Jakie są korzyści z zarządzania projektami?

Nie każda firma czy zespół posiada formalny proces zarządzania projektami. Niezależnie od tego, czy pracujesz w dużej organizacji, czy w szybko rozwijającym się startupie, być może formalne zarządzanie projektami póki co nie jest priorytetem Twojego zespołu. Ostatnio jednak coraz trudniej jest Ci zachować organizację i współpracować z członkami zespołu. Pewnie się zastanawiasz, czy potrzebujesz zarządzania projektami – ale to jest przecież temat zarezerwowany dla zespołów posiadających dedykowanych kierowników projektów, prawda?

Niezupełnie. W Asanie uważamy, że umiejętności zarządzania projektami pomagają zespołom w skuteczniejszej realizacji projektów. Znalezienie sposobu na zarządzanie projektami oraz ich planowanie i realizację ma istotne znaczenie dla każdego zespołu i firmy. I choć możesz nie potrzebować wszystkich elementów tradycyjnego systemu zarządzania projektami, nawet te podstawowe mogą przynieść spore korzyści Twojemu zespołowi.

Czym jest zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami pomaga zespołom organizować, śledzić i wykonywać zadania w ramach projektu. A czym jest projekt? Można zdefiniować go jako zbiór zadań niezbędnych do osiągnięcia określonego celu. Zarządzanie projektami może pomóc Twojemu zespołowi w zarządzaniu zadaniami oraz ich planowaniu i realizacji w celu terminowego spełnienia wymagań projektu. Korzystając z narzędzia do zarządzania projektami Twój zespół będzie mógł uporządkować wszystkie szczegóły dotyczące projektu w jednym miejscu, przekazywać informacje zwrotne oraz udostępniać aktualizacje statusu, a co za tym idzie – efektywniej ze sobą współpracować.

Posiadanie narzędzia do zarządzania projektami eliminuje konieczność ciągłego przełączania się między arkuszami kalkulacyjnymi, pocztą e-mail i innymi narzędziami, a także pomaga zespołowi:

• Koordynować pracę zespołów międzyfunkcyjnych

• Scentralizować plany, szczegóły, pliki oraz informacje zwrotne związane z projektami

• Udostępniać aktualizacje statusu wszystkim interesariuszom

• Poprawiać współpracę w zespole

Historia zarządzania projektami

Zarządzanie projektami zrodziło się z połączenia kilku rodzajów inżynierii i powstało na początku XX wieku, ale narzędzia i techniki, które definiują współczesne zarządzanie projektami zaczęły pojawiać się dopiero w latach 50. XX wieku. Wtedy to zarządzanie projektami zaczęło stawać się odrębną, rozpoznawalną metodologią – najczęściej stosowaną w projektach inżynieryjnych. W 1969 roku został założony Project Management Insitute (PMI), który odegrał dużą rolę w definiowaniu i promowaniu zarządzania projektami w ciągu następnych kilku dekad. Oprócz oferowania kierownikom projektów możliwości zdobycia certyfikacji, PMI opublikował w 1996 roku pierwszą edycję Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami (ang. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, The PMBOK Guide), które regularnie aktualizuje.

W przeszłości kierownik projektu był wyspecjalizowanym pracownikiem – często szkolonym w zakresie metodologii i narzędzi zarządzania projektami, a także certyfikowanym przez organizacje takie jak PMI. Jako że były to czasy, w których narzędzia do zarządzania projektami były trudne w konfiguracji i obsłudze, nierzadko wymagając specjalistycznej wiedzy, kierownik projektu był niezbędny do prowadzenia projektów.

Współczesne zarządzanie projektami wygląda już zupełnie inaczej. Dziś każdy może zostać kierownikiem projektu – nie trzeba wcale uzyskiwać żadnych certyfikatów ani uczyć się branżowego żargonu. W Asanie, uważamy, że jeśli zarządzasz projektem – niezależnie od jego charakteru – jesteś kierownikiem projektu. Elastyczność i demokratyzacja zarządzania projektami wynika w dużej mierze z ulepszonego i unowocześnionego oprogramowania do zarządzania projektami. Zamiast nieporęcznych, trudnych w obsłudze narzędzi, nowoczesne systemy do zarządzania projektami są elastyczne, wizualne i stworzone, aby służyć Tobie, a nie odwrotnie.

Podstawy nowoczesnego zarządzania projektami

Choć istnieje obszerna terminologia i żargon związany z zarządzaniem projektami, w rzeczywistości nie jest ono tak skomplikowane, jak mogłoby się wydawać. Jeśli dopiero stawiasz pierwsze kroki w tym temacie lub chcesz dowiedzieć, co Twój współpracownik ma na myśli, gdy mówi o metodykach zwinnych lub zakresie projektu, poniżej znajdziesz omówienie metodologii, komponentów, procesów oraz ról zespołowych związanych z zarządzaniem projektami.

Metodologie zarządzania projektami

Zarządzanie projektami jest sposobem na to, aby pomagać zespołom śledzić wszystkie zadania w celu terminowego spełnienia wymogów projektu. Samo pojęcie „zarządzanie projektami” stanowi jednak rozległy termin, obejmujący swym zakresem wiele rodzajów, metodologii i podejść, w tym:

• Zwinne zarządzanie projektami (ang. Agile project management). Metodyka Agile jest zwinnym podejściem do zarządzania projektami, popularnym wśród zespołów produktowych, inżynieryjnych i programistycznych. Zespoły pracujące zgodnie z metodyką Agile stawiają na ciągłe doskonalenie, elastyczne reagowanie na zmiany, podejście iteracyjne i stopniowy rozwój. Do popularnych metodyk w ramach Agile zaliczają się m.in. Scrum i Kanban.

• Model kaskadowy. W modelu kaskadowym zadania są wykonywane kolejno po sobie: dopiero po zakończeniu jednego zadania można rozpocząć następne itd. Model kaskadowy obejmuje sześć etapów: określenie wymagań, analizę, projektowanie, implementację, testowanie i konserwację. Ten model najlepiej sprawdza się w projektach, w których produkty i zakres są stałe, ponieważ metoda kaskadowa jest mniej elastyczna niż inne metodyki zarządzania projektami.

• Metodyka PRINCE2. PRINCE2 odnosi się do „projektów w sterowalnych środowiskach”. W metodyce zarządzania projektami PRINCE2, zarządzanie projektem odbywa się za pomocą siedmiu procesów obejmujących: zarządzanie strategiczne projektem, przygotowanie projektu, inicjowanie projektu, zarządzanie końcem etapu, sterowanie etapem, zarządzanie dostarczaniem produktów oraz zamykanie projektu.

• Metoda ścieżki krytycznej (ang. Critical Path Method, CPM) oraz probabilistyczna metoda planowania i kontroli projektu (ang. Program Evaluation and Review Technique, PERT). CPM i PERT to metody zarządzania projektami opracowane w latach 50. XX wieku. CPM jest algorytmem, dzięki któremu można zdefiniować ścieżkę krytyczną między złożonymi, połączonymi zadaniami w określonych ramach czasowych. Dzięki metodzie CPM, zespoły mogą zidentyfikować najdłuższy odcinek działań zależnych. Z kolei PERT pomaga zespołom zidentyfikować ścieżkę krytyczną, gdy oś czasu i ramy czasowe są nieznane. W metodzie PERT kierownicy projektów identyfikują wszystkie zadania, które należy wykonać (nie tylko ścieżkę krytyczną), aby określić minimalny czas potrzebny na ukończenie całego projektu.

Najważniejsze elementy i kluczowe terminy

Nie istnieje jedna określona lista kontrolna dla każdego elementu w ramach zarządzania projektami. Jest tak głównie dlatego, że istnieją różne rodzaje zarządzania projektami, a każdy z nich obejmuje swoje własne elementy, procesy i formaty. Ogólnie jednak, niezależnie od zastosowanej metodyki lub narzędzia do zarządzania projektami, każdy projekt musi obejmować:

Cele

Każdy projekt powinien mieć określony cel lub założenie. Przy ustalaniu celów projektu, skorzystaj z metody SMART, aby dzięki jasnym wskaźnikom i kryteriom dokładnie zmierzyć sukces projektu.

Plan projektu

Plan projektu to szczegółowy plan wszystkich kluczowych kroków, jakie Twój zespół musi wykonać, aby skutecznie zrealizować cele projektu.

Budżet

Większość projektów dysponuje wyznaczonym budżetem, który ogranicza i definiuje możliwe działania.

Ryzyko projektu

Ryzyko projektu to wszystko, co może pójść źle w projekcie. Przykłady mogą obejmować przekroczenie budżetu lub niedotrzymanie terminu. Zarządzanie ryzykiem projektu to praktyka polegająca na identyfikowaniu zagrożeń przed rozpoczęciem projektu, aby skutecznie im zapobiegać. Jej częścią jest utworzenie rejestru zagrożeń.

Zakres projektu

Na etapie planowania, należy również określić zakres projektu, czyli jego wielkość, ograniczenia, budżet oraz cele. Znajomość zakresu projektu pomoże zapobiec tzw. pełzaniu zakresu, które ma miejsce wtedy, gdy produkty końcowe projektu i zadania wykraczają poza jego zakres.

Plan zarządzania zasobami

Plan zarządzania zasobami to plan dotyczący sposobu, w jaki zamierzasz przydzielić zasoby swojego zespołu – niezależnie od tego, czy chodzi o wydajność pracowników, narzędzia techniczne czy budżet. Utworzenie planu zarządzania zasobami dla projektu może pomóc w lepszym zarządzaniu i alokowaniu zasobów zespołu w celu zmaksymalizowania ich dostępności.

Interesarusze

Interesariusze projektu to wszystkie osoby zaangażowane w Twój projekt. Mogą to być członkowie zespołów międzyfunkcyjnych lub kierownictwo.

Oś czasu

Większość projektów posiada oś czasu – datę rozpoczęcia oraz zakończenia prac nad projektem.

Produkty końcowe projektu

Produkty końcowe to materiały, pliki bądź produkty, które zostaną utworzone na końcu osi czasu projektu. Produkty końcowe mogą obejmować reklamy do kampanii brandingowej lub nowe funkcje opracowane w związku z premierą produktu.

Kamienie milowe

Kamienie milowe to istotne punkty kontrolne wyznaczające ukończenie grupy zadań lub rozpoczęcie kolejnej fazy projektu. W odróżnieniu od produktów końcowych, które reprezentują produkt lub rezultat, kamień milowy jest wydarzeniem w czasie.

Zależności

Twój projekt może również mieć zależności, które występują wtedy, gdy jedno zadanie nie może zostać rozpoczęte przed ukończeniem innego. Jeśli Twój projekt ma wiele zależności, pomocne może okazać się wyświetlenie ich na wykresie Gantta, który pozwala zwizualizować całą pracę na osi czasu.

Aktualizacje postępu i statusu

Zarządzanie projektem wiąże się również z koniecznością wysyłania raportów o postępach oraz aktualizacji statusu jego interesariuszom. Skuteczne raportowanie pomaga poprawić widoczność i współpracę między różnymi działami.

Proces zarządzania projektem

Każdy projekt będzie przebiegać nieco inaczej, w zależności od tego, nad czym pracujesz, do jakiego należysz zespołu oraz w jaki sposób członkowie Twojego lubią ze sobą współpracować. Ogólnie jednak można wyróżnić pięć głównych faz procesu zarządzania projektem:

1. Inauguracja projektu. Na tym etapie zwołujesz spotkanie zespołu projektowego i ustalasz zakres swojego projektu. W zależności od złożoności i skali projektu, pomocne może okazać się stworzenie harmonogramu projektu.

2. Planowanie projektu. Przygotowanie planu projektu polega na określeniu wymogów projektu oraz zdefiniowaniu, na czym będzie polegał „sukces projektu”. Ta faza projektu ma kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania projektem, a także osiągnięcia celów projektu. Na etapie planowania, opracujesz plan swojego projektu, wyznaczysz kluczowe kamienie milowe, a także określisz koszty projektu oraz oś czasu.

3. Realizacja projektu. Faza wykonawcza będzie stanowić główną część Twojego projektu. Na tym etapie Twój zespół będzie pracować nad realizacją produktów końcowych projektu. Aspekty, o których musisz pamiętać w tej fazie projektu obejmują zarządzanie obciążeniem zespołu, zarządzanie czasem oraz zarządzanie zadaniami. Ich celem jest koordynacja działań zespołu, utrzymanie pracy na właściwych torach i upewnienie się, że żaden członek zespołu nie jest przeciążony zadaniami.

4. Ocena wyników projektu. Raportowanie odbywa się zarówno na etapie realizacji, jak i po wykonaniu projektu. W trakcie trwania projektu raportowanie jest pomocne w rozwiązywaniu problemów oraz w zwiększeniu przejrzystości i poprawie współpracy między zespołami międzyfunkcyjnymi. Z kolei po zakończeniu projektu, możesz przygotować raport na temat jego wyników, a także przeprowadzić burzę mózgów z interesariuszami projektu na temat przyszłych ulepszeń w kolejnych projektach.

5. Zakończenie projektu. Po zakończeniu projektu spotkaj się z interesariuszami, aby go podsumować i wyciągnąć wnioski. W zależności od rodzaju zespołu, możesz zrobić to w formie retrospekcji, spotkania po zakończeniu projektu lub spotkania podsumowującego.

Pytanie: a co z bieżącymi projektami?

Najlepszym sposobem na zarządzanie bieżącymi projektami, takimi jak śledzenie błędów czy zarządzanie zleceniami kreatywnymi jest wykorzystanie zarządzania pracą. W rzeczywistości, zarządzanie projektami stanowi jeden z aspektów zarządzania pracą, jednak o ile zarządzanie projektami może pomóc w koordynowaniu poszczególnych projektów, oprogramowanie do zarządzania pracą pomaga zespołom zarządzać zarówno pojedynczymi projektami, jak i procesami, które nie mają daty rozpoczęcia ani zakończenia.

5 korzyści z zarządzania projektami

Jeśli nadal nie masz pewności, czy potrzebujesz zarządzania projektami, czytaj dalej, aby odkryć płynące z niego korzyści, a także poznać kilka prostych sposobów na wprowadzenie go w swoim zespole – nie będziesz potrzebować w tym celu żadnych certyfikatów ani stopni naukowych.

1. Przejrzyste, uporządkowane plany usprawniają współpracę zespołową

Jeśli zdarzyło Ci się kiedykolwiek rozpocząć projekt bez planu, wiesz, że już na samym początku może w niego wkraść się chaos. Pominięcie istotnych kroków w harmonogramie projektu, wykonywanie zapomnianych zadań na ostatnią chwilę lub ciągłe odpowiadanie na te same pytania logistyczne: „Na kiedy trzeba to wykonać? Co teraz robimy?” – to tylko kilka przykładów. Co gorsza, jakość Twojej pracy może ucierpieć, gdy będziesz spieszyć się z ukończeniem projektu.

Zamiast tworzyć plan na bieżąco, przed rozpoczęciem projektu zaplanuj wszystko, co należy zrobić, określając właścicieli zadań, produkty projektu i terminy wykonania. Następnie, zwizualizuj zadania do wykonania w ramach projektu na osi czasu lub skategoryzowanej liście, aby jasno określić kto, co i na kiedy musi wykonać. Na przykład, jeśli planujesz wydarzenie, możesz sporządzić listę poszczególnych etapów prowadzących do głównego wydarzenia, określając kto i za jaki krok jest odpowiedzialny oraz z jakim wyprzedzeniem należy je zrealizować. Następnie, zaplanuj je we współdzielonym kalendarzu projektowym. W ten sposób unikniesz zamawiania zaproszeń na ostatnią chwilę lub sytuacji, w której dwóch członków zespołu zarezerwowało catering w dwóch różnych firmach (ups!).

Jasno nakreślony plan projektu obejmujący wszystkie zadania, terminy, właścicieli zadań oraz inne istotne szczegóły pomoże Ci w jego efektywnej realizacji. Zyskasz jasny obraz zakresu oraz harmonogramu wszystkich prac i zdołasz zidentyfikować potencjalne konflikty jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Wkładając odrobinę wysiłku w przemyślenie i zaplanowanie projektu, finalnie poświęcisz na niego mniej czasu i zasobów.

Wskazówki dotyczące planowania projektów

• Przed rozpoczęciem projektu, sporządź listę wszystkich zadań, które należy wykonać. Następnie, dodaj do nich szczegóły, takie jak daty wykonania, osoby odpowiedzialne, statusy lub linki do odpowiednich plików. Jeśli Twój zespół nie realizował wcześniej podobnego projektu, zaplanuj bufor czasowy na nieprzewidziane sytuacje lub trudności.

• Zorganizuj wszystkie działania za pomocą planu, który można udostępnić. Niezależnie od tego, czy używasz prostej listy zadań, kalendarza, czy bardziej wizualnych narzędzi, takich jak oś czasu lub tablice Kanban, uporządkuj swój plan, aby każdy mógł łatwo sprawdzić kto, co i na kiedy musi wykonać. Następnie udostępnij go interesariuszom, aby wszyscy mogli być na bieżąco.

• Przekształć często powtarzające się projekty w szablony. Jeśli wiesz, że dany projekt będzie w przyszłości powtarzany, stwórz na jego podstawie szablon, aby przy każdej kolejnej okazji oszczędzać czas.

Chcąc skutecznie zarządzać projektem, musisz ustalić priorytety. Nigdy nie ma się tyle czasu i zasobów, ile by się chciało, dlatego musisz skupić się na elementach największej wagi. Następnie, upewnij się, że priorytety te są jasne dla interesariuszy, a także dla członków Twojego zespołu, aby mogli się skupić na odpowiednich zadaniach.”

2. Wyznaczenie ról eliminuje nieporozumienia

Po tych przygotowaniach, pora przejść do właściwej części zarządzania projektem. Jednak bez jasno określonego właściciela projektu, który pomógłby zespołowi w dotarciu do mety, członkowie zespołu mogą łatwo porzucić zadania, zapomnieć o szczegółach lub nie wiedzieć, do kogo zwrócić się z pytaniami.

Podczas gdy firmy posiadające formalną funkcję zarządzania projektami mają kierownika projektu po to, aby upewnić się, że plany projektu przebiegają zgodnie z... no cóż, planem, w firmach bez takiej funkcji często odpowiedzialność ta spada na osobę prowadzącą lub inicjującą projekt. Na przykład, jeśli jesteś redaktorem publikującym nową serię artykułów, programistą zarządzającym migracją witryny internetowej lub opiekunem klientów aktualizującym ich systemy raportowania, prawdopodobnie jesteś również osobą koordynującą wszystkie elementy projektu.

Na szczęście nie musisz pracować na dwie zmiany, aby skutecznie zarządzać swoim projektem – odrobina komunikacji i współpracy może wiele zdziałać. Wyjaśniając innym, że jesteś osobą kontaktową w projekcie, wszyscy zaangażowani będą wiedzieli, do kogo zwracać się z pytaniami i prośbami o aktualizacje. Określając role innych osób w projekcie, wyeliminujesz również nieporozumienia dotyczące ich zaangażowania.

Wskazówki dotyczące zarządzania projektami

• Jasno zakomunikuj swoją rolę (oraz role pozostałych osób). Niezależnie od tego, czy ma to miejsce na etapie planowania, czy na początku projektu, upewnij się, że wszyscy wiedzą, kto jest jego liderem (Ty!), a także o obowiązkach innych zaangażowanych osób.

• Bądź w ciągłej komunikacji z właścicielami zadań i odpowiadaj na ich pytania. Dzięki temu, że udało Ci się stworzyć jasny plan, wszyscy interesariusze wiedzą, za co są odpowiedzialni. Teraz pomóż im w skutecznym działaniu, śledząc ich postępy i zapewniając dostęp do wszystkiego, czego potrzebują do sprawnego wykonywania swoich obowiązków.

• Regularnie udostępniaj aktualizacje statusu. Utrzymuj dynamikę prac, udostępniając zespołowi aktualizacje dotyczące postępów projektu. Nie tylko zapewni to wszystkim aktualne informacje i zmniejszy liczbę pytań o bieżący status, ale także zachęci i zmotywuje interesariuszy.

Asana pomogła nam poprawić współpracę w zespole i wyeliminować niepotrzebne powielanie wysiłków. Mamy jeden projekt i wszyscy nad nim pracujemy. Należy do nas wszystkich.”

3. Dobrze zdefiniowane cele zwiększają efektywność zespołu

Projekty nie kończą się sukcesem, gdy zespoły nie wiedzą, jakie są ich cele. Bez jasno określonych celów nie tylko brakuje zespołom wewnętrznej motywacji, ale także istnieje ryzyko, że będą dążyć do niewłaściwego celu lub trudzić się pracą małej wagi.

Korzystając z narzędzia do zarządzania projektami z góry definiujesz cele projektu. W ten sposób działania wszystkich osób są skoordynowane wokół celów projektu i mogą być optymalizowane w celu ich osiągnięcia. Na przykład, jeśli Twoim projektem jest wprowadzenie nowego produktu na rynek, możesz wyznaczyć sobie za cel „Zwiększenie liczby rozszerzonych kont o 20%”. Ten cel z kolei wpłynie na Twoje decyzje związane z wprowadzaniem nowego produktu. Posłuży on również jako miernik sukcesu po wdrożeniu.

Członkowie Twojego zespołu projektowego również zauważą korzyści. Dogłębne przemyślenie problemu, który chcesz rozwiązać i wskazanie zespołowi ścieżki działań, pozwoli mu skupić się na zadaniach prowadzących do osiągnięcia celu.

Wskazówki dotyczące wyznaczania celów projektu

• Przeanalizuj powód, dla którego rozpoczynasz ten projekt. Postaw pytanie: dlaczego to robimy? Na kogo będzie to miało wpływ? Jak ten projekt wpasowuje się w szersze cele naszej organizacji? Czy wpisuje się w pracę, którą mogą już wykonywać inni członkowie zespołu? Jakie rezultaty przyniesie ta inicjatywa?

• Udostępnij swoje cele wszystkim interesariuszom. Przed zaplanowaniem projektu, udostępnij swoje cele wszystkim osobom, które będą w niego zaangażowane. W zależności od tego, jak pracuje Twój zespół, możesz to zrobić na spotkaniu inauguracyjnym, udostępniając odpowiedni dokument lub przekazując te informacje w narzędziu do zarządzania projektami – ważne jest, aby wszyscy rozumieli cele Twojej inicjatywy.

• Opracuj proces monitorowania i raportowania celów. Nie wyznaczaj celów tylko po to, aby za chwilę o nich zapomnieć. Upewnij się, że masz plan regularnego weryfikowania i raportowania swoich celów. W ten sposób łatwo sprawdzisz, czy Twój cel jest zagrożony i zmienisz swoje plany, aby umożliwić jego osiągnięcie.

Asana pozwoliła nam zobaczyć faktyczną ilość pracy jaką wykonujemy oraz umożliwiła zmianę priorytetów i strategii dla poszczególnych typów zadań.”

4. Utworzenie planu komunikacji pozwoli skoordynować działania zespołu i utrzymać jego koncentrację

W pojęciu „zarządzanie projektem”, zarządzanie stanowi zaledwie jeden element układanki. Zanim w ogóle przystąpisz do pracy, musisz opracować plan komunikacji. Twój zespół prawdopodobnie korzysta z narzędzia do zarządzania pocztą e-mail, komunikatora i narzędzia do zarządzania projektami. Plan komunikacji określa, kiedy i w jakich okolicznościach należy używać danego narzędzia. Na przykład, w Asanie używamy poczty e-mail do komunikacji zewnętrznej, aplikacji Slack do szybkiej wymiany wiadomości wewnątrz firmy, a do wykonywania zadań – Asany.

Przeciętny pracownik przełącza się między 10 narzędziami dziennie. Brak planu określającego przeznaczenie i sposób używania każdego narzędzia może nastręczyć pracownikom trudności, albo nawet zupełnie ich przytłoczyć. Plan komunikacji pozwala ograniczyć zmęczenie decyzyjne i zapewnia, że każdy jest o wszystkim poinformowany.

Wskazówki, jak utworzyć plan komunikacji

• Ustal zasady dotyczące komunikacji. Na najbardziej podstawowym poziomie, Twój plan komunikacji powinien określać narzędzia i częstotliwość komunikacji w Twoim zespole.

• Daj zespołowi możliwość dzielenia się opiniami. Plan komunikacji musi być zrozumiały dla każdej osoby z zespołu, więc upewnij się, że wszyscy interesariusze mają odnośnie niego jasność. Zapewnij również możliwość dzielenia się opiniami i przetestowania planu, aby wszyscy mogli skutecznie z niego korzystać.

• Określ interesariuszy projektu oraz ich role. Kiedy do projektu należy włączyć interesariuszy? Czy wśród osób zatwierdzających projekty jest ktoś, kogo należy powiadomić, zanim coś zostanie opublikowane lub udostępnione? Udokumentuj w planie komunikacji interesariuszy projektu oraz ich role.

• Określ częstotliwość i sposób przekazywania aktualizacji statusu. Jednym z najważniejszych elementów planu komunikacji jest określenie sposobu udostępniania informacji o postępach projektu. Idealnym rozwiązaniem byłoby przechowywanie wszystkich wykonalnych zadań w narzędziu do zarządzania projektami, co umożliwiłoby łatwe tworzenie oraz udostępnianie aktualizacji statusu.

Dzięki rezygnacji z maili i przeniesieniu współpracy do Asany zaoszczędziliśmy 60 godzin miesięczne, które teraz poświęcamy na planowanie naszej strategii.”

5. Narzędzia do zarządzania projektami pomagają zwiększyć wydajność

Jeśli chcesz zastosować te wskazówki w praktyce, rozważ użycie narzędzia do zarządzania projektami, aby usprawnić współpracę w zespole i utrzymać realizację projektów na właściwych torach.

Na rynku dostępne są dziesiątki przeróżnych narzędzi, ale najlepiej unikać tych bardziej tradycyjnych, które zostały stworzone z myślą o zarządzaniu bardziej tradycyjnymi procesami i mogą wymagać czasochłonnej konfiguracji. Zamiast tego, poszukaj łatwiejszego w obsłudze i elastycznego narzędzia. Najlepiej jeśli umożliwi ono połączenie pracy z różnych projektów (co może być trudne w przypadku poczty e-mail czy arkuszy kalkulacyjnych), a także komunikowanie się z członkami zespołu w miejscu, w którym wykonujecie waszą pracę.

Naturalnie uważamy, że Asana idealnie pasuje do tego opisu i jest świetną opcją dla firm, które chcą szybko zwiększyć skuteczność z jaką zarządzają swoimi projektami, używając narzędzia, które jest nie tylko łatwe w obsłudze, ale także posiada wszystkie funkcje, aby Twój zespół mógł odnieść sukces.

Wskazówki, jak korzystać z narzędzi do zarządzania projektami

• Wprowadź jedno centralne narzędzie do zarządzania całą pracą. Zamiast używać różnych narzędzi do zarządzania projektami, wybierzcie jedno narzędzie, z którego będziecie korzystać całym zespołem. Pozwoli to usprawnić waszą współpracę, a także uniknąć nieporozumień odnośnie tego, gdzie należy szukać ważnych informacji.

• Ustal zasady dotyczące korzystania z narzędzia. Pomóż zespołowi w prawidłowym opanowaniu nowego narzędzia, udostępniając mu kilka prostych wskazówek. Oto przykłady: „w każdym zadaniu ustaw termin wykonania”, „nie zapomnij o dodaniu słowa «marketing» we wszystkich nazwach projektów marketingowych” lub „jeśli masz wykonalne zlecenie, utwórz zadanie w naszym narzędziu do zarządzania projektami zamiast wysyłać je za pomocą maila”.

• Udostępniaj aktualizacje statusu i raporty. Najszybszym sposobem, aby Twój zespół mógł dostrzec wartość danego narzędzia jest zapewnienie mu lepszego wglądu w status i postępy projektu. Udostępniając aktualizacje statusu i pokazując postęp w nowym narzędziu, pomożesz członkom zespołu w lepszym zrozumieniu, na jakim etapie znajdują się prace, a także zachęcisz ich do korzystania z niego we własnej pracy.

Gdybym mogła udzielić jedną wskazówkę związaną z zarządzaniem projektami byłaby ona następująca: po zakończeniu projektu, poświęć trochę czasu na jego analizę i refleksję. Następnie, wykorzystają całą zdobytą wiedzę, aby opracować zestaw wskazówek, które wykorzystasz przy następnym, podobnym projekcie.”

Chcę zostać kierownikiem projektu. Co mam robić?

Gratulacje – już nim jesteś! Kiedy powstało zarządzanie projektami, trzeba było przejść przez rygorystyczne szkolenia i uzyskać odpowiednie certyfikaty, aby móc poszczycić się tytułem „profesjonalnego kierownika projektów”. W ciągu ostatnich dziesięcioleci radykalnie się to jednak zmieniło, w dużej mierze z powodu demokratyzacji i rozszerzenia się ról w zespołach. Początkowo, do zarządzania projektami trzeba było zatrudniać kierownika projektów. Jednak, w miarę jak coraz więcej liderów zespołów zaczęło samodzielnie kierować swoimi projektami, zarządzanie projektami ewoluowało z profesji w umiejętność.

Nowoczesne narzędzia do zarządzania projektami są tworzone z myślą o tej zmianie. W Asanie wierzymy, że każdy może być kierownikiem projektu. Jeśli pracujesz w zespole i uczestniczysz w projektach, możesz być kierownikiem projektu – nie musisz uczyć się w tym celu żadnych nowych narzędzi. Potrzebujesz tylko narzędzia, które dopasuje się do Twoich potrzeb, a nie odwrotnie.

Narzędzia do zarządzania projektami

Narzędzia do zarządzania projektami to wizualny sposób na zapewnienie przejrzystości i lepszej komunikacji w zespole. Pomyśl o tym, w jaki sposób Twój zespół aktualnie zarządza swoją pracą. Jeśli nie korzystacie z narzędzia do zarządzania projektami, wasze projekty, zadania, pliki i komunikacja są prawdopodobnie rozproszone w różnych narzędziach, co zmniejsza widoczność informacji i utrudnia koordynację działań. Bez centralnego źródła informacji członkowie zespołu nie mają jasności co do swoich priorytetów i prawdopodobnie poświęcają też dużo czasu na poszukiwanie odpowiedzi. Według raportu „Indeks anatomii pracy”, każdego dnia spędzamy 60% naszego czasu na wykonywaniu czynności okołozadaniowych, takich jak wyszukiwanie dokumentów, uzyskiwanie zatwierdzeń i uczestniczenie w spotkaniach – zamiast na wykonywaniu ważnej i strategicznej pracy.

Narzędzie do zarządzania projektami online umożliwia lepsze komunikowanie priorytetów i łatwiejsze ustalenie kto, co i na kiedy musi wykonać. Aby zwiększyć przejrzystość w zespole, narzędzia do zarządzania projektami oferują różne sposoby wizualizacji projektów w czasie rzeczywistym. Oto kilka tych najpopularniejszych:

Tablice Kanban

Tablice Kanban stanowią wizualny sposób na śledzenie postępów projektu. Na tablicy Kanban, postęp reprezentowany jest przez pionowe kolumny, pomiędzy którymi przenosi się zadania aż do ich ukończenia. Klasyczna tablica Kanban zawiera następujące kategorie zadań: „Nowe”, „W toku” i „Ukończone”.

Wykresy Gantta

Wykresy Gantta to poziome wykresy słupkowe używane do wizualizacji osi czasu projektu. Na wykresie Gantta zadania są przedstawione jako poziome paski, gdzie długość paska reprezentuje czas trwania zadania.

Kalendarze

Kalendarze projektów są świetnym sposobem na przejrzystą wizualizację zadań na nadchodzący tydzień lub miesiąc. Kalendarze projektów są najczęściej używane w projektach obejmujących wiele różnych zadań z konkretnymi datami wykonania. Do przykładów należą kalendarze redakcyjne lub kalendarze publikacji w mediach społecznościowych.

Listy w stylu arkusza kalkulacyjnego

Widok w stylu arkusza kalkulacyjnego pozwala uzyskać szybki i czytelny wgląd w to kto, co i na kiedy musi wykonać. Ta metoda wizualnego zarządzania projektami pozwala wyświetlić przepływ pracy w projekcie w linearnym widoku przypominającym siatkę.

A co z narzędziami do zarządzania pracą?

We wcześniejszej części tego artykułu wspomnieliśmy o oprogramowaniu do zarządzania pracą. Zarządzanie pracą jest pojęciem zbiorczym, obejmującym m.in. zarządzanie projektami. To ostatnie zapewnia narzędzia do organizowania, planowania i realizowania projektów. Zarządzanie pracą wykracza poza zarządzanie indywidualnymi projektami. Pozwala uzyskać całościowy obraz wszystkich projektów i inicjatyw. Oprócz czterech wyżej wymienionych widoków do zarządzania projektami, istnieją dwa główne narzędzia do zarządzania pracą.

Portfolio projektów

Portfolio pozwala monitorować wszystkie inicjatywy w jednym miejscu. Zapewnia ogólny przegląd statusu wszystkich projektów, pomagając utrzymać działania na właściwych torach. Pozwala również połączyć codzienną pracę wykonywaną przez zespoły z ogólną strategią firmy.

Zarządzanie obciążeniem

Zarządzanie obciążeniem pozwala uzyskać jasny obraz ilości pracy oraz wydajności zespołu, aby zapobiegać wypaleniu i znużeniu pracowników. Pozwala zobaczyć, kto ma za dużo pracy i, w miarę potrzeb, modyfikować przydział zadań.

Przekonaj się o korzyściach

Bez względu na to, w jakiej pracujesz firmie lub branży, wprowadzenie kilku podstawowych technik zarządzania projektami oraz pracą przyniesie wiele korzyści Tobie i Twojemu zespołowi. Nawet kilka prostych zmian w sposobie planowania, zarządzania i raportowania pracy pozwoli poprawić skuteczność waszych działań, a także zwiększyć poczucie odpowiedzialności oraz pewności, że zajmujecie się najważniejszymi zadaniami.

Asana jest narzędziem do zarządzania pracą, które pomaga zespołom organizować i wykonywać swoją pracę. Dowiedz się więcej o Asanie już dziś.