Jak rozpocząć pracę z zarządzaniem zasobami

Dla wielu liderów wyzwaniem jest uniknięcie przeciążenia lub niedociążenia zespołów pracą. W dzisiejszych czasach firmy rozwijają się szybko i często zdalnie zarządzają swoimi działaniami, przez co nie zawsze zwraca się należytą uwagę na obciążenie pracowników. Opracowanie planu zarządzania zasobami zapewnia stały wgląd w obciążenie poszczególnych pracowników oraz zespołu. Pozwala to skutecznie równoważyć podział zadań i uzyskać pełny obraz tego, w jaki sposób Twój zespół będzie osiągać swoje cele.

Czym jest zarządzanie zasobami?

Zarządzanie zasobami to proces planowania zasobów oraz działań zespołu. Zasoby mogą obejmować wszystko – od sprzętu i środków finansowych, po narzędzia technologiczne i moce przerobowe pracowników – jednym słowem wszystko, co umożliwia realizację projektu.

Podejmując decyzję o sposobie, w jaki będziesz zarządzać lub przydzielać zasoby swojego zespołu, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

1. Jaka jest dostępność każdego zasobu?

2. Jakie są ramy czasowe dla realizacji poszczególnych działań?

3. Ile zasobów będzie potrzebnych do realizacji każdego działania?

4. Kto jest najlepszą osobą do skutecznej realizacji danego działania?

A więc czym jest plan zarządzania zasobami?

Plan zarządzania zasobami jest wykorzystywany do zarządzania i przydzielania wszystkich zasobów, których potrzebujesz do realizacji swojego projektu. Efektywny plan zawiera opis poszczególnych zasobów (w tym zasobów ludzkich, finansowych, technologicznych i fizycznych) oraz działań wymaganych do zrealizowania projektu lub inicjatywy. Plan ten służy również jako zbiór wytycznych dla menedżera projektu, zapewniając mu całościowy obraz wszystkich jego elementów: budżetu, wymogów związanych z personelem i obciążeniem, ograniczeń technologicznych itp. Umożliwia zarządzanie, planowanie i przypisywanie wszystkich zasobów przy jednoczesnym maksymalizowaniu ich dostępności. Opanowanie sztuki zarządzania zasobami pomoże Tobie i Twojemu zespołowi w skutecznym realizowaniu waszych projektów.

Dlaczego plan zarządzania zasobami może przynieść korzyści Twojemu zespołowi

Często zdajemy sobie sprawę, że członkowie zespołu są przytłoczeni pracą dopiero wtedy, gdy jest już za późno. A jednak nie musi tak być. Zarządzanie zasobami pozwala Tobie, menedżerowi lub liderowi zespołu, upewnić się, że członkowie zespołu są w stanie wykonać wszystkie przydzielone im zadania, a także mają potrzebne do tego narzędzia.

Efektywny plan zarządzania zasobami nie tylko pomaga w prawidłowej alokacji zasobów, zapewniającej płynny przebieg projektów, ale także zapobiega wypaleniu pracowników. Właściwe zarządzanie zasobami przekłada się na zrównoważone tempo prac oraz jej wyższą jakość. Co więcej, Twój zespół wiedząc, że jest w stanie efektywnie wykonywać swoją pracę, będzie mógł odczuwać z niej większą satysfakcję.

Pytanie: czy powinienem stworzyć plan zarządzania zasobami dla mojego projektu?

Krótka odpowiedź brzmi: tak. Planowanie zasobów w ramach zarządzania projektami jest nie tylko przydatnym dodatkiem, ale koniecznością, aby wspierać zespół i zapobiegać wypaleniu pracowników. Korzyści z planowania zasobów znacznie przewyższają czas, który trzeba w nie włożyć. Co więcej, od niego bezpośrednio zależy liczba projektów, które Twój zespół może wykonać, a także jakość ich wykonania. Jako lider projektu, zarządzanie zasobami daje Ci możliwość, aby zwiększyć wydajność, zapobiegać przepracowaniu i efektywnie zarządzać obciążeniem Twojego zespołu.

5 korzyści z zarządzania zasobami

Jeśli nadal nie jesteś przekonany o tym, że zarządzanie zasobami ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojego zespołu, zagłębmy się w ten temat nieco bardziej. Oto korzyści, jakie możesz odnieść z zarządzania zasobami:

1. Pozwala uzyskać pełny obraz sytuacji

Mając lepsze pojęcie o tym, nad czym pracuje zespół, można efektywnie przydzielać zasoby do nowych projektów. Tworzenie i zarządzanie planem zarządzania zasobami w oparciu o centralne źródło informacji pozwala z bliska przyjrzeć się szczegółom i wprowadzać niezbędne zmiany, aby uniknąć przeciążenia i zmaksymalizować wydajność zespołu. Można dzięki temu „połączyć kropki” pomiędzy zasobami, poszczególnymi zadaniami i harmonogramem projektu, aby określić czy dana osoba ma za dużo lub za mało zadań. Jest to również okazja do tego, aby przewidzieć potencjalne problemy.

2. Umożliwia odpowiednie rozdzielenie zadań

Prawdopodobnie znasz mocne i słabe strony każdego członka swojego zespołu. Przydzielając zasoby, musisz mieć je na uwadze, aby określić, kto będzie odpowiednią osobą do skutecznego wykonania danego zadania lub działania. Bądź w stałym kontakcie z członkami zespołu i pozwól im brać udział w procesie decyzyjnym. W ten sposób poczują się zaangażowani od samego początku. Upewnij się, że efektywnie wykorzystujesz ich czas, monitorując kto jest przeciążony, a kto ma za mało zadań i dysponuje wolnymi mocami przerobowymi.

3. Pozwala utrzymać zespół na bieżąco

Przejrzystość informacji zapobiega nieporozumieniom w zespole. Jest to ważne, ponieważ wiedząc, kto, co i na kiedy musi wykonać, członkowie zespołu mają jasność co do swoich obowiązków. W ten sposób mogą zobaczyć, jaką rolę odgrywają w projekcie oraz jaki wkład wnoszą w sukces zespołu lub firmy. Dobra praca zespołowa prowadzi nie tylko do pomyślnego zakończenia projektów, ale także do czerpania większej satysfakcji z pracy!

4. Umożliwia wyznaczanie realistycznych celów

Wyznaczanie nieosiągalnych celów nie ma sensu. Zarządzanie zasobami w projekcie daje możliwość ustalenia realistycznych założeń i ram czasowych. Określenie niezbędnych zasobów pomaga zidentyfikować zależności i wprowadzać zmiany w razie potrzeby. W tym celu czasami konieczne jest równoważenie zasobów zespołu poprzez skorygowanie terminów i priorytetów, a następnie ustalenie bardziej realistycznych terminów. Nikt nie lubi nie dotrzymywać założonych terminów, a proaktywne równoważenie zasobów pozwoli temu zapobiegać.

5. Ułatwia przyszłe planowanie

Mając lepsze pojęcie o tym, nad czym pracują poszczególni pracownicy i przydzielając dostępne zasoby w oparciu o tę wiedzę, z czasem opanujesz tę umiejętność. Z upływem czasu, będziesz w stanie lepiej szacować i prognozować przyszłe moce przerobowe. Dzięki temu, gdy w przyszłości na Twoje biurko trafi podobny projekt, będziesz mógł podjąć bardziej świadome decyzje kadrowe i budżetowe.

Stwórz plan zarządzania zasobami w 5 krokach

Plan zarządzania zasobami można utworzyć w dowolnym narzędziu – teoretycznie można nawet użyć arkusza kalkulacyjnego. Jednak najlepsze narzędzie do zarządzania zasobami to takie, które pełni funkcję centralnego źródła informacji dla Twojego zespołu.

Asana to narzędzie do zarządzania pracą zaprojektowane, aby pomagać zespołom śledzić wszystko na bieżąco, dotrzymywać terminów i osiągać swoje cele. Zarządzając zasobami w Asanie, zyskujesz łatwy wgląd w to, nad czym pracują poszczególne osoby w Twoim zespole, jakie zasoby są dostępne oraz jak zapobiegać wypaleniu pracowników. Portfolio i widok Obciążenia pracą pozwalają uzyskać wgląd w moce przerobowe zespołu i na tej podstawie przydzielać zasoby. Następnym razem, gdy nowy projekt pojawi się na Twoim biurku, możesz wykorzystać swoją wiedzę o zasobach zespołu, aby dokonać odpowiedniego przydziału osób do projektu. A oto, jak to zrobić:

1. Zdefiniuj cele projektu

Aby dokonać efektywnej alokacji zasobów, musisz znać cele projektu. Na przykład, czy jest to prosty blog lub artykuł, czy też bardziej angażująca kampania? Jakie wskaźniki zostaną wykorzystane do pomiaru sukcesu Twojego projektu?

2. Określ zakres projektu

Jaki jest zakres projektu? Jeśli masz taką możliwość, spotkaj się z interesariuszami projektu, aby uzgodnić, ile czasu i zasobów należy poświęcić na realizację tej inicjatywy. Uzyskasz lepszy obraz planu projektu, co pomoże Ci zdecydować, które zasoby są najlepsze do poszczególnych zadań. Na tym etapie całego procesu pomocne może być zastosowanie tzw. wygładzenia zasobów, które pozwoli Ci upewnić się, że liczba zasobów pokrywa się z zakresem oraz czasem trwania projektu.

3. Określ rodzaje potrzebnych zasobów

Jak już wspomnieliśmy wcześniej, zasobem w ramach planu zarządzania zasobami może być sprzęt, oprogramowanie lub moce przerobowe pracowników. Jednym z elementów stworzenia planu zarządzania zasobami jest określenie rodzajów potrzebnych zasobów w celu identyfikacji dostępnych zasobów.

4. Zidentyfikuj dostępne zasoby

Element ten jest kluczowy w zarządzaniu zasobami. Jeśli Twój zespół zarządza projektami w narzędziu do zarządzania pracą, takim jak Asana, to wiesz, jakie jest obciążenie poszczególnych osób i możesz łatwo określić, kogo przydzielić do projektu. W zależności od zakresu projektu, może być konieczne zrównoważenie zasobów i przełożenie w czasie innych prac, aby uniknąć nadmiernego obciążenia zespołu zdaniami.

5. Monitoruj postęp projektu

Dobry menedżer zasobów powinien często konsultować się z członkami swojego zespołu podczas cyklu życia projektu. Jak się czują? Czy czują się przeciążeni, czy wręcz przeciwnie, do projektu przydzielono zbyt dużo personelu? Podkreśl, że ich wspierasz i – co najważniejsze – masz świadomość ilości pracy, jaką mają do wykonania. To świetny sposób na ciągłe okazywanie wsparcia zespołowi.

Najlepsze praktyki w zakresie zarządzania zasobami

Jesteś na dobrej drodze do stworzenia planu zarządzania zasobami. A jeśli chcesz opanować zarządzanie zasobami do perfekcji, skorzystaj z tych 11 wskazówek niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem programu czy menedżerem projektu.

1. Określ realistyczne ramy czasowe. Dowiedz się, ile czasu zajmuje każdemu pracownikowi wykonanie zadań. Ułatwi to planowanie w przyszłości.

2. Ustaw daty rozpoczęcia i zakończenia. Ustawienie czasu trwania dla każdego zadania zapewnia realistyczne ramy czasowe do wykonania zadań przez członków zespołu. Ustawiając właściwe daty rozpoczęcia i zakończenia możesz stworzyć dokładny harmonogram dla całego projektu.

3. Poznaj umiejętności swoich pracowników. Dobra znajomość mocnych stron poszczególnych osób z zespołu pomoże Ci zidentyfikować odpowiednie zasoby dla każdego zadania.

4. Priorytetyzuj zadania. Określ z wyprzedzeniem zadania priorytetowe biorąc pod uwagę obciążenie zespołu. Stwórz harmonogram w oparciu o zadania priorytetowe i wyznacz zasoby, które zostaną wykorzystane do ich realizacji.

5. Pomóż zespołowi zwiększyć współczynnik wykorzystania czasu. Współczynnik wykorzystania czasu to ilość czasu, którą Twój zespół projektowy poświęca na wykonalne, strategiczne lub rozliczane zadania. Pracownicy spędzają średnio 60% swojego czasu na czynnościach okołozadaniowych, takich jak uzyskiwanie zatwierdzeń czy wyszukiwanie dokumentów. Ograniczenie czynności okołozadaniowych to najlepszy sposób, aby umożliwić zespołowi efektywne wykonywanie pracy oraz zwiększenie współczynnika wykorzystania czasu.

6. Na bieżąco optymalizuj wykorzystanie zasobów. Zarządzanie projektami to nieustanny wysiłek. W miarę pojawiania się nowych wyzwań, zadania i harmonogramy mogą się zmieniać. Nie musisz obawiać się przenoszenia zasobów jeśli jest ono konieczne do zmaksymalizowania wydajności.

7. Pozostaw wolne przedziały czasowe. Choć planowanie zasobów i zarządzanie nimi jest jest ważne już od samego początku, nie da się przewidzieć wszystkiego. Uwzględnij wolne przedziały czasowe na nieprzewidziane zadania i zachowaj elastyczność.

8. Wybierz odpowiedni styl zarządzania zasobami pasujący do Twojego zespołu. Znasz swój zespół lepiej niż ktokolwiek inny. Wykorzystaj tę wiedzę i wybierz najlepszą metodę zarządzania zasobami – np. zarządzanie obciążeniem w oparciu o godziny, punkty lub liczbę zadań.

9. Kontroluj sytuację w zespole. Na bieżąco śledź obciążenie zespołu, upewniając się, że zadania są rozłożone równomiernie, a ich realizacja jest osiągalna. Ułatwi to planowanie w przyszłości i pozwoli skuteczniej przydzielać zasoby.

10. Połącz swój plan zarządzania zasobami z planem operacyjnym. Planowanie operacyjne to proces, w którym utworzysz szczegółową mapę działań, które Twój zespół będzie podejmować każdego tygodnia, a czasem każdego dnia. Połącz swój plan zarządzania zasobami z planem operacyjnym, aby efektywnie zarządzać czasem zespołu.

11. Postaw na odpowiednie narzędzie do zarządzania pracą. Korzystanie z arkusza kalkulacyjnego to prosta droga do chaosu. Zamiast tego, wypróbuj narzędzie do zarządzania pracą, które obejmuje funkcje zarządzania portfolio, takie jak mierzenie obciążenia zespołu. Pozwoli Ci spojrzeć na projekt z szerszej perspektywy, a także zagłębić się w szczegóły i wyświetlić pojedyncze zadania – wszystko w jednym miejscu. W Asanie możesz nie tylko przeglądać poszczególne zadania, ale także je przenosić, używając metody „przeciągnij i upuść”.

Wskazówki dotyczące zarządzania zasobami od czerech liderów zespołów

Czy może być coś lepszego od przewodnika po tym, jak przydzielać zasoby? Co powiesz na autentyczne przykłady i wskazówki od czterech liderów zespołów (każdy z nich ma inne doświadczenia i stoi przed innymi wyzwaniami), którzy zarządzają zasobami na co dzień? Poznaj Jenny, Ariel, Erica i Reigan.

Jakie jest największe wyzwanie, z jakim się mierzysz, jeśli chodzi o zarządzanie zasobami i jak sobie z nim radzisz?

Największym wyzwaniem przed jakim stoję jeśli chodzi o zarządzanie zasobami jest uzyskanie całościowego obrazu obciążenia mojego zespołu. Muszę mieć dokładny wgląd w każdy z nadchodzących projektów.

Najpierw analizuję mapy drogowe i harmonogramy nadchodzących produktów i kampanii, a następie określam potrzeby kadrowe, zarówno na poziomie projektu, jak i poszczególnych produktów końcowych. Korzystam w tym celu z narzędzia do zarządzania pracą, w którym mam portfolio wszystkich projektów realizowanych przez mój zespół. W przypadku mniejszych projektów lub zadań ad hoc, mam utworzony dedykowany proces w tym samym narzędziu służący do zlecania tekstów. Dzięki temu mogę z łatwością zarządzać nowymi zleceniami, a także określać potrzeby, terminy i priorytety.

Dobór pracowników do projektów czy przypisywanie zasobów jest zarówno sztuką, jak i nauką. Upewniam się, że dostępność danej osoby odpowiada zakresowi prac. Przydzielając osoby do projektów biorę również pod uwagę ich indywidualne umiejętności oraz cele zawodowe.

Jakie są Twoje trzy najlepsze rady jeśli chodzi o tworzenie i zarządzanie planem zarządzania zasobami?

1. Dowiedz się z wyprzedzeniem, jakie projekty Cię czekają. Większość projektów, jakie realizuje mój zespół jest rozpoczynana przez inne zespoły. Stąd ważne jest, aby być w kontakcie z partnerami z innych działów i mieć wgląd w nadchodzące projekty.

2. Upewnij się, że każdy członek zespołu pracuje przynajmniej nad jednym dużym projektem (np. kampanią marketingową) i wypełnij jego pozostały czas cotygodniowymi i codziennymi zadaniami. Zminimalizuje to konieczność częstego przełączania się między różnymi kontekstami oraz zapewni pracownikom różnorodność.

3. Na bieżąco monitoruj sytuację w zespole, aby wiedzieć, jaka jest dostępność każdej osoby i wprowadzać ewentualne korekty. Jeśli wydarzy się coś nieoczekiwanego, bądź w stałym kontakcie z zespołem, aby upewnić się, że Twoje plany pozostaną na właściwych torach.

Jakie jest największe wyzwanie, z jakim się mierzysz, jeśli chodzi o zarządzanie zasobami i jak sobie z nim radzisz?

Największym wyzwaniem związanym z zarządzaniem zasobami jest dla mnie uzyskanie dokładnego obrazu tego, nad czym pracuje mój zespół, jakie są jego moce przerobowe oraz status projektów. Trzeba przy tym uwzględnić sporo niuansów, ponieważ każdy pracownik ma swoje własne tempo pracy i mocne strony. Muszę podjąć decyzję o tym, kto jest najlepszą osobą do zrealizowania danego projektu.

Ważne jest ciągłe usprawnianie komunikacji z członkami zespołu. Upewniam się, że wszyscy są na bieżąco poprzez regularny kontakt, spotkania (stand-upy) oraz rozmowy jeden na jeden. Aby dyskusje mogły być efektywne, przeglądam również zadania zespołu. Dzięki osiom czasu mam również jasny obraz tego, kto i nad czym pracuje i jakie są następne kroki.

Jakie są Twoje trzy najlepsze rady jeśli chodzi o tworzenie i zarządzanie planem zarządzania zasobami?

1. Twórz plany w oparciu o informacje od interesariuszy z innych działów. W ten sposób upewnisz się, że działania zespołu są skoordynowane oraz ustalisz realistyczne oczekiwania i harmonogramy.

2. Używaj narzędzia do zarządzania pracą (w szczególności, osi czasu), aby śledzić postępy prac. Przeglądaj zadania delegowane członkom zespołu i korzystaj z osi czasu, aby eliminować ewentualne przeszkody.

3. Dowiedz się, w jaki sposób Twój zespół wykorzystuje używane przez was narzędzie do zarządzania pracą. Niektórzy członkowie zespołu mogą woleć spojrzeć na szerszy obraz, zaś inni skupić się na pojedynczych zadaniach. Dostosuj swój styl pracy do sposobu działania Twojego zespołu.

Jakie jest największe wyzwanie, z jakim się mierzysz, jeśli chodzi o zarządzanie zasobami i jak sobie z nim radzisz?

Jednym z głównych wyzwań jest to, że mój zespół pracuje równolegle. Muszę zadać sobie pytanie: „Jak zmaksymalizować wartość mojego zespołu inżynierów?”. Muszę znaleźć równowagę pomiędzy naszymi celami a ryzykiem związanym z pracą.

Organizuję spotkania zespołowe, na których przedstawiam listę zadań do wykonania przez każdą osobę. To pozwala nam zobaczyć, co będziemy robić w nadchodzących tygodniach i poznać opinie członków zespołu. Następnie, wykorzystujemy tę wiedzę i przenosimy ją do naszego narzędzia do zarządzania pracą. Jako priorytet traktujemy udokumentowanie wszystkich informacji w jednym miejscu.

Śledzimy każdą rzecz w naszym narzędziu do zarządzania pracą, włącznie z nieobecnościami. W każdej chwili możemy sprawdzić, jakie zasoby będą dostępne lub nie, co pozwala spojrzeć na harmonogram z perspektywy strategicznej. Unikamy rozpoczynania dużych projektów tuż przed weekendem kub wtedy, gdy wielu pracowników jest na urlopie.

Jakie są Twoje trzy najlepsze rady jeśli chodzi o tworzenie i zarządzanie planem zarządzania zasobami?

1. Jeśli wiesz, że dane zadanie lub projekt mogą wiązać się z ryzykiem, natychmiast odnotowuj te informacje. Zapisując je ochronisz się przez najgorszymi scenariuszami i zagrożeniami.

2. Zachowaj elastyczność. Nie traktuj swojego planu jako zadania, które możesz po prostu odhaczyć z listy. Stale się ucz, zmieniaj, modyfikuj i na bieżąco optymalizuj swój plan zarządzania zasobami.

3. Uczyń myślenie zespołowe integralną częścią waszych działań. Każda osoba w zespole powinna być zachęcana do dzielenia się opiniami, własnymi zaleceniami, a także do informowania innych o ograniczonych mocach przerobowym. Zarządzanie zasobami to nie zadanie jednej osoby lecz całego zespołu.

Jakie jest największe wyzwanie, z jakim się mierzysz, jeśli chodzi o zarządzanie zasobami i jak sobie z nim radzisz?

Dla mnie największym wyzwaniem w zarządzaniu zasobami jest dokładne zrozumienie każdego zlecenia, a następnie wybór najlepszej osoby, która będzie w stanie je wykonać, biorąc oczywiście pod uwagę jej moce przerobowe w danym momencie. Często zadaję sobie pytanie: „Kto ma największą wiedzę i doświadczenie potrzebne do zrealizowania tego konkretnego zlecenia?

Każdego miesiąca proszę członków zespołu o określenie swoich pięciu priorytetów, aby ocenić ich dostępność. Chodzi o to, aby określić, które projekty są najodpowiedniejsze dla poszczególnych osób. Na przykład, projekt obejmujący istniejącą inicjatywę może być świetny dla nowego pracownika. Natomiast bardziej złożony projekt może być odpowiedniejszy pracownika z dłuższym stażem.

Ostatnio utworzyłam w moim narzędziu do zarządzania projektami projekt do śledzenia kalendarza publikacji. Widzę w nim wszystkie kampanie mailowe, nad którymi pracuje mój zespół i mogę szybko sprawdzić, kiedy rozpoczyna się dana kampania oraz kto jest za nią odpowiedzialny.

Jakie są Twoje trzy najważniejsze wskazówki dotyczące tworzenia planu zarządzania zasobami i zarządzania nim?

1. Usprawnij swój system pracy. Zarządzanie wieloma zadaniami jednocześnie może być przytłaczające. Spróbuj uprościć ten proces wykorzystując cyfrowe formularze, zwłaszcza jeśli są zintegrowane z Twoim systemem zarządzania pracą.

2. Organizuj cotygodniowe spotkania z zespołem. Dowiedz się od nich, jak radzą sobie z bieżącym obciążeniem i jaka ilość obciążenia jest dla nich komfortowa.

3. Zarządzaj priorytetami. Przyjrzyj się pięciu najważniejszym priorytetom zespołu na dany miesiąc, aby zobaczyć na czym koncentruje się każda osoba. Co tydzień monitoruj priorytety, aby zobaczyć czy coś się zmieniło i w razie potrzeby, modyfikować priorytety.

Gotowy do utworzenia planu zarządzania zasobami?

Zarządzanie zasobami powinno stanowić nieodłączną część planu zarządzania projektem. Choć z początku może wydawać się to przytłaczające, przypisywanie właściwych zasobów i we właściwym czasie znacząco ułatwi Twoją pracę. Stopniowo przyzwyczajaj się do korzystania z narzędzia do zarządzania pracą. Twój zespół będzie Ci wdzięczny!

Kiedy już wdrożysz swój plan zarządzania zasobami i przypiszesz zasoby, pamiętaj również o tym, aby zauważać i podkreślać osiągnięcia pracowników. Świętowanie sukcesu zespołu pomoże utrzymać zaangażowanie pracowników oraz zwiększyć ich produktywność. A jeśli chcesz zacząć korzystać z tego samego narzędzia, co Jenny, Ariel, Eric i Reigan, przyjrzyj się bliżej Asanie, aby zacząć wykonywać swoją pracę jeszcze skuteczniej.

projektu