Poin stori: Panduan estimasi untuk cerita pengguna di Agile

Pikirkan tentang terakhir kali Anda melakukan perjalanan darat. Apakah perjalanan memakan waktu yang Anda duga atau Anda mengalami hambatan tak terduga yang menghabiskan waktu, seperti kemacetan? Merencanakan dan memperkirakan proyek bisa terasa seperti itu. Hambatan tak terduga dan ketidakpastian proyek dapat menunda linimasa proyek Anda dan menyebabkan scope creep. Dan, seperti saat mengemudi, Anda dapat menemukan diri Anda di tempat yang tidak pernah Anda duga—seperti melebihi anggaran dan berkinerja buruk. 

Di situlah teknik estimasi berperan. Dengan teknik estimasi, seperti poin stori, Anda dapat menentukan ruang lingkup tugas secara akurat, sehingga Anda dan tim memiliki gambaran yang lebih jelas tentang upaya yang diperlukan untuk tugas dan kemungkinan masalah yang mungkin muncul. Mari kita gali manfaat dari poin stori dan cara menggunakannya. 

Apa itu poin stori?

Poin stori adalah cara untuk memperkirakan jumlah upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan cerita pengguna di backlog produk Anda. Anda biasanya akan memperkirakan poin stori sebelum rapat perencanaan sprint karena saat itulah tim Anda menentukan berapa banyak pekerjaan yang dapat mereka lakukan dalam sprint mendatang. 

Poin stori biasanya mempertimbangkan tiga faktor yang dapat memengaruhi ruang lingkup dan upaya tugas, dan nilai poin stori meningkat sesuai dengan itu. Karena poin stori bersifat relatif, Anda menemukan nilainya dengan mempertimbangkan detail ini dan membandingkan tugas serupa satu sama lain.

• Risiko adalah jumlah risiko total atau ketidakpastian yang terkait dengan tugas. Contoh, jika tugas melibatkan pihak ketiga, kontraktor, atau pemangku kepentingan proyek, ini dapat meningkatkan jumlah risiko.

• Pengulangan adalah pengalaman tim dengan tugas serupa. 

• Kompleksitas adalah tingkat kesulitan tugas (dan seberapa jelas tujuan tugas). 

Satu hal penting yang perlu diketahui adalah bahwa poin stori bersifat relatif—artinya, nilai relatif dan rasio satu sama lain adalah yang penting, bukan nilai numerik aktualnya.

Poin stori vs. estimasi berbasis waktu

Anda mungkin bertanya-tanya, mengapa tidak menggunakan waktu sebagai estimasi untuk tugas? Dan Anda tidak salah: estimasi berbasis waktu (atau berbasis jam) adalah cara populer untuk menentukan ruang lingkup pekerjaan. 

Tetapi ada kekurangan—tidak seperti poin stori, estimasi berbasis waktu tidak memperhitungkan kompleksitas, risiko, atau ketidakpastian. Perkiraan ini juga bergantung pada perkiraan pribadi setiap anggota tim, yang dapat bervariasi tergantung pada senioritas, pemahaman tentang tugas, dan pengalaman dengan tugas serupa. 

Poin stori agile mengatasi potensi masalah ini dengan mendorong kolaborasi dan memperhitungkan risiko, kompleksitas, dan pengalaman. Hasilnya adalah sistem penilaian universal yang membuat anggota tim tetap selaras.

Enam langkah untuk menerapkan dan memperkirakan poin stori

Sekarang, setelah Anda mengetahui apa itu poin stori, mari kita bahas cara memperkirakan poin stori untuk menentukan ruang lingkup cerita pengguna. 

1. Perkenalkan poin stori kepada tim Anda

Pemahaman yang kuat tentang poin stori sangat penting untuk meraih kesuksesan. Untuk memudahkan tim Anda dalam proses ini, jelaskan dasar-dasar dan manfaat story point. Secara khusus, pastikan mereka memahami bahwa nomor poin stori perlu diskalakan relatif satu sama lain.

Kiat: Ingat, rasio penting dengan poin stori, bukan angka aktual. Dengan kata lain, tugas yang diberi poin stori dua harus membutuhkan upaya dua kali lebih banyak daripada tugas yang diberi poin stori satu. Tugas yang diberi poin stori tiga memerlukan satu setengah jumlah upaya sebagai tugas yang diberi poin stori dua. Anda tahu apa yang akan kita lakukan dengan ini. 

2. Tentukan skala poin stori Anda 

Selanjutnya, tentukan urutan poin stori Anda. Ini akan menjadi metode penilaian yang akan digunakan tim untuk menetapkan poin stori dalam rapat estimasi Anda (selengkapnya nanti). Urutan berguna karena memaksa tim Anda untuk fokus pada ukuran relatif antarangka, sehingga mempermudah estimasi tugas yang kompleks. Jadi, urutan poin stori apa yang harus Anda gunakan? Urutan Fibonacci—serangkaian angka di mana setiap angka adalah jumlah dari dua angka sebelumnya—populer untuk memperkirakan dalam Agile. Tetapi, ini bisa menjadi rumit. Jika nilai numerik membebani tim, coba ukuran kaus. Sesuai namanya, urutan ini membagi tugas menjadi ukuran yang lebih mudah dikelola berdasarkan ukuran kaus: XS, S, M, L, XL, dan XXL. 

Kiat: Saat memperkirakan dalam Agile, tim biasanya mengubah deret Fibonacci menjadi 0, 0,5, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, dan 100 untuk kemudahan penggunaan. 

3. Buat matriks poin stori

Matriks poin stori pada dasarnya adalah versi lengkap dari urutan poin stori Anda. Ini berfungsi sebagai dasar untuk rapat estimasi dan memberi tim Anda gambaran yang lebih jelas tentang cara menilai setiap tugas. Jika Anda belum pernah menggunakan poin stori sebelumnya, kami sarankan Anda menggunakan pengetahuan tentang tugas yang biasanya diselesaikan tim dan kompleksitas, ketidakpastian, dan upaya yang terkait dengannya.

Seperti yang Anda lihat, nilai poin stori meningkat seiring dengan meningkatnya upaya, kompleksitas, dan risiko tugas. 

Kiat: Matriks poin stori Anda akan berkembang saat Anda menjalankan sprint dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang upaya yang terkait dengan tugas tim. Jangan khawatir untuk membuatnya sempurna pada pertama kali—kembangkan tugas khas tim Anda dan rencanakan untuk mengevaluasi kembali matriks setelah setiap sprint.

4. Adakan rapat planning poker

Setelah memilih urutan poin stori dan membuat matriks poin stori, ini saatnya untuk membahas inti masalah: memperkirakan poin stori dengan rapat poker perencanaan. 

Gol dari poker perencanaan adalah menetapkan poin stori ke cerita pengguna, membuat tim memiliki pemahaman yang sama, dan mengembangkan gagasan tentang berapa banyak tugas yang dapat diselesaikan tim dalam sprint mendatang. Poker perencanaan melakukan ini dengan mengizinkan semua orang untuk mempertimbangkan pekerjaan mendatang. Dengan melibatkan seluruh tim, Anda dapat memastikan menetapkan poin stori berdasarkan beragam pendapat dan mencegah bias yang tidak disadari. 

Berikut cara menjalankan rapat poker perencanaan yang sukses.    

• Beri tim Anda matriks poin stori yang jelas untuk referensi, serta satu set kartu yang menggambarkan urutan poin stori Anda. Anda dapat membuat kartu sendiri atau mengunduh satu set.   

• Pilih cerita pengguna. 

• Diskusikan stori dengan tim Anda, termasuk hal yang terlibat dan gambaran kesuksesannya. 

• Minta setiap anggota tim memilih kartu poin stori secara pribadi yang menurut mereka mewakili jumlah upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan stori. 

• Minta tim Anda mengungkapkan pilihan kartu mereka pada saat yang sama. Jika poin stori selaras, lanjutkan ke cerita pengguna berikutnya. Jika poin stori tidak selaras, lanjutkan membahas cerita pengguna sampai Anda mencapai kesepakatan.

• Ulangi proses ini hingga Anda menetapkan poin stori untuk semua tugas di backlog produk. 

• Dengan menggunakan matriks poin stori sebagai dasar, tentukan berapa banyak tugas yang dapat diselesaikan tim dalam sprint mendatang.

Kiat: Rencanakan untuk mengadakan sesi poker perencanaan setelah tim Anda memprioritaskan backlog dan sebelum sprint dimulai. Sesi poker perencanaan dapat memakan waktu antara dua hingga empat jam (dan sesi pertama Anda kemungkinan akan memakan waktu lebih lama), jadi rencanakan dengan tepat. 

5. Rencanakan dan jalankan sprint 

Jika ini pertama kalinya Anda menggunakan poin stori, Anda tidak akan tahu persis berapa banyak poin stori yang dapat Anda selesaikan per sprint (juga dikenal sebagai "kecepatan sprint") sampai Anda menyelesaikan sprint pertama secara penuh. Tidak masalah. Dalam rapat perencanaan sprint, gunakan perkiraan terbaik Anda tentang berapa banyak poin stori yang akan disertakan dalam sprint berdasarkan kompleksitas tugas dan nilai poin stori. 

Kiat: Sprint pertama Anda mungkin mencakup sejumlah besar poin stori bernilai rendah, sejumlah kecil poin stori bernilai tinggi, atau campuran keduanya. Seiring waktu, Anda akan mempelajari yang paling cocok untuk tim dan meningkatkan proses berdasarkan umpan balik tim. 

6. Terus tingkatkan estimasi poin stori Anda

Setelah menyelesaikan sprint pertama menggunakan poin stori, inilah saatnya untuk fokus pada tema utama kerangka kerja Agile: perbaikan berkelanjutan. Untuk melakukan ini, berkumpul dengan tim dan diskusikan apa yang berjalan dengan baik dan apa yang dapat ditingkatkan. Anda dapat mengadakan rapat terpisah untuk ini atau memasukkannya ke dalam retrospektif sprint. 

Ajukan pertanyaan kepada tim Anda, misalnya, apakah poin stori ditetapkan dengan benar, kemacetan proyek tak terduga apa yang mereka hadapi, dan alasan lain yang menyebabkan target tidak tercapai. Gunakan jawaban untuk meningkatkan proses untuk sprint berikutnya. Jika perlu, evaluasi ulang urutan poin stori atau matriks poin stori Anda. 

Kiat: Setelah Anda menentukan kecepatan tim, gunakan angka itu untuk membagikan poin stori dan melihat berapa banyak sprint yang diperlukan tim untuk menyelesaikan seluruh proyek.

Cara menggunakan poin stori dalam proyek Agile

Bukan rahasia lagi: merencanakan lebih awal adalah kunci manajemen proyek. Kegagalan dalam menentukan ruang lingkup dan menjadwalkan pekerjaan dengan benar dapat menyebabkan batas waktu terlewat, scope creep, dan kegagalan proyek. Tetapi, jika itu terdengar menakutkan, jangan khawatir. Poin stori dapat membantu. 

Untuk lebih memahami poin stori, mari kita lihat cara menggunakannya dalam kerangka kerja Agile:

• Pertama, tulis stori pengguna untuk setiap fitur yang diinginkan. Stori pengguna mengikuti format "Sebagai [persona], saya ingin [gol], jadi [hasil atau manfaat]."

• Tambahkan cerita pengguna ke backlog produk. 

• Tetapkan poin stori untuk setiap cerita pengguna untuk memperkirakan upaya. 

• Gunakan poin stori untuk memilih cerita pengguna dari backlog Anda, pastikan Anda memilih "jumlah" pekerjaan yang tepat untuk setiap sprint. 

• Jalankan sprint Anda. 

Contoh: Misalnya, cerita pengguna Anda adalah "Sebagai pengguna, saya ingin dapat mengirimkan umpan balik dan pertanyaan melalui situs untuk lebih memahami fitur produk." Anda akan menetapkan poin stori untuk cerita pengguna ini—sekali lagi, jumlah upaya yang menurut Anda diperlukan untuk menyelesaikan cerita. Anda kemudian dapat membagi stori menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, seperti menentukan ruang lingkup dan merancang formulir umpan balik, menulis kode untuk formulir, menyiapkan halaman dan menguji formulir, serta memublikasikan halaman. 

Manfaat menggunakan poin stori

Ada alasan mengapa poin stori adalah MVP dari teknik estimasi—poin stori membuat estimasi upaya lebih mudah dan menyederhanakan perencanaan sprint. Tapi, bukan itu saja. Berikut beberapa manfaat lain menggunakan poin stori Agile:

• Mendorong perencanaan yang lebih cepat. Poin stori adalah unit pengukuran untuk estimasi relatif, yang berarti Anda menghitung nilai satu poin stori dengan membandingkannya dengan item kerja serupa yang sudah diperkirakan. Menggunakan metode penilaian relatif menghasilkan estimasi yang lebih cepat dari waktu ke waktu—ini merupakan kemenangan besar bagi tim Anda. 

• Pertimbangkan ketidakpastian dan risiko. Poin stori Agile memperhitungkan elemen seperti hal yang tidak diketahui dan risiko. Menggunakan faktor-faktor ini dalam perencanaan menghilangkan asumsi dari estimasi, memungkinkan Anda menentukan ruang lingkup upaya dengan lebih akurat.

• Hilangkan bias keterampilan dari perencanaan Anda dan buat tim memiliki pemahaman yang sama. Mengandalkan estimasi masing-masing anggota tim tidak selalu merupakan hal terbaik. Bagaimanapun, anggota tim senior mungkin akan memberikan estimasi upaya yang cukup berbeda dari anggota tim junior. Poin stori mencegah masalah ini dengan mendorong kolaborasi dalam formulir rapat poker perencanaan. 

• Buat batas waktu yang bermakna. Tidak ada yang menyukai tenggat waktu yang sewenang-wenang, tetapi itu sering kali yang Anda dapatkan saat menggunakan teknik estimasi lain berdasarkan jumlah waktu. Karena poin stori lebih bernuansa, hasilnya adalah tenggat yang berarti.  

• Buat estimasi yang lebih baik di masa depan. Salah satu keuntungan utama dari stori point adalah dapat disesuaikan dan digunakan kembali. Itu berarti setelah Anda membuat matriks poin stori dan mengadakan sprint pertama, Anda dapat menggunakan pembelajaran untuk memperkirakan kembali nilai poin stori asli dan mengembangkan estimasi yang lebih akurat. 

Estimasi poin stori yang efektif dengan pemilik produk 

Berkolaborasi erat dengan pemilik produk sangat penting untuk estimasi poin stori yang akurat. Pemilik produk memberikan wawasan berharga tentang nilai bisnis, prioritas pengguna, dan kriteria penerimaan setiap pekerjaan. Dengan melibatkan pemilik produk dalam proses estimasi, tim Agile dapat memastikan pemahaman bersama tentang persyaratan dan membuat estimasi yang lebih matang.

Untuk berkolaborasi secara efektif dengan pemilik produk selama estimasi poin stori:

• Undang pemilik produk ke rapat estimasi dan sesi planning poker.

• Dorong pemilik produk untuk mengklarifikasi persyaratan, fungsi, dan menjawab pertanyaan.

• Diskusikan nilai bisnis dan dampak pengguna dari setiap stori dengan pemilik produk.

• Pastikan pemilik produk memahami konsep poin stori dan ukuran relatif.

• Berkolaborasi dengan pemilik produk untuk memecah stori besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan dapat diperkirakan.

Contoh: Katakanlah tim scrum—terdiri dari tim pengembangan, master scrum, dan pemilik produk—sedang memperkirakan cerita pengguna untuk fitur baru di aplikasi seluler. Pemilik produk bergabung dalam rapat estimasi dan memberikan konteks tambahan tentang pentingnya fitur bagi pengguna dan fungsi yang diharapkan. Tim pengembangan menanyakan panduan scrum untuk memperjelas kriteria penerimaan dan kasus tepi. Pemilik produk dan tim bersama-sama membahas kompleksitas stori dan membaginya menjadi cerita pengguna yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Dengan berkolaborasi erat dengan pemilik produk, tim mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang persyaratan dan dapat memberikan estimasi poin stori yang lebih akurat.

Menghindari jebakan umum dalam estimasi poin stori

Tidak semuanya mudah di dunia poin stori. Poin stori menyederhanakan proses manajemen proyek, tetapi hanya jika Anda menghindari kesalahan tertentu saat memperkirakan. Berikut beberapa kesalahan umum yang dilakukan tim saat memperkirakan poin stori—dan cara menghindarinya. 

Menggunakan poin stori yang tidak relatif 

Sifat relatif dari story point membuat tim Anda lebih mudah memahami perbandingan satu tugas dengan yang lain. Itulah sebabnya Anda tidak boleh menetapkan poin secara sewenang-wenang. Ingat: poin stori harus diskalakan secara relatif satu sama lain. 

Menyamakan poin stori dengan jam 

Karena estimasi waktu tidak memperhitungkan faktor-faktor seperti kompleksitas dan ketidakpastian, menggunakan estimasi jam atau hari sebagai poin stori bertentangan dengan golnya. Sebagai gantinya, pertimbangkan tiga komponen yang telah kita bahas—kompleksitas, risiko, dan pengulangan—untuk menentukan nilai poin stori Anda. 

Estimasi poin stori yang tidak konsisten

Ketidakkonsistenan dalam estimasi poin stori dapat menyebabkan kebingungan dan perencanaan yang tidak akurat. Pastikan tim memiliki pemahaman bersama tentang apa yang diwakili oleh setiap nilai poin stori. Sesi penyempurnaan Backlog dan lokakarya estimasi yang rutin dapat membantu menjaga konsistensi.

Terlalu menekankan pada presisi 

Meskipun estimasi poin stori bertujuan untuk meningkatkan akurasi, berusaha mencapai presisi yang sempurna akan menjadi kontraproduktif. Terima ketidakpastian yang melekat dalam pengembangan perangkat lunak dan gunakan story point sebagai alat untuk ukuran relatif daripada bertujuan untuk memperoleh estimasi yang tepat.

Gagal belajar dari estimasi poin stori sebelumnya 

Terus tingkatkan estimasi poin stori Anda dengan merenungkan sprint sebelumnya. Bandingkan upaya aktual yang diperlukan untuk menyelesaikan stori dengan estimasi awal. Gunakan umpan balik ini untuk mengkalibrasi pemahaman tim Anda tentang story point dan menyempurnakan proses estimasi Anda. Libatkan seluruh Tim scrum, termasuk penguji, untuk mengumpulkan wawasan dan metrik guna meningkatkan praktik agile Anda.

Kelola perencanaan sprint dan poin stori dengan templat

Poin stori adalah bagian penting dari teka-teki manajemen proyek. Tetapi, memperkirakan upaya dengan benar dan menyelesaikan tugas jauh lebih mudah jika item backlog produk Anda tertata dengan baik dan sesuai dengan pekerjaan tim. Asana siap membantu. Tata backlog, lacak proyek Agile, dan komunikasikan dengan tim secara efisien dengan templat perencanaan sprint yang sama kolaboratifnya dengan tim Anda.