu mereka pada saat yang sama. Jika poin stori selaras, lanjutkan ke stori pengguna berikutnya. Jika poin stori tidak selaras, lanjutkan membahas stori pengguna sampai Anda mencapai kesepakatan.

• Ulangi proses ini hingga Anda menetapkan story point untuk semua tugas di backlog produk. 

• Dengan menggunakan matriks story point sebagai dasar, tentukan berapa banyak tugas yang dapat diselesaikan tim Anda dalam sprint mendatang.

Kiat: Rencanakan untuk mengadakan sesi planning poker setelah tim memprioritaskan backlog dan sebelum sprint dimulai. Sesi planning poker dapat memakan waktu antara dua dan empat jam (dan sesi pertama Anda kemungkinan akan lebih lama), jadi rencanakan dengan tepat. 

5. Rencanakan dan jalankan sprint 

Jika ini pertama kalinya Anda menggunakan story point, Anda tidak akan tahu persis berapa banyak story point yang dapat diselesaikan per sprint (juga dikenal sebagai "kecepatan sprint") sampai Anda menyelesaikan sprint lengkap pertama. Tidak apa-apa. Dalam rapat perencanaan sprint, gunakan estimasi terbaik Anda tentang jumlah story point yang akan disertakan dalam sprint berdasarkan kompleksitas tugas dan nilai story point. 

Kiat: Sprint pertama Anda mungkin mencakup sejumlah besar story point bernilai rendah, sejumlah kecil story point bernilai tinggi, atau kombinasi keduanya. Seiring berjalannya waktu, Anda akan mempelajari hal yang paling cocok untuk tim dan meningkatkan proses berdasarkan umpan balik tim. 

6. Terus tingkatkan estimasi story point Anda

Setelah sprint pertama selesai menggunakan story point, saatnya berfokus pada tema utama Kerangka Kerja Agile: peningkatan berkelanjutan. Untuk melakukan ini, berkumpulah dengan tim dan diskusikan hal yang berjalan dengan baik dan hal yang dapat ditingkatkan. Anda dapat mengadakan rapat terpisah untuk ini atau memasukkannya ke dalam retrospektif sprint. 

Ajukan pertanyaan kepada tim Anda, misalnya, apakah story point memiliki ruang lingkup yang benar, kemacetan proyek tak terduga apa yang mereka hadapi, dan alasan lain target tidak terpenuhi. Gunakan jawaban untuk meningkatkan proses sprint berikutnya. Jika perlu, evaluasi ulang urutan story point atau matriks story point. 

Kiat: Setelah menentukan kecepatan tim, gunakan angka itu untuk mendistribusikan story point dan lihat berapa banyak sprint yang dibutuhkan tim untuk menyelesaikan seluruh proyek.

Cara menggunakan story point dalam proyek Agile

Bukan rahasia lagi: perencanaan ke depan adalah kunci manajemen proyek. Kegagalan dalam menentukan ruang lingkup dan menjadwalkan pekerjaan dengan benar dapat menyebabkan terlewatnya batas waktu, scope creep, dan kegagalan proyek. Tetapi, jika itu terdengar menakutkan, jangan khawatir. Story point dapat membantu. 

Untuk lebih memahami story point, mari kita lihat cara menggunakannya dalam Kerangka Kerja Agile:

• Pertama, tulis stori pengguna untuk setiap fitur yang diinginkan. Stori pengguna mengikuti format "Sebagai [persona], saya ingin [gol], jadi [hasil atau manfaat]."

• Tambahkan user story ke backlog produk Anda. 

• Tetapkan story point untuk setiap story pengguna guna memperkirakan upaya. 

• Gunakan story point untuk memilih user story dari backlog Anda, memastikan Anda memilih "jumlah" pekerjaan yang tepat untuk setiap sprint. 

• Jalankan sprint Anda. 

Contoh: Misal, stori pengguna Anda adalah "Sebagai pengguna, saya ingin dapat mengirimkan umpan balik dan pertanyaan melalui situs untuk lebih memahami fitur produk." Anda akan menetapkan poin stori untuk user story ini—sekali lagi, jumlah upaya yang menurut Anda diperlukan untuk menyelesaikan story. Anda kemudian dapat membagi story menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, seperti menentukan ruang lingkup dan merancang formulir umpan balik, menulis kode untuk formulir, menyiapkan halaman dan menguji formulir, serta memublikasikan halaman. 

Manfaat menggunakan story point

Ada alasan poin stori adalah MVP dari teknik estimasi—poin stori mempermudah estimasi upaya dan menyederhanakan perencanaan sprint. Tapi, bukan itu saja. Berikut beberapa manfaat lain menggunakan story point Agile:

• Mendorong perencanaan yang lebih cepat. Poin stori adalah unit pengukuran untuk estimasi relatif, yang berarti Anda menghitung nilai satu poin stori dengan membandingkannya dengan item pekerjaan serupa yang sudah diperkirakan. Menggunakan metode penentuan skor relatif menghasilkan estimasi yang lebih cepat dari waktu ke waktu—keberhasilan besar bagi tim Anda. 

• Mempertimbangkan hal tak terduga dan risiko. Story point Agile memperhitungkan elemen seperti hal yang tidak diketahui dan risiko. Dengan menggunakan faktor-faktor ini dalam perencanaan, Anda tidak perlu menebak-nebak saat memperkirakan sehingga dapat menentukan ruang lingkup upaya dengan lebih akurat.

• Hapus bias keterampilan dari perencanaan Anda dan buat tim Anda memiliki pemahaman yang sama. Mengandalkan estimasi setiap anggota tim tidak selalu terbaik. Bagaimanapun, anggota tim senior mungkin akan memberikan estimasi upaya yang sangat berbeda dari anggota tim junior. Story point mencegah masalah ini dengan mendorong kolaborasi dalam Formulir rapat poker perencanaan. 

• Buat batas waktu yang berarti. Tidak ada yang menyukai batas waktu yang sewenang-wenang, tetapi itulah yang sering Anda dapatkan saat menggunakan teknik estimasi lain berdasarkan jumlah waktu. Karena story point lebih bernuansa, mereka menghasilkan tenggat yang berarti.  

• Buat estimasi yang lebih baik di masa mendatang. Salah satu keuntungan utama story point adalah dapat disesuaikan dan digunakan kembali. Artinya, setelah membuat matriks story point dan mengadakan sprint pertama, Anda dapat menggunakan pembelajaran untuk memperkirakan kembali nilai story point asli dan mengembangkan estimasi yang lebih akurat. 

Estimasi story point yang efektif dengan pemilik produk 

Berkolaborasi erat dengan pemilik produk sangat penting untuk estimasi story point yang akurat. Pemilik produk memberikan wawasan berharga tentang nilai Business, prioritas pengguna, dan kriteria penerimaan setiap bagian pekerjaan. Dengan melibatkan pemilik produk dalam proses estimasi, tim Agile dapat memastikan pemahaman bersama tentang persyaratan dan membuat estimasi yang lebih matang.

Untuk berkolaborasi secara efektif dengan pemilik produk selama estimasi story point:

• Undang pemilik produk ke rapat estimasi dan sesi planning poker.

• Dorong pemilik produk untuk mengklarifikasi persyaratan, fungsionalitas, dan menjawab pertanyaan.

• Diskusikan nilai business dan dampak pengguna setiap story dengan pemilik produk.

• Pastikan pemilik produk memahami konsep story point dan ukuran relatif.

• Berkolaborasi dengan pemilik produk untuk memecah story besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan dapat diperkirakan.

Contoh: Katakanlah tim scrum—terdiri dari tim pengembangan, scrum master, dan pemilik produk—memperkirakan user story untuk fitur baru dalam aplikasi seluler. Pemilik produk bergabung dalam rapat estimasi dan memberikan konteks tambahan tentang pentingnya fitur bagi pengguna dan fungsionalitas yang diharapkan. Tim pengembangan menanyakan panduan scrum untuk memperjelas kriteria penerimaan dan kasus tepi. Bersama-sama, pemilik produk dan tim membahas kompleksitas story dan membaginya menjadi user story yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Dengan berkolaborasi erat dengan pemilik produk, tim mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang persyaratan dan dapat memberikan estimasi story point yang lebih akurat.

Menghindari jebakan umum dalam estimasi story point

Tidak semuanya mudah dalam hal story point. Story point menyederhanakan proses manajemen proyek, tetapi hanya jika Anda menghindari kesalahan tertentu saat memperkirakan. Berikut beberapa kesalahan umum yang dilakukan tim saat memperkirakan story point—dan cara menghindarinya. 

Menggunakan story point yang tidak relatif 

Sifat relatif story point memudahkan tim untuk memahami cara tugas dibandingkan satu sama lain. Itulah sebabnya Anda tidak boleh menetapkan poin secara sewenang-wenang. Ingat: story point harus diskalakan relatif terhadap satu sama lain. 

Menyamakan story point dengan jam 

Karena estimasi waktu tidak memperhitungkan faktor-faktor seperti kompleksitas dan ketidakpastian, menggunakan estimasi jam atau hari sebagai story point bertentangan dengan gol mereka. Sebaliknya, pertimbangkan tiga komponen yang telah kita bahas—kompleksitas, risiko, dan pengulangan—untuk menentukan nilai story point Anda. 

Estimasi story point yang tidak konsisten

Inkonsistensi dalam estimasi story point dapat menyebabkan kebingungan dan perencanaan yang tidak akurat. Pastikan tim memiliki pemahaman yang sama tentang makna setiap nilai story point. Sesi penyempurnaan backlog dan lokakarya estimasi rutin dapat membantu menjaga konsistensi.

Terlalu menekankan presisi 

Meskipun estimasi story point bertujuan untuk meningkatkan akurasi, berusaha mencapai presisi yang sempurna akan kontraproduktif. Terima ketidakpastian yang melekat dalam pengembangan perangkat lunak dan gunakan story point sebagai alat untuk penentuan ukuran relatif daripada mengupayakan estimasi yang tepat.

Gagal belajar dari estimasi story point sebelumnya 

Terus tingkatkan estimasi story point Anda dengan merefleksikan sprint sebelumnya. Bandingkan upaya aktual yang dibutuhkan untuk menyelesaikan stori dengan estimasi awal. Gunakan umpan balik ini untuk mengkalibrasi pemahaman tim Anda tentang story point dan menyempurnakan proses estimasi Anda. Libatkan seluruh tim scrum, termasuk penguji, untuk mengumpulkan wawasan dan metrik guna meningkatkan praktik agile Anda.

Kelola perencanaan sprint dan story point dengan templat

Story point adalah bagian penting dari teka-teki manajemen proyek. Namun, memperkirakan upaya dengan benar dan menyelesaikan tugas jauh lebih mudah saat item backlog produk tertata dengan baik dan sesuai dengan pekerjaan tim. Asana siap membantu. Tata backlog, lacak proyek Agile, dan komunikasikan dengan tim secara efisien dengan templat perencanaan sprint yang sama kolaboratifnya dengan tim Anda.