Wskazówki dotyczące koordynacji projektu, które pozwolą Twojemu zespołowi pracować jak najlepiej

Kiedy w 1969 roku wystrzelono Apollo 11, astronauci Neil Armstrong i Edwin „Buzz” Aldrin stali się pierwszymi ludźmi, którzy postawili stopę na Księżycu. Jednak to epickie osiągnięcie było czymś więcej niż tylko małym krokiem dla ludzkości — było kulminacją prawie ośmiu lat codziennej pracy setek naukowców, inżynierów i kierowników projektów z NASA. A biorąc pod uwagę wszystkie elementy wymagane do uruchomienia misji kosmicznej, możesz być pewien, że za kulisami był ktoś, kto to wszystko koordynował. 

Koordynacja projektu nie jest tak ekscytująca jak podróże kosmiczne, ale jest absolutnie niezbędna, aby doprowadzić inicjatywę do końca. Dzięki skutecznej koordynacji projektu możesz trzymać się harmonogramu, usprawnić przepływ pracy i przyspieszyć realizację projektu.

Czym jest koordynacja projektu? 

Koordynacja projektu to codzienna praca, którą wykonuje kierownik projektu, aby utrzymać inicjatywę na właściwych torach. Obejmuje to organizowanie i przekazywanie szczegółów projektu i zadań interesariuszom, monitorowanie postępów prac, śledzenie budżetu projektu, dokumentowanie kluczowych przepływów pracy w projekcie i usuwanie blokad dla zespołu projektowego. 

Koordynacja projektu a zarządzanie projektem 

Jeśli nigdy wcześniej nie zajmowałeś się koordynacją projektu, te dwa terminy mogą wydawać się podobne, ale w rzeczywistości są nieco inne. Koordynacja projektu koncentruje się na codziennych zadaniach wymaganych do sprawnego funkcjonowania projektu, podczas gdy zarządzanie projektem obejmuje planowanie na wyższym poziomie, takie jak określanie celów projektu i produktów końcowych.

Kierownicy projektów są często odpowiedzialni zarówno za zarządzanie projektami, jak i za ich koordynację. Jednak w niektórych zespołach może istnieć osobna rola koordynatora projektu, który zajmuje się podstawowymi codziennymi zadaniami administracyjnymi. Na przykład, jeśli kierownik projektu tworzy pełny plan projektu, koordynator projektu pomaga w jego codziennej realizacji. 

Raport dotyczący współpracy: jak współpracują ze sobą najbardziej efektywne zespoły na świecie

Poznaj kluczowe cechy, które sprawiły, że najbardziej efektywne zespoły na świecie odniosły sukces: ich strategie, techniki i wskazówki dotyczące dobrej współpracy.

Pobierz pełny raport

Dlaczego koordynacja projektu jest ważna

Plan projektu jest tak dobry, jak jego wykonanie. Niezależnie od tego, jak starannie zaprojektowana jest inicjatywa, to codzienna koordynacja sprawia, że projekt jest realizowany na czas. W tym kontekście skuteczna koordynacja projektu może pomóc w:  

• usprawnić komunikację z interesariuszami i członkami zespołu;

• szybko usuwać blokady członków zespołu projektowego i zapewniać płynność pracy;

• monitorować oś czasu projektu i upewnić się, że prace zostaną ukończone zgodnie z harmonogramem;

• Śledzić budżet projektu i zarządzać kosztami

• Zapewnić łatwy dostęp do informacji o projekcie. 

6 podstawowych umiejętności koordynacji projektu oraz wskazówki, jak je opanować

Większość codziennej koordynacji projektu składa się z sześciu podstawowych umiejętności. Opanowanie tych umiejętności może pomóc w płynnym przechodzeniu od etapu planowania do realizacji i dostarczenia projektu. 

1. Realizuj zadania na czas

Opóźnienia w harmonogramie są jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzenia projektu. Według Indeksu anatomii pracy z 2021 r. pracownicy wiedzy co tydzień nie dotrzymują 26% terminów. Dlatego umiejętność realizowania zadań zgodnie z harmonogramem jest kluczowym elementem udanej koordynacji projektu. 

Jak to zrobić:

Utwórz harmonogram projektu z jasno określonymi terminami dla każdego produktu końcowego i produktu cząstkowego (mniejszych etapów wymaganych do ukończenia zadania). Aby to zrobić, podczas przypisywania dat wykonania zacznij od końcowego terminu, aby mieć pewność, że na każdy element przeznaczysz wystarczająco dużo czasu. Gdy będziesz odhaczać każdy produkt końcowy i produkt cząstkowy, łatwo będzie Ci sprawdzić, jak postępuje praca w czasie, a ponadto znacznie zmniejszy się prawdopodobieństwo pominięcia jakiegoś kroku.  

2. Organizuj i śledź produkty końcowe

Projekty często zawierają wiele zmiennych. Każde zadanie ma swoją unikalną datę wykonania, właściciela i priorytet, a w miarę postępu projektu zadania przechodzą przez różne etapy ukończenia. Znalezienie sposobu na organizację i śledzenie tych elementów jest istotną częścią koordynacji projektu. 

Jak to zrobić:

Użyj narzędzi wizualnych, aby śledzić  produkty końcowe projektu. Możesz na przykład użyć tablicy Kanban, aby pokazać pracę przechodzącą przez różne etapy, wykresu Gantta, aby zobaczyć poziomą oś czasu, lub kalendarza projektu, aby zwizualizować cały miesiąc pracy w jednym centralnym widoku. Zamiast próbować aktualizować statyczne narzędzia do śledzenia projektów lub arkusze kalkulacyjne, zalecamy korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami, aby wyświetlać produkty końcowe i nimi zarządzać. Dzięki temu Ty i Twój zespół będziecie mogli łatwo uzyskiwać dostęp do zadań projektowych, pracować nad nimi i aktualizować je w czasie rzeczywistym. 

3. Monitoruj koszty projektu

Pieniądze nie kupią miłości, ale z pewnością pomogą Ci w realizacji projektów. W rzeczywistości budżet projektu jest często czynnikiem ograniczającym, który decyduje o tym, czy praca może zostać ukończone. Oznacza to, że śledzenie kosztów projektu i zarządzanie nimi jest jednym z najważniejszych zadań na liście rzeczy do zrobienia koordynatora projektu. 

Raport dotyczący współpracy: jak współpracują ze sobą najbardziej efektywne zespoły na świecie

Poznaj kluczowe cechy, które sprawiły, że najbardziej efektywne zespoły na świecie odniosły sukces: ich strategie, techniki i wskazówki dotyczące dobrej współpracy.

Pobierz pełny raport

Jak to zrobić:

Stwórz szczegółowy budżet projektu. Przejrzysty plan budżetowy to najlepszy sposób na planowanie, monitorowanie i kontrolowanie kosztów w trakcie realizacji projektu. Podobnie jak w przypadku harmonogramu projektu, budżet zazwyczaj dzieli każdy produkt końcowy na produkty cząstkowe, dzięki czemu można skutecznie oszacować wymagane zasoby i koszty dla każdego z nich. Budżet powinien obejmować koszty każdego zasobu i produktu końcowego, harmonogram wydatkowania środków, osobę odpowiedzialną za każde zadanie oraz miejsce do śledzenia kosztów budżetowych w porównaniu z kosztami rzeczywistymi. 

4. Informuj interesariuszy o aktualizacjach

Ważne jest, aby informować zespół o postępach w realizacji projektu i o wszelkich nieoczekiwanych zmianach. Regularne raportowanie statusu projektu jest kluczowym elementem udanej koordynacji projektu. To najlepszy sposób, aby zapewnić, że interesariusze są na bieżąco, proaktywnie wykrywać zagrożenia i realizować pracę zgodnie z planem i budżetem. 

Jak to zrobić:

Opanuj sztukę raportowania o statusie projektu. Raport o statusie projektu dostarcza interesariuszom szybkich informacji o postępach w realizacji projektu. Zazwyczaj wskazuje on status projektu (realizowany na czas, zagrożony, opóźniony), zawiera przegląd każdego obszaru projektu i podsumowuje najważniejsze informacje, blokady lub nieoczekiwane zagrożenia. W zależności od długości projektu możesz rozsyłać raport o statusie projektu co tydzień (w przypadku krótszych projektów) lub co miesiąc (w przypadku dłuższych projektów).

Zamiast rozpoczynać każdy raport o statusie projektu od zera, utwórz szablon do wielokrotnego użytku. W ten sposób unikniesz czynności okołozadaniowe i upewnisz się, że za każdym razem uwzględniasz kluczowe informacje. Oprogramowanie do zarządzania projektami może jeszcze bardziej ułatwić ten proces. Śledząc produkty końcowe w jednym, scentralizowanym narzędziu, możesz utworzyć raport w tym samym miejscu, w którym wykonujesz swoją pracę, zamiast ręcznie przeszukiwać dane projektowe w wielu narzędziach. Dzięki odpowiedniemu narzędziu do zarządzania projektami zadanie, które może zająć wiele godzin, można wykonać za pomocą kilku kliknięć. 

5. Dokumentuj informacje o projekcie

Wszyscy to znamy – rozpoczynasz nowy projekt, który wydaje Ci się dziwnie znajomy, i zdajesz sobie sprawę, że coś podobnego robiłeś rok wcześniej. Ale kiedy próbujesz przypomnieć sobie, co dokładnie zrobiłeś i jak przebiegał ten projekt, nic nie przychodzi Ci do głowy. 

Dlatego dokumentowanie informacji o projekcie jest kluczowym elementem koordynacji projektu. O wiele łatwiej (i szybciej) jest rejestrować procesy i notatki w trakcie pracy, niż próbować przypomnieć sobie kluczowe szczegóły później. 

Jak to zrobić:

Utwórz dokumentację procesu — wewnętrzny dokument, który szczegółowo opisuje zadania i kroki wymagane do wdrożenia nowego projektu lub procesu. Możesz na przykład utworzyć dokumentację procesu, która szczegółowo opisuje wszystkie kroki potrzebne do wdrożenia nowych pracowników, wymagania dotyczące testowania nowej funkcji internetowej lub przepływ pracy w zakresie aktualizacji i publikowania artykułów na blogu. Pamiętaj, że dokumentacja procesu ma być żywym dokumentem, który aktualizujesz w razie potrzeby, więc upewnij się, że jest łatwo edytowalny i dostępny dla Twojego zespołu. 

6. Planuj i organizuj spotkania

Koordynacja projektu często obejmuje planowanie i organizowanie spotkań z zespołem oraz interesariuszami zewnętrznymi. Aby jednak jak najlepiej wykorzystać czas wszystkich uczestników, ważne jest, aby każde spotkanie miało strategiczny cel i konkretny plan. Im bardziej efektywne są spotkania, tym więcej czasu i energii Twój zespół ma na realizację celów projektu. 

Jak to zrobić:

Prowadź spotkania, mając jasno określony cel. Zamiast automatycznie planować spotkania, zastanów się, czy w ogóle ich potrzebujesz. Na przykład, czy zamiast tego nie można wysłać raportu o statusie lub aktualizacji asynchronicznej? 

Jeśli uznasz, że spotkanie jest konieczne, upewnij się, że będzie ono efektywne i wartościowe dla wszystkich uczestników. Możesz to zrobić, tworząc agendę i identyfikując elementy do wcześniejszego przeczytania, sporządzając notatki ze spotkania i rozpowszechniając je po zakończeniu spotkania oraz określając jasne czynności do wykonania. 

4 cechy skutecznego koordynatora projektu

Niezależnie od tego, czy chcesz poprawić swoje umiejętności koordynacyjne, czy zatrudnić koordynatora projektu dla swojego zespołu, oto cztery podstawowe cechy, na które warto zwrócić uwagę. 

• Umiejętności komunikacyjne. Koordynacja pracy wymaga codziennej komunikacji z interesariuszami i członkami zespołu. Obejmuje to przydzielanie zadań, przekazywanie aktualizacji projektu, koordynowanie spotkań oraz pełnienie roli osoby kontaktowej w przypadku zatwierdzeń i próśb o zasoby.  

• Zarządzanie czasem. Dobre zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza gdy żonglujesz wszystkimi elementami całego projektu. Dotyczy to zarówno zarządzania czasem osobistym, jak i umiejętności zarządzania harmonogramem projektu oraz zapewnienia, że produkty końcowe zostaną ukończone na czas. 

• Rozwiązywanie problemów. Gdy pojawią się nieoczekiwane problemy, ważne jest, aby podejść do nich ze spokojem i rozwiązać je w sposób strategiczny. Dlatego koordynator projektu powinien mieć umiejętność skutecznego rozwiązywania problemów. 

• Dbałość o szczegóły. Szczegóły są ważne dla koordynatora projektu, zwłaszcza gdy ustala daty wykonania zadań, planuje spotkania i tworzy szczegółową dokumentację procesu. Kiedy zadbasz o szczegóły, Twój zespół będzie mógł spać spokojnie, wiedząc, że nie musi ponownie sprawdzać Twojej pracy. 

Koordynacja jest kluczowa

Koordynacja projektu ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdego projektu na każdym etapie jego cyklu życia. Zarządzanie projektem na wysokim poziomie oraz starannie opracowany plan projektu, cele, kamienie milowe i zakres projektu to tylko początek. To codzienna koordynacja pomaga wykorzystać te metody planowania i przejść od etapu planowania do etapu ukończenia. 

Raport dotyczący współpracy: jak współpracują ze sobą najbardziej efektywne zespoły na świecie

Poznaj kluczowe cechy, które sprawiły, że najbardziej efektywne zespoły na świecie odniosły sukces: ich strategie, techniki i wskazówki dotyczące dobrej współpracy.

Pobierz pełny raport