Czym jest zarządzanie pracą? Przewodnik dla początkujących

Przepływy pracy, zarządzanie zadaniami, procesy biznesowe… w dzisiejszych czasach wiele elementów składa się na udane miejsce pracy. Coraz więcej firm zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne jest korzystanie z narzędzi, oprogramowania i platform, które wykraczają poza zarządzanie zadaniami i mogą koordynować pracę oraz komunikację członków zespołu w czasie rzeczywistym. Na pierwszym planie jest automatyzacja, a liderzy szukają sposobów, aby osiągnąć więcej przy mniejszych nakładach. Krótko mówiąc, dzieje się wiele rzeczy i może się wydawać, że wszystkie te pomysły są odrębnymi elementami organizacji pracy. W rzeczywistości jednak wszystkie te pojęcia są aspektami strategicznego zarządzania pracą.

Czym jest zarządzanie pracą?

Zarządzanie pracą to systematyczne podejście do organizowania przepływów pracy w organizacji, takich jak projekty, bieżące procesy lub rutynowe zadania, aby zapewnić przejrzystość potrzebną zespołom i całym organizacjom. To forma inteligencji współpracy, która polega na koordynowaniu działań osób i pracy na wszystkich poziomach organizacji, aby zapewnić wszystkim dostęp do informacji potrzebnych do realizacji najważniejszych zadań.

Zarządzanie pracą a zarządzanie projektami

Chociaż ludzie czasami mylą zarządzanie pracą z zarządzaniem projektami, w rzeczywistości są to różne pojęcia. Zarządzanie pracą to szeroki system i sposób wykonywania pracy, który obejmuje projekty, planowanie i procesy. Ten holistyczny sposób pracy koncentruje się na łączeniu zespołów, zapewnianiu przejrzystości i usprawnianiu współpracy międzyfunkcyjnej. Zarządzanie pracą może na przykład obejmować stworzenie struktury przepływu pracy, w której interesariusze mogą płynnie przekazywać pałeczkę różnym zespołom i upewnić się, że wszyscy korzystają z tego samego systemu dokumentacji.

Z kolei zarządzanie projektami dotyczy bardziej logistycznych etapów nadzorowania projektów. Tworzenie osi czasu projektów i list rzeczy do zrobienia, koordynowanie zależności i planowanie zarządzania zasobami to aspekty zarządzania projektami. Dlatego planowanie lub zarządzanie projektami jest częścią zarządzania pracą, ale nie jest całością. W skrócie: zarządzanie projektami to jak patrzenie na drzewo, a zarządzanie pracą to jak patrzenie na cały las.

Czym jest platforma do zarządzania pracą?

Platforma do zarządzania pracą koordynuje plany, projekty i procesy w całej organizacji. Tworząc scentralizowane centrum dla wszystkich prac, redukujesz silosy i pomagasz zespołom śledzić postępy i pracować nad największymi inicjatywami firmy.

Zarówno platformy do zarządzania pracą, jak i oprogramowanie do zarządzania projektami to narzędzia do współpracy. Na przykład w obu rodzajach oprogramowania często znajdziesz pulpity nawigacyjne do raportowania, wykresy Gantta lub tablice Kanban. Ale w przeciwieństwie do oprogramowania do zarządzania projektami, platforma do zarządzania pracą łączy ze sobą całą pracę, zespoły i cele. Oznacza to, że każda osoba, która ukończy zadanie w projekcie, dokładnie wie, w jaki sposób to zadanie przyczynia się do realizacji najważniejszych celów i założeń firmy.

Czym jest zarządzanie pracą i dlaczego jest potrzebne Twojemu zespołowi

Wyjdź poza zarządzanie projektami. Dowiedz się, jak zarządzanie pracą może pomóc Ci w planowaniu, organizowaniu i realizowaniu zadań w różnych zespołach.

Pobierz pełny raport

Narzędzia do zarządzania pracą w praktyce: przykład

Kilka lat temu w Viessmann, prof. dr Martin Viessmann wraz z synem Maksem (aktualnie jednym z dyrektorów zarządzających) zrozumieli, jak ważne jest dostosowanie działania firmy zajmującej się systemami grzewczymi i chłodniczymi do czasów inteligentnych urządzeń i Internetu rzeczy. Oprócz wprowadzenia innowacji produktowych, chciał również usprawnić wewnętrzne funkcjonowanie firmy, wprowadzając zespoły biznesowe i operacyjne Viessmann w to, co nazywa „epoką efektywnej współpracy”.

To, że rodzina Viessmann wierzy w potęgę technologii, jest czymś oczywistym. Viessmann to firma, która istnieje od ponad stu lat. Martin i Max wiedzieli, że aby firma mogła się rozwijać, muszą stale modernizować zarówno produkty, jak i miejsce pracy.

W tym miejscu do akcji wkracza Alexander Pöllmann, menedżer ds. inteligentnego biura i współpracy w Viessmann. Jego zadaniem było zaplanowanie i wdrożenie „miejsca pracy przyszłości” oraz wprowadzenie „epoki efektywnej współpracy” w firmie Viessmann. Dzięki temu firma z ponadstuletnią historią mogła wkroczyć w świat ultranowoczesnych, zaawansowanych technologicznie urządzeń.

Zanim Alex rozpoczął wprowadzanie nowych technologii, poświęcił trochę czasu na lepsze zrozumienie potrzeb organizacji.

Co odkrył? Pracownicy potrzebowali narzędzia, które umożliwiłoby im łatwe komunikowanie się, współpracę i wspólne wykonywanie zadań w coraz bardziej rozproszonej firmie. W miarę rozwoju firmy Viessmann na przestrzeni dziesięcioleci wiele osób pracowało w różnych krajach i strefach czasowych, co komplikowało współpracę, zwłaszcza że nie było jednego źródła wiedzy, do którego wszyscy mogliby się odwoływać, aby zarządzać pracą między zespołami.

Celem Alexa było zapewnienie płynnej, cyfrowej transformacji sposobu współpracy w całej firmie Viessmann. Była to transformacja obejmująca więcej niż pojedynczy projekt lub zespół. Kluczowym elementem tej cyfrowej transformacji było wdrożenie platformy do zarządzania pracą.

Jak zarządzanie pracą ułatwia koordynację projektów

Koncepcja zarządzania pracą zyskuje na popularności i ma sens dla wielu osób, przynajmniej w teorii. Jednak jak w praktyce wygląda zarządzanie pracą i w jaki sposób sprawia, że koordynacja projektu w zespole jest mniej stresująca i bardziej przejrzysta?

Jak pokazuje przykład Viessmann, platforma do zarządzania pracą umożliwia zespołom łatwą koordynację, niezależnie od tego, czy pracują w biurze, czy w zespole zdalnym lub rozproszonym. Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Zarządzanie pracą dodaje kontekst do współpracy zespołowej – co i jak w połączeniu z tym, gdzie Ty i Twój zespół pracujecie. Jak można się domyślić, biorąc pod uwagę narzędzia, z których wiele osób korzysta w swojej pracy, łączenie kontekstu i współpracy nie odbywa się w sposób naturalny, zwłaszcza w środowisku zdalnym. Musisz dokładnie przemyśleć swój stos technologiczny i zastanowić się, jak może on pomóc w bezproblemowym wypełnieniu tej luki. Te trzy warstwy stosu technologicznego pomagają w bardziej naturalny sposób połączyć kontekst i koordynację:

• Komunikacja: prawdopodobnie masz już do dyspozycji kilka narzędzi i aplikacji do komunikacji, takich jak Zoom, Slack i poczta e-mail. Twój zespół musi znaleźć odpowiednią równowagę w komunikacji za pomocą tych narzędzi i zdecydować, które z nich powinno być używane do danego rodzaju komunikacji. Integracje mogą pomóc w ograniczeniu stosu technologicznego, dzięki czemu wszystkie narzędzia będą dostępne w jednym miejscu.

• Treść: repozytoria treści to miejsce, w którym przechowujesz wszystkie informacje i dokumenty. Platformy takie jak Dropbox, Dysk Google czy OneDrive to bezpieczne skarbce, na których polegasz podczas tworzenia, zapisywania i udostępniania produktów końcowych.

• Koordynacja: mimo że narzędzia do komunikacji i repozytoria treści są bardzo ważne, trudno jest efektywnie współpracować i koordynować działania zespołu bez platformy do zarządzania pracą, takiej jak Asana. Ta ostatnia warstwa zapewnia przejrzystość, np. kto, co i na kiedy musi wykonać, a także stanowi jedno źródło wiedzy dla zespołu.

Dodanie tej warstwy koordynacji i jednego źródła wiedzy do stosu technologicznego za pomocą platformy do zarządzania pracą ma kluczowe znaczenie dla zespołów, które chcą odnieść sukces. Zapewnia to dynamiczny system, w którym wszyscy mogą śledzić, omawiać i pracować nad priorytetami zespołu w jednym miejscu.

Wcześniej zespoły mogły używać dowolnych narzędzi do planowania swojej pracy, ale utrudniało to współpracę i komunikację, co prowadziło do powstawania silosów. Teraz skupiamy się na centralizacji w jednym narzędziu.”

Usprawnij procesy dzięki zarządzaniu pracą i oszczędzaj czas

Gdy Twój zespół lub organizacja będzie już korzystać z rozwiązania do zarządzania pracą, możesz również rozpocząć usprawnianie procesów, oszczędzając czas i energię zespołu.

Wiele zadań, które wykonujemy, obejmuje procesy ciągłe lub powtarzające się, a my możemy nawet nie zdawać sobie z tego sprawy. Gdy już będziesz mieć jasność co do tego, co zespół musi osiągnąć oraz kto, co i na kiedy musi wykonać, świetnym sposobem na zaoszczędzenie czasu i skuteczne wprowadzenie planów w życie jest określenie, które zadania można pominąć. Tworząc szablony powtarzalnych procesów i automatyzując pracę, Twój zespół może działać wydajniej i skuteczniej, aby osiągnąć swoje cele.

W przypadku dużych projektów redakcyjnych za każdym razem wykonujemy te same kroki, dlatego stworzyliśmy dla nich szablon projektu. Dzięki temu zespół oszczędza dużo nakładu pracy na etapie planowania.”

System do zarządzania pracą to jedno źródło wiedzy

„Jestem wielkim zwolennikiem jednego źródła wiedzy” – mówi Jerod Hillard, Ambasador Asany. „Dla mojego zespołu jest to Asana. W Asana możemy zapewnić niezbędny kontekst, a następnie przekierować ludzi do dodatkowych dokumentów na naszych platformach do przechowywania danych w chmurze, narzędziach finansowych lub innych obszarach Asana”.

Przejrzystość narzędzia do zarządzania pracą daje Tobie i Twojemu zespołowi pewność, umożliwiając wszystkim robienie postępów w realizacji wspólnych celów – niezależnie od tego, czy pracujesz w biurze, czy jesteś rozproszony w różnych strefach czasowych.

Poszczególne osoby i zespoły muszą rozumieć, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji priorytetów całej firmy, aby czuć się upoważnionymi, zaangażowanymi i powiązanymi z pracą, która ma znaczenie. Zarządzanie pracą zapewnia zespołom przejrzystość, dając im pewność, że mogą skupić się na najważniejszych zadaniach i przestać się zastanawiać lub napotykać na niewidoczne przeszkody.

Czym jest zarządzanie pracą i dlaczego jest potrzebne Twojemu zespołowi

Wyjdź poza zarządzanie projektami. Dowiedz się, jak zarządzanie pracą może pomóc Ci w planowaniu, organizowaniu i realizowaniu zadań w różnych zespołach.

Pobierz pełny raport