9 wskazówek, jak robić lepsze notatki ze spotkań

Spotkania są ważną częścią projektów – to w ich trakcie podejmowane są decyzje, a członkowie zespołu integrują się ze sobą. Skoro spotkania są ważnym elementem podejmowania dobrych decyzji, to co dzieje się z wymienianymi na nich pomysłami? Zazwyczaj żadna osoba nie jest wyznaczona do sporządzania notatek, więc pomysły i informacje o działaniach mogą zostać utracone.

Najlepszym sposobem upewnienia się, że ważne informacje i kontekst zostaną udokumentowane jest sporządzanie notatek ze spotkania oraz protokołów. W niniejszym artykule omówimy oba typy tych dokumentów.

Czym są notatki ze spotkania?

Notatki ze spotkania to główne elementy informacji wymienianych podczas spotkania. Dobre notatki ze spotkania ułatwiają zapamiętanie ważnych szczegółów i informacji o działaniach do wykonania przez Ciebie i Twój zespół przed następnym spotkaniem.

Notatki ze spotkania nie mają sztywnej struktury ani ścisłego formatu, a technika ich sporządzania zależy od osobistych preferencji. 

Czym są protokoły spotkania?

Protokoły spotkania to oficjalny format sporządzania notatek, który może posłużyć jako oficjalna dokumentacja na potrzeby audytu lub postępowań sądowych. Protokół spotkania ma określoną strukturę określającą informacje do uwzględnienia. Obejmują one następujące elementy:

• Data i godzina spotkania oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia spotkania.

• Imiona i nazwiska uczestników oraz osób, które zostały zaproszone, ale nie mogły przybyć.

• Tematy omawiane podczas spotkania.

• Podjęte główne decyzje, takie jak wyniki wyborów, przyjęte lub odrzucone wnioski oraz data i godzina następnego zaplanowanego spotkania.

• Działania dla następnego spotkania.

Termin „protokół spotkania” (ang. meeting minutes) pochodzi od łacińskiego wyrażenia minuta scriptura, które oznacza „małe notatki”. Mimo tego, że niektóre zdarzenia warto odnotować co do minuty, zachowanie takiej dokładności dokumentu nie jest konieczne.

Co jest lepsze – notatki czy protokół ze spotkania?

Jeśli jesteś kierownikiem projektu, zapewne będziesz sporządzać zwykłe notatki ze spotkań. Notatki będą w zupełności wystarczające w sytuacjach, takich jak spotkania inaugurujące projekt, planowanie projektu lub nieoficjalne spotkania 1:1.

Jeśli bierzesz udział w bardziej oficjalnym spotkaniu, które należy udokumentować, takim jak wysłuchanie publiczne lub firmowe spotkanie, bardziej przydatne może być sporządzenie protokołu ze spotkania.

Czemu sporządzać notatki ze spotkania?

Notatki ze spotkania mają wiele różnych form, a ich sporządzanie oferuje kilka korzyści, bez względu na wybraną metodę. Poniżej przedstawimy kilka powodów, dla których notatki ze spotkań mogą zapewnić czytelność Twojemu zespołowi. 

Dokumentowanie decyzji

Niektóre osoby mają świetną pamięć, ale inne mogą szybko zapominać decyzje podjęte na spotkaniu zespołu. Sporządzenie pisemnego zapisu notatek umożliwia członkom zespołu wrócenie do decyzji podjętych w określonym momencie. Notatki ze spotkania są także pomocne w określaniu osób odpowiedzialnych oraz podczas dalszych etapów projektu. 

Jednym ze sposobów udostępnienia wszystkim członkom zespołu notatek do późniejszego wglądu jest sporządzanie ich w wyznaczonym miejscu, pełniącym funkcję jednego źródła informacji. Zebranie wszystkich notatek ze spotkań i agend w jednym miejscu zapewnia ważny kontekst rozmów dla osób, które nie są na bieżąco i potrzebują zapoznać się z postępem zespołu.

Uczestnictwo asynchroniczne

Jeśli niektórzy członkowie zespołu nie mogli wziąć udziału w spotkaniu, udostępnienie im notatek ze spotkania umożliwia im zapoznanie się w dogodnym czasie z podjętymi na nim decyzjami. Niektórzy członkowie zespołu mogą nie być w stanie pojawić się na spotkaniu z powodu kolidujących terminów, więc udostępnienie im notatek ze spotkania umożliwi im asynchroniczne wzięcie udziału w procesie decyzyjnym.

Ułatwione przypomnienie

Niemiecki psycholog, Hermann Ebbinghaus, przeprowadził w roku 1895 jedne z pierwszych eksperymentów związanych z pamięcią i przypominaniem informacji. W badaniu tym opisał krzywą zapominania, która przedstawia, jak szybko informacje wypadają z pamięci, jeśli nie podejmiemy wysiłku ich zapamiętania. 

Sporządzanie przydatnych notatek ułatwia szybsze przypominanie sobie informacji, ponieważ są one zachowywane w dłuższym okresie. Im częściej sięgniesz do notatek (na przykład przeczytasz je dzień po spotkaniu) tym bardziej prawdopodobne będzie, że zapamiętasz decyzje podjęte na tym spotkaniu.

9 wskazówek dotyczących przydatnych notatek ze spotkań

Robienie dobrych notatek może ułatwić Ci organizowanie wymaganych działań i głównych produktów końcowych. Dzięki udokumentowaniu wszystkich ważnych decyzji podjętych podczas spotkania Twój zespół będzie mógł do nich wrócić w późniejszym czasie. Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, dzięki którym sprawdzisz, czy Twoje metody sporządzania notatek są wydajne.

1. Wybierz odpowiadającą Ci metodę sporządzania notatek

Dostępnych jest wiele metod sporządzania notatek, więc warto wybrać najlepiej pasującą do preferencji na podstawie Twojej roli i osobistego stylu uczenia się. Niektóre z najczęstszych metod sporządzania notatek to między innymi:

• Metoda Cornella: korzystając z metody Cornella, sporządzasz notatki w dwóch kolumnach – jednej małej z lewej strony oraz większej z prawej. Lewa kolumna zawiera główne pomysły pojawiające się na spotkaniu, a prawa służy do ich szczegółowego opisu. Rozmowa zazwyczaj przeskakuje naturalnie między różnymi tematami, więc zapisanie głównych wątków z lewej strony, a następnie rozwinięcie ich w prawej kolumnie, ułatwi Ci organizację informacji.

• Metoda konspektu: w tej metodzie przydatne jest wcześniejsze udostępnienie przez zespół agendy spotkania. Agenda ta będzie konspektem Twoich notatek. Wynotuj na jej podstawie najważniejsze punkty, a następnie podczas spotkania rób notatki pod każdą pozycją agendy. 

• Metoda kwadrantu: podziel notatki na cztery różne kwadranty i opisz każdą sekcję jako ogólne notatki, swoje działania, działania dla innych członków zespołu oraz pytania. W sekcji ogólnych notatek zapisz punkty i ważne szczegóły spotkania. Pozostałe kwadranty są przeznaczone na informacje z ich kategorii.

• Metoda slajdów: jeśli na potrzeby spotkania przygotowana została prezentacja, poproś osobę prowadzącą o jej wcześniejsze udostępnienie. Możesz dodawać dowolne notatki do slajdów podczas prezentacji.

2. Zrezygnuj z laptopa na rzecz długopisu i papieru

Badania wykazały, że ręczne sporządzanie notatek ułatwia zapamiętywanie informacji na dłużej. Sporządzając notatki ze spotkania, prawdopodobnie skupisz się na jego głównych punktach, ponieważ praktycznie niemożliwe jest spisanie każdego słowa. Poza tym zrezygnowanie z laptopa zapobiega wykonywaniu wielu zadań podczas spotkania.

3. Nie notuj każdego słowa

Zapisywanie każdego słowa padającego na spotkaniu to strata czasu i energii. Spotkania polegają na rozmowach, ale nie każda ich część jest istotna dla osób czytających później notatki. Wynotuj główne punkty dyskusji, wynikające z niej postanowienia oraz kolejne kroki, aby skupić się na najważniejszych działaniach związanych z pracą. 

Jeśli sporządzasz notatki ręcznie, używaj skrótów, symboli oraz akronimów do szybkiego zapisywania typowych zwrotów i pomysłów. Pamiętaj tylko o późniejszym udostępnieniu legendy lub klucza, aby notatki były przydatne dla innych osób.

4. Użyj szablonu do sporządzania notatek

Skorzystanie z przygotowanego wstępnie szablonu podczas sporządzania notatek lub protokołu ze spotkania ułatwi ich przygotowanie, zapewniając gotowy format. Bez względu na osobę robiącą notatki będą one miały spójną strukturę i wszyscy członkowie zespołu będą wiedzieli, jakich informacji mogą się spodziewać.

5. Wyznacz osobę sporządzającą notatki podczas spotkania

Jeśli prowadzisz spotkanie, trudne może być jednoczesne sporządzanie notatek i rozmawianie z innymi członkami zespołu. Jeśli kierujesz ważnym spotkaniem, poproś innego członka zespołu o sporządzenie notatek. Jeśli spotkanie odbywa się regularnie, wyznaczaj za każdym razem inną osobę sporządzającą notatki, aby wszyscy mogli wziąć udział w rozmowie.

6. Skorzystaj z oprogramowania do transkrypcji nagranych rozmów

Ponieważ wiele zespołów pracuje zdalnie, łatwiejsze od spisywania notatek może być udostępnienie nagrania wideo. Skorzystaj z integracji, takich jak integracja Zoom + Asana, aby stworzyć transkrypcję rozmowy, którą będą mogli później przeczytać członkowie zespołu. Czytając transkrypcję spotkania, możesz szybko oddzielić typową rozmowę od głównych punktów i działań.

Przed rozpoczęciem nagrywania należy jednak poinformować wszystkich uczestników o tym, że rozmowa będzie nagrywana i do czego posłuży później nagranie. Pamiętaj o udostępnieniu zarówno nagrania, jak i jego transkrypcji w miejscu dostępnym dla wszystkich członków zespołu.

7. Oznacz ważne osoby kontaktowe

Jeśli ktoś wyjdzie z rzeczą, którą będzie trzeba zająć się w przyszłości, pamiętaj o zanotowaniu imienia i nazwiska tej osoby. Dzięki temu w przypadku pytań lub powrócenia do tematu będziesz wiedzieć, z kim o nim rozmawiać.

Technika ta jest także przydatna, gdy dwóch interesariuszy nie zgadza się w pewnej kwestii. Udokumentowanie opinii obu stron oferuje argumenty dla podjętej przez Ciebie później decyzji. 

8. Udostępnij ekran, aby wszyscy widzieli Twoje notatki

Jeśli pracujesz w rozproszonym zespole lub zdalnie, prawdopodobnie bierzesz udział w wielu konferencjach wideo. Udostępnienie ekranu podczas sporządzania notatek może być pomocne dla innych członków zespołu. Twój zespół może zauważyć fakt pominięcia ważnej informacji i sugerować na bieżąco ważne punkty do dodania.

9. Udostępnij notatki ze spotkania wszystkim uczestnikom

Skontaktowanie się z interesariuszami po spotkaniu jest dobrym sposobem upewnienia się, że podjęte decyzje są jasne dla wszystkich osób. Jeśli ktoś nie mógł wziąć udziału w spotkaniu, Twoje notatki umożliwią mu zapoznanie się z podjętymi na nim decyzjami. Poza tym jeśli pominiesz ważny punkt spotkania w notatkach, Twój zespół będzie mógł go dodać. 

Gdy kontaktujesz się z interesariuszami po spotkaniu, upewnij się, że notatki można łatwo udostępnić i znajdują się w miejscu dostępnym dla wszystkich zainteresowanych osób. Opracuj z zespołem plan komunikacji, aby wszyscy wiedzieli, gdzie przechowywane są te informacje do użytku w przyszłości.

Scentralizuj notatki i wynikające z nich działania

Najlepszym sposobem organizacji projektu i notatek ze spotkania jest utworzenie jednego, centralnego miejsca przechowywania wszystkich terminów i działań. Użycie narzędzia do zarządzania pracą może ułatwić wszystkim członkom zespołu organizację oraz zapewnić produktywność spotkań. Chcesz wypróbować takie narzędzie? Skup wszystkich członków zespołu w jednym miejscu, korzystając z Asany.