15 wskazówek, jak tworzyć skuteczne listy zadań

Zdjęcie współautora – Julia MartinsJulia Martins11 stycznia 20218 min czytania
facebooktwitterlinkedin
obraz nagłówka do artykułu o tworzeniu skutecznych list zadań

Lista zadań to po prostu lista zawierająca wszystko, co musisz zrobić. Oznacza to, że może znaleźć się na niej praktycznie wszystko – jednak sam fakt, że zadania zostały spisane, nie oznacza, że lista ta jest rzeczywiście pomocna. Skuteczne śledzenie terminów wykonania zadań może pomóc Ci określić priorytety i osiągać lepsze rezultaty. Zbyt często jednak zdarza się, że lista rzeczy do zrobienia jest chaotyczna i w żaden sposób nie połączona z faktycznie wykonywaną przez Ciebie pracą, co prowadzi do mniejszej przejrzystości i zwiększenia liczby czynności okołozadaniowych.

Dobra wiadomość jest taka, że tworzenie list zadań wcale nie musi być bezskuteczne. Przejmij kontrolę nad swoją pracą, korzystając z tych 15 wskazówek, które podpowiedzą Ci, jak opracować efektywną listę zadań.

Na początek pożegnaj pisemne listy zadań

Jeśli jeszcze tego nie robisz, to pierwszym etapem stworzenia skutecznej listy zadań jest zbudowanie jej za pomocą odpowiedniej aplikacji. Pisemne listy zadań zapewniają co prawda przyjemne uczucie satysfakcji za każdym razem, kiedy wykreśla się z nich wykonane zadanie, ale niestety jest to najgorszy możliwy sposób śledzenia zadań. Tak naprawdę, pisemna lista rzeczy do zrobienia jest chaotyczna i nieskuteczna oraz łatwo popełnić w niej błąd czy ją zgubić.

Aby tego uniknąć, skorzystaj z aplikacji do tworzenia list zadań. W przeciwieństwie do list w formie papierowej, zalety korzystania z aplikacji obejmują:

  • Możliwość sortowania i priorytetyzacji zadań. Jeśli chcesz zmienić kolejność pozycji na pisemnej liście, musisz w całości ją przepisać. Dzięki aplikacji natomiast możesz łatwo przeciągać i upuszczać elementy. To nie wszystko – większość aplikacji do tworzenia list zadań daje także możliwość śledzenia priorytetów dzięki niestandardowym tagom.

  • Nie da się ich zgubić. W przeciwieństwie do listy w formie fizycznej, wirtualnej listy rzeczy do zrobienia nie sposób jest zgubić. Zawsze będziesz mieć do niej dostęp, więc w każdej chwili możesz dodać nowe pozycje.

  • Możliwość dodawania kontekstu do zadań. Większość aplikacji do tworzenia list zadań umożliwia dodawanie w opisie dodatkowych informacji. Tradycyjna lista zawiera tylko kilka słów kluczowych, które opisują to, co trzeba zrobić. Dzięki aplikacji natomiast, każda pozycja do wykonania zawiera rozwijane pole opisu, gdzie można dodać wszystkie szczegóły zadania, dokumenty i inne ważne informacje.

  • Możliwość tworzenia różnych list w tym samym miejscu. Zanim wybierzesz aplikację do tworzenia list zadań, upewnij się, że umożliwia ona utworzenie wielu list na raz. Dzięki temu, możesz utworzyć jedną listę z zadaniami osobistymi, drugą z zadaniami dla zespołu, a trzecią, na przykład, dotyczącą rozwoju osobistego. Aplikacja z opcją tworzenia wielu list umożliwi Ci przechowywanie wszystkich tych zadań w jednym miejscu.

  • Możliwość ustawiania terminów wykonania, przypomnień i powiadomień. Pozycje na liście zadań nic nie znaczą, jeśli nie wykona się ich na czas. Dzięki dedykowanej aplikacji możesz śledzić daty wykonania poszczególnych zadań oraz ustawiać dla nich przypomnienia lub powiadomienia, aby mieć pewność, że każde z nich zostanie zrealizowane w terminie.

  • Możliwość współpracy. Mając zorganizowaną listę zadań z jasno określonymi priorytetami, możesz w większym stopniu przyczyniać się do realizacji projektów i inicjatyw zespołowych. Innymi słowy, im lepiej zorganizujesz swoją pracę, tym łatwiej będzie Ci współpracować z pozostałymi członkami zespołu.

Wypróbuj zarządzanie listami zadań w Asanie za darmo

Jeśli szukasz aplikacji do tworzenia list zadań, wypróbuj Asanę. Asana to narzędzie do zarządzania pracą zaprojektowane, aby pomóc Ci zorganizować Twoje tak, aby było jasne co dokładnie trzeba zrobić, dlaczego jest to ważne i w jaki sposób należy to wykonać. Użyj Asany, aby śledzić pracę i połączyć ją z większymi projektami, na bieżąco informować członków zespołu o postępach i mieć pewność, że nic nie zostanie pominięte.

Twórz skuteczniejsze listy zadań – Przykład listy „Moje zadania“

15 wskazówek, jak tworzyć skuteczne listy zadań

Jeśli chcesz przenieść swoje listy zadań na wyższy poziom, skorzystaj z tych 15 wskazówek, które pomogą Ci zwiększyć przejrzystość i wydajność. Większość z tych wskazówek zakłada, że używasz aplikacji do tworzenia list zadań do organizowania swojej pracy i zwiększania produktywności.

1. Zapisuj wszystko

Lepiej dodać pozycję i szybko oznaczyć ją jako ukończoną, niż zapomnieć o czymś, co trzeba było zrobić. Najlepsze pomysły często pojawiają się w momencie, kiedy nie mamy możliwości ich zapisać – inspiracja nie czeka na odpowiedni moment. Jeśli przyjdzie Ci do głowy sposób na ulepszenie projektu lub nowy pomysł, po prostu dodaj go do swojej listy zadań.

Z tego właśnie powodu ważne jest, aby wybrana przez Ciebie aplikacja oferowała funkcjonalną wersję mobilną. To pozwoli Ci dodawać pozycje do listy niezależnie od tego, gdzie jesteś, bez konieczności czekania na to, aż ponownie znajdziesz się przy komputerze.

Życie staje się łatwiejsze, kiedy nie trzeba polegać wyłącznie na własnej pamięci. Asana umożliwia zmniejszenie mentalnego obciążenia i zapewnia przejrzystość.

2. Twórz różne listy do różnych celów

Jednym z częstych problemów dotyczących list zadań jest to, że zawierają one wiele niezwiązanych ze sobą pozycji. Być może w pracy zajmujesz się wieloma projektami na raz, a na Twojej liście przypomnienie dotyczące przeglądu briefu dla nadchodzącej kampanii znajduje się tuż obok notatki na temat znalezienia dostawców na wydarzenie. Nic więc dziwnego, że można czuć się przytłoczonym.

Aby przejąć kontrolę nad swoją listą rzeczy do zrobienia i wykonywać swoje obowiązki lepiej niż kiedykolwiek wcześniej, warto zastanowić się nad stworzeniem więcej niż jednej listy. Możesz na przykład stworzyć jedną listę dla każdej ważnej inicjatywy lub projektu albo utworzyć jedną listę z rzeczami, które można wykonać natychmiast, drugą – z pomysłami na przyszłe projekty, a trzecią zawierającą osobiste przypomnienia. W ten sposób będziesz zawsze korzystać z listy, która zawiera informacje istotne dla wykonywanej przez Ciebie pracy, aby łatwiej skoncentrować się na niezbędnych działaniach.

Dowiedz się więcej: Skuteczna aplikacja do tworzenia list zadań online

3. Zorganizuj swoją listę zadań według przepływu pracy, priorytetu lub daty wykonania

Ciągłe reorganizowanie listy zadań to strata czasu nawet, jeśli czasem jest to przyjemne. Oprzyj się pokusie, tworząc funkcjonalną strukturę dla swoich list. Jeśli jest to możliwe w aplikacji, której używasz, utwórz osobne sekcje dla różnych rodzajów zadań. W ten sposób, możesz sortować zadania ze względu na projekt lub priorytet, w zależności od Twoich preferencji.

Twórz skuteczniejsze listy zadań– priorytety i przepływy pracy

4. Przekształcaj notatki w wykonalne działania

Lista zadań nie jest miejscem odpowiednim do zapisywania przemyśleń czy celów. Te informacje są istotne, ale umieszczanie wszystkiego na jednej liście może spowodować, że naprawdę ważne zadania umkną Twojej uwadze. Zamiast dodawać je do listy, zapisz te elementy w narzędziu do zarządzania projektami lub systemie do zarządzania celami. Dzięki temu, Twoje pomysły i cele będą nadal łatwo dostępne, ale nie będą zabierać miejsca na Twojej liście zadań.

Pomimo tego, że osobne przechowywanie przemyśleń i celów jest ważne, przełączanie się pomiędzy różnymi narzędziami może szybko stać się uciążliwe. Zamiast tego, spróbuj znaleźć sposób, aby gromadzić wszystkie informacje w jednym narzędziu, na przykład z pomocą Asany.

5. Najpierw działanie, potem szczegóły

Oprócz upewnienia się, że każde zadanie jest wykonalne, warto również rozpocząć nazwę każdego elementu od czasownika. Nie jest to konieczne, ale taki tytuł pozwoli szybko rozeznać się, co trzeba zrobić w ramach danego zadania.

Na przykład tytuł „Trzy obrazy do reklamy na Facebooka” nie mówi za wiele. Jeśli dodasz do niego czasownik „zaprojektować”, ten sam punkt staje się przejrzysty i wykonalny: „Zaprojektować trzy obrazy do reklamy na Facebooka”. Jasne określenie działania w tytule zadania umożliwia szybki wgląd w czekającą Cię pracę.

6. Priorytetyzuj swoje zadania

Aby mieć pewność, że wykonujesz właściwe zadania we właściwym czasie, musisz określić, które z nich są najważniejsze. Niezależnie od tego, czy najważniejsze pozycje znajdują się na szczycie listy, czy też są one oznaczone niestandardowymi tagami, upewnij się, że możesz łatwo określić, które działania mają największe znaczenie, aby niczego nie przegapić.

Przeczytaj: Jak wyznaczać priorytety w pracy

Nie oznacza to wcale, że najważniejsze rzeczy należy wykonywać w pierwszej kolejności. Czasami, wykonanie łatwego zadania to najlepszy sposób na rozpoczęcie pracy. A może bardziej odpowiada Ci praca w myśl zasady 80/20, która zakłada, że możesz wykonać 80% pracy w 20% czasu. Nawet, jeśli nie realizujesz najważniejszych priorytetów jako pierwszych, upewnij się, że wiesz co musisz zrobić w danym dniu.

Wcześniej, po powrocie do domu i położeniu syna spać o godzinie 20, siadałam przy biurku i do północy przeglądałam wszystkie wątki z wiadomościami e-mail, starając się zrozumieć, co dzieje się w pracy. Teraz wystarczy szybki rzut okiem na Asanę, ponieważ doskonale wiem, co jest ważne.

7. Zawsze określaj termin

W przypadku zadań, nie wystarczy o nich pamiętać – dobrze jest również wiedzieć, na kiedy należy je wykonać. Ukończenie wszystkich ważnych zadań nic nie znaczy, jeśli dostarczy się je w złym terminie. Innymi słowy, zawsze musisz wiedzieć kto, co i na kiedy musi wykonać. Nawet jeśli termin wykonania nie jest ściśle określony, lepiej wpisać termin i później go zmienić, niż w ogóle o nim zapomnieć.

8. Dziel większe zadania na mniejsze

Jeden z największych problemów pojawia się w przypadku złożonych zadań. Może się zdarzyć, że na liście data wykonania ustawiona jest na jutro, ale po otwarciu zadania okazuje się, że do wykonania wszystkich niezbędnych czynności potrzeba całego tygodnia.

Jeśli zdarza Ci się to często, spróbuj podzielić pracę na mniejsze części. Termin wykonania danej czynności może być ustawiony na przykład na piątek, ale zadanie jest tak złożone, że jego wykonanie zajmie wiele dni. Rozłożenie takiego zadania na mniejsze rzeczy do zrobienia i ustawienie dat ich wykonania wcześniej może mieć kluczowe znaczenie dla powodzenia całego Twojego projektu.

Asana pozwoliła nam zobaczyć faktyczną ilość pracy jaką wykonujemy i umożliwiła ponową priorytetyzację zadań oraz zmianę strategii dla poszczególnych typów zadań.

9. Grupuj zadania, które są do siebie podobne

Grupowanie rzeczy do wykonania nie tylko pomaga więcej osiągnąć, ale i zwiększa Twoją produktywność. Za każdym razem, kiedy przełączasz się pomiędzy zadaniami lub rozpoczynasz nowy projekt Twój mózg potrzebuje chwili, aby się dostosować. Potwierdzono, że ludzki umysł nie jest nastawiony na wielozadaniowość, dlatego im więcej rzeczy do zrobienia uda Ci się połączyć w grupy, tym łatwiej poradzi sobie z nimi Twój mózg.

Skoncentruj się przede wszystkim na codziennych zadaniach, które można połączyć w grupy i uprościć. Jeśli jest coś, co robisz każdego dnia, przypuszczalnie nawet nie zdajesz sobie sprawy, ile czasu nas tym spędzasz. Spróbuj zanotować, ile czasu zajmuje Ci wykonanie podobnych, codziennych zadań. Może Cię to zaskoczyć! Następnie zastanów się, czy możesz w jakiś sposób zwiększyć swoją produktywność, na przykład grupując działania lub automatyzując je. Nie tylko sprawi to, że Twoja lista będzie bardziej przejrzysta, ale i zwiększy Twoją produktywność.

10. Celebruj postępy

Zawsze, kiedy odhaczasz zadanie z listy, oznacza to, że udało Ci się coś osiągnąć. A to ważne! Wszystkie osiągnięcia warto celebrować.

Jedną z najważniejszą wartości w Asanie jest postawa serdeczności – stworzony przez nas koncept, który przewodzi nam na co dzień. Postawa serdeczności oznacza, że w ciągu dnia pracy należy znaleźć czas na zabawę i przeżywanie ważnych momentów. Każdy, kto używał kiedyś Asany wie, że oznaczenie działania jako ukończonego powoduje, że przez ekran przelatują jednorożce i yeti. Dlaczego tak się dzieje? Właściwe pytanie brzmi – dlaczego nie?

Funkcje Asany, takie jak jednorożce przelatujące przez ekran po zakończeniu zadania, sprawiają, że praca staje się przyjemniejsza.
Twórz skuteczniejsze listy zadań – Celebracje w Asanie

11. Skategoryzuj swoją listę na koniec dnia pracy

Zamiast spędzania połowy poranka na żmudnym sprawdzaniu listy rzeczy do zrobienia, uporządkuj zadania dzień wcześniej. W ten sposób, kiedy się zalogujesz, będziesz od razu wiedzieć co masz do zrobienia. Poświęcając 5-10 minut poprzedniego wieczora masz pewność, że następnego ranka możesz natychmiast zabrać się do pracy.

12. Wyłącz powiadomienia

Powiadomienia zdecydowanie pomagają w wykonywaniu zadań, a każda dobra aplikacja będzie oferować ich wiele. Jednakowo ważne są jednak opcje „Wycisz” i „Nie przeszkadzać”. Organizujesz przecież pracę po to, aby zwiększyć swoją produktywność, a czasami wymaga to skupienia, bez rozpraszaczy w postaci powiadomień.

Rozproszenie uwagi jest dość kosztowne, więc staramy się wyeliminować jego przyczyny wszędzie, gdzie to możliwe. Dzięki Asanie, pracownicy mogą się skoncentrować i wykonywać pracę bez żadnych rozpraszaczy, ponieważ każdy doskonale zna status prac oraz swój zakres obowiązków – bez konieczności organizowania spotkań.
Przeczytaj: 7 wskazówek, jak osiągnąć skupienie i ograniczyć cyfrowe rozpraszacze

13. Śledź rzeczy, których nie musisz zrobić

Z pewnością nie chcesz marnować czasu na wykonywanie czynności, które nie są ważne. Więc choć może kusić Cię dodawanie rzeczy do swojej listy, czasem lepiej się powstrzymać.

Jeśli śledzisz priorytety, już masz świadomość tego, co jest najbardziej i najmniej ważne. Nie obawiaj się również zmiany priorytetów zadań. Śledzenie rzeczy do zrobienia nie polega na codziennym wykonywaniu wszystkich czynności znajdujących się na liście. Chodzi w nim o zyskanie kontroli nad zadaniami, aby sprawnie wykonać najważniejsze z nich.

14. Uważaj na rzeczy, z którym zrobieniem zwlekasz

Wszyscy mamy zadania, których wykonanie zaplanowaliśmy na tydzień wcześniej, ale nie udało nam się jeszcze ich rozpocząć. Jeśli zauważysz takie zadania na swojej liście, zastanów się, dlaczego nie zostały one jeszcze wykonane. Co Cię przed tym powstrzymuje? Czy musisz zmienić ich priorytet lub oddelegować je do innego członka zespołu? Czy w zadaniu jest coś, czego nie rozumiesz i dlatego zwlekasz z jego wykonaniem? Poznanie przyczyny opóźnienia zadania pomoże Ci zwiększyć produktywność i zapobiec tworzeniu się długiej listy zadań zaległych.

15. Współpracuj za pomocą jednej platformy

W świecie idealnym, śledzenie rzeczy do zrobienia powinno czemuś służyć. Organizowanie i priorytetyzacja zadań może być przydatne tylko wtedy, gdy masz wgląd w pracę swojego zespołu i odwrotnie. Najbardziej produktywne zespoły to te, które mają jedno centralne źródło informacji dla całej pracy. W ten sposób, każdy doskonale wie, kto i za co jest odpowiedzialny, a Twój zespół może skoncentrować się na osiąganiu jak najlepszych wyników.

Naturalnie uważamy, że Asana świetnie się do tego nadaje. Dzięki Asanie, Twój zespół może określić co należy zrobić, dlaczego jest to ważne i w jaki sposób to wykonać. W ten sposób cały zespół może skorzystać na większej przejrzystości i zredukować niepotrzebne działania.

Dowiedz się więcej

Oznacz zadanie „Dowiedzieć się, jak stworzyć listę zadań” jako wykonane

Stworzenie listy zadań polega na zorganizowaniu swojej pracy i zwiększeniu jej widoczności, a dzięki tym 15 wskazówkom, na pewno uda Ci się to osiągnąć. Jednak, aby z powodzeniem śledzić zadania do wykonania, musisz również znaleźć sposób na uzyskanie wglądu w pracę zespołu i odwrotnie. Poszukaj takiego narzędzia do zarządzania zadaniami, które obejmuje również dodatkowe funkcje, takie jak zarządzanie zadaniami oraz zarządzanie projektami.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj o korzyściach z zarządzania projektami w Asanie.

Powiązane zasoby

Artykuł

What is a project sponsor? (Role + duties breakdown)