Szablon rejestru ryzyka

Czasem nie wszystko przebiega zgodnie z planem. Dlatego właśnie najlepsi kierownicy projektów nie nastawiają się wyłącznie na najlepszy scenariusz. Przygotowują się również na ten najgorszy. Kiedy masz plan na każdą ewentualność, możesz działać szybko i rozwiązywać problemy, zanim spowodują one opóźnienia w Twoim projekcie.

Szablon rejestru ryzyka pomaga przygotować się na każdą ewentualność. Dowiedz się, jak utworzyć swój własny szablon, aby zidentyfikować potencjalne zagrożenia, a następnie zaplanować, jak im przeciwdziałać. 

Czym jest szablon rejestru ryzyka? 

Szablon rejestru ryzyka to przewodnik do wielokrotnego wykorzystania, który pomaga śledzić potencjalne ryzyka w projekcie i im przeciwdziałać. Przedstawia on kluczowe informacje, takie jak jego priorytet oraz prawdopodobieństwo zaistnienia, które należy udokumentować, aby śledzić każde zagrożenie. Dodatkowo szablon wskazuje, jakie kroki należy podjąć, aby pokonać potencjalne przeszkody, zanim przerodzą się w poważniejsze problemy. 

Dzięki szablonowi możesz szybko utworzyć rejestr ryzyka dla każdego projektu. Zamiast za każdym razem tworzyć dziennik ryzyka od zera, możesz po prostu skopiować szablon, uzupełnić wymagane informacje i rozpocząć pracę.  

Dlaczego warto używać cyfrowego szablonu rejestru ryzyka?

Samo dokumentowanie potencjalnych zagrożeń nie wystarczy. Przez cały cykl życia projektu musisz aktywnie śledzić ryzyka i im przeciwdziałać. O ile szablony zarządzania projektami w Excelu i inne statyczne dokumenty szybko tracą na aktualności, o tyle cyfrowy szablon rejestru ryzyka aktualizuje się w czasie rzeczywistym, w miarę kończenia zadań, dostosowywania priorytetów i zmian terminów.

Poza tym utworzenie szablonu rejestru ryzyka w oprogramowaniu do zarządzania projektem oznacza, że szablon znajduje w tym samym miejscu, gdzie wykonywana jest praca. Zatem zamiast przełączać się pomiędzy różnymi narzędziami, zarówno Ty, jak i interesariusze, możecie śledzić wszystkie informacje projektowe w jednym miejscu. 

Korzystając z szablonu rejestru ryzyka, możesz: 

• Dokumentować zagrożenia w projekcie i rozwiązywać je, zanim staną się problemem.

• Śledzić ryzyka projektowe na wszystkich etapach planu zarządzania ryzykiem – od analizy zdefiniowanych ryzyk po realizację planu ich ograniczania. 

• Łatwo udostępniać interesariuszom informacje na temat ryzyka projektowego. 

• Dodawać do szablonu nowe ryzyka za każdym razem, kiedy członkowie zespołu zidentyfikują potencjalne problemy.

• Załączać stosowne dokumenty, zrzuty ekranu i filmy, aby osadzić każde ryzyko w odpowiednim kontekście. 

• Przypisać do każdego ryzyka właściciela oraz datę wykonania, aby upewnić się, że zostanie ono rozpatrzone na czas.

• Spojrzeć z lotu ptaka na wszystkie zagrożenia w projekcie, włącznie z informacją na temat tego, w jaki sposób Twój zespół analizuje i odpowiada na każde z nich. 

Co powinien zawierać szablon rejestru ryzyka?

Podstawowa wersja szablonu rejestru ryzyka powinna zawierać listę zagrożeń wraz z kolumnami do identyfikacji i śledzenia potencjalnych problemów. Oto kluczowe informacje, które powinny znaleźć się w szablonie: 

• Opis ryzyka: krótki opis ryzyka, np. „nieprzewidziane koszty produkcji” lub „problemy z jakością”. 

• Data identyfikacji ryzyka: dzień, w którym Twój zespół wykrył ryzyko. 

• Właściciel ryzyka: osoba odpowiedzialna za opracowanie planu reakcji na zaistniałe zagrożenie oraz wprowadzenie go w życie. 

• Termin: data, do której Twój zespół powinien zakończyć realizację wszystkich planów ograniczania ryzyka. 

• Kategoria ryzyka: obszar projektu najbardziej dotknięty ryzykiem, np. „budżet”, „harmonogram” lub „jakość”. 

• Prawdopodobieństwo zaistnienia ryzyka: jak wysoce prawdopodobne jest wystąpienie zagrożenia. Może ono być określone w prosty sposób, np. „małe”, „średnie” i „duże”. 

• Potencjalny wpływ: zwany również oceną lub analizą ryzyka. Określa on stopień, w jakim dane ryzyko mogłoby zakłócić realizację projektu. Większość zespołów wybiera pięciostopniową skalę oceny wpływu ryzyka – od 1 (bardzo mały) do 5 (bardzo duży). 

• Priorytet ryzyka: relatywny stopień istotności każdego ryzyka. Dotyczy on prawdopodobieństwa zaistnienia problemu i jego potencjalnego wpływu.

Poza dokumentowaniem wyżej wymienionych informacji dla każdego z zagrożeń, pomocne jest również śledzenie postępów zespołu w zapobieganiu wszystkim potencjalnym problemom. Można to zrobić, tworząc sekcje w szablonie rejestru ryzyka dla różnych etapów planu zarządzania ryzykiem, np. „nierozpoczęte”, „w trakcie analizy”, „w trakcie planowania” i „plan zakończony”. Wraz z ukończeniem przez członków zespołu pewnego etapu pracy mogą oni po prostu przeciągnąć i upuścić każde ryzyko w odpowiedniej sekcji. 

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i działania, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

• Salesforce. Usuń wąskie gardła, umożliwiając zespołom sprzedaży, sukcesu i obsługi klienta bezpośrednią komunikację z zespołami wsparcia w Asanie. Udostępniaj załączniki i twórz wykonalne, możliwe do śledzenia zadania w zakresie działań przedsprzedażowych. Połącz swoje zespoły wdrożeniowe i serwisowe z zespołami wsparcia w Asanie korzystając z usługi Service Cloud, aby zapewnić klientom najlepsze doświadczenia.

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi.

Często zadawane pytania