25 umiejętności zarządzania projektem niezbędnych do odniesienia sukcesu

W Asanie uważamy, że jeśli zarządzasz projektami, jesteś kierownikiem projektu… nawet jeśli nie jest to Twoje stanowisko. Aby zespoły mogły skutecznie współpracować i jak najlepiej wykonywać swoją pracę, potrzebują kierownika projektu, który będzie im przewodził. Ale nawet jeśli już zarządzasz projektem – a nawet wieloma projektami – jak możesz stać się lepszym kierownikiem projektu?

Jeśli chcesz doskonalić i rozwijać swoje umiejętności w tym zakresie, jesteś we właściwym miejscu. W tym przewodniku omówimy 25 kluczowych umiejętności, których potrzebujesz, aby odnieść sukces jako kierownik projektu lub administrator projektu, oraz sposoby ich rozwijania.

Czym są umiejętności zarządzania projektami (i dlaczego są ważne?)

Umiejętności zarządzania projektami to cechy, które rozwijasz, aby stać się bardziej doświadczonym kierownikiem projektu. Budowanie zestawu umiejętności zarządzania projektami obejmuje naukę umiejętności technicznych i twardych, takich jak zarządzanie portfolio i określanie zakresu projektu, a także umiejętności miękkich (na przykład zdolność do adaptacji).Doskonaląc te umiejętności, przygotowujesz się do skuteczniejszego wykonywania swojej roli. 

Zarządzanie projektami to praktyka polegająca na efektywnym organizowaniu i wykonywaniu pracy oraz pomaganiu zespołowi w robieniu tego samego. Przez pewien czas kierownicy projektów musieli być przeszkoleni i certyfikowani w zakresie skomplikowanej technologii zarządzania projektami. Tradycyjne narzędzia do zarządzania projektami były trudne w konfiguracji i wymagały ciągłej konserwacji, dlatego właśnie powstało stanowisko „kierownika projektu”.

Nowoczesne narzędzia do zarządzania projektami

Współczesne zarządzanie projektami wyewoluowało z tradycyjnego zarządzania projektami na dwa różne sposoby. W miarę jak firmy i zespoły demokratyzowały swoje procesy zarządzania projektami, potrzebowały większej liczby członków zespołu i kierowników zespołów, którzy byli w stanie zarządzać procesem od jego powstania do ukończenia. Aby wspierać tych liderów zespołów, oprogramowanie do zarządzania projektami również ewoluowało, od złożonych mechanizmów do elastycznych i łatwych w użyciu narzędzi.

Obecnie każdy członek zespołu może zostać poproszony o prowadzenie projektu i stać się de facto jego menedżerem. Dlatego nowoczesne narzędzia do zarządzania projektami są na tyle elastyczne, że każdy może z nich korzystać przy każdym projekcie, co pozwala na szybkie rozpoczęcie pracy. 

Narzędzia te, takie jak Asana, ułatwiają śledzenie, zarządzanie i organizowanie pracy, bez konieczności uczenia się obsługi, co było wymagane w przypadku tradycyjnych narzędzi. Dzięki dzisiejszym narzędziom do zarządzania projektami możesz łatwo wdrożyć najlepsze praktyki w tym zakresie i zapewnić zespołowi projektowemu nowy poziom przejrzystości i widoczności. 

Jak wykorzystać swoje umiejętności zarządzania projektami

Narzędzia do zarządzania projektami wykonują najcięższą pracę, jeśli chodzi o ograniczanie silosów, zwiększanie widoczności i ułatwianie współpracy międzyfunkcyjnej. Jako kierownik projektu możesz używać tych narzędzi, aby zapewnić swojemu zespołowi statystyki, których potrzebuje, aby wykonywać swoją pracę jak najlepiej. Chociaż nie musisz zdobywać skomplikowanych umiejętności ani narzędzi, aby odnieść sukces jako kierownik projektu, możesz rozwijać umiejętności twarde, miękkie i techniczne, aby poprawić swoje zdolności w zakresie zarządzania i współpracy.

Niektóre z tych umiejętności mogą nie dotyczyć Twojej sytuacji, podczas gdy inne mogą być już dobrze znane. Podobnie jak w przypadku pięciu faz zarządzania projektami, podejdź do tej listy elastycznie i pracuj nad umiejętnościami, które są dla Ciebie najważniejsze.

10 umiejętności miękkich dla kierowników projektów

Umiejętności miękkie to tak zwane „umiejętności nietechniczne”, które mogą pomóc Ci poprawić jakość pracy bez konieczności korzystania z konkretnego narzędzia lub spełniania wymagań technicznych. Nazywane są również „umiejętnościami interpersonalnymi”, ponieważ często pomagają w pracy z innymi osobami w obszarze roboczym i nawiązywaniu z nimi relacji. Oto 10 najważniejszych umiejętności miękkich w zarządzaniu projektami:

1. Współpraca

Współpraca jest podstawą wszystkich umiejętności zarządzania projektami. W zarządzaniu projektami współpraca pomaga wykonywać pracę szybko i wydajnie. Koordynacja między zespołami pozwala uzyskać cenne statystyki dotyczące projektu, których nie można znaleźć w ramach jednego zespołu. Im więcej umysłów jest zaangażowanych w pracę, tym bardziej kreatywne i dobrze opracowane są projekty.

Aby poprawić swoje umiejętności współpracy, ćwicz prowadzenie konwersacji. Używaj technik takich jak aktywne słuchanie, które polega na skupieniu się na rozmówcy. Brzmi to prosto, ale nauczenie się otwartej komunikacji, redukowania granic i współtworzenia ma kluczowe znaczenie dla zespołu opartego na współpracy.

2. Praca zespołowa

Każdy członek zespołu ma coś do zaoferowania, a zespół jest bardziej efektywny, gdy pracuje razem, niż gdy każdy działa na własną rękę. Praca zespołowa sprawia, że wszyscy czują się mile widziani, doceniani i wspierani w swoim wkładzie.

Jeśli pracujesz nad poprawą swoich umiejętności pracy zespołowej, skup się na burzach mózgów, konwersacjach 1:1 i poproś członków zespołu o informacje zwrotne – jak możesz być lepszym członkiem zespołu? Zwróć uwagę, czy jest ktoś, kto od jakiegoś czasu się nie odezwał, i wspieraj innych członków zespołu, gdy mają nowy pomysł.

3. komunikacja

Nieporozumienia są częste, gdy pracujesz z grupą osób. Nauka dobrej komunikacji i unikania nieporozumień sprawi, że projekty będą przebiegać płynniej i będą przyjemniejsze. 

Aby rozwijać umiejętności komunikacji, ćwicz otwartość i szczerość w kontaktach ze współpracownikami. Wymaga to dużego zaufania między Tobą a członkami zespołu. Aby zbudować to zaufanie, zachęcaj członków zespołu do dzielenia się swoimi przemyśleniami podczas dyskusji, nawet jeśli się z nimi nie zgadzasz.

4. Zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem i umiejętności organizacyjne idą ze sobą w parze. Im lepiej będziesz organizować swoje zadania, tym wyraźniej będziesz mieć świadomość tego, co masz do zrobienia i ile czasu zajmie Ci wykonanie nadchodzących zadań.

Jednak skupienie się i ustalenie priorytetów w pracy może być trudne. Aby poprawić swoje umiejętności zarządzania czasem i ograniczyć prokrastynację, spróbuj ustalać priorytety zadań. Kiedy wiesz, które zadania mają wyższy priorytet, możesz zająć się nimi w pierwszej kolejności, aby mieć pewność, że nic nie zostanie pominięte ani nie umknie Twojej uwadze.

5. Przywództwo

Nawet jeśli nie uważasz się za przywódcę lub nie pełnisz roli kierownika zespołu, podczas zarządzania projektem Twój zespół projektowy oczekuje od Ciebie przywództwa, wskazówek i wsparcia. 

Aby rozwijać swoje umiejętności przywódcze, ćwicz podejście do sytuacji z empatią i zrozumieniem. Dobrzy liderzy jednoczą wszystkich i sprawiają, że czują się wspierani, aby promować pracę zespołową i współpracę.

6. Organizacja

Dla wielu kierowników projektów organizacja jest najbardziej onieśmielającą umiejętnością miękką. Można odnieść wrażenie, że albo się ją ma, albo nie. Jednak podobnie jak w przypadku każdej innej umiejętności zarządzania projektami wymienionej w tym artykule, możesz rozwijać swoje umiejętności organizacyjne i stać się samodzielnie kimś na miarę Marie Kondo.

Najlepszym sposobem na to, aby stać się lepszym organizatorem, jest stworzenie (i utrzymanie) jednego źródła informacji dla Twojej pracy i pracy Twojego zespołu. Często jesteśmy zdezorganizowani, ponieważ praca jest rozproszona – przeciętny pracownik przełącza się między 10 narzędziami dziennie. Zamiast dzielić czas między 10 narzędzi, spróbuj użyć cyfrowego narzędzia do organizacji, które będzie jednym źródłem informacji dla Twojego zespołu.

7. Rozwiązywanie problemów

Umiejętności rozwiązywania problemów to umiejętności oparte na współpracy i iteracji, które pomagają podejść do problemu i ostatecznie go rozwiązać. Rozwijanie umiejętności rozwiązywania problemów nie polega na tym, aby zawsze mieć „właściwą” odpowiedź na każdy problem. Osoby, które potrafią rozwiązywać problemy, potrafią podejść do nich z nowej perspektywy i metodycznie pracować nad znalezieniem rozwiązania.

Aby stać się lepszym w rozwiązywaniu problemów, korzystaj ze struktur decyzyjnych opartych na danych lub rutynowych analiz. Na przykład, jeśli musisz znaleźć sposób na zwiększenie sprzedaży o 10% w porównaniu z konkurencją, możesz przeprowadzić analizę konkurencji, aby określić swoją obecną pozycję na rynku. Następnie wykorzystaj te informacje, aby rozwiązać problem niższej sprzedaży. W tym przypadku możesz opracować nową strategię marketingową skoordynowaną z zespołem sprzedaży.

8. Myślenie krytyczne

Krytyczne myślenie, podobnie jak rozwiązywanie problemów, nie ma „rozwiązania”. Nie można „wygrać” w krytycznym myśleniu, ale można ćwiczyć logiczne podejście do problemów zamiast podejmować decyzje na podstawie emocji. Osoby myślące krytycznie analizują informacje i formułują własne wnioski na podstawie faktów – tak jak Sherlock Holmes rozwiązuje zagadki.

Aby ćwiczyć krytyczne myślenie, zawsze cofnij się o krok i zadaj sobie pytanie: jak doszedłem do tego wniosku? Czy może być inna odpowiedź? Czy kieruję się czymś innym niż informacje oparte na faktach? Decyzje podejmowane pod wpływem emocji niekoniecznie są złe. W rzeczywistości niektóre z najlepszych decyzji to te, które podejmujemy z poczucia pasji. Jednak krytyczne myślenie to dobry sposób na upewnienie się, że podchodzisz do sytuacji z właściwej perspektywy.

9. Zdolność adaptacji

W pewnym momencie, niezależnie od tego, czy jest to ten projekt, czy następny, aspekty planu projektu ulegną zmianie. Może się zdarzyć, że termin lub priorytety ulegną zmianie i trzeba będzie odpowiednio dostosować przepływ pracy. Dobrzy kierownicy projektów potrafią zmieniać kierunek i dostosowywać się do nowych sytuacji, aby nadal prowadzić swój zespół projektowy we właściwym kierunku.

Zwiększenie zdolności adaptacyjnych polega na zrozumieniu, kiedy i jak należy zmienić bieg. Aby to zrobić, musisz zrozumieć siebie. Rozwijanie innych umiejętności miękkich, takich jak samoświadomość i uważność, może pomóc Ci lepiej rozpoznawać emocje i zarządzać nimi, co często jest potrzebne w czasach zmian.

10. Rozwiązywanie konfliktów

W trakcie zarządzania projektami nieuchronnie pojawią się konflikty. Może się zdarzyć, że interesariusz będzie chciał zmienić zakres projektu. Albo przekroczysz budżet lub nie dotrzymasz terminu. Rozwiązywanie konfliktów polega na zwróceniu się do obu stron konfliktu, aby każdy czuł się wysłuchany i wspierany. Jeśli ktoś ucierpiał, poświęć czas na wysłuchanie tej osoby i spróbuj znaleźć rozwiązanie, które będzie satysfakcjonujące dla wszystkich. Nawet jeśli nie jest to możliwe, podejście do konwersacji z cierpliwością i empatią może pomóc rozładować potencjalnie frustrującą sytuację i doprowadzić do lepszego wyniku.

7 umiejętności twardych dla kierowników projektów

W przeciwieństwie do umiejętności miękkich, umiejętności twarde są wymierne. Podczas gdy umiejętności miękkie, o których mowa powyżej, mają zastosowanie w wielu zawodach, tych siedem umiejętności twardych jest istotnych szczególnie w zarządzaniu projektami. Ich rozwinięcie pomoże Ci stać się bardziej wszechstronnym i skutecznym kierownikiem projektu.

1. Planowanie projektu

Plan projektu (czasami nazywany kartą projektu) to zestawienie kluczowych elementów, które są niezbędne do tego, aby z sukcesem zrealizować projekt. Zazwyczaj plan projektu obejmuje siedem elementów:

1. Cele i założenia projektu

   1. Wskaźniki sukcesu

   2. Interesariusze i role

   3. Zakres i budżet

   4. Kamienie milowe, produkty końcowe i zależności w projekcie

   5. Oś czasu i harmonogram

   6. Plan komunikacji

Niektóre z tych elementów, takie jak cele lub kamienie milowe, mogą być już zdefiniowane w mapie drogowej lub briefie projektu. Jednak to w planie projektu wszystkie te elementy łączą się, tworząc spójny obraz nadchodzącej pracy.

Na początku roku dużo czasu poświęcamy na planowanie, aby określić naszą wizję i to, gdzie będziemy do końca tego konkretnego roku. Gdy już to zrobimy, podsumowujemy to w projekcie, aby było widoczne dla wszystkich... Dzięki tej wizualnej reprezentacji w Asanie łatwiej jest wprowadzać zmiany.”

2. Zakres projektu

Zakres projektu to jego wielkość, cele i ograniczenia (tj. terminy i zasoby). Zakres projektu określa, co możesz osiągnąć w określonym czasie i przy określonym budżecie. Ustalenie i zdefiniowanie zakresu projektu jest ważne, aby zapobiec tzw. pełzaniu zakresu, które ma miejsce wtedy, gdy produkty końcowe projektu wykraczają poza jego pierwotny zakres.

Aby poprawić swoje umiejętności w tym zakresie, ćwicz ustalanie zakresu projektu na wczesnym etapie i rób to często. Po ustaleniu zakresu projektu udostępnij go interesariuszom i często o nim przypominaj, aby wszyscy byli na bieżąco z celami i ograniczeniami projektu. Użyj go jako punktu odniesienia, aby wiedzieć, kiedy powiedzieć „nie” nowym zleceniom.

Udało nam się zmniejszyć liczbę produktów, które sprzedaliśmy ponad zapotrzebowanie, a także liczbę przypadków, w których musieliśmy kontaktować się z klientem, aby przesunąć termin wysyłki.”

3. Tworzenie brief projektu

Brief projektu określa ogólne cele projektu i sposób, w jaki zamierzasz je osiągnąć. Może służyć jako pomocny drogowskaz podczas spotkań poświęconych planowaniu.

Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że brief projektu to dynamiczny dokument. W miarę opracowywania planu projektu i otrzymywania informacji zwrotnych od interesariuszy możesz dostosowywać i aktualizować brief projektu. Ogólnie rzecz biorąc, brief projektu powinien zawierać link do mapy drogowej projektu, jeśli została utworzona, listę interesariuszy projektu i ich obowiązków (czasami nazywaną macierzą RACI), inną odpowiednią dokumentację lub pliki oraz wszelkie inne informacje ogólne, których zespół może potrzebować.

Kluczowe znaczenie ma nadzór kadry kierowniczej i statystyki dotyczące projektów, abyśmy mogli szybko uzyskać aktualne informacje na temat tego, co dzieje się w danym momencie.”

4. Organizacja spotkania inaugurującego projekt

Spotkanie inauguracyjne to okazja do uzgodnienia szczegółów z interesariuszami projektu. To Twoja szansa na wyjaśnienie celów i zakresu projektu oraz udostępnienie wszystkich dokumentów, które zostały już przygotowane, takich jak harmonogram projektu, brief projektu lub dokumentacja uzupełniająca, na przykład zestawienie materiałów do kampanii marketingowej lub brief kreatywny dla zespołu projektowego.

Aby zorganizować udane spotkanie inaugurujące projekt, zaplanuj udostępnienie interesariuszom projektu przygotowanej przez Ciebie dokumentacji. Następnie zorganizuj burzę mózgów lub sesję pytań i odpowiedzi, aby uzgodnić wszelkie dodatkowe zmienne, takie jak budżet, zasoby lub produkty końcowe.

5. Tworzenie harmonogramu projektu

Harmonogram projektu to ogólny zarys kluczowych produktów końcowych i osi czasu projektu. Mapy drogowe projektu są pomocne w przypadku złożonych przedsięwzięć z udziałem wielu interesariuszy, ponieważ pomagają całemu zespołowi projektowemu uzyskać zgodność przed rozpoczęciem projektu.

Mapy drogowe projektów są zazwyczaj tworzone w oprogramowaniu do wykresów Gantta, aby przedstawić ogólny harmonogram projektu w formie poziomego wykresu słupkowego. Aby utworzyć mapę drogową projektu, użyj narzędzia takiego jak oś czasu w Asanie, aby stworzyć przybliżoną oś czasu projektu, dodając kluczowe kamienie milowe lub ważne zależności.

6. Mapowanie osi czasu projektu

Oś czasu projektu to kolejność i czas trwania wydarzeń w cyklu życia projektu. Znajomość osi czasu projektu pomaga zespołowi śledzić postępy i dostarczać odpowiednie zasoby na czas.

Aby stworzyć świetną oś czasu projektu, upewnij się, że jasno określono daty rozpoczęcia i zakończenia projektu, a także wszystkie kluczowe kamienie milowe. W miarę dodawania kolejnych zadań i produktów końcowych, ustalaj zależności między zadaniami i określ datę rozpoczęcia i zakończenia każdego z nich.

7. Zarządzanie zadaniami

Po oficjalnym uruchomieniu projektu zarządzanie zadaniami odnosi się do tego, jak dobrze zarządzasz czasem swoim i swojego zespołu. Najlepsi kierownicy projektów mają wgląd w to, nad czym pracuje ich zespół w czasie rzeczywistym, dzięki czemu mogą pomóc swojemu zespołowi skutecznie ustalać priorytety i wykonywać pracę.

Nie musisz mieć magicznej wiedzy o wszystkim, co dzieje się w Twoim projekcie. Zamiast tego użyj oprogramowania do zarządzania zadaniami. Oprogramowanie do zarządzania zadaniami to coś więcej niż lista rzeczy do zrobienia – to sposób na uzyskanie całościowego obrazu wszystkich prac wykonywanych w ramach projektu. Dzięki efektywnemu zarządzaniu zadaniami możesz umożliwić swojemu zespołowi bardziej produktywną, wydajną i skuteczną pracę.

Dzięki Asanie możemy śledzić postępy w realizacji projektu i blokady, a także informacje zwrotne i czynności do wykonania – wszystko to w jednym miejscu. Teraz możemy wykonywać pracę wydajniej i skuteczniej, co stało się jeszcze ważniejsze podczas pracy ze strony głównej. Bez niej bylibyśmy zagubieni!”

8 umiejętności technicznych, których potrzebują wszyscy kierownicy projektów

Umiejętności miękkie: odhaczone. Umiejętności twarde: też mamy. Pozostały tylko umiejętności techniczne!

Umiejętności techniczne to znajomość konkretnych narzędzi i oprogramowania w ramach zarządzania projektami. Narzędzia te nie są trudne do opanowania. Jak już wspomnieliśmy, nowoczesne rozwiązania do zarządzania projektami są elastyczne i łatwe w użyciu. Oto osiem umiejętności, które warto poznać, aby wiedzieć, kiedy i jak je wykorzystać.

1. Umiejętności w zakresie oprogramowania do zarządzania projektami

Oprogramowanie do zarządzania projektami to już nie te stare narzędzia, które były trudne w użyciu i wymagały specjalistycznej wiedzy. Jednak jak w przypadku każdego narzędzia, nawet tego łatwego w użyciu, opanowanie wybranego oprogramowania wymaga czasu. Upewnij się, że wybrane narzędzie ma pisemny przewodnik i pomocne filmy, które nauczą Cię, jak z niego korzystać.

2. Wykresy Gantta

Wykresy Gantta to sposób na wizualizację projektu w formie poziomego wykresu słupkowego, w którym każdy słupek reprezentuje część pracy, a długość każdego słupka reprezentuje czas potrzebny na jej wykonanie.

• Kamienie milowe projektu

• Zależności

• Postęp projektu w czasie rzeczywistym

• Daty rozpoczęcia i zakończenia

Tradycyjna technologia wykresów Gantta może być trudna w użyciu i ograniczona w zakresie, dlatego w Asanie wykorzystaliśmy to, co najlepsze w technologii wykresów Gantta i stworzyliśmy Oś czasu, narzędzie podobne do wykresu Gantta, które pomaga zobaczyć, jak wszystkie elementy pasują do siebie.

Premiera albumu to projekt złożony z wielu elementów. Asana pomaga nam śledzić każdy szczegół, kto jest za co odpowiedzialny i na kiedy zadanie musi zostać ukończone.”

3. Tablice Kanban

Innym popularnym rodzajem narzędzia do wizualnego zarządzania projektami jest tablica Kanban. Każda kolumna na tablicy Kanban reprezentuje etap pracy, taki jak Nowe, W toku lub Ukończone. Poszczególne zadania są reprezentowane przez karty, które są przenoszone między kolumnami do momentu ich ukończone.

Tablice Kanban są popularnym narzędziem do wizualnego zarządzania projektami dla zespołów Lean, w szczególności zespołów produktowych, inżynieryjnych i programistycznych. Są one zgodne z metodologią Agile, zaprojektowane tak, aby były elastyczne i łatwe do dostosowania do potrzeb rozwojowych w czasie rzeczywistym.

4. Zwinne zarządzanie

Zwinne zarządzanie to metoda zarządzania projektami, która jest szczególnie popularna wśród zespołów produktowych, inżynieryjnych i programistycznych. Agile działa w systemie ciągłego doskonalenia i przyrostowej ewolucji i obejmuje kilka metodologii Lean, takich jak zarządzanie portfelem Lean, Scrum i Kanban.

Zadaniem kierownika projektu zarządzającego zespołem Agile jest koordynacja działań członków zespołu i zachowanie elastyczności. Może to oznaczać zmianę harmonogramu projektu, współpracę z zespołami pracującymi nad innym projektem lub po prostu utrzymywanie kontaktu dzięki skutecznej komunikacji.

5. Zarządzanie obciążeniem pracą

Jeśli masz już doświadczenie w zarządzaniu projektami, wiesz, jak trudno jest uzyskać przejrzystość co do tego, kto nad czym pracuje. Jednak nie musi tak być. Zarządzanie obciążeniem pracą pomaga zmierzyć moce przerobowe zespołu i upewnić się, że nie jest on przeciążony ani nie ma zbyt mało zadań. Jest to interaktywny proces, który nie ma stanu początkowego ani końcowego. Skuteczny kierownik projektu będzie stale monitorował obciążenie swojego zespołu, aby upewnić się, że nikt się nie wypala.

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania obciążeniem pracą obejmuje dwa etapy. Zacznij od określenia pojemności, kompetencji i bieżącego obciążenia pracą swojego zespołu. Następnie przydziel zasoby na podstawie indywidualnego obciążenia pracą lub w razie potrzeby ponownie je zrównoważ.

6. Zarządzanie kosztami

W zarządzaniu projektami zarządzanie kosztami polega na analizie wpływu każdego zadania na budżet na każdym etapie projektu. Zarządzanie kosztami jest kluczowym elementem przywództwa w projekcie i ważnym czynnikiem decydującym o tym, czy projekt zakończy się sukcesem. Miejsce w budżecie jest równie ważne jak dotrzymanie terminu wykonania projektu, a zarządzanie kosztami może Ci w tym pomóc.

Aby efektywnie zarządzać kosztami, dobrzy kierownicy projektów określają koszty i budżet na początku projektu. Upewnij się, że interesariusze projektu i członkowie zespołu rozumieją budżet. Następnie, w trakcie realizacji projektu, pamiętaj o kosztach i budżecie. Kilka razy w trakcie projektu sprawdź swoje wydatki, aby upewnić się, że nie przekraczasz budżetu. Po ukończeniu projektu porównaj przewidywane koszty z rzeczywistymi, aby określić, jak skuteczne były Twoje strategie zarządzania kosztami. Może to również pomóc w testowaniu przyszłych projektów.

7. Zarządzanie portfolio projektów

Dzięki zarządzaniu portfolio projektów (PMM) możesz uzyskać ogólny przegląd pracy zespołu w wielu projektach. W przeciwieństwie do tradycyjnego zarządzania projektami, PMM obejmuje pracę nad wieloma projektami lub inicjatywami na dużą skalę jednocześnie. Narzędzia do zarządzania portfolio projektów pomagają uzyskać całościowy obraz wszystkich prac zespołu w czasie rzeczywistym, dzięki czemu można połączyć strategię z realizacją.

Portfolio to również kluczowa funkcja Asany dla naszego zespołu. To świetne narzędzie dla naszego zespołu wykonawczego, dzięki któremu mogą zobaczyć wszystkie nasze duże zadania w jednym miejscu, wraz ze statusem, postępem i odpowiedzialnością. Nasz dyrektor generalny codziennie odwiedza nasze portfolio i dodaje komentarze. Uwielbia mieć możliwość sprawdzenia, co się dzieje, na podstawie migawki.”

8. Zarządzanie zmianami

Jeśli kiedykolwiek wprowadziłeś dużą zmianę organizacyjną, prawdopodobnie praktykowałeś zarządzanie zmianami, nawet jeśli o tym nie wiedziałeś. Zarządzanie zmianami to proces wprowadzania zmian organizacyjnych, takich jak nowe procesy lub narzędzia, w określonym czasie, aby ułatwić ich adaptację.

W Asanie korzystamy ze strategii zarządzania zmianą Asany, sześciostopniowego procesu opracowanego przez nasz zespół ds. sukcesu klienta, który obejmuje sprawdzone strategie zarządzania zmianami. Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz przewodnik po zarządzaniu zmianami.

Przez pewien czas nasz zespół kreatywny po prostu reagował na zlecenia. Ale nigdy nie wykonamy swojej pracy najlepiej, jak potrafimy, bez jasnego procesu.”

Jak rozwijać umiejętności zarządzania projektami

Dwadzieścia pięć umiejętności może wydawać się dużą liczbą, ale pamiętaj, że nie musisz opanowywać każdej z nich. Niektóre z nich, np. Agile, są istotne tylko dla konkretnych zespołów. Inne, jak na przykład organizacja, stają się praktycznie niewymagające wysiłku przy odrobinie skupienia i świetnych narzędziach.

Pamiętaj, że rozwój umiejętności zarządzania projektami wymaga praktyki. Postaw sobie za cel skupienie się na jednej lub dwóch nowych umiejętnościach w każdym projekcie – niezależnie od tego, czy jest to wypróbowanie nowej wizualnej formy zarządzania projektami, takiej jak Kanban, opracowanie pierwszego planu projektu, czy też skupienie się na zarządzaniu czasem.

Możesz również wziąć udział w kursach, które pozwolą Ci rozwinąć umiejętności twarde i miękkie w zarządzaniu projektami. Chociaż nie potrzebujesz już certyfikatów, aby być uznanym za kierownika projektu, Project Management Institute (PMI) oferuje kursy, wydarzenia edukacyjne i słynny Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami (PMBOK® Guide), który był pierwszym opublikowanym przewodnikiem po zarządzaniu projektami.

Po wybraniu narzędzia do zarządzania projektami możesz również wziąć udział w kursach, aby zdobyć techniczne umiej��tności z zakresu zarządzania projektami. W Asanie stworzyliśmy Akademię Asany i serię Jak używać Asany, aby pomóc nowym kierownikom projektów zdobyć nowe umiejętności miękkie, twarde i techniczne.

Stwórz swój zestaw narzędzi do zarządzania projektami

Jeśli zarządzasz projektem, jesteś kierownikiem projektu i prawdopodobnie masz już pewne kluczowe umiejętności w tym zakresie. Najważniejsze to działać świadomie, słuchać swojego zespołu i współpracować z jego członkami. Reszta przyjdzie sama.