7 powodów, dla których projekty kończą się niepowodzeniem (i jak temu zapobiec)

Większość kierowników projektów doświadczyła niepowodzenia projektu. Respondenci ankiety przeprowadzonej w 2021 roku przez Project Management Institute (PMI) zadeklarowali, że w ciągu ubiegłych 12 miesięcy 12% projektów w ich organizacji zakończyło się niepowodzeniem. Nie jesteś jednak sam w chęci zapobiegania niepowodzeniom projektów. Samo przeczytanie tego artykułu oznacza, że już zrobiłeś ważny krok. Dlatego warto planować z wyprzedzeniem i zapobiegać typowym pułapkom projektowym. 

Czym jest niepowodzenie projektu?  

Projekt można uznać za nieudany z następujących powodów: 

• Projekt nie spełnił Twoich celów.

• Nie udało Ci się uzyskać oczekiwanego rezultatu.

• Prace nie zostały ukończone na czas.

Porażka jest jednak subiektywna. Często „nieudane” projekty nadal przynoszą znaczące rezultaty, nawet jeśli nie udało się dotrzymać terminu lub osiągnąć zamierzonego rezultatu. I choć porażka nigdy nie jest przyjemna, często idzie w parze z wyznaczaniem ambitnych celów. 

Na przykład w Asana uważamy, że jeśli udaje Ci się odnieść sukces w 100% przypadków, prawdopodobnie nie byłeś wystarczająco ambitny w swoim planowaniu. Ważne jest jednak, aby projekty kończyły się niepowodzeniem z właściwych powodów, takich jak wyznaczenie celu-wyzwania, który ma zainspirować do działania, a nie z powodu możliwej do uniknięcia pułapki. 

7 najczęstszych przyczyn niepowodzenia projektu (i ich rozwiązania)

Na szczęście te typowe problemy są możliwe do rozwiązania, więc dzięki wcześniejszemu planowaniu możesz zapobiec niepowodzeniu.  

1. Niejasne cele

Problem: Twój zespół nie jest zgodny co do celów projektu i nie ma sposobu na zmierzenie sukcesu. 

Cele projektu to wszystko, co chcesz osiągnąć w momencie jego zakończenia. Powinny być konkretne, określone w czasie i mierzalne. Bez jasnych celów trudno jest utrzymać zespół w zgodzie, a nawet wiedzieć, czy projekt zakończył się sukcesem, czy porażką. 

Załóżmy, że Twój zespół projektuje nową stronę płatności dla Twojej aplikacji mobilnej. Bez jasnego celu (takiego jak „skrócenie średniego czasu realizacji transakcji dla użytkowników końcowych o 30% w drugim kwartale”) trudno jest określić, które nowe funkcje sprawią, że strona będzie skuteczna. Po zakończeniu projektu trudno będzie zmierzyć wydajność bez konkretnego celu, z którym można by ją porównać.

Niejasne cele to częsty problem. Indeks anatomii pracy z 2021 roku, w ramach którego przeprowadzono ankietę wśród ponad 10 tys. pracowników wiedzy, wykazał, że mniej niż połowa wszystkich pracowników rozumie, w jaki sposób ich codzienna praca przyczynia się do realizacji szerszych celów. 

Rozwiązanie: wyznacz jasne cele w ramach procesu planowania.

Skuteczne cele projektu pozwalają skoordynować działania zespołu i zapewniają testowanie, które pozwala zmierzyć sukces. Wyznacz cele przed rozpoczęciem projektu, aby stanowiły punkt odniesienia. Jeszcze lepiej będzie, jeśli zaangażujesz zespół w proces wyznaczania celów, aby wszyscy byli na bieżąco od samego początku. 

Dobrym pomysłem jest wyznaczenie celów w ramach ogólnego planu projektu, który określa również interesariuszy, produkty końcowe, oś czasu i inne elementy. 

2. Pełzanie zakresu

Problem: produkty końcowe projektu zmieniają się w miarę postępu prac.

Pełzanie zakresu jest trudne do zauważenia, ponieważ często pojawia się powoli – można nawet powiedzieć, że podkrada się do Ciebie. Dzieje się tak, gdy produkty końcowe projektu wykraczają poza jego zakres, a w efekcie masz więcej pracy, niż się spodziewałeś. 

Załóżmy, że w tym miesiącu planujesz opublikować 10 artykułów na blogu w ramach premiery nowego produktu. Jednak jeden z interesariuszy poprosił Cię o dodanie dwóch dodatkowych postów dotyczących innego produktu. W związku z tą nową prośbą Twoje zasoby są mocno obciążone i musisz opóźnić terminy publikacji na tablicy. 

Pełzanie zakresu jest główną przyczyną niedotrzymywania terminów i nieudanych projektów. Respondenci ankiety przeprowadzonej w 2021 roku przez Project Management Institute (PMI) zadeklarowali, że w ciągu ubiegłych 12 miesięcy 34% projektów w ich organizacji dotknęło pełzanie zakresu. 

Rozwiązanie: zdefiniuj i udostępnij zakres projektu przed jego rozpoczęciem.

Gdy z góry określisz zakres, łatwiej będzie Ci osiągnąć wyniki na czas i w ramach budżetu. Możesz zaplanować zasoby z wyprzedzeniem i upewnić się, że prośby pojawiające się w ostatniej chwili nie przytłoczą Twojego zespołu. Udokumentowany zakres projektu jest również dobrym narzędziem do odrzucania dodatkowych próśb ze strony interesariuszy. W powyższym przykładzie oznacza to trzymanie się pierwotnych 10 postów na bloga i dostarczenie projektu na czas. 

Możesz udokumentować zakres projektu za pomocą opisu zakresu. Może to być część planu projektu lub nawet osobny dokument. Po utworzeniu opisu zakresu udostępnij go interesariuszom. Kiedy będą mieli jasność co do tego, co wchodzi w skład projektu, a co nie, będą mniej skłonni do zgłaszania dodatkowych próśb. A gdy otrzymasz dodatkowe zlecenie, możesz skorzystać z procesu kontroli zmian, aby ustalić, czy jest ono na tyle ważne, aby dodać je do zakresu projektu. 

3. Nierealistyczne oczekiwania

Problem: sukces jest nieosiągalny.

Inspirujące cele mogą pomóc w osiągnięciu zamierzonego celu, ale nadal powinny być osiągalne. Jeśli cele projektu są zbyt ambitne, członkowie zespołu mogą być zestresowani i łatwo jest o niedotrzymanie terminów. 

Załóżmy, że Twój zespół sprzedaży ma w tym miesiącu cel-wyzwanie, którym jest uzyskanie 100 prowizji. Dwóch członków zespołu jest na urlopie, więc reszta zespołu będzie musiała pracować w godzinach nadliczbowych, aby osiągnąć ten cel. Oznacza to, że nie ma wystarczających zasobów, aby osiągnąć cel, a sukces jest prawdopodobnie poza zasięgiem. 

Zbyt ambitne cele mogą być kryptonitem dla osi czasu projektu. Według Indeksu anatomii pracy z 2021 r. najczęstszą przyczyną niedotrzymywania terminów są nierealistyczne oczekiwania. 

Rozwiązanie: wyznacz cele projektu zgodnie z metodą SMART.

Dzięki wcześniejszemu zaplanowaniu możesz wyznaczyć inspirujące cele, które nie wymagają pracy w godzinach nadliczbowych. Aby stworzyć ambitne (ale osiągalne) cele, upewnij się, że są one zgodne z metodą SMART: skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie. Metodologia celów SMART jasno określa, na czym polega sukces, a jednocześnie zapewnia przejrzysty harmonogram projektu i linię mety. Jeśli upewnisz się, że Twoje cele są osiągalne i mieszczą się w zakresie projektu, możesz ograniczyć ryzyko związane z projektem i przygotować swój zespół na sukces. 

4. Ograniczone zasoby

Problem: nie masz zasobów potrzebnych do wykonania pracy. 

Zasoby to wszystko, czego potrzebujesz, aby projekt został ukończony, np. budżet, personel, czas, przestrzeń lub narzędzia. Brak zasobów może opóźnić projekt, a nawet zatrzymać go. 

Załóżmy, że pracujesz nad kampanią reklamową dla nowego produktu. Zbliża się termin, ale Twój budżet na edycję wideo przez freelancera się wyczerpał. Mając do dyspozycji tylko jednego edytora, musisz opóźnić uruchomienie kampanii. W tym przypadku zabrakło Ci zarówno budżetu, jak i siły roboczej, których potrzebujesz, aby dostarczyć pracę na czas. 

Rozwiązanie: przygotuj plan zarządzania zasobami z wyprzedzeniem. 

Czasami trudno jest przewidzieć nieplanowane zdarzenia, takie jak cięcia budżetowe. Jednak często przy odrobinie planowania możesz zapewnić swojemu zespołowi wszystko, czego potrzebuje, aby osiągnąć cele projektu. Plan zarządzania zasobami określa ilość i rodzaj zasobów potrzebnych do realizacji projektu, dzięki czemu wiesz dokładnie, co jest potrzebne, zanim zaczniesz. Następnie skorzystaj z najlepszych praktyk w zakresie przydzielania zasobów, aby dokładnie określić, kiedy każdy zasób powinien zostać przydzielony do danego projektu. Może to obejmować na przykład moce przerobowe pracowników, budżet, sprzęt techniczny, a nawet obszar roboczy. 

5. Słaba komunikacja

Problem: członkowie zespołu nie wiedzą, jak i kiedy informować o aktualizacjach. 

W dzisiejszych czasach komunikacja jest bardziej złożona niż kiedykolwiek wcześniej. Według Indeksu anatomii pracy z 2021 roku, pracownicy przełączają się średnio między 10 aplikacjami 25 razy dziennie, aby wykonać swoje obowiązki, a 27% pracowników twierdzi, że działania i wiadomości gubią się podczas przełączania między aplikacjami. 

Przy dzisiejszym przeciążeniu aplikacjami trudno jest wiedzieć, kiedy i gdzie należy publikować ważne aktualizacje projektu. Oznacza to, że praca może być zagrożona, jeśli członkowie zespołu projektowego nie będą zgodni co do tego, z jakich kanałów komunikacji korzystać, kiedy ich używać lub kto powinien przekazywać jakie informacje. 

Załóżmy, że kierujesz zdalnym zespołem rozproszonym po całej Ameryce Północnej i Europie. Do wykonywania zadań korzystasz z różnych narzędzi do komunikacji, w tym poczty elektronicznej, wiadomości, wideokonferencji i udostępnianych dokumentów. Jednak Twój zespół nie ma dokumentacji określającej, kiedy należy używać każdego kanału, więc członkowie zespołu często udostępniają ważne aktualizacje w kanałach, które widzą tylko niektóre osoby. W rezultacie umykają Ci ważne szczegóły, a praca często jest powielana. 

Rozwiązanie: utwórz i udostępnij plan komunikacji.

Jasny plan komunikacji określa sposób przekazywania ważnych informacji dotyczących trwającego projektu. Zapewnia zespołowi przejrzystość w kwestii tego, których narzędzi należy używać, określa częstotliwość udostępniania aktualizacji (i kto powinien je udostępniać) oraz wskazuje, kiedy należy informować kluczowych interesariuszy. Dzięki solidnemu planowi komunikacji możesz spędzać mniej czasu na poszukiwaniu informacji, a więcej na realizacji celów projektu. 

Plan komunikacji zazwyczaj obejmuje częstotliwość, kanał, odbiorców i właściciela dla każdego rodzaju komunikacji, z której będziesz korzystać. Możesz na przykład uwzględnić następujące szczegóły dotyczące cotygodniowych aktualizacji statusu projektu:  

• Rodzaj komunikacji: aktualizacje statusu projektu

• Częstotliwość: co tydzień

• Kanał: e-mail

• Odbiorcy: zespół projektowy

• Właściciel: kierownik projektu

6. Opóźnienia harmonogramu

Problem: niedotrzymanie terminów powoduje konieczność wykonywania pracy w pośpiechu i znaczne opóźnienia w projekcie.  

Niedotrzymanie jednego terminu, opóźnienie jednego spotkania — może się to wydawać nieistotne w danej chwili, ale ostatecznie może przerodzić się w pośpiech, stres wśród członków zespołu i znaczne opóźnienia w projekcie. 

Wyobraź sobie, że planujesz wystawę muzealną, a spotkanie logistyczne z miejscem wystawy zostało kilka razy przesunięte. Teraz do wielkiego otwarcia pozostały dwa tygodnie, a Twój zespół będzie musiał przyspieszyć proces planowania, aby być gotowym na czas – albo być może trzeba będzie nawet opóźnić wydarzenie. Opóźnienia w harmonogramie są coraz częstsze. Według Indeksu anatomii pracy z 2021 r. co tydzień nie dotrzymuje się 26% terminów. 

Rozwiązanie: uwzględnij harmonogram projektu w planie projektu. 

Pamiętasz ten niezwykle przydatny plan projektu, o którym wspominaliśmy wcześniej? Zazwyczaj zawiera on szczegółowy harmonogram projektu. Harmonogram projektu określa każdy krok, który należy wykonać, kto jest za niego odpowiedzialny i kiedy każde zadanie musi zostać ukończone. 

Skuteczny harmonogram projektu zapewnia zespołowi przejrzystość w zakresie zależności między poszczególnymi elementami. Dzięki temu łatwo zidentyfikujesz, które kluczowe kamienie milowe są zależne od innych, a także możesz pracować wstecz od dat wykonania, aby mieć pewność, że na ukończenie każdego kroku jest wystarczająco dużo czasu. Możesz również zaangażować swój zespół w proces planowania, aby uwzględnić harmonogram i obowiązki wszystkich osób. 

7. Brak przejrzystości

Problem: członkowie zespołu nie mogą znaleźć ważnej dokumentacji projektowej. 

Masz już gotowy plan projektu, w którym uwzględniono harmonogram projektu, plan komunikacji, plan zarządzania zasobami i cele SMART. Co teraz? 

Jeśli dokumenty te są statyczne i niełatwo dostępne dla zespołu, przekazywanie aktualizacji może być trudne bez czasochłonnych spotkań statusowych. A mimo to informacje mogą zostać przeoczone. 

Rozwiązanie: użyj narzędzia do zarządzania pracą, aby przechowywać informacje o projekcie w jednym miejscu. 

Zarządzanie pracą pomaga organizować przepływy pracy i konfigurować procesy, aby zespół mógł współpracować w dłuższej perspektywie. Odpowiednie narzędzie do zarządzania pracą może służyć jako jedno źródło wiedzy na temat projektu, dokumentacji i statusu. My (oczywiście) jesteśmy stronnikami Asany, ponieważ zapewnia ona zespołom dynamiczny system, w którym każdy może wyświetlać i zarządzać pracą oraz priorytetami zespołu w sposób, który najbardziej mu odpowiada. Jednak niezależnie od używanego narzędzia, oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia zespołowi dostęp do potrzebnych informacji i pozostaje na bieżąco z najnowszymi aktualizacjami projektu. Oznacza to, że możesz porzucić arkusze kalkulacyjne, które szybko stają się nieaktualne, i upewnić się, że Twój zespół projektowy ma dostęp do informacji w czasie rzeczywistym, kiedy tylko ich potrzebuje.

Zabezpiecz swoje projekty przed niepowodzeniem

Teraz, gdy znasz już najczęstsze przyczyny niepowodzeń projektów, przedstawimy Ci kilka narzędzi, które pomogą Ci odnieść sukces: 

Karta projektu, aby przedstawić projekt interesariuszom.

Plan projektu, aby realizować zadania na czas. Obejmuje on: 

• Cele i założenia projektu

• Wskaźniki sukcesu

• Interesariusze i role

• Zakres projektu i jego budżet

• Kamienie milowe i produkty końcowe projektu

• Oś czasu i harmonogram

• Plan komunikacji

Plan zarządzania zasobami, aby zarządzać obciążeniem zespołu. 

Rejestr zagrożeń, aby zidentyfikować potencjalne komplikacje.

Spotkanie inaugurujące projekt, aby uzgodnić kluczowe szczegóły i uzyskać poparcie interesariuszy.

Narzędzie do zarządzania projektami, aby wszystko skoordynować.

Droga do sukcesu projektu

Pewnie już zauważyłeś, że w kwestii zarządzania ryzykiem i unikania niepowodzeń projektu kluczowe jest planowanie z wyprzedzeniem. Umożliwiając swojemu zespołowi strategiczne planowanie i uwzględnianie wszystkich zmiennych elementów projektu, możesz osiągać sukcesy i realizować kluczowe cele. Planuj z wyprzedzeniem i realizuj projekty z sukcesem.