Czym jest komunikacja w środowisku pracy? 12 wskazówek, jak efektywnie się komunikować.

Zdjęcie współautora – Julia MartinsJulia Martins16 marca 20218 min czytania
facebooktwitterlinkedin
12 wskazówek, jak efektywnie komunikować się w środowisku pracy – obraz baneru

W dzisiejszych czasach, jesteśmy w niemal ciągłym kontakcie z naszymi współpracownikami. Być może nie przykładasz zbyt dużej wagi do mówienia „cześć” swoim pracownikom, spotykaniu się na wirtualnej kawie z członkiem zespołu zdalnego, czy wysyłaniu zespołowi GIF-ów z kotem noszącym piżamę – nie martw się tym. Mimo że komunikujesz się podczas pracy, istnieją różnice między typami wiadomości i sposobami komunikacji w środowisku pracy.

Komunikacja w środowisku pracy odnosi się do porozumiewania się w pracy na tematy z nią związane. Wiedza o czasie i sposobie efektywnego komunikowania się może pomóc Ci w zredukowaniu nieporozumień, zwiększeniu poczucia szczęścia w zespole, umocnieniu współpracy i zaufania. Zespoły, które wiedzą, jak efektywnie się komunikować w sprawie pracy są lepiej przygotowane na trudne sytuacje. Niemniej jednak, budowanie właściwych nawyków komunikacyjnych wymaga czasu i wysiłku – dlatego też, chcemy Ci w tym pomóc. Oto 12 sposobów na poprawę umiejętności komunikacyjnych w środowisku pracy.

Czym jest „komunikacja w środowisku pracy”

Komunikacja w środowisku pracy to wszelkiego rodzaju sposoby komunikowania się na tematy z nią związane. Obejmuje ona przekazywanie informacji o poszczególnych zadaniach, udostępnianie aktualizacji statusu projektu lub przekazywanie informacji zwrotnych menedżerom i pracownikom. Wiedza o tym, jak się komunikować w środowisku pracy stanowi kluczowy element efektywnej współpracy – nieumiejętność jasnej komunikacji może skutkować nieporozumieniami, zamieszaniem, a nawet nieumyślnym zranieniu uczuć drugiej osoby.

Komunikacja w środowisku pracy obejmuje komunikację bezpośrednią, pisemną, poprzez platformę do wideokonferencji lub na spotkaniu grupowym. Może się ona również odbywać w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie, na przykład poprzez wiadomości e-mail, nagranie wideo lub platformę – np. narzędzie do zarządzania projektami. Niektóre z przykładów komunikacji w środowisku pracy obejmują:

  • Spotkania zespołowe

  • Spotkania 1:1

  • Otrzymywanie informacji

  • Informowanie o statusie lub postępie projektu

  • Współpracę nad zadaniami międzyfunkcyjnymi

  • Komunikację niewerbalną

Elementy dobrej komunikacji

Skoro już wiesz, jakie typy komunikacji obejmuje komunikacja w środowisku pracy, kolejne pytanie brzmi: jak można je ulepszyć? Istnieje kilka zasad dobrej komunikacji, którymi możesz się kierować bez względu na jej typ. Przede wszystkim, dobra komunikacja:

  • Zmierza do osiągnięcia przejrzystości. Nieważne, czy wysyłasz wiadomość w aplikacji Slack, tworzysz wiadomość e-mail, czy udzielasz spontanicznej odpowiedzi, staraj się jasno przekazywać informacje.

  • Ma na celu rozwiązywanie konfliktów, a nie ich tworzenie. Powodem, dla którego komunikujesz się jest rozwiązanie problemu albo wspieranie efektywnej współpracy nad zadaniem lub projektem. Dzięki dobrej komunikacji możesz wykryć czynniki blokujące lub przekazać informacje zwrotne – upewnij się jednak, że jej celem jest polepszenie aktualnej sytuacji.

  • Działa w obie strony. Każdy przykład komunikacji w środowisku pracy jest wymianą informacji – nawet jeśli jedna osoba komunikuje się tylko niewerbalnie.

Korzyści z otwartej komunikacji w środowisku pracy

Jasna, efektywna komunikacja w środowisku pracy może:

7 wskazówek, jak efektywnie komunikować się w środowisku pracy

Efektywna komunikacja w środowisku pracy dotyczy miejsca, sposobu i czasu, w jakim się komunikujesz. Wypróbuj tych siedmiu wskazówek, aby poprawić swoje umiejętności komunikacyjne.

1. Wiedz, gdzie się porozumiewać na dane tematy

Komunikacja przybiera wiele różnych form – osobistą, mailową, poprzez komunikator i platformy do zarządzania pracą. Aby maksymalnie zwiększyć jej efektywność, upewnij się, że stosujesz się do zasad dotyczących komunikacji i wymieniasz się wiadomościami na właściwy temat i we właściwym miejscu.

Czasami wiedza, gdzie należy się komunikować to połowa sukcesu. Być może Twoja firma korzysta z różnych narzędzi do komunikacji, co sprawia, że każdy musi znać ich przeznaczenie. Które narzędzie jest odpowiednie dla Twojego pytania lub komentarza? Musisz komunikować się w czasie rzeczywistym, czy możesz wysłać wiadomość asynchroniczną? Jeśli nie masz pewności, zapytaj członka zespołu lub menedżera, gdzie należy wysyłać różne rodzaje wiadomości. To bardzo ważne, aby wszyscy byli z tymi informacjami na bieżąco. Na przykład, w Asanie używamy takich narzędzi, jak:

Przeczytaj: Dlaczego jasny plan komunikacji jest ważniejszy, niż myślisz

2. Popraw swoje umiejętności współpracy

Współpraca jest podstawą efektywnej pracy zespołowej. Aby opanować umiejętność współpracy zespołowej, musisz praktykować otwartą i szczerą komunikację. Nie znaczy to jednak, że musisz się na wszystko zgadzać – umiejętność wyrażania własnego zdania i osiągania porozumienia mimo różnic również stanowi jeden z kluczowych elementów współpracy.

Umiejętności współpracy i komunikacji przypominają sytuację „jajko i kura”. Możesz stworzyć dobre warunki do współpracy dzięki efektywnej komunikacji, ale kluczowym elementem skutecznej komunikacji jest znajomość zasad współpracy. W praktyce oznacza to, że musisz pracować nad ulepszaniem zarówno umiejętności współpracy, jak i komunikacji. Usprawniając współpracę zespołową, poprawisz również umiejętności przekazywania informacji i opinii w środowisku pracy – a w rezultacie, dzięki szczerej komunikacji, współpraca stanie się łatwiejsza.

Przeczytaj: 10 prostych sposobów na poprawienie współpracy

3. Rozmawiaj osobiście, kiedy tylko możesz

Prawdopodobnie najlepszym i najbardziej sprawdzonym sposobem, aby uniknąć nieporozumień jest rozmowa twarzą w twarz. Jeśli pracujesz w zespole wirtualnym, porozumiewanie się poprzez konferencję wideo również stanowi dobre rozwiązanie. Komunikacja osobista jest szczególnie istotna w przypadku, gdy musisz przekazać mniej przyjemne informacje. Utrzymanie tonu przekazu może być utrudnione w komunikacji pisemnej, więc najlepiej byłoby, aby członek zespołu miał możliwość obserwacji Twojej mimiki twarzy i języka ciała.

W przypadku zespołów zdalnych i rozproszonych, sprawdzi się również rozmowa telefoniczna zamiast konferencji wideo. Zmęczenie wynikające z rozmów wideo staje się coraz powszechniejsze i może utrudniać współpracę oraz komunikację w zdalnych zespołach. Rozmowa telefoniczna zmniejsza napięcie wizualne, jednocześnie dając Ci możliwość do usłyszenia głosu i uchwycenia tonu wypowiedzi członka zespołu.

4. Zwracaj uwagę na język ciała i ton głosu

Komunikacja to nie tylko to, o czym mówisz – dotyczy ona również sposobu, w jaki przekazujesz informacje. Upewnij się, że nie krzyżujesz ramion lub nie sprawiasz wrażenia osoby nieprzyjaznej. Często język ciała nie ma związku z bieżącą sytuacją – możliwe, że wynika on ze zmęczenia, stresu lub problemów osobistych. Członkowie Twojego zespołu nie znają jednak kontekstu i mogą postrzegać Twoje zachowanie jako wynik złości lub irytacji. Szczególnie w przypadku trudnych rozmów postaraj się kontrolować swój język ciała i mimikę twarzy, aby uniknąć przekazywania niezamierzonych sygnałów.

5. Praktykuj komunikację dwustronną

Słuchanie jest równie ważnym elementem komunikacji w środowisku pracy, jak mówienie. Efektywna współpraca polega nie tylko na przedstawianiu własnych pomysłów, ale również na słuchaniu pomysłów innych osób.

Wyróżniamy dwa typy słuchania: słuchanie, aby odpowiedzieć i słuchanie, aby zrozumieć. W trakcie tego pierwszego skupiasz się na swojej przyszłej odpowiedzi zamiast na tym, co druga osoba chce zakomunikować. Ten typ słuchania może sprawić, że nie wychwycisz kluczowych informacji lub powtórzysz to, co właśnie zostało powiedziane.

Zamiast tego wypróbuj słuchania ze zrozumieniem – wysłuchaj, co ma do powiedzenia druga osoba, bez zastanawiania się nad własną odpowiedzią. Jeśli myślisz o poruszeniu jakiegoś tematu, zanotuj go i wróć do słuchania, zamiast próbować zapamiętać, to, co chcesz powiedzieć w późniejszym czasie.

6. Trzymaj się faktów, a nie historii

„Fakty vs. historie” to technika zalecana przez współzałożycielkę Conscious Leadership Group, Dianę Chapman. W tym przypadku „fakty” to sytuacje, które rzeczywiście zaistniały i mogłyby zostać potwierdzone przez inne osoby. Z drugiej strony, „historia” to Twoja interpretacja danej sytuacji.

Załóżmy, że Twój przełożony przekazał Ci informację zwrotną podczas spotkania zespołowego. Jest to fakt. Nie spodziewałeś się tego i czujesz, że menedżer podzielił się opinią z zespołem (zamiast zostawić ją na spotkanie 1:1), ponieważ nie jest zadowolony z Twojej pracy. To właśnie „historia”, gdyż nie jesteś w stanie zweryfikować, czy jest ona prawdziwa, czy nie.

Historie są nieuniknione – wszyscy tworzymy je na podstawie faktów. Postaraj się jednak oddzielić historie od faktów, a także unikaj działań związanych z historiami dopóki ich nie zweryfikujesz. W tym przypadku, możesz na przykład porozmawiać z menedżerem podczas następnego spotkania 1:1 i zapytać, dlaczego podzielił się informacją zwrotną na spotkaniu zespołowym.

7. Upewnij się, że rozmawiasz z odpowiednią osobą

Efektywna komunikacja w środowisku pracy dotyczy nie tylko tego, o czym rozmawiasz, ale również, komu przekazujesz informacje. Nieprawidłowy przekaz informacji często występuje w przypadku, gdy rozmawiasz z niewłaściwymi osobami lub gdy rozmowa toczy się w niewłaściwych okolicznościach.

Any tego uniknąć, upewnij się, że w rozmowie uczestniczą odpowiednie osoby lub przekazujesz wiadomość do właściwych odbiorców. Jeśli nie masz pewności, do kogo powinny dotrzeć dane informacje, postaraj się zidentyfikować interesariuszy projektu, którzy mogli zostać pominięci.

Asana sprawiła, że jesteśmy lepszymi menedżerami projektów, ponieważ zachęca każdego pracownika do większego poczucia odpowiedzialności.
Asana sprawiła, że jesteśmy lepszymi menedżerami projektów, ponieważ zachęca każdego pracownika do większego poczucia odpowiedzialności.

5 sposobów na to, jak liderzy mogą wypracować umiejętności komunikacyjne

Jeśli jesteś liderem, masz możliwość ustanowienia i wprowadzenia zasad komunikacji w zespole. Właściwe przekazywanie informacji przekłada się na zdrowszą kulturę w firmie, większe zaufanie wśród pracowników, a także umożliwia rozbicie silosów informacyjnych między zespołami międzyfunkcyjnymi. Oto, jak:

1. Zidentyfikuj i rozwiąż wszelkie problemy

Zanim zaczniesz ulepszać umiejętności komunikacyjne zespołu, upewnij się, że nie ma żadnych problemów leżących u podstaw szczerej komunikacji. Czy wszyscy czują się swobodnie podczas otwartych rozmów? Czy istnieje coś, co może sprawiać, że członek zespołu nie może czuć się w pełni sobą?

Jedną z najbardziej wartościowych rzeczy, jaką możesz zrobić jako lider jest upewnienie się, że Twoi pracownicy mogą w pełni czuć się sobą (lub na tyle, na ile rzeczywiście chcą). Niezależnie, czy oznacza to wyrażanie odmiennego zdania, rozmowy o pasjach poza pracą lub szczerość odnośnie do typu komunikacji, który najbardziej im odpowiada – upewnij się, że rozumiesz potrzeby każdego członka zespołu oraz, że są one spełniane w ramach środowiska zespołowego.

Współpraca w zespole i odpowiedni stos technologiczny do komunikacji są niezbędne, szczególnie w czasach COVID-19. Dzięki rozwiązaniom, które zastosowaliśmy od pierwszego dnia za pomocą Asany i innych narzędzi, udało nam się ruszyć pełną parą, jeśli chodzi o pracę z domu. Nie napotkaliśmy żadnych zakłóceń w przepływie pracy, czy naszych wynikach.
Współpraca w zespole i odpowiedni stos technologiczny do komunikacji są niezbędne, szczególnie w czasach COVID-19. Dzięki rozwiązaniom, które zastosowaliśmy od pierwszego dnia za pomocą Asany i innych narzędzi, udało nam się ruszyć pełną parą, jeśli chodzi o pracę z domu. Nie napotkaliśmy żadnych zakłóceń w przepływie pracy, czy naszych wynikach.
Przeczytaj: Organizacja Islamic Relief Canada zwiększyła swój wpływ o 75% dzięki Asanie

2. Często proś o informację zwrotną

Jeśli nie poprosisz o informację zwrotną odnośnie Twojego stylu komunikacji, możesz nigdy jej nie otrzymać. Mimo że komunikacja w środowisku pracy ma wpływ na każdą inną interakcję, członkowie zespołu mogą nie pomyśleć o niej w kontekście informacji zwrotnych. Prosząc współpracowników o informacje zwrotne na temat Twojego stylu komunikacji, możesz kontynuować ulepszanie i rozwijanie jasnej strategii komunikacji w swoim zespole.

3. Zrozum style komunikacji w zespole

Innym, efektywnym sposobem, aby komunikować się z zespołem jest zapytanie go o preferowaną drogę komunikacji. Nie powinna ona być tajemnicą czy grą w zgadywanie – znajomość preferowanych kanałów komunikacji (np. wideokonferencje lub rozmowy telefoniczne) i pory spotkań (np. poranne lub popołudniowe spotkania) pomoże Ci stworzyć środowisko, w którym każdy będzie mógł się rozwijać.

Ważne pytania, które możesz zadać członkom zespołu mogą obejmować:

  • Czy są oni rannymi ptaszkami, czy raczej nocnymi markami?

  • Czy preferują oni usystematyzowane spotkania od burz mózgów ze swobodnym przepływem?

  • Jaką formę przybiera ich proces myślowy: czy myślą głośno, spontanicznie, czy pisemnie?

  • Z jakim typem osobowości identyfikują się: introwertycznym, ekstrawertycznym czy ambiwertycznym?

  • Czy czują, że znają innych członków zespołu, czy woleliby więcej aktywności wpływających na zacieśnianie więzi w zespole?

  • Jaki typ spotkań lub zadań najbardziej pobudza ich do działania?

Przeczytaj: Przewodnik menedżera po stylach komunikacji

4. Poświęć czas na aktywności budujące zespół i przełamujące lody

Poznanie zespołu jest istotnym elementem w odkryciu odpowiedniego sposobu komunikacji. Szczególnie ważne jest poświęcenie czasu na pogłębienie więzi z zespołem poza waszym środowiskiem pracy. Zadawanie zespołowi pytań na przełamanie lodów może pomóc Ci wprowadzić element zabawy i swobodnej atmosfery do każdego spotkania, a zatem rozważ rozpoczęcie go od luźnej rozmowy.

Przeczytaj: 110+ najlepszych pytań na przełamanie lodów pomagających budować zespół

5. Nadaj ton

Pamiętaj: sposób, w jaki komunikujesz się i współpracujesz będzie miał wpływ na cały zespół. Od Ciebie zależy określenie standardów otwartego i jasnego przekazywania informacji. Gdy już to zrobisz i przedstawisz te standardy innym, zespół podąży za Twoim przykładem.

Co kilka miesięcy sprawdź, co zespół myśli o waszym sposobie komunikacji. Czy w ostatnich miesiącach pojawiły się zwyczaje, które chcesz podtrzymać lub porzucić? Regularne myślenie o sposobie komunikowania się w zespole – w przeciwieństwie do ustalania praktyk i zapominania o nich – pomoże Ci uczynić metody komunikacji bardziej zamierzonymi.

W miarę rozwoju organizacji komunikacja często zawodzi. Te nieefektywności szkodzą Hope for Haiti, ponieważ jeśli nie będziemy działać płynnie, trudno nam będzie pomóc jak największej liczbie osób. Jesteśmy odpowiedzialni za poprawę w tej kwestii..
W miarę rozwoju organizacji komunikacja często zawodzi. Te nieefektywności szkodzą Hope for Haiti, ponieważ jeśli nie będziemy działać płynnie, trudno nam będzie pomóc jak największej liczbie osób. Jesteśmy odpowiedzialni za poprawę w tej kwestii..
Przeczytaj: Hope for Haiti poprawia jakość życia większej liczby Haitańczyków dzięki Asanie

Inne typy komunikacji w środowisku pracy

Większość rozważań dotyczących komunikacji w środowisku pracy zakłada, że praca odbywa się stacjonarnie. Istnieje jednak wiele sposobów na komunikowanie się w ramach różnych lokalizacji – od biur globalnych, po zespoły pracujące zdalnie. Większość najlepszych praktyk można zastosować do dowolnego typu zespołu, niemniej jednak istnieje kilka dodatkowych kwestii i dobrych zasad, które możesz wykorzystać, aby pomóc zespołowi pogłębić relacje.

Zespoły rozproszone

Zespoły rozproszone pracują w obrębie wielu krajowych lub globalnych biur. Mogą one obejmować różne strefy czasowe i języki, a każde biuro posiada własną kulturę i nawyki. Nie spodziewaj się, że wszystkie zespoły rozproszone będą komunikować się w ten sam sposób – tak naprawdę, jedną z ich zaletjest różnorodność pomysłów, której doświadczysz pracując z członkami zespołów z całego świata.

Jeśli pracujesz w rozproszonym zespole, ważne jest, aby przekazywać informacje w nadmiarze, dzięki czemu członkowie zespołów z różnych stref czasowych i biur pozostaną na bieżąco. Upewnij się, że dokumentujesz wszystko w centralnym źródle informacji, do którego członkowie zespołu mają dostęp będąc online oraz poszukaj narzędzia, które pozwoli wam udostępniać aktualizacje czasie rzeczywistym, dzięki czemu żadna praca nie zostanie spowolniona z powodu opóźnienia w przepływie informacji.

Pamiętaj, że różnice w strefach czasowych mogą wpłynąć na to, w jaki sposób pracownicy dołączają do rozmowy. Spróbuj zaplanować spotkania, kiedy wszyscy są dostępni lub zaproponuj nagrywanie spotkania i sporządzenie notatek, jeśli członkowie zespołu nie mogą uczestniczyć w spotkaniu. Ważne jest również, aby dokładnie sprawdzić, czy poinformowano o spotkaniu właściwe osoby, a także, że nikt nie został pominięty tylko dlatego, że pracuje w innym biurze niż większość Twojego zespołu.

Przeczytaj: Udany powrót do biura z Asaną

Współpracownicy online

Jeśli pracujesz w zespole wirtualnym, ważne jest, aby ustalić gdzie i jak często będziecie się komunikować. Wiedza o tym, do czego powinno służyć dane narzędzie komunikacyjne może pomóc członkom zespołu w utrzymywaniu kontaktu – nawet podczas pracy zdalnej.

Podczas pracy zdalnej musieliśmy ponownie nauczyć się różnych sposobów komunikacji. Slack, Asana i integracje między tymi narzędziami zastąpiły lub uzupełniły wiele typów osobistego przekazywania informacji, które były dotychczas przez nas wykorzystywane.
Podczas pracy zdalnej musieliśmy ponownie nauczyć się różnych sposobów komunikacji. Slack, Asana i integracje między tymi narzędziami zastąpiły lub uzupełniły wiele typów osobistego przekazywania informacji, które były dotychczas przez nas wykorzystywane.
Przeczytaj: Jones Knowles Ritchie projektuje marki tak, aby wspierać ich rozwój, innowacyjność i efektywność dzięki Asanie

Członkowie zespołów zdalnych mogą czuć się odosobnieni, zatem rozważ przeprowadzenie ćwiczenia z całym zespołem odnośnie preferowanych nawyków komunikacyjnych. Niektórzy członkowie mogą przepadać za rozmowami telefonicznymi, podczas gdy inni wolą usystematyzowane spotkania z jasnym planem. Jako, że członkowie zespołu mają mniej okazji do interakcji osobistych, ważne jest, aby ustalić preferencje jako zespół, dzięki czemu kanały komunikacyjne będą mogły pozostać otwarte.

Na koniec, pamiętaj o organizowaniu wydarzeń zacieśniających więzi w zespole. Bez względu na to, czy będą to aktywności służące przełamywaniu lodów na początku każdego spotkania, czy zaplanowanie czasu na rozmowę koniec tygodnia, poświęcony zespołowi czas może pomóc jego członkom pozostać w kontakcie niezależnie od miejsca, z jakiego pracują.

Przeczytaj: 3 kluczowe koncepcje zapewniające sukces w zarządzaniu zdalnym zespołem

Wisienka na torcie efektywnej komunikacji w środowisku pracy

Ostatnim elementem przejrzystej komunikacji jest posiadanie jednego, centralnego źródła informacji obejmującego wszystkie informacje dotyczące komunikacji i pracy. Korzystanie ze scentralizowanego systemu, takiego jak narzędzie do zarządzania pracą pomoże Ci w koordynacji pracy na wszystkich poziomach Twojego zespołu. Dowiedz się więcej o tym, w jaki sposób zarządzanie pracą ułatwia koordynowanie projektów oraz komunikację z naszego artykułu poświęconego wprowadzeniu do zarządzania pracą.

Powiązane zasoby

Artykuł

Group vs. team: What’s the difference?