Macierz Eisenhowera: jak ustalać priorytety zadań

Stworzenie listy zadań to pierwszy krok do wykonania pracy. Ale jak zdecydować, czym zająć się w pierwszej kolejności, gdy nie masz wystarczająco dużo czasu, aby zrobić wszystko w jeden dzień? Efektywne ustalanie priorytetów może pomóc zwiększyć produktywność i zapewnić szybką identyfikację najpilniejszych zadań.

Macierz Eisenhowera to narzędzie do zarządzania zadaniami, które umożliwia klasyfikację zadań według stopnia ich pilności lub ważności, a tym samym lepszą organizację pracy. W tym artykule wyjaśnimy, jak utworzyć macierz Eisenhowera i przedstawiamy wskazówki dotyczące ustalania priorytetów zadań.

Czym jest macierz Eisenhowera?

Macierz Eisenhowera to sposób na uporządkowanie zadań według ich pilności i ważności, co ułatwia skuteczne ustalenie priorytetów pracy.

Dwight D. Eisenhower, generał służący podczas II wojny światowej i 34. prezydent Stanów Zjednoczonych, przedstawił ideę, która legła u podstaw macierzy Eisenhowera. W przemówieniu z 1954 roku zacytował rektora uniwersytetu, który powiedział: „Mam dwa rodzaje problemów, pilne i ważne. Pilne nie są ważne, a ważne nigdy nie są pilne”.

Stephen Covey, autor książki 7 nawyków skutecznego działania, wykorzystał myśl Eisenhowera i opracował popularne obecnie narzędzie do zarządzania zadaniami, znane jako macierz Eisenhowera. 

Macierz Eisenhowera, również znana jako macierz zarządzania czasem, kwadrat Eisenhowera lub macierz ważne-pilne, to narzędzie, które pomaga podzielić zadania na cztery grupy: zadania, które należy wykonać w pierwszej kolejności; zadania, które można zaplanować na później; zadania, które można oddelegować i zadania, które można porzucić.

Jak odróżnić pilne zadania od ważnych zadań

Chociaż słowa „pilne” i „ważne” wydają się podobne, różnica między nimi w kontekście zasady Eisenhowera jest fundamentalna. Rozróżnienie między pilnymi a ważnymi zadaniami w macierzy Eisenhowera może pomóc w określeniu, na których zadaniach należy się skoncentrować, a które można oddelegować innym członkom zespołu.

Pilne zadania wymagają Twojej natychmiastowej uwagi. Należy je wykonać od razu, a ich niewykonanie w określonym terminie powoduje określone konsekwencje. Są to zadania, których nie możesz uniknąć, a im dłużej je odkładasz, tym większy stres możesz odczuwać, co może ostatecznie prowadzić do wypalenia.

Oto kilka przykładów pilnych zadań:

• Ukończyć projekt z datą wykonania ustaloną na ostatnią chwilę

• Obsłużyć pilne zlecenie klienta

• Naprawić uszkodzoną rurę w mieszkaniu

Ważne zadania mogą nie wymagać natychmiastowej uwagi, ale pomogą Ci osiągnąć długoterminowe cele. To, że te zadania są mniej pilne, nie oznacza, że ​​nie mają znaczenia. Musisz starannie zaplanować te zadania, aby efektywnie wykorzystywać swoje zasoby.

Oto kilka przykładów ważnych zadań:

• Zaplanować długoterminowy projekt

• Nawiązać kontakty biznesowe, aby zbudować bazę klientów

• Wykonać regularne prace domowe i konserwacyjne

Kiedy już wiesz, jak odróżnić pilne zadania od ważnych, możesz zacząć organizować swoje zadania w cztery ćwiartki macierzy Eisenhowera.

Cztery ćwiartki macierzy Eisenhowera

Długa lista zadań może być się przytłaczająca. Korzystając z macierzy Eisenhowera możesz je przeanalizować i umieścić w odpowiednich ćwiartkach. Po zorganizowaniu zadań w odpowiednie kategorie możesz je zaplanować i wykonać te najważniejsze.

Ćwiartka I: do zrobienia

Umieść w niej zadania, które są zarówno pilne, jak i ważne. To te zadania z listy, które muszą być wykonane jak najszybciej, których nieterminowa realizacja przynosi konsekwencje oraz które wpływają na Twoje cele długoterminowe.

Nie powinno być wątpliwości, które zadania należą do tej ćwiartki: są to zadania, które są Twoim priorytetem, a ich realizacja obarczona jest dużym stresem.

Ćwiartka II: do zaplanowania

Umieść w niej zadania, które nie są pilne, ale są ważne. Ponieważ te zadania wpływają na Twoje długoterminowe cele, ale nie muszą być wykonywane od razu, możesz je zaplanować na później.

Zajmij się tymi zadaniami zaraz po wykonaniu zadań z pierwszej ćwiartki. Możesz skorzystać z różnych technik zarządzania czasem, które pomogą Ci w ich realizacji. Niektóre pomocne strategie to zasada Pareto i technika Pomodoro. 

Ćwiartka III: do oddelegowania

Umieść w niej zadania, które są pilne, ale nie ważne. Te zadania muszą zostać wykonane jak najszybciej, ale nie wpływają na Twoje cele długoterminowe.

Są to zadania, które prawdopodobnie nie wymagają konkretnie Twoich umiejętności lub zaangażowania. Możesz więc oddelegować je innym członkom zespołu. Delegowanie zadań to jeden z najskuteczniejszych sposobów zarządzania obciążeniem pracą i zapewnienia zespołowi możliwości poszerzenia zestawu umiejętności.

Ćwiartka IV: do porzucenia

Po przeanalizowaniu listy zadań i umieszczeniu zadań w pierwszych trzech ćwiartkach zauważysz, że pozostało kilka zadań. Są to zadania, które nie są ani pilne ani ważne.

Te niepilne i nieważne zadania to rozpraszacze i pozornie istotne sprawy, które tylko utrudnią Ci osiągnięcie celów. Umieść je w tej ćwiartce. 

4 wskazówki, jak ustalać priorytety zadań

Macierz Eisenhowera to najlepszy sposób na zrozumienie różnicy między pilnością a ważnością, ale nadal możesz mieć trudności z ustaleniem priorytetów swoich zadań. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci uporządkować zadania w poszczególnych ćwiartkach.

1. Przypisz kolory do swoich zadań

Przypisywanie kolorów do zadań pomaga wyróżnić te o najwyższym priorytecie. Przeanalizuj swoją listę zadań i spróbuj użyć czterech kolorów dla różnych poziomów priorytetu w następujący sposób:

• Zielony = najwyższy priorytet

• Żółty = drugi najwyższy priorytet

• Niebieski = trzeci najwyższy priorytet

• Czerwony = zadanie niepriorytetowe

Gdy przypiszesz poszczególne kolory do zadań, zostaną one bezpośrednio przełożone na macierz Eisenhowera. Zielone zadania to zadania do zrobienia z pierwszej ćwiartki, żółte zadania to zadania do zaplanowania z drugiej ćwiartki, niebieskie zadania to zadania do oddelegowania z trzeciej ćwiartki, a czerwone zadania to zadania do porzucenia z czwartej ćwiartki.

2. Ogranicz liczbę zadań do 10 na ćwiartkę

Nawet jeśli masz dużo zadań na swojej liście, spróbuj ograniczyć je do 10 na ćwiartkę. Dzięki temu Twoja macierz Eisenhowera nie stanie się przytłaczająca.

Możesz utworzyć wiele macierzy, ale ograniczenie listy zadań do niezbędnych działań do wykonania zapewni, że rozpoczniesz proces ustalania priorytetów bez marnowania czasu.

3. Stwórz osobne listy dla zadań osobistych i tych związanych z pracą

Innym sposobem na ograniczenie liczby zadań w macierzy Eisenhowera jest utworzenie osobnych macierzy dla zadań osobistych oraz tych związanych z pracą.

Różne rodzaje zadań będą wymagać różnych ram czasowych, zasobów i metod oraz prawdopodobnie różnych procesów myślowych. Aby skutecznie zarządzać osobistymi i zawodowymi celami, musisz je od siebie oddzielić.

4. Eliminuj, a następnie przydzielaj priorytety

Zacznij od wyeliminowania niepotrzebnych zadań, aby skutecznie ustalić swoje priorytety. Dzięki tej strategii zajmiesz się czwartą ćwiartką, zanim przejdziesz do ćwiartki pierwszej, drugiej i trzeciej.

Przeglądając listę zadań określ, które z nich są niepotrzebne.

Poświęcamy 60% czasu pracy na czynności okołozadaniowe, takie jak uzyskiwanie zatwierdzeń czy śledzenie statusu prac. Jeśli możesz wykreślić coś z listy zadań, nie wahaj się tego zrobić. W ten sposób szybciej ustalisz priorytety swojej pracy i na pewno wrócisz do tego kroku pod koniec procesu.

Przykład macierzy Eisenhowera

Aby pomóc Ci lepiej zrozumieć, jakie zadania możesz umieścić w każdej ćwiartce macierzy Eisenhowera, przygotowaliśmy kilka przykładów.

Przykładowe zadania w ćwiartce I:

• Napisać jutrzejszy post na bloga

• Dokończyć pisanie propozycji projektu

• Odpowiedzieć na e-maile klientów

Przykładowe zadania w ćwiartce II:

• Zapisać się na kurs doskonalenia zawodowego

• Wziąć udział w wydarzeniu networkingowym

• Udoskonalić projekt osobisty

Przykładowe zadania w ćwiartce III:

• Opublikować posty na blogu

• Przepisać notatki ze spotkania

• Odpowiedzieć na e-maile od osób niebędących klientami

Przykładowe zadania w ćwiartce IV:

• Czynności okołozadaniowe

• Wziąć udział w spotkaniu statusowym

• Udostępnić zatwierdzenia statusu

Pamiętaj: najlepiej utworzyć osobne macierze dla zadań osobistych i tych związanych z pracą. W ten sposób zastosujesz najbardziej odpowiednie metody dla każdej sytuacji.

Stwórz macierz Eisenhowera za pomocą narzędzia do zarządzania zadaniami

Sortowanie listy zadań jest najtrudniejszą częścią tworzenia macierzy Eisenhowera, ale dzięki automatyzacji nie musisz już wykonywać tego kroku ręcznie.

Użyj oprogramowania do zarządzania zadaniami, aby określić, które z Twoich zadań mają najwyższy priorytet. Zarządzanie zadaniami umożliwia kategoryzowanie, oznaczanie kolorami i delegowanie zadań członkom zespołu. Zwiększ swoją produktywność dzięki macierzy Eisenhowera i szybciej osiągaj swoje cele.