Jak wyznaczać priorytety w pracy

Zdjęcie współautora – Molly TalbertMolly Talbert29 lipca 20206 min czytania
facebooktwitterlinkedin
Jak wyznaczać priorytety w pracy – obraz baneru

Jak większość osób, na pewno przystępujesz do pracy z zamiarem, aby była tak produktywna, jak to tylko możliwe. Jednak w miarę upływu dnia, Twoja lista zadań rośnie, a do tego pojawiają się różne pilne sprawy, którymi musisz się zająć, spychając Twoje plany na dalszy plan.

Jeśli brzmi to dla Ciebie znajomo wiedz, że nie dotyczy to tylko Ciebie. Wielu z nas nie posiada systemu priorytetyzacji zadań, przez co ciągle mamy wrażenie, że gonimy za obowiązkami. W rezultacie ryzykujemy niedotrzymywanie terminów i nieustannie martwimy się o to, jak pozostać na bieżąco, nie tracąc przy tym koncentracji. Kiedyś jednak trzeba powiedzieć „dość”. Stosując kilka prostych technik priorytetyzacji zadań i zarządzania obciążeniem, możesz dotrzymać kroku swojej pracy i mieć pod kontrolą wszystkie terminy.

Zarządzaj pracą z dowolnego miejsca w Asanie

Wprowadzając system priorytetyzacji swoich zadań możesz wykazać się proaktywnością zamiast biernością, co pozwoli Ci zwiększyć produktywność, dotrzymywać wyznaczonych terminów i efektywniej zarządzać czasem w pracy. Przyjrzyj się poniższym wskazówkom i wybierz spośród nich metodę, która pomoże Ci w priorytetyzacji Twoich zadań:

Zbierz wszystkie zadania i stwórz z nich listę

Chcąc dokonać priorytetyzacji swoich zadań musisz mieć pełny obraz wszystkiego, co masz do zrobienia. Kwestia ta choć oczywista jest często pomijana w wyniku pośpiechu i chęci jak najszybszego rozpoczęcia prac nad projektami. Warto jednak poświęcić trochę czasu na sporządzenie listy wszystkich zadań, które masz do wykonania w ramach każdego projektu. Podziel również większe zadania na mniejsze podzadania, aby ułatwić ich realizację.

Przeczytaj: 15 wskazówek, jak tworzyć skuteczne listy zadań

Mając wszystkie zadania zebrane na jednej liście, dodaj do nich dodatkowe informacje, takie jak czas trwania, waga lub priorytet i data wykonania. Mając wszystkie informacje w jednym miejscu uzyskasz pełny obraz wszystkiego, co masz do wykonania oraz czasu, jaki to zajmie, a także zobaczysz, co wymaga Twojej uwagi w pierwszej kolejności.

Póki co nie martw się organizowaniem swoich zadań – na razie po prostu zgromadź je w jednym miejscu. Jest to ważny pierwszy krok, ponieważ jeśli zorganizujesz swoją pracę już na początku projektu lub kwartału, będzie Ci dużo łatwiej utrzymać porządek w zadaniach w dłuższej perspektywie.

Wskazówka Asany: lista Moje zadania to funkcja Asany, która automatycznie gromadzi wszystkie przypisane do Ciebie zadania w jednym widoku. Pełni rolę głównej listy kontrolnej, która pomaga Ci skupić się na odpowiednich zadaniach, a także umożliwia organizowanie i priorytetyzację zadań w oparciu o ich terminy wykonania.

Wprowadź metodę priorytetyzacji, aby zorganizować swoją listę zadań

Sposób priorytetyzacji zadań zależy od charakteru Twoich obowiązków oraz indywidualnego stylu pracy, niemniej jednak istnieje kilka popularnych metod priorytetyzacji zadań, które mogą się sprawdzić w Twoim przypadku. Przyjrzymy się kilku z nich:

1. Zjedz tę żabę

Metoda „zjedz tę żabę” nie jest dosłowną sugestią lecz systemem zainspirowanym cytatem Marka Twaina, który powiedział: „Jeśli masz za zadanie zjeść żabę, najlepiej zrób to z samego rana”. W kontekście zarządzania pracą oznacza to, że jako pierwsze powinno się realizować największe lub najbardziej wymagające zadania, a dopiero potem przechodzić do mniej ważnych lub pilnych zadań.

Ważne zadania, które służą osiągnięciu najwyższych celów i są powiązane z celami najwyższego szczebla lub OKR-ami powinny znaleźć się na pierwszym miejscu Twojej listy priorytetów i to właśnie od nich powinieneś rozpocząć swój dzień. A gdy już „zjesz już swoją żabę”, możesz przejść do pozostałych zadań, wykonując je np. według terminów realizacji, ale już z mniejszym stresem, ponieważ to co najważniejsze zostało już odhaczone.

Przeczytaj: Jak wyznaczać OKR-y

Metoda „zjedz tę żabę” w praktyce: dokończ tą wielką prezentację, którą masz wygłosić na spotkaniu kadry zarządzającej pod koniec tygodnia zanim zaczniesz odpowiadać na maile, pracować nad formularzem oceny, dzwonić do klientów lub dopracowywać szczegóły kontraktu. Realizując w pierwszej kolejności większy projekt zanim zabierzesz się za cokolwiek innego, zdołasz utrzymać skupienie, z którego nie wytrącą Cię żadne pomniejsze zadania czy pytania, a sama praca nad nim również przebiegnie sprawniej.

2. Macierz Eisenhowera

Kolejna metoda, jaką jest Macierz Eisenhowera (zwana też „Macierzą Ważne-Pilne”), polega na podzieleniu zadań na cztery kategorie w oparciu o to, czy są ważne, pilne lub żadne z tych dwóch. Jako generał służący podczas II wojny światowej, a później prezydent Stanów Zjednoczonych, Dwight D. Eisenhower musiał szybko podejmować ważne decyzje i wymyślił tę metodę, aby mu w tym pomagała.

Metoda ta pomoże Ci zdecydować, co wykonać teraz (ważne i pilne), co musisz zaplanować na później (ważne, ale nie najpilniejsze), co możesz delegować (nie najważniejsze, ale pilne) i czego możesz się pozbyć (nieważne i niepilne). To świetnie narzędzie do priorytetyzowania zadań, podejmowania szybkich decyzji i utrzymywania dobrej organizacji.

Macierz Eisenhowera w praktyce: współpracownik wysłał Ci maila z prośbą o pomoc przy prezentacji sprzedażowej. Zadanie to jest pilne bo do wykonania na dzisiaj. Ale czy na tyle ważne (dla Ciebie), aby odłożyć na bok inne zadania? Przeanalizuj pod kątem pilności i ważności pozostałe zadania z listy, aby zdecydować, czy możesz odłożyć je na później i wspomóc swojego współpracownika. Znając swoje zobowiązania, łatwiej będzie Ci mówić „nie”, gdy sytuacja będzie tego wymagać.

Przeczytaj: 7 szybkich i łatwych kroków do stworzenia matrycy decyzyjnej, z przykładami

3. Metoda ABCDE

Dzięki metodzie ABCDE, wykorzystujesz utworzoną wcześniej listę zadań, przypisując do każdego z nich literę w zależności od ważności, a następnie realizujesz je w tej kolejności. Stanowi szybki sposób, aby określić ważność zadania, ułatwiając priorytetyzację Twojej pracy oraz zarządzanie czasem. Metodę tą można porównać do oceniania zadań na skali od A (bardzo ważne) do E (w razie możliwości, wyeliminuj). Ważne jest, by w pierwszej kolejności pracować nad zadaniami A i B, ponieważ to od nich zależy Twój sukces lub niepowodzenie w pracy

Metoda ABCDE dobrze sprawdza się również w połączeniu z metodą „zjedz tę żabę”. Rozpoczynając dzień od zadań A i B, możesz poświęcić resztę dnia na realizację zadań mniejszej wagi, takich jak C, D i E.

Metoda ABCDE w praktyce: masz przed sobą ośmiogodzinny dzień pracy, a na liście zadania obliczone na 15 godzin. Jeśli do każdego zadania przypiszesz literę, okaże się, że tylko dwa są zadaniami A, a większość to zadania typu D, które możesz delegować lub przełożyć na inny termin. Wiesz, że musisz skupić się na zadaniach typu A, a te z kategorii D możesz zostawić na później lub delegować innemu członkowi zespołu, redukując swoją listę zadań wyłącznie do tych najpilniejszych.

4. Segmentacja

metodzie segmentacji, segment definiowany jest jako działanie realizowane w skupieniu. Może być ono działaniem samodzielnym (opróżnianie skrzynki odbiorczej), częścią większego projektu (opracowanie pierwszej wersji dokumentu) lub zestawem mniejszych, niepowiązanych ze sobą zadań. Istotą tej metody jest uczynienie tych segmentów blokami nieprzerwanego skupienia.

Wyłącz rozpraszacze i zasygnalizuj wszystkim wokół, że jesteś niedostępny – np. ustawiając status „nie przeszkadzać” w swoim narzędziu do zarządzania pracą. Możesz również skorzystać z kalendarza, rezerwując w nim czas na bloki skupienia, aby dać znać innym, że nie powinni delegować Ci w tym czasie żadnych zadań. Jeśli uznasz, że metoda ta Ci służy, rozważ np. wprowadzenie zasady „Żadnych spotkań we środy” dla siebie i swojego zespołu. Pamiętaj jednak o robieniu przerw pomiędzy segmentami – czas na odpoczynek również jest ważny!

Przeczytaj: 7 wskazówek, jak osiągnąć skupienie i ograniczyć cyfrowe rozpraszacze

Segmentacja w praktyce: możesz rozpocząć swój dzień od spędzenia godziny na pracy projektowej, a potem zrobić sobie przerwę na kawę. Następnie, dwie godziny planowanych spotkań, lunch i trzydzieści minut na odpowiadanie na maile. Później np. godzina na poszukiwanie nowych klientów. Możesz notować wszystkie działania w kalendarzu, aby upewnić się, że nic nie umknie Twojej uwadze i nikt nie pokrzyżuje Twoich planów. Możesz zakończyć dzień krótką przerwą na przejrzenie mediów społecznościowych, potem udać się na spotkanie zespołu, a ostatnią godzinę przeznaczyć na prace projektowe.

Wskazówka Asany: jeśli zarządzasz zadaniami w Asanie, możesz utworzyć pola niestandardowe, aby dodać do nich dodatkowe informacje – np. litery (jeśli korzystasz z metody ABCDE), pilność oraz ważność (jeśli stosujesz Macierz Eisenhowera), poziom priorytetu (w przypadku metody „zjedz tę żabę”) lub szacowany czas potrzebny na wykonanie zadania.

Zaplanuj zadania w kalendarzu

Niezależnie od tego, czy dane zadanie zajmuje kilka minut czy parę tygodni, zawsze ma ono początek i koniec. Dlatego, kiedy już stworzysz swoją listę zadań, dodaj daty rozpoczęcia i zakończenia do każdego zadania. W ten sposób zyskasz pewność, że nic nie umknie Twojej uwadze, nawet jeśli pojawią się nowe zadania do wykonania i konieczna będzie zmiana priorytetów.

Jeśli przypisane do Ciebie zadanie nie ma jasnej daty rozpoczęcia ani zakończenia, poproś o te informacje, aby móc zaplanować czas na jego realizację, a także ustalić oczekiwania. Znając daty, możesz nawet ustawić własną, wcześniejszą datę zakończenia, aby uwzględnić dodatkowy czas na nieprzewidziane trudności lub wykonać zadanie szybciej. Wyobraź sobie, że Twoja praca to puzzle, a daty rozpoczęcia i zakończenia zadań to ich krawędzie. Wszystkie elementy muszą do siebie pasować.

Przeczytaj: Zarządzaj przepływem pracy za pomocą list, tablic, kalendarza i widoku osi czasu

Kontynuując tę analogię, jeśli zadania są elementami układanki, a ich krawędzie symbolizują daty rozpoczęcia i zakończenia, Twój kalendarz jest planszą tej układanki, na której układasz szerszy obraz. Użyj go, aby zaplanować pracę, zrównoważyć zadania o większym wysiłku i priorytecie w taki sposób, aby nie były one dla Ciebie przytłaczające i upewnić się, że dotrzymasz wyznaczonych terminów. Jeśli wprowadzasz jedną z powyższych metod priorytetyzacji lub połączenie kilku z nich, wykorzystaj ten system, aby wypełnić swój harmonogram i zarządzać czasem,

Wskazówka Asany: widok kalendarza w Asanie pozwala identyfikować zarówno puste, jak i przepełnione bloki czasowe. Wykorzystaj ten widok, aby przenosić zadania i równomiernie rozkładać obciążenie pracą. Proaktywne zarządzanie kalendarzem pozwala utrzymać dobrą organizację i rozpoczynać każdy dzień mając jasny obraz tego, co musisz wykonać.

Informuj członków zespołu o postępach zadań

Na koniec, nie zapomnij również o bieżącej komunikacji z członkami zespołu, którzy mogą czekać na to aż ukończysz swoje zadania, albo będziesz mieć wolną chwilę. Przekazując zespołowi aktualizacje statusu odnośnie zadań, albo informacje o planowanym czasie ukończenia zadania, opóźnieniach lub czynnikach blokujących, ograniczysz liczbę otrzymywanych próśb o aktualizacje. Zamiast na nie ciągle odpowiadać, będziesz mógł wykonywać swoją pracę produktywnie i skutecznie.

Przeczytaj: Jak napisać efektywny raport o statusie projektu

Wskazówka Asany: komentarze do zadań w Asanie pozwalają udostępniać aktualizacje oraz zadawać pytania bezpośrednio pod zadaniami, dzięki czemu cała komunikacja jest powiązana z faktyczną pracą. Możesz również skorzystać z funkcji aktualizacji statusu w projekcie, aby poinformować wszystkich jego interesariuszy o postępach w ramach całego projektu, a nie tylko pojedynczego zadania.

Spriorytetyzowana praca to produktywna praca

Wyznaczenie jasnych priorytetów pozwoli Ci zwiększyć produktywność, efektywniej zarządzać czasem i zyskać pewność, że dotrzymasz każdego terminu. A jeśli chcesz zwiększyć swoją produktywność jeszcze bardziej, wypróbuj narzędzie do zarządzania pracą, takie jak Asana, które pomoże Ci zorganizować i zarządzać wszystkimi zadaniami – od najmniejszych do największych – w jednym miejscu.

Aby uzyskać więcej wskazówek, przeczytaj nasz artykuł: 18 wskazówek, strategii i porad w zakresie zarządzania czasem dla usprawnienia pracy.

Powiązane zasoby

Artykuł

Why Inbox Zero isn’t what you think it is