Jak się zorganizować: 17 skutecznych wskazówek

Może się wydawać, że dobra organizacja to cecha, którą albo się ma, albo się jej nie ma. W rzeczywistości jednak organizacji można się nauczyć i doskonalić ją jak każdą inną umiejętność miękką. 

Warto się tego nauczyć. Osoby zorganizowane rzadziej pomijają ważne zadania i odczuwają mniejszy stres. Kiedy wszystko jest uporządkowane, wiesz, gdzie znaleźć swoje codzienne zadania, jak skorzystać z szablonu, którego zawsze używasz, i które e-maile należy wysłać dzisiaj. Dzięki temu masz więcej czasu i przestrzeni na burzę mózgów, tworzenie i rozwiązywanie problemów o większym znaczeniu.

Dobra organizacja to nie tylko dla obserwujących Marie Kondo. Wystarczy kilka prostych zmian, aby każdy mógł lepiej zorganizować swoją codzienną rutynę, poprawić jakość pracy i zmniejszyć stres.

Jakie są korzyści z dobrej organizacji?

Dobra organizacja pomaga zmniejszyć stres. Kiedy wiesz, gdzie co jest, możesz osiągnąć więcej, nie czując się przytłoczonym. W miejscu pracy oznacza to, że możesz wykonywać więcej ważnych zadań, nie czując się wypalonym. Gdy widzisz całą swoją pracę w jednym miejscu, łatwiej jest ustalać priorytety zadań i upewnić się, że najważniejsze elementy zostaną wykonane.

Dobra organizacja pozwala Ci skupić się na pracy, która ma znaczenie. To skuteczny sposób na poprawę samopoczucia i zadowolenia z pracy, który przynosi następujące korzyści:

1. Bardziej elastyczny harmonogram. Organizowanie i zarządzanie harmonogramem za pomocą narzędzi do zarządzania czasem może wyeliminować czynniki, które marnują czas, dając Ci więcej czasu na skupienie i pracę w skupieniu. 

2. Mniej stresu. Dobra organizacja pracy oznacza, że wiesz, gdzie znajdują się zadania, kiedy trzeba je wykonać i jakie kroki należy podjąć, aby je wykonać. Nie musisz się martwić, ponieważ każde zadanie jest przypisane i ma określony termin wykonania. 

3. Więcej miejsca na kreatywność. Znasz to? W głowie masz listę zadań, które trzeba wykonać. Zajmuje ona ogromną część cennej pojemności mózgu. Usunięcie tych elementów z głowy pozostawi więcej miejsca na kreatywną, skoncentrowaną pracę.

4. Mniejsze ryzyko wypalenia. Kiedy czujesz się zestresowany i przytłoczony, bardziej prawdopodobne jest, że podejmiesz pochopne decyzje. To zwiększa stres i – w dłuższej perspektywie – prowadzi do wypalenia zawodowego. Często przytłoczenie wynika z poczucia, że jest zbyt wiele do zrobienia, a za mało czasu. Dobra organizacja pracy pozwala odzyskać nad nią kontrolę i ograniczyć przepracowanie.

5. Zwiększona produktywność. W idealnym systemie organizacji każda praca ma swój cel, właściciela i termin. Nawet jeśli Twoja praca nie jest idealna (bo bądźmy szczerzy, czyja jest?), posiadanie zorganizowanego systemu skraca czas poświęcany na bezsensowne zadania i zwiększa produktywność.

Dobra organizacja ogranicza również liczbę czynności okołozadaniowych, takich jak śledzenie postępów w realizacji zadań, przełączanie się między aplikacjami i wyszukiwanie aktualizacji statusu. 60% naszych dni to głównie czynności okołozadaniowe, a tylko 40% to praca specjalistyczna i strategia – najważniejsze aspekty Twojej pracy. Kiedy wiesz, gdzie co się znajduje, możesz spędzać mniej czasu na wyszukiwaniu informacji, a więcej na wykonywaniu zadań.

17 sposobów na organizację i utrzymanie porządku

Organizowanie pracy może wydawać się przytłaczające, zwłaszcza jeśli nie przychodzi Ci to naturalnie. Ale podobnie jak wiele rzeczy w miejscu pracy, możesz zająć się organizacją, dzieląc ją na łatwiejsze do opanowania kroki. Niezależnie od tego, czy chcesz uporządkować swoje indywidualne zadania, pracę na poziomie projektu, czy cały system swojego zespołu, oto jak możesz zacząć.

6 sposobów na uporządkowanie zadań

Świetnym punktem wyjścia jest uporządkowanie indywidualnych zadań. Śledzenie i zapisywanie zadań pomaga wykonywać je szybciej i skuteczniej.

1. Śledź swoje zadania w jednym miejscu

Im bardziej będziesz próbować śledzić wszystko w swojej głowie, tym mniej produktywny będziesz. Pierwszym krokiem do stworzenia lepszej listy rzeczy do zrobienia jest wyrzucenie jej z głowy. 

Jest to kluczowa zasada metody Getting Things Done (GTD), która zachęca do uwolnienia mocy mózgu poprzez śledzenie zadań w narzędziu, a nie w głowie. Po zapisaniu wszystkich zadań użyj narzędzia do tworzenia listy rzeczy do zrobienia, aby przekształcić je w uporządkowane, wykonalne kroki. Dzięki cyfrowemu narzędziu do zarządzania listą rzeczy do zrobienia możesz zobaczyć wszystkie swoje zadania, terminy i daty wykonania w jednym miejscu, dzięki czemu możesz działać szybciej i skuteczniej.

2. Naucz się zarządzać czasem

Zarządzanie czasem to kluczowy element organizacji. Jeśli nie masz kontroli nad swoim czasem, nie możesz mieć kontroli nad swoimi zadaniami. 

Na szczęście zarządzanie czasem, podobnie jak organizacja, to umiejętność, której można się nauczyć. Istnieje wiele technik i strategii, które możesz wdrożyć, aby lepiej zarządzać swoim czasem. 

Nie bój się wypróbować kilku różnych technik, aż znajdziesz tę, która najlepiej Ci odpowiada. Sprawdź: 

• Blokowanie czasu: blokowanie czasu to rozplanowanie każdej chwili dnia. Obejmuje to spotkania, zadania i wszystko inne – od przeglądania Instagrama po przerwy na lunch. Stworzenie szczegółowego harmonogramu daje Ci kontrolę nad Kalendarzem. Dzięki temu dowiesz się, jak dokładnie spędzasz czas i co możesz poprawić.

• Technika time boxing: dla każdego zadania ustal cel, jakim jest wykonanie go w określonym czasie. Jeśli nie będziesz mieć nad tym kontroli, możesz wpaść w pułapkę prawa Parkinsona, zgodnie z którym praca rozszerza się, aby zapełnić cały dostępny czas. Technika time boxing zapobiega temu, zapewniając, że zadania trwają tylko tak długo, jak to konieczne. 

• Technika Pomodoro: technika Pomodoro może pomóc Ci wykonać pracę, która wymaga maksymalnej koncentracji. Jej zasada jest prosta: każdy „pomodoro” to 25-minutowy blok pracy, po którym następuje 5-minutowa przerwa. Podczas pracy w pomodorze ogranicz rozpraszacze i wyłącz powiadomienia. Celem jest skupienie się wyłącznie na bieżącym zadaniu. 

• Zjedz tę żabę: może to brzmieć jak dziwna technika zarządzania czasem, ale metoda „zjedz tę żabę” pochodzi od słynnego cytatu Marka Twaina: „Jeśli masz za zadanie zjeść żabę, najlepiej zrób to z samego rana”. Zasadniczo oznacza to, że najpierw należy zająć się najtrudniejszymi zadaniami. Zacznij każdy dzień od zidentyfikowania i ukończenia najtrudniejszych zadań, przechodząc do kolejnych, aż na koniec dnia pozostaną tylko te najłatwiejsze. Pomoże Ci to wykorzystać najbardziej produktywne godziny pracy, które często przypadają na początek dnia, i rozpocząć dzień sukcesem.

Wdrażając zarządzanie czasem, możesz przejąć kontrolę nad swoim harmonogramem i mieć więcej czasu na… cóż, na cokolwiek zechcesz. 

3. Praktykuj metodę „Inbox Zero”

Wbrew powszechnemu przekonaniu, „Inbox Zero” nie zawsze oznacza, że w skrzynce odbiorczej nie ma żadnych wiadomości. Chodzi raczej o organizację wiadomości e-mail i ograniczenie cyfrowego bałaganu, aby mieć pewność, że nie umkną Ci ważne zadania i aktualizacje.

Aby zastosować zasadę „zero w skrzynce odbiorczej”, ustal czas w tygodniu lub w dniu, w którym będziesz sortować przychodzące wiadomości. Przejrzyj skrzynkę odbiorczą i uporządkuj wszystkie elementy według zadań lub priorytetów. Spróbuj zastosować proste zasady, które pomogą Ci w tym procesie. Na przykład, jeśli korzystasz z platformy do zarządzania pracą, przypisuj zadania podczas czytania wiadomości. Możesz też używać skrótów klawiaturowych, aby przyspieszyć czytanie wiadomości i w razie potrzeby szybko na nie odpowiadać. 

Z każdym razem, gdy będziesz ćwiczyć Inbox Zero, łatwiej będzie Ci to powtórzyć. Użyj tygodniowego przypomnienia w Kalendarzu lub codziennego alarmu, aby mieć pewność, że jesteś na bieżąco z przychodzącymi wiadomościami lub nawet je wyprzedzasz. 

4. Nadaj priorytet najważniejszej pracy

Istnieje różnica między pracą, która sprawia, że czujesz się produktywny (praca, która Cię pochłania), a pracą, która pomaga Twojemu zespołowi i biznesowi iść naprzód. Jedna z nich może sprawić, że poczujesz się dobrze – kto nie lubi odhaczać pozycji na liście rzeczy do zrobienia – ale druga to rodzaj pracy, która ostatecznie pomoże Ci rozwinąć karierę, zespół i firmę. 

Identyfikacja najważniejszych zadań rozpoczyna się od planu strategicznego firmy i OKR-ów obejmujących całą organizację. Każde zadanie, bez względu na to, jak małe, powinno prowadzić do tych większych, nadrzędnych celów. Połączenie indywidualnych zadań z szerszymi celami zapewnia kontekst, który pozwala wykonać najważniejszą pracę.

Kiedy wiesz, jak Twoja praca przekłada się na większe inicjatywy firmy, masz kontekst potrzebny do dostosowania terminów i priorytetów. W ten sposób, gdy zmieni się data wykonania lub zostanie dodany nowy projekt, możesz ocenić, jak ta praca ma się do Twoich bieżących priorytetów i odpowiednio ją dostosować. 

5. Deleguj zadania

Przekazywanie lub delegowanie zadań pozwala skupić się na projektach o dużym znaczeniu. Delegowanie może jednak wydawać się niezręczne, zwłaszcza jeśli powierzamy pracę współpracownikom lub nawet – w rzadkich przypadkach – przełożonym. W rzeczywistości jednak delegowanie zadań odpowiedniej osobie jest aktem zaufania i uznania. 

Aby delegować, zacznij od zidentyfikowania wszystkich zadań w bieżącym obciążeniu pracą. Następnie określ, które z nich mają najwyższy priorytet, korzystając z macierzy Eisenhowera i dzieląc zadania na:

• Ważne i pilne. To Twoja najważniejsza praca. Przypisz je sobie i priorytetyzuj wszystko, co znajduje się w tym obszarze. 

• Ważne, ale nie pilne. Są to zadania ważne, ale niekoniecznie te, które muszą zostać wykonane dzisiaj. Zaplanuj je, aby mieć pewność, że zostaną wykonane.

• Nieważne, ale pilne. To zadania, które możesz delegować. Nie są dla Ciebie ważne, ale absolutnie muszą zostać wykonane. Przydziel te projekty innym osobom, które mogą szybko i sprawnie nimi zarządzać.

• Nieważne i niepilne. Usuń je całkowicie. To praca dla samej pracy.

Jeśli w kategorii „nieważne, ale pilne” znajdują się zadania, które ktoś inny mógłby wykonać lepiej, delegowanie jest najlepszym rozwiązaniem.  

6. Uporządkuj swoją przestrzeń fizyczną i wirtualną

Czysta, przyjazna przestrzeń biurowa dodaje energii i zachęca do pracy. Kiedy uporządkujesz biurko, aby było wolne od rozpraszaczy, poczujesz się pewniej, staniesz się bardziej kreatywny, a nawet zmniejszysz poziom lęku. To samo można powiedzieć o bałaganie cyfrowym. Wszystkie te nieprzeczytane e-maile i zaległe zadania to wirtualny odpowiednik stosów zaległych dokumentów w Twoim obszarze roboczym. 

Zamiast pozwalać, aby wszystko piętrzyło się do momentu, gdy stanie się stresujące lub niemożliwe do opanowania, zarezerwuj sobie czas co tydzień, kwartał lub miesiąc – w zależności od tego, co Ci odpowiada – na rutynowe sprzątanie. Aby przeprowadzić wirtualne sprzątanie, spróbuj: 

• Przypisz ponownie zaległe zadania, ustalając nowe, odpowiednie daty wykonania.

• Przeczytaj i usuń powiadomienia.

• Stosuj zasadę „zerowej skrzynki odbiorczej”.

• Blokuj czas w kalendarzu, aby zapewnić sobie płynność pracy.

Podczas tego procesu pamiętaj, że tak naprawdę chronisz siebie w przyszłości przed niepotrzebnym stresem. 

6 wskazówek, jak organizować pracę nad projektem

Uporządkowanie listy zadań to pierwszy krok do dobrej organizacji. Następnie należy uporządkować pracę nad projektami. Jeśli nigdy nie zastanawiałeś się nad tym, jak zorganizować pracę nad projektem, te sześć wskazówek może Ci w tym pomóc.

1. Stwórz miejsce na wszystko

Oprócz tego, że sprawi to, że Twoje miejsce pracy będzie bardziej funkcjonalne, każdy element – zarówno cyfrowy, jak i fizyczny – na swoim miejscu pozwoli Ci zaoszczędzić czas i może zwiększyć produktywność. 

Możesz to zrobić, organizując pliki i zadania w odpowiednich projektach. Działa to w dwie strony – Twój zespół nie będzie musiał bez końca szukać plików, a Ty możesz ograniczyć liczbę spotkań podsumowujących, wskazując współpracownikom dokładny proces lub przepływ pracy, którego potrzebują. 

Aby to zrobić, utwórz przestrzeń projektową zawierającą wszystkie istotne pliki, zadania, cele i dokumenty Twojego zespołu. Możesz skorzystać z platformy do zarządzania pracą, takiej jak Asana, aby przechowywać wszystkie te informacje w jednym miejscu, w tym dokumenty referencyjne i szablony.

2. Podziel produkty końcowe projektu na mniejsze części

Zasadniczo projekt to sposób na przechowywanie wszystkich zadań i produktów końcowych związanych z konkretną inicjatywą. Może to być przedsięwzięcie oparte na terminie, takie jak wydarzenie lub premiera produktu, lub proces ciągły, taki jak Kalendarz publikacji. 

Niezależnie od tego, nad czym pracuje Twój zespół, podziel zadania w projekcie na elementy, które są wystarczająco małe, aby można je było przypisać jednej osobie.

Dlaczego to jest ważne? Wyobraź sobie, że masz złożony produkt końcowy, który wymaga pracy wielu osób. Powiedzmy, że jest to blog. Masz pisarza, redaktora i projektanta. Jeśli jednak ten jeden obowiązek jest równo podzielony między trzy osoby, kto popycha pracę do przodu? Kto będzie ją śledzić? Kto jest odpowiedzialny za zmianę terminu lub przekazanie aktualizacji interesariuszom? 

Zamiast tego podziel produkty końcowe projektu na mniejsze elementy pracy. Przydziel każdemu członkowi zespołu własne zadanie – w tym przypadku jedno dla projektu bloga, jedno dla szkicu bloga i jedno dla recenzji bloga – aby każdy wiedział, kto, co i na kiedy musi wykonać. Ten proces znany jest również jako harmonogram podziału pracy. 

Najłatwiej to zrobić za pomocą oprogramowania do śledzenia projektów. Skonfiguruj dobrze zdefiniowany projekt i przypisz zadania, aby każdy mógł wyraźnie zobaczyć, kto i za co jest odpowiedzialny. W ten sposób członkowie zespołu mogą zwracać się bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej, bez konieczności ustalania, kto, co, kiedy i dlaczego.

3. Twórz kopie zapasowe plików

Wszyscy znamy ten okropny moment, gdy awaria komputera lub usterka oprogramowania powoduje utratę całej pracy. Jednak dzięki przechowywaniu danych w chmurze to już przeszłość. Wiele firm oferuje swoim pracownikom rozwiązania do przechowywania danych, więc jeśli masz taką możliwość, skorzystaj z nich.

Zacznij od stworzenia systemu dla wszystkich swoich plików. Uporządkuj przestrzeń w taki sposób, aby była dla Ciebie przejrzysta, dodając w razie potrzeby foldery i podfoldery. Jeśli zaczniesz tworzyć kopie zapasowe plików w ramach masowego przesyłania bez żadnej organizacji, będziesz mieć problem, gdy będziesz musiał szukać czegoś konkretnego. 

Upewnij się, że narzędzie, z którego korzystasz, ma funkcję automatycznego zapisywania lub regularnie zapisuj swoją pracę. Następnie skonfiguruj automatyczne tworzenie kopii zapasowych, jeśli to możliwe. Jeśli nie, ustaw przypomnienia, aby tworzyć kopie zapasowe wszystkiego po zakończeniu zadania i ponownie pod koniec dnia. 

4. Scentralizuj raporty o statusie

Raportowanie może być jednym z najbardziej pracochłonnych i czasochłonnych elementów pracy. Wszyscy uczestniczyliśmy w spotkaniach dotyczących statusu, które można było zamienić na e-mail. Ponadto zebranie danych z wielu źródeł i ręczne skompilowanie ich w jednym miejscu zajmuje dużo czasu. 

Zamiast tego poszukaj sposobu na raportowanie w tym samym miejscu, w którym wykonujesz swoją pracę. Rozważ skorzystanie z narzędzia do zarządzania projektami z uniwersalnym raportowaniem, które umożliwia tworzenie pulpitów nawigacyjnych do raportowania w tym samym miejscu, w którym śledzisz pracę. Użyj tych pulpitów nawigacyjnych do generowania raportów o statusie projektu, które pozwolą ograniczyć liczbę spotkań, informując interesariuszy na bieżąco lub umożliwiając zespołowi przeglądanie danych w dogodnym czasie. 

5. Automatyzuj powtarzające się zadania i procesy

Czy wiesz, że przeciętny pracownik spędza 13% czasu na pracy, która została już ukończone? W rezultacie pracownicy tracą aż 236 godzin rocznie na powielanie działań.

Dobra organizacja może pomóc Ci ograniczyć ręczne, powtarzalne procesy i zapewnić zespołowi więcej czasu na pracę, która ma znaczenie. Jednym z najlepszych sposobów na zwiększenie organizacji jest automatyzacja.

Automatyzacja zadań pomaga wykonywać zadania na czas, co jest kluczowe, ponieważ co tydzień nie dotrzymuje się 26% terminów. Innymi słowy, jedno na cztery zadania nie jest wykonywane na czas. To spory backlog, którego można łatwo uniknąć. 

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z automatyzacji, zacznij od podstaw:

• Korzystaj z technologii automatyzacji, aby automatycznie przypisywać zadania odpowiednim osobom.

• Przesuwaj i dostosowuj daty wykonania na podstawie zależności. 

• Ustandaryzuj procesy ręczne za pomocą szablonów projektów z możliwością dostosowywania.

6. Śledź pracę w centralnym narzędziu

Gdy cała praca zespołu jest zorganizowana w jednym centralnym narzędziu, możesz dokładnie sprawdzić, kto, co i na kiedy musi wykonać. Eliminuje to wszelkie niejasności związane z planowaniem, ponieważ wiesz, kiedy zadania są ukończone, kiedy nadszedł czas, aby wkroczyć i popchnąć projekt do przodu oraz które elementy należy potraktować priorytetowo.

Na początek upewnij się, że wszystkie zadania Twojego zespołu znajdują się w jednym miejscu. Uporządkuj je tak, aby każdy miał dostęp do wszystkich zadań, i poproś wszystkich o aktualizowanie na bieżąco informacji o tym, nad czym pracują. W ten sposób wszyscy będą znać dokładny status każdego zadania.

Możesz pójść o krok dalej, konfigurując zautomatyzowane przepływy pracy, które powiadamiają współpracowników, gdy nadejdzie ich kolej, aby wkroczyć i popchnąć projekt do przodu. Przepływy pracy mogą uruchamiać działania i automatycznie przypisywać terminy, dzięki czemu projekty są realizowane na czas. Ich skonfigurowanie wymaga pewnego nakładu pracy, ale gdy już będą gotowe, przepływy pracy będą pełnić rolę centralnego źródła informacji dla Ciebie, Twojego zespołu i Twoich codziennych zadań.

5 kroków do zorganizowania pracy międzyzespołowej

Ostatnim i najtrudniejszym krokiem w organizacji jest ułatwienie współpracy międzyfunkcyjnej. Każdy dział ma swój własny sposób działania, narzędzia, z których lubi korzystać, oraz procesy, które wdrożył z czasem. Jednak większość pracy wykonywana jest międzyfunkcyjnie w wielu działach. Wypróbuj tych pięć wskazówek, aby uprościć współpracę międzyfunkcyjną i zapewnić sukces swoich projektów.

1. Zintegruj swoje ulubione narzędzia business

Przełączanie kontekstu, czyli szybkie przechodzenie od jednego zadania lub aplikacji do drugiej, jest poważnym zakłóceniem. Za każdym razem, gdy przełączasz się między zadaniami, Twój mózg musi się dostosować. To pochłania Twoją energię i koncentrację, utrudniając skupienie się na pracy lub podejmowanie skutecznych decyzji. 

Przełączanie kontekstu to problem wielu z nas. Przeciętny pracownik przełącza się między 10 aplikacjami do 25 razy dziennie. W rezultacie ponad jedna czwarta pracowników (27%) twierdzi, że działania i wiadomości gubią się podczas przełączania między aplikacjami, a 26% uważa, że zbyt duża liczba aplikacji wpływa na zmniejszenie wydajności. 

Możesz zmniejszyć liczbę używanych aplikacji, a tym samym domyślnie zmniejszyć obciążenie psychiczne, dzięki integracjom biznesowym. Integracja ulubionych narzędzi business umożliwia dostęp do informacji z różnych źródeł w jednym miejscu. Oznacza to, że możesz scentralizować informacje w platformie do zarządzania pracą, a jednocześnie czerpać korzyści z potężnych narzędzi, takich jak Salesforce czy Dokumenty Google – to najlepsze z obu światów. 

2. Podziel większe cele na mniejsze zadania

Duże cele mogą wydawać się przytłaczające. Jeśli nie zostaną odpowiednio zorganizowane, członkowie zespołu mogą odnieść wrażenie, że są niemożliwe do osiągnięcia lub że ich praca nie ma znaczenia. Jednak motywowanie pracowników ma kluczowe znaczenie dla sukcesu zespołu. 39% pracowników chce mieć pewność, że ich praca przyniesie firmie korzyści. 

Połączenie tych większych, ogólnych celów z indywidualnymi obowiązkami pokazuje zespołowi, że jego praca ma znaczenie. Załóżmy na przykład, że Twoim długoterminowym celem jest zwiększenie bazy klientów o 300% w ciągu najbliższych 5 lat. Na tak ogólnym poziomie trudno jest zrozumieć, jak to zrobić lub co to oznacza dla firmy, dopóki nie podzielisz tego na cele krótkoterminowe, rok po roku, zadanie po zadaniu. W tym przypadku może to wyglądać tak:

Cel: zwiększyć bazę klientów o 300% w ciągu 5 lat

Cel roczny: wzrost o 30% do końca pierwszego roku

Cele cząstkowe: 

Zwiększyć zespół sprzedaży o 25%

• Wdrożyć program poleceń pracowników i zwiększyć liczbę poleceń o 5%

Wprowadzać na rynek 1 funkcję produktu co kwartał

• Zatrudnić menedżera ds. sukcesu klienta, który będzie odpowiadał za komunikację dotyczącą produktu

Zwiększyć zasięg działań marketingowych o 10%

• Zatrudnić 3 nowych liderów zespołu

• Zaplanować 300 postów w mediach społecznościowych

Dzieląc cele na wykonalne kroki, nie tylko zapewniasz sobie odpowiednie tempo, aby dotrzymać terminów, ale także pokazujesz pracownikom, w jaki sposób ich codzienne zadania przyczyniają się do realizacji celów o dużym znaczeniu. 

3. Śledź zależności w projekcie

Jako zespół polegamy na sobie nawzajem w wykonywaniu własnej pracy. Ale co się stanie, gdy coś, na czym polegasz, opóźni się? Bez łatwego sposobu na wizualizację zależności nie wiesz, kiedy praca jest opóźniona i musisz się dostosować, a członkowie zespołu nie wiedzą, że ich opóźnienie ma wpływ na kogoś innego. 

Jasne śledzenie zależności w projekcie pomaga zmniejszyć liczbę niewiadomych dla wszystkich członków zespołu. Zależności w projekcie pokazują, kiedy Twoja praca jest zależna od zadania innej osoby, co oznacza, że musisz poczekać, aż je ukończy, zanim będziesz mógł rozpocząć swoją pracę. Śledząc zależności za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami, możesz mieć pewność, że członkowie zespołu zostaną powiadomieni, gdy będą mogli rozpocząć pracę. A jeśli coś się opóźnia, właściciele zadań wiedzą dokładnie, z kim się skontaktować, aby uzyskać zaktualizowaną datę wykonania lub termin.

4. Twórz szablony wielokrotnego użytku i przewodniki referencyjne

Rozpoczęcie nowego projektu może wiązać się z pewnym stresem, nawet jeśli robisz to regularnie. Należy wziąć pod uwagę wiele szczegółów, np. pamiętać o każdym kluczowym interesariuszu i zadaniu, więc łatwo przeoczyć ważny element. Jednocześnie nie chcesz spędzać godzin na odkrywaniu koła na nowo przy każdym nowym planie projektu. Rozwiązaniem jest szablon projektu z możliwością dostosowywania, który możesz wykorzystać i dopasować do konkretnych potrzeb projektu. 

Szablony i przewodniki nadają strukturę powtarzającym się zadaniom, umożliwiając ich śledzenie i zapobieganie powielaniu. To elastyczne narzędzie, które pomogą Ci pracować lepiej i szybciej.

Dlaczego warto korzystać z szablonów?

• Mniejsze zadania rzadziej umykają uwadze, ponieważ wszystkie są śledzone w jednym miejscu.

• Szablony można łatwo zmieniać i dostosowywać na podstawie zdobytego doświadczenia.

• Szablony demokratyzują wiedzę kierownika projektu, udostępniając ją wszystkim.

• Pomagają nowym zespołom w realizacji istniejących inicjatyw.

5. Stwórz scentralizowane centrum informacyjne

Organizacja pracy zespołu często sprowadza się do stworzenia jednego, scentralizowanego źródła informacji. Korzystanie z jednego źródła informacji ogranicza zamieszanie w całym zespole, ponieważ każda osoba wie, nad czym powinna pracować, kiedy to zrobić i gdzie znaleźć narzędzia, aby to ukończyć. Umożliwia to również interesariuszom szybkie zapoznanie się ze statystykami, ułatwia przekazywanie aktualizacji statusu i ogranicza liczbę zbędnych spotkań statusowych. 

Dzięki zarządzaniu portfolio projektów możesz usprawnić pracę w scentralizowanych portfolio, aby uzyskać ogólny przegląd swoich programów i projektów. To cyfrowa wersja tablicy we wspólnej przestrzeni. W tym miejscu praca wszystkich osób jest wymieniona i przypisana do odpowiednich członków zespołu, tworząc aktywną przestrzeń projektową, którą można dostosowywać i raportować w czasie rzeczywistym.

Dobra organizacja pracy pozwala pracować inteligentniej

Wdrożenie wskazówek dotyczących organizacji i uproszczenie sobie życia wymaga pewnego nakładu pracy i czasu. Jednak włożenie wysiłku w lepszą organizację na początku pozwoli Ci zaoszczędzić czas w przyszłości. Z czasem zyskasz więcej czasu w ciągu dnia roboczego, aby skupić się na zadaniach, które wykonujesz najlepiej lub które sprawiają Ci największą radość, co pomoże Ci pracować lepiej i z większym zadowoleniem.