Dlaczego jasny plan komunikacji jest ważniejszy niż myślisz

Bardzo często jasny plan komunikacji może przeważyć o powodzeniu projektu. Czytelna komunikacja w zarządzaniu projektami nie polega tylko na wyznaczeniu miejsca jej prowadzenia, ale również na określeniu członków zespołu, którzy powinni być w niej uwzględnieni.

Na całe szczęście utworzenie wydajnego planu komunikacji nie jest trudne. Wystarczy określić kanały komunikacji oraz momenty, w których członkowie zespołu powinni korzystać z każdego z nich. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez etapy tworzenia planu komunikacji oraz przedstawimy szablon ułatwiający stworzenie własnego.

Czym jest plan komunikacji?

W zarządzaniu projektami plan komunikacji określa, jak należy komunikować głównym interesariuszom ważne informacje dotyczące trwającego projektu. Plan komunikacji pomoże zespołowi zrozumieć, kto powinien odbierać powiadomienia danego typu oraz kiedy należy uwzględnić w nich interesariuszy projektu. W ramach planu komunikacji należy określić kanały dla interesariuszy i przypadki ich używania, częstotliwość komunikowania różnych informacji oraz wyznaczyć osoby odpowiedzialne za każdy z kanałów.

Udostępnienie planu komunikacji oferuje zespołowi jasność związaną z narzędziami, momentami ich użycia oraz osobami do kontaktu za pomocą tych narzędzi. Bez planu komunikacji jeden z członków może zadawać pytania dotyczące pracy w narzędziu rzadko sprawdzanym przez innego członka. Brak czytelnej komunikacji doprowadzi w takim przypadku do zatrzymania pracy, frustracji członków zespołu, nieporozumień i oderwania od istotnych zadań. Następnie członkowie zespołu bez jasnych informacji na temat osób odpowiedzialnych za każdy z kanałów, mogą kierować pytania do kluczowego personelu kierowniczego, który nie będzie potrafił na nie odpowiedzieć. W takim scenariuszu prosty problem komunikacji doprowadził do frustracji trzech osób i jednocześnie zatrzymania wykonywanej pracy.

Co powinien zawierać plan komunikacji?

Plan komunikacji to centralny punkt oferujący strategię komunikacji w projekcie. Członkowie zespołu powinni móc użyć planu komunikacji, aby uzyskać odpowiedzi na takie pytania, jak:

• Z jakich kanałów komunikacji korzystamy? Do czego służy każdy z nich?

• Kiedy komunikować się osobiście, a kiedy asynchronicznie?

• Jakie są role w projekcie? Kto jest kierownikiem projektu? Kto należy do zespołu projektowego? Kim są interesariusze projektu?

• Jak będą komunikowane ważne informacje dotyczące projektu, takie jak aktualizacje statusu projektu? Jak często będą one udostępniane?

Czego nie powinien zawierać plan komunikacji?

Plan komunikacji pomoże w czytelnym określeniu sposobu komunikacji z zespołem projektowym i interesariuszami projektu, bez względu na to, czy są to członkowie zespołu pracujący w Twojej firmie czy interesariusze zewnętrzni, jak klienci i wykonawcy.

Plan komunikacji to narzędzie do zarządzania projektem, a nie plan PR. Nie ułatwi on realizacji strategii komunikacji w mediach społecznościowych, identyfikacji grupy docelowej ani głównych komunikatów dla różnych grup demograficznych. Jeśli potrzebujesz takich planów, rozważ utworzenie kalendarza treści do mediów społecznościowych lub planu strategii biznesowej.

Zalety planu komunikacji

Oczywiście, czytelna komunikacja w środowisku pracy jest zaletą. Ale czy na pewno potrzebujesz do tego spisania planu komunikacji?

Mówiąc krótko: tak. Dobry plan komunikacji ułatwi przekazywanie prawidłowych informacji odpowiednim interesariuszom projektu. Członkowie kluczowego personelu kierowniczego nie muszą być powiadamiani o każdym szczególe projektu i podobnie, każdy członek zespołu projektowego nie musi brać udziału w połączeniu konferencyjnym z zewnętrznymi partnerami. Jasne wyznaczenie kanałów komunikacji oraz przekazywanych informacji zwiększa pewność w zespole i pozwala jego członkom lepiej skupić się na pracy.

Mniej przełączania między aplikacjami

Przeprowadziliśmy niedawno wywiady z ponad 13 tys. pracowników umysłowych z całego świata, które wykazały, że średnio taki pracownik przełącza się nawet 25 razy między 10 różnymi aplikacjami. Zamiast skupiać się na ważnej pracy lub wydajnej współpracy z członkami zespołu, pracownicy umysłowi tracą całe godziny, starając się ustalić odpowiednie kanały komunikacji.

Plan komunikacji może wyeliminować konieczność takiego zgadywania. Jeśli na przykład Twój zespół wie, że powinien rozmawiać o pracy tylko w narzędziu do zarządzania pracą, jego członkowie znajdą w nim wszystkie główne informacje i nie będą musieli przeszukiwać folderów z dokumentami, wiadomości aplikacji Slack i całych wątków wiadomości e-mail. Podobnie, gdy wiesz, że dany członek zespołu pracuje tylko dorywczo nad projektem i jest uwzględniany jedynie podczas ogólnych raportów statusu, nie zadasz mu pytania dotyczącego następnego terminu dostarczenia produktu końcowego projektu.

Stworzyliśmy wytyczne dotyczące komunikacji określające zadania, do których najlepiej jest dostosowane dane oprogramowanie. Asana służy do działania, Slack jest przeznaczony do szybkich reakcji i odpowiedzi na bieżące zagadnienia. Poczta e-mail jest bardziej oficjalna i zazwyczaj używa się jej do komunikacji z podmiotami zewnętrznymi. Korzystanie z tych wytycznych wraz z utworzonymi odpowiednimi wytycznymi dotyczącymi komunikacji ułatwia zmniejszenie szumu informacyjnego.”

Większa współpraca

Współpraca zespołowa nie jest dziejącym się samoczynnie, niewymagającym wysiłku procesem. Jest to umiejętność, którą musisz rozwijać wraz z zespołem. Jednym z elementów stworzenia wydajnej współpracy zespołowej jest wyznaczenie konwencji komunikacji w zespole. Jest to ważne, ponieważ główną barierą skutecznej współpracy jest komfortowa komunikacja, zwłaszcza podczas pracy w zespole zdalnym lub rozproszonym. Jeśli Twój zespół nie ma pewności odnośnie sposobów i kanałów komunikacji, nie będzie czuł się komfortowo, rozmawiając ze sobą.

Plan komunikacji zapewnia szansę wyjaśnienia członkom zespołu, gdzie powinni się komunikować. Zależnie od jego stopnia szczegółowości możesz także zawrzeć w nim informacje o godzinach komunikacji oraz wyznaczyć zespołowe konwencje dotyczące używania trybu „Nie przeszkadzać” lub wyciszania powiadomień.

Udostępnienie tych wytycznych umożliwi Ci pokonanie jednej z największych barier prostej komunikacji i współpracy między członkami zespołu. Gdy członkowie zespołu wiedzą, gdzie mają rozmawiać – a co równie ważne, gdzie nie prowadzić komunikacji – będą mieli pewność, że wysyłają odpowiednią wiadomość o odpowiedniej porze.

Mniej powielanej pracy

Aktualnie pracownicy umysłowi poświęcają 60% czasu pracy na czynności okołozadaniowe, takie jak wyszukiwanie dokumentów, uzyskiwanie zatwierdzeń, przełączanie się między aplikacjami, śledzenie statusu pracy i ogólnie, poświęcanie uwagi zadaniom oddalonym od istotnej pracy. Część tych czynności okołozadaniowych wynika z braku informacji na temat prawidłowych kanałów komunikacji.

Jeśli członkowie zespołu nie mają jasnej wiedzy, gdzie udostępniane są informacje, takie jak Twój plan projektu lub oś czasu projektu, to dotarcie do poprawnych informacji będzie wymagało od nich skorzystania z kilku narzędzi lub zapytania różnych członków zespołu. Dlatego też członkowie zespołu, którzy nie wiedzą, gdzie mogą rozmawiać na temat pracy, mają utrudnione znalezienie dostępnej już pracy.

Czynności okołozadaniowe prowadzą do zwiększenia liczby ręcznych czynności oraz powielanych zadań i zmniejszenia ogólnej czytelności. Według raportu Indeks anatomii pracy spędzamy 13% naszego czasu, czyli 236 godzin rocznie, na zadaniach, które zostały już ukończone. Udostępniając plan komunikacji możesz zapewnić zespołowi jasne informacje na temat pracy do wykonania tak, aby jego członkowie nie tracili czasu na jej samodzielne znajdowanie.

Jak napisać plan komunikacji

Plan komunikacji to potężne narzędzie, którego stworzenie jest zarazem proste. Możesz utworzyć plan komunikacji w czterech krokach.

1. Ustal metody komunikacji

Pierwszym etapem utworzenia planu komunikacji jest określenie gdzie i na jakie tematy będzie komunikować się zespół. Obejmuje to określenie narzędzi oraz momentów, w których należy komunikować się na żywo lub asynchronicznie. Komunikacja synchroniczna odbywa się w czasie rzeczywistym. Jej przeciwieństwem jest komunikacja asynchroniczna, kiedy to wysyłasz wiadomość bez oczekiwania natychmiastowej odpowiedzi. Wszyscy codziennie korzystamy z tego rodzaju komunikacji, nie zdając sobie z tego sprawy, na przykład po wysłaniu każdej wiadomości e-mail.

Tworząc plan komunikacji, należy określić, do czego służy każde narzędzie. Możesz na przykład przyjąć poniższe zasady:

• Poczta e-mail służy do komunikacji z interesariuszami zewnętrznymi.

• Slack służy do komunikacji synchronicznej na temat codziennych aktualizacji oraz zadawania szybkich pytań.

• Asana będzie narzędziem do asynchronicznej komunikacji na temat pracy, takiej jak szczegóły zadań, aktualizacje statusu projektu lub główne dokumenty projektu.

• Zoom lub Google Meet posłużą do organizowania spotkań zespołu, na przykład burzy mózgów lub spotkania po zakończeniu projektu.

2. Ustal częstotliwość komunikacji

Po określeniu kanałów komunikacji należy wyznaczyć częstotliwość ich używania. Częstotliwość komunikacji to plan działania dotyczący udostępniania różnych informacji o projekcie jego różnym interesariuszom.

Możesz na przykład zaplanować:

• Cotygodniowe aktualizacje statusu publikowane w Asanie dla wszystkich interesariuszy i sponsorów.

• Comiesięczne spotkania zespołu projektowego mające na celu usunięcie blokad i zorganizowanie burzy mózgów na temat kolejnych etapów.

• W razie potrzeby asynchroniczne aktualizacje kamieni milowych projektu w Asanie.

3. Dodaj plan zarządzania interesariuszami

Przeprowadzenie pomyślnego projektu często zależy od wsparcia i kapitału interesariuszy. Na początku projektu odbywa się to w ramach spotkania inaugurującego projekt, ale utrzymanie wsparcia intersariuszy jest konieczne w całym cyklu życia projektu.

Poświęć czas na szczegółowe opisanie w planie komunikacji momentów komunikacji i zagadnień dotyczących każdego interesariusza projektu. Niektóre osoby, takie jak kluczowi członkowie zespołu projektowego, będą prowadzić tę komunikację regularnie, a może nawet codziennie. Inni interesariusze projektu mogą potrzebować jedynie informacji o aktualizacjach statusu projektu albo nawet tylko jego ostatecznego podsumowania.

Wyznaczając zasady komunikacji z interesariuszami, upewnisz się, że kontakt z nimi odbywa się w odpowiednim czasie i dotyczy ważnych kwestii. Prowadzona z nimi komunikacja powinna odpowiadać na pytania związane z ich szczeblem oraz skupiać się na wynikach ogólnych i biznesowych.

4. Udostępnij plan komunikacji i aktualizuj go w miarę potrzeb

Po utworzeniu planu komunikacji należy go udostępnić zespołowi projektowemu. Upewnij się, że plan komunikacji jest dostępny w jednym, centralnym źródle informacji na temat projektu. Zalecamy użycie Asany do monitorowania całej komunikacji dotyczącej projektu i pracy, co umożliwi rozmawianie o pracy w aplikacji służącej do zarządzania nią.

Jeśli jakiekolwiek zmiany wpłyną na plan komunikacji w projekcie, uaktualnij go i poinformuj innych członków o tych zmianach. W ten sposób członkowie zespołu zawsze będą mieli dostęp do najbardziej aktualnych informacji.

Przykładowy plan komunikacji

Szablon planu komunikacji

Opis komunikacji

Jaki jest rodzaj komunikacji?

Częstotliwość

Jak często będzie prowadzona komunikacja?

Kanał

Które narzędzia będą używane? Czy komunikacja jest synchroniczna czy asynchroniczna?

Odbiorcy

Kim będą odbiorcy komunikacji?

Właściciel

Kto jest odpowiedzialny za wysyłanie tej komunikacji?

Dobra komunikacja zaczyna się od dobrego planu komunikacji

Jasna komunikacja ułatwia wysyłanie odpowiednich wiadomości w odpowiednim czasie. Usprawnij współpracę, jednocześnie upewniając się, że każdy członek zespołu odbiera ważne informacje w odpowiednim czasie. Dzięki temu Twój zespół spędzi mniej czasu na rozmowach o pracy, a więcej na zwiększaniu wyników.