Szablon zarządzania zasobami

Przeciwdziałaj wypaleniu, zanim się jeszcze pojawi. Dowiedz się, jak utworzyć w Asanie szablon zarządzania zasobami, dzięki któremu członkowie zespołu nie będą się czuć przepracowani lub pominięci.

Utwórz własny szablon

INTEGRATED FEATURES

timeline iconOś czasufield-add iconPola niestandardowedependency iconZależnościcalendar-star iconDaty rozpoczęcia

Recommended apps

Ikona Clockwise
Clockwise
Service Now
ServiceNow
logo hubspot
Hubspot
Ikona Jira Cloud
JIRA Cloud

Udostępnij
facebooktwitterlinkedin
[Interfejs użytkownika produktu] Zarządzanie zasobami w zakresie publikacji (oś czasu)

Czterdzieści procent pracowników uważa, że wypalenie jest nieodłączną częścią sukcesu. Prawda jest jednak taka, że przepracowany zespół nie będzie dawał z siebie wszystkiego. Możesz narzucić sobie wysokie tempo w pracy, ale jest to rozwiązanie tylko na krótką metę. Stres i napięcie i tak Cię dopadną. 

Zamiast tego lepiej jest zarządzać mocami przerobowymi zespołu, aby zapobiec przepracowaniu (lub zbyt małemu obłożeniu pracą). Na tym właśnie polega zarządzanie zasobami – na przejęciu kontroli nad harmonogramem pracy zespołu, aby zapewnić, że czas poświęcany jest na rzeczy ważne. 

Czym jest szablon zarządzania zasobami? 

Szablon zarządzania zasobami to przewodnik wielokrotnego użytku, który pomaga zarządzać mocami przerobowymi zespołu w trakcie realizacji projektu. Widać w nim wszystko, nad czym pracuje Twój zespół, dlatego od razu możesz zobaczyć, jak bardzo obciążony pracą jest każdy z członków zespołu, czy komuś można jeszcze dodać zadania, albo czy ktoś potrzebuje pomocy, żeby ukończyć zadania w terminie. Dzięki szablonowi nie musisz tracić czasu na tworzenie planu zarządzania zasobami dla każdego kolejnego projektu. Zamiast tego po prostu skopiuj szablon, wypełnij go i zacznij pracę. 

[Interfejs użytkownika produktu] Zarządzanie zasobami w zakresie publikacji (lista)

Korzyści z cyfrowego szablonu zarządzania zasobami

Zarządzanie zasobami to proces, który ciągle ewoluuje. Nowe zadania, projekty i nieobecności w pracy powodują, że moce przerobowe Twojego zespołu podlegają ciągłym zmianom, a Ty potrzebujesz szablonu, który za nimi nadąży. Tu z pomocą przychodzi cyfrowy szablon do zarządzania zasobami.

Podczas gdy statyczne szablony w Microsoft Excel lub Arkuszach Google wymagają częstej ręcznej aktualizacji, o tyle cyfrowy szablon do zarządzania zasobami uaktualnia się w czasie rzeczywistym, w miarę jak zmieniają się priorytety i obciążenie Twojego zespołu pracą. Funkcjonalność szablonu pozwala wprowadzać zmiany na bieżąco, dzięki czemu masz zawsze kontrolę nad harmonogramem pracy Twojego zespołu i możesz zapobiegać przepracowaniu.

Dzięki cyfrowemu szablonowi zarządzania zasobami możesz: 

  • W jednym miejscu zobaczyć całkowite obciążenie pracą Twojego zespołu. 

  • Zwizualizować, jak zmieniają się dostępne zasoby i moce przerobowe Twojego zespołu w czasie. 

  • Zmieniać zadania, terminy i priorytety, aby efektywnie zarządzać mocami przerobowymi zespołu. 

  • Utworzyć widok w stylu wykresu Gantta pokazujący, jak długo zajmie realizacja zadań w odniesieniu do osi czasu projektu.

  • Zwizualizować zależności w projekcie, aby uniknąć potencjalnych blokad. 

  • Nadać zadaniom kolory odpowiadające wymaganemu nakładowi pracy, aby dowiedzieć się, ile mocy przerobowych wymagają. 

  • Udostępnić szablon interesariuszom, aby przedstawić, jak dodatkowe zgłoszenia wpływają na Twój zespół. 

  • W łatwy sposób dodawać zadania projektowe do szablonu bez konieczności powielania pracy. 

[Interfejs użytkownika produktu] Zarządzanie zasobami w zakresie publikacji (tablica)

Jak utworzyć cyfrowy szablon zarządzania zasobami

Twój szablon zarządzania zasobami powinien zapewniać widok z wyższej perspektywy na to, jakie zadania wykonuje każdy z członków zespołu. Najłatwiej można to zrobić poprzez utworzenie oddzielnej sekcji dla każdej osoby. W ten sposób możesz dodawać zadania projektowe do odpowiedniej sekcji i widzieć, kto nad czym pracuje. Pamiętaj, aby do każdego zadania dodawać datę rozpoczęcia i zakończenia, dzięki czemu można będzie zwizualizować, ile czasu zajmie wykonanie każdego z zadań. 

Aby dodać więcej szczegółów, utwórz pola niestandardowe wskazujące nakład pracy, jakiego wymaga każde zadanie (np. mały, średni lub duży) oraz status każdego zadania. Status każdego zadania może różnić się w zależności od rodzaju pracy wykonywanej przez Twój zespół. Może być to proste określenie, jak „nierozpoczęte” lub „w trakcie”, albo bardziej szczegółowe, takie jak: „planowanie”, „projektowanie”, „edytowanie” i „recenzowanie”. W zależności od potrzeb Twojego zespołu możesz dodać dodatkowe pola niestandardowe, aby śledzić takie cechy jak rodzaj zasobu lub sprint w Agile, w którym planowane jest wykonanie tego zadania. 

Na końcu dodaj zależności, aby określić, czy Twój zespół powinien ukończyć pewne zadania przed rozpoczęciem kolejnych. Dzięki zależnościom możesz oznaczyć zadanie jako oczekujące na wykonanie innego zadania i w ten sposób nadać wyższy priorytet pracy, która mogłaby zablokować inne zadania na dalszym etapie projektu. 

Zarządzaj zasobami zespołu dzięki widokowi Obciążenia pracą

Szablon zarządzania zasobami to świetne rozwiązanie specjalnie przygotowane dla mniejszych zespołów. Jeżeli jednak Twój zespół jest większy i pracuje nad szeregiem różnych projektów, wtedy niezbędne może się okazać szyte na miarę narzędzie do zarządzania obciążeniem pracą. W takim przypadku pomocna może się okazać funkcja Obciążenie pracą w Asanie, która w sposób graficzny przedstawia moce przerobowe Twojego zespołu, dzięki czemu możesz zobaczyć, czym zajmują się członkowie zespołu we wszystkich realizowanych projektach. 

Zintegrowane funkcje

  • Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który pokazuje wszystkie Twoje zadania na poziomym wykresie słupkowym. Widać na nim nie tylko datę rozpoczęcia i zakończenia zadania, ale również zależności między zadaniami. Dzięki widokowi osi czasu możesz w łatwy sposób śledzić to, czy wszystkie elementy Twojego planu pasują do siebie. Dodatkowo widząc cały przegląd pracy w jednym miejscu, łatwo jest zidentyfikować i rozwiązać konflikty zależności jeszcze zanim one powstaną i zagwarantować osiągnięcie celów zgodnie z harmonogramem. 

  • Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

  • Zależności. Korzystając z zależności, oznaczaj zadania jako oczekujące na wykonanie innych. Nadawaj zadaniom odpowiednie priorytety, aby Twoja część pracy nie blokowała pracy kogoś innego. Zespoły korzystające z przepływów pracy opartych na współpracy mogą w łatwy sposób zobaczyć, które zadania oczekują na wykonanie innych i dowiedzieć się, kiedy mogą rozpocząć swoją część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego.

  • Daty rozpoczęcia. Czasami oprócz daty wykonania zadania, chcesz również znać datę rozpoczęcia pracy nad nim. Godziny i daty rozpoczęcia dają członkom zespołu jasne wyobrażenie o tym, ile czasu powinno zająć wykonanie każdego zadania. Używając dat rozpoczęcia możesz skuteczniej zarządzać pracą, aby skoordynować działania zespołu i zapobiec wymykaniu się zależności spod kontroli. 

Polecane aplikacje

  • Clockwise. Dzięki integracji Clockwise + Asana możesz dodawać zadania w formie bloku czasu do swojego kalendarza Google. Integracja Clockwise + Asana umożliwia określenie czasu trwania zadań, terminu ich wykonania oraz tego, czy Clockwise może automatycznie zmienić ich termin. Dodaj zadania do kalendarza i znajdź czas na ich wykonanie.

  • ServiceNow. Ogranicz liczbę ręcznych czynności wykonywanych przez zespoły IT, które korzystają w ServiceNow, automatyzując proces tworzenia zadań w Asanie i zapewniając widoczność międzyplatformową dotyczącą statusu w czasie rzeczywistym oraz kontekstu. Wewnętrzne zespoły serwisowe, które korzystają z ServiceNow do śledzenia i zarządzania zgłoszeniami często otrzymują prośby wymagające wykonywania działań poza ServiceNow, na przykład dotyczące sprzętu lub pytania o płace. Ta integracja umożliwia połączenie ServiceNow z działaniami i aktualizacjami statusu w Asanie.

  • Hubspot. Automatycznie twórz zadania w Asanie za pomocą HubSpot Workflows. Używając HubSpot Workflows możesz wykorzystać wszystkie dane klientów w HubSpot CRM w celu tworzenia zautomatyzowanych procesów. Integracja ta umożliwia płynne przekazywanie zadań pomiędzy zespołami, na przykład w przypadku zamknięcia transakcji lub zgłoszeń w HubSpot.

  • Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi. 

Często zadawane pytania

Mam już szablon w Excelu. Do czego jest mi potrzebny szablon zarządzania zasobami utworzony w oprogramowaniu do zarządzania projektami?

Szablon zarządzania zasobami w Excelu ma charakter statyczny, co oznacza, że musisz go ręcznie aktualizować za każdym razem, kiedy zmieniają się produkty końcowe projektu, osie czasu lub dostępność członków zespołu. Oprócz tego jest on oddzielony od Twojej pracy, tzn. musisz stale przełączać się między różnymi narzędziami, aby móc monitorować moce przerobowe Twojego zespołu. Z drugiej strony utworzenie szablonu monitorowania zasobów w narzędziu do zarządzania projektami pozwala Ci zarządzać zasobami i pracować nad różnymi projektami w jednym miejscu. Nie musisz nieustannie przełączać się pomiędzy różnymi aplikacjami, ręcznie wprowadzać zmian i powielać tej samej pracy. Zamiast tego Twój zespół ma jedno źródło wiedzy, gdzie można w czasie rzeczywistym śledzić zmiany w obciążeniu pracą.

Korzystanie z oddzielnego oprogramowania do zarządzania zasobami lub wyspecjalizowanego narzędzia do planowania zasobów stwarza podobny problem. Jest to kolejne narzędzie, z którego Twój zespół musi nauczyć się korzystać, co oznacza dodatkowe przełączanie kontekstu i stratę czasu.

Czy potrzebuję szablonu zarządzania zasobami?

Jeżeli jesteś kierownikiem projektu lub liderem zespołu, szablon zarządzania zasobami może pomóc Ci uprościć planowanie i alokację zasobów zespołu. Pomaga Ci zbilansować dostępność zasobów i zapotrzebowanie na nie, aby można było zapewnić zespołowi projektowemu wystarczające moce przerobowe do ukończenia zadań na czas, bez jednoczesnego przepracowania.

Kiedy należy korzystać z szablonu zarządzania zasobami w projekcie?

Skorzystaj z szablonu zarządzania zasobami w projekcie, rozpoczynając każdy z cykli życia projektu, przed zaplanowaniem harmonogramu projektu i budżetu projektu. W ten sposób będziesz mieć pełen przegląd zasobów dostępnych w zespole, co jest nieodzowne podczas planowania, jak długo zajmie wykonywanie poszczególnych zadań, oraz czy zajdzie konieczność wsparcia przez podwykonawców lub inne zespoły.

Twórz szablony w Asanie

Dowiedz się, jak utworzyć spersonalizowany szablon w Asanie już dziś w ramach darmowego okresu próbnego planu Premium.

Rozpocznij pracę