Zdarza Ci się nie doprowadzać spraw do końca? Opanuj metodę GTD w 5 krokach

Nie jest to kontrowersyjna opinia: Twój mózg nie jest stworzony do przechowywania informacji. Dzieje się tak, ponieważ gdy umysł jest przepełniony listami rzeczy do zrobienia i przypomnieniami, mniej energii mózgowej możesz poświęcić na pracę, którą naprawdę musisz wykonać.

To główna zasada metody Getting Things Done (GTD). Przenosząc zadania z głowy do narzędzia do tworzenia list rzeczy do zrobienia, zyskujesz więcej energii na pracę, która ma znaczenie. Oto jak rozpocząć. 

Czym jest metoda GTD? 

Metoda GTD (Getting Things Done) opiera się na założeniu, że im więcej informacji śledzisz w swojej głowie, tym mniejsza twoja wydajność i skupienie. Zamiast polegać na pamięci, metodologia GTD zachęca do przechowywania wszystkich informacji o pracy w zewnętrznym, zorganizowanym źródle informacji. Dzięki temu zawsze wiesz, co musisz zrobić w następnej kolejności, bez obaw, że praca wymknie Ci się spod kontroli. 

GTD to popularna strategia zarządzania czasem ze względu na to, jak łatwo jest ją wdrożyć i jak skuteczna może być w praktyce. Nawet jeśli nie zdajesz sobie z tego sprawy, Twój mózg pracuje w tle, przestawiając i zmieniając kolejność nadchodzących zadań, aby mieć pewność, że nic nie umknie Twojej uwadze. Za każdym razem, gdy dodajesz nowe zadanie, Twój mózg musi przemyśleć wszystko, co masz na liście i ponownie ustalić priorytety pracy w odniesieniu do tego nowego zadania.

Korzystanie z narzędzia do zarządzania pracą w celu wdrożenia metody GTD

Zamiast próbować przechowywać wszystkie informacje o projekcie w pamięci, metoda GTD wykorzystuje pięciostopniowy system do rejestrowania i katalogowania zadań w zewnętrznym źródle, takim jak narzędzie do zarządzania pracą. Twój mózg nie jest przystosowany do przechowywania dużych ilości uporządkowanych informacji, ale narzędzia do zarządzania pracą już tak. Przekształcając te informacje w wykonalne elementy, masz większe szanse na osiągnięcie sukcesu w dłuższej perspektywie.

Wybór narzędzia ma znaczenie. Poszukaj takiego, które umożliwia przechwytywanie i organizowanie informacji osobistych, projektowych i programowych. Metoda GTD nie tylko pomaga organizować osobiste zadania do wykonania (choć świetnie się do tego nadaje), ale może również pomóc w rejestrowaniu niewymagających podjęcia działań prac referencyjnych, prac, które muszą wykonać inni członkowie zespołu, oraz celów związanych z wykonywaną pracą. 

Zamiast przechowywać te informacje w różnych miejscach, metoda GTD pomaga wprowadzić je i uporządkować w jednym narzędziu, takim jak narzędzie do zarządzania pracą. Naturalnie uważamy, że w tej roli świetnie sprawdzi się Asana. Asana wprowadza metodę GTD w życie, organizując pracę i zmniejszając obciążenie psychiczne, dzięki czemu możesz ukończone ważne zadania na czas.

Wady i zalety metody GTD

Metoda GTD to tylko jedna ze strategii zarządzania czasem. Jak wszystkie techniki zarządzania czasem, ma ona swoje wady i zalety. Strategia, którą zdecydujesz się wdrożyć, zależy w dużej mierze od tego, które umiejętności chcesz poprawić w zakresie zarządzania czasem. 

Zalety

System GTD jest łatwy do skonfigurowania i elastyczny w użyciu. Pozwala on:

• Zmniejsza obciążenie poznawcze i psychiczne związane z próbą zapamiętania wszystkiego, co masz do zrobienia.

• Eliminuje wielozadaniowość, dzięki czemu masz więcej czasu na skupienie się na przepływie. 

• Tworzy centralne źródło wszystkich informacji, nawet tych, które nie wymagają podjęcia działań. 

• Zapewnia jasny obraz pracy, którą masz do wykonania, dzięki czemu w razie potrzeby łatwo jest zmienić priorytety lub harmonogram.

Wady

Zanim zaczniesz korzystać z metody GTD, warto pamiętać o pewnych ograniczeniach. Metoda GTD: 

• Jej wdrożenie wymaga czasu. Jeśli nie korzystasz jeszcze z systemu do zarządzania zadaniami, utwórz go, aby udokumentować całą swoją pracę. 

• Może być zbyt elastyczna. Metoda GTD pomaga tylko w organizacji zadań, a nie w planowaniu tygodniowego lub dziennego czasu pracy. Niektórym osobom taki poziom elastyczności sprawia trudności. Jeśli jesteś jedną z nich, połącz metodę GTD z inną metodą zarządzania czasem, taką jak blokowanie czasu lub technika time boxing. 

Wypróbuj te 5 kroków w przepływie pracy GTD

Pięć kroków metody Getting Things Done pomoże Ci osiągnąć sukces. Pomagają one skatalogować i uporządkować nadchodzące zadania w zewnętrznym narzędziu, takim jak Asana, dzięki czemu nie musisz już śledzić ich w swojej głowie. Gdy już uporządkujesz swoją pracę zgodnie z metodą GTD, możesz zacząć wykonywać zadania. 

1. Zapisuj

Zanim zaczniesz organizować swoją pracę, musisz ją najpierw uchwycić w miejscu poza Twoim mózgiem. David Allen nazywa to skrzynką odbiorczą, niezależnie od tego, z jakiego narzędzia korzystasz. To dlatego, że każde zadanie, informacja lub przypomnienie (lub, jak Allen lubi to nazywać, „rzecz”) trafia bezpośrednio do Twojej skrzynki odbiorczej. Pomyśl o tym nie jako o skrzynce odbiorczej, a jako o liście zadań, które należy przetworzyć później.

Gdzie gromadzić informacje

Jeśli chcesz poprawić swoją produktywność, rozważ użycie listy rzeczy do zrobienia do śledzenia swojej pracy. Jeśli pracujesz w zespole, wypróbuj platformę do zarządzania pracą, aby nie tylko rejestrować i śledzić własną pracę, ale także organizować pracę zespołu i nią zarządzać.

Skup się na przechwytywaniu, a nie organizowaniu

Nie przejmuj się, jeśli praca, którą zapisujesz, nie jest zorganizowana ani dobrze udokumentowana. Pierwszym krokiem jest po prostu przeniesienie swoich spraw z głowy do zewnętrznego źródła. Przechwytywanie to pierwszy krok w kierunku uporządkowania zadań w lepszy system zwiększający produktywność. 

Upewnij się, że używasz systemu, który ułatwia zapisywanie informacji. Kluczową zasadą metody GTD jest przechwytywanie informacji, gdy tylko pojawią się w Twojej głowie. To natychmiast odciąża Cię i pomaga upewnić się, że nic nie umknie Twojej uwadze. W stosownych przypadkach dodaj dodatkowy kontekst, taki jak dokumenty, współpracownicy, daty wykonania lub kluczowe szczegóły. 

Użyj systemu wirtualnego

Najlepszym sposobem na przechwycenie wszystkich tych rzeczy jest użycie systemu wirtualnego, a nie analogowego. Pisemne listy rzeczy do zrobienia zapewniają co prawda przyjemne uczucie satysfakcji za każdym razem, kiedy wykreśla się z nich wykonane zadanie, ale niestety jest to najgorszy możliwy sposób śledzenia zadań. W rzeczywistości pisemna lista rzeczy do zrobienia jest często chaotyczna, podatna na błędy, łatwo ją zgubić i jest nieskuteczna.

Oczywiście polecamy Asana. Asana to system do zarządzania pracą, który organizuje zadania tak, aby Twój zespół wiedział, co ma do zrobienia, dlaczego jest to ważne i jak należy to wykonać. 

2. Wyjaśnij...

Po zebraniu wszystkich informacji nadszedł czas, aby je uporządkować. Na tym etapie zamieniasz zebrane informacje w wykonalne zadania, szczegółowe notatki lub solidny kontekst. Etap „Klarowanie” i etap „Organizowanie” idą ze sobą w parze. Podczas klarowania, organizujesz również pracę w odpowiednim projekcie. 

Aby przejść do tego etapu, upewnij się, że każdy element w Twojej skrzynce odbiorczej zawiera wystarczającą ilość informacji, w tym:

• Tytuł, który wskazuje konkretne działanie (zalecamy rozpocząć od czasownika).

• Kontekst, dokumenty, pliki lub współpracownicy, którzy muszą być włączeni w pracę.

• Powiązana inicjatywa projektowa, lista rzeczy do zrobienia lub cele, do których przypisany jest dany element.

• Kontekst, np. etap, na którym znajduje się praca, powiązany budżet, szacowany czas pracy lub priorytet.

• Czy praca jest zablokowana przez inne produkty końcowe lub czy wymaga dodatkowych informacji.

Nie przejmuj się jeszcze przenoszeniem tych zadań. Zrobisz to na etapie Organizuj.

Priorytet ma znaczenie

Podczas etapu Wyjaśnij przypisz priorytet do każdego elementu. Nieuniknione jest, że pojawiają się nowe zadania, terminy się przesuwają, a priorytety zmieniają. Mając jasno określony priorytet każdego zadania, możesz w razie potrzeby zmienić daty wykonania, aby zawsze wykonywać najważniejsze zadania i wiedzieć, które z nich możesz odłożyć lub delegować. 

Szybkie zadania

Czasami łatwiej jest szybko ukończone zadanie niż je sklasyfikować i wyjaśnić:

• Jeśli wykonanie danego elementu zajmuje mniej niż dwie minuty, wykonaj je od razu. W ten sposób usuniesz ją nie tylko z głowy, ale również z listy rzeczy do zrobienia. 

• Jeśli coś nie należy do Twoich obowiązków, przekaż to zadanie odpowiedniej osobie.

W razie potrzeby podziel elementy na kilka zadań

Być może zapisałeś elementy, które obejmują więcej niż jedno zadanie. Załóżmy, że masz pomysł na nowego e-booka i dodajesz szybkie przypomnienie do skrzynki odbiorczej. Stworzenie e-booka wymaga wielu kroków i angażuje wielu interesariuszy. Dlatego na etapie wyjaśniania podziel tę inicjatywę na kilka oddzielnych zadań. Utwórz zadanie „Zarys e-booka”, „Przegląd zarysu”, „Szkic e-booka” itd. 

Jeśli zapisane elementy zawierają informacje dotyczące całego projektu lub programu, użyj narzędzia do zarządzania projektami, aby zebrać wszystkie zmienne elementy tej inicjatywy. Na przykład, jeśli pracujesz nad wprowadzeniem nowego produktu na rynek, użyj narzędzia do zarządzania projektami, aby śledzić różne elementy wchodzące w skład premiery – stronę inżynieryjną i rozwoju produktu, strategię wejścia na rynek, komunikat prasowy i tak dalej.

3. … i organizuj

Podczas wyjaśniania należy również organizować. Na tym etapie przenosisz elementy do odpowiednich projektów w narzędziu do zarządzania pracą. Projekty można traktować jak wirtualne foldery do przechowywania ważnych, powiązanych informacji. Organizując i przenosząc zadania do odpowiednich projektów, zamieniasz je z notatek w konkretne działania. 

Tworzenie struktury organizacyjnej

Za każdym razem, gdy przejdziesz do elementu w swojej Skrzynce odbiorczej – po wyjaśnieniu i dodaniu dodatkowego kontekstu – przenieś go ze Skrzynki odbiorczej do odpowiedniego projektu. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, skonfiguruj projekty, w których będą przechowywane różne przedsięwzięcia. Polecamy:

• Projekt dla wszystkich wykonalnych zadań, posortowanych według priorytetu 

• Projekt na notatki lub materiały referencyjne

• Projekt lub narzędzie do śledzenia celów osobistych i zespołowych

• Projekt dla inicjatyw, na które nie masz czasu, ale chcesz wrócić do nich w przyszłości

• Projekt lub sekcja dla zablokowanej pracy

• Projekt zespołu do udostępniania informacji i agend spotkań

Organizacja jest kluczowym elementem metody GTD, ale dokładny system organizacyjny, który utworzysz, zależy od Ciebie. W Asanie wszystkie przypisane do Ciebie zadania trafiają automatycznie do listy „Moje zadania”. To widok wszystkich zadań, które musisz ukończyć. Możesz utworzyć dodatkowe sekcje na liście „Moje zadania”, aby uporządkować zadania o wysokim priorytecie, które mają być wykonane dzisiaj, zadania, które mają być wykonane w tym tygodniu, oraz zadania długoterminowe. 

Czyszczenie skrzynki odbiorczej

Wszyscy zdarzyło nam się oznaczyć zadania jako „nieprzeczytane” w skrzynce odbiorczej, aby wrócić do nich później. Jednak takie rzeczy zajmują przestrzeń w głowie i w rzeczywistości nie są produktywne. Zamiast tego przekształć każdą rzecz do zrobienia w wykonalne zadanie i natychmiast przenieś je do odpowiedniego projektu.

Po zakończeniu etapów „Wyjaśnij” i „Uporządkuj” Twoja skrzynka odbiorcza powinna być pusta. Wszystkie wiadomości powinny zostać przeniesione do odpowiedniego projektu lub dokumentu roboczego, aby następnym razem, gdy sprawdzisz swoją skrzynkę odbiorczą, mogła ona zawierać tylko nowe zadania. 

4. Analiza

Metoda GTD nie jest metodą typu „ustaw i zapomnij”. Wymaga ona częstego przeglądania zadań i zmiany ich priorytetu w razie potrzeby. Dlatego tak ważne jest, aby zrozumieć priorytet każdego zadania. Jeśli nowe zadania mają wyższy priorytet niż te starsze, zrozumienie względnego priorytetu każdego zadania pomoże Ci przełożyć pracę na inny termin i łatwo żonglować zmieniającymi się priorytetami.

Kiedy zastanawiać się nad zadaniami

Etap analizy może być niebezpieczny. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest ciągłe sprawdzanie skrzynki odbiorczej, ponieważ skraca to potencjalny czas skupienia. 

Zalecamy przeprowadzanie refleksji dwa razy dziennie – na początku i na końcu każdego dnia. Niech refleksja stanie się częścią Twojego porannego rytuału, a pod koniec dnia ponownie posortuj zadania, aby lepiej zorganizować pracę na następny dzień. Dzięki temu każdego dnia będziesz mieć jasność co do tego, co musisz zrobić, bez konieczności sprawdzania listy rzeczy do zrobienia i reorganizowania kalendarza. Pamiętaj: metoda GTD ma na celu zmniejszenie obciążenia psychicznego, więc upewnij się, że nie przeprowadzasz refleksji zbyt często, ponieważ to przeczy jej celowi. 

Następnie przeprowadź dokładniejszy cotygodniowy przegląd pracy ukończonej w ciągu ostatnich kilku dni oraz zadań, które czekają na wykonanie w przyszłym tygodniu. Upewnij się, że nic nie umknęło Twojej uwadze i w razie potrzeby doprecyzuj priorytety, aby rozpocząć kolejny tydzień w pełni gotowości. 

5. Zaangażowanie

Krok „Zaangażowanie” to etap, w którym wykonujesz większość swojej pracy w ramach metody GTD. Oczyściłeś umysł i uporządkowałeś wszystko, co musisz zrobić. Teraz pozostaje tylko wykonać zadania. 

Co robić i kiedy

Nie ma tu ścisłych zasad ani wytycznych. Jeśli preferujesz tego rodzaju strukturę, połącz metodę GTD z innymi technikami zarządzania czasem, takimi jak metoda Pomodoro.

Cztery kwestie dotyczące zaangażowania

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, przejrzyj cztery kwestie dotyczące zaangażowania. Następnie wybierz zadanie, które najlepiej pasuje do Twojej bieżącej sytuacji.

1. Priorytet: które zadania mają najwyższy priorytet? Co absolutnie musisz zrobić dzisiaj? 

2. Kontekst: podobnie jak nasz mózg nie radzi sobie z wielozadaniowością, najlepiej jest wykonywać podobne zadania w tym samym czasie. Na tym polega metodologia blokowania czasu. Odpowiedzenie na wszystkie e-maile za jednym razem, zamiast przełączać się między zadaniami, e-mailami i z powrotem, pomaga szybciej wykonywać zadania, ponieważ Twój mózg jest już w tym kontekście. Jeśli zastanawiasz się, co zrobić dalej, spróbuj wykonać wszystkie podobne zadania w jednym bloku czasu. 

3. Dostępny czas: ile czasu masz teraz do dyspozycji? Najlepiej wybierz zadania, które możesz wykonać w dostępnym czasie, aby nie musieć przerywać pracy w połowie.

4. Dostępna energia: jak się czujesz? Ważne jest, aby wziąć pod uwagę nie tylko swoją teoretyczną pojemność, ale także rzeczywistą. Może nie masz ochoty na pisanie tego bloga, który musisz napisać. Możesz się do tego zmusić, ale zajmie Ci to dwa razy więcej czasu niż zwykle. Zamiast tego zastanów się, czy możesz zrobić coś innego – może coś o nieco niższym priorytecie – aby nabrać rozpędu i zwiększyć swoją energię. 

Metoda „Getting Things Done” 

Metoda Getting Things Done jest łatwa do wdrożenia i elastyczna. Zmniejsza obciążenie mózgu i pomaga wykonywać pracę o większym znaczeniu. Chociaż metoda ta wymaga początkowego nakładu pracy, z czasem i praktyką stanie się drugą naturą. 

Aby rozpocząć korzystanie z metody GTD, wypróbuj Asana. Pobierz też aplikację mobilną Asana, aby rejestrować wszystko, czego potrzebujesz, z dowolnego miejsca.