7 częstych zagrożeń występujących w projektach i jak im zapobiec

Wiedza na temat możliwych problemów projektu ułatwia kierownikowi projektu poprowadzenie zespołu do sukcesu. Co się na przykład stanie, gdy interesariusze projektu zaproponują nową aplikację, a Ty nie rozważysz czasu oraz zasobów potrzebnych na jej utworzenie? Gdy aplikacja trafi do zespołu deweloperskiego, projekt będzie zagrożony jeszcze przed jego rozpoczęciem.

Gdy znasz potencjalne zagrożenia każdego projektu, możesz wyznaczyć rozsądne cele projektu i odpowiednio poprowadzić zespół. W tym przewodniku przedstawimy siedem częstych zagrożeń projektu, które możesz napotkać podczas sporządzania ocen ryzyka.

1. Pełzanie zakresu

Zagrożenie zakresu, inaczej pełzanie zakresu, ma miejsce, gdy nie zostaną odpowiednio określone początkowe cele projektu. Przedstawienie na początku interesariuszom harmonogramu projektu i trzymanie się jego wytycznych jest bardzo istotne. Jeśli nie zakomunikujesz czytelnie zakresu projektu, interesariusze mogą spróbować zmienić wymagania w środku projektu.

Jak ograniczyć pełzanie zakresu: przygotowanie na samym początku jasnych parametrów projektu wzmacnia zakres projektu. Ustalenie zakresu projektu i przedstawienie już na początku interesariuszom tej wizji pozostawi mniej miejsca na pełzanie zakresu. Także zaplanowanie regularnej kontroli postępów ułatwi utrzymanie projektu w zgodzie z jego początkowym zakresem. 

2. Niska wydajność

Zagrożenia wydajności występują, gdy projekt nie przebiega tak, jak wstępnie zakładano. Mimo tego, że nie zawsze jest możliwe określenie głównej przyczyny niskiej wydajności, możesz zidentyfikować zagrożenia projektu mogące prowadzić do niskiej wydajności i poszukać metod pomagających im zapobiec. Przykładami tych zagrożeń są presja czasu i problemy z komunikacją między członkami zespołu. 

Jak uniknąć niskiej wydajności: przewidzenie potencjalnych zagrożeń związanych z wydajnością na wczesnym etapie planowania projektu ułatwia przygotowanie się na nie. Oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia śledzenie procesów w czasie rzeczywistym, dokładne planowanie projektów oraz promuje otwartą komunikację między członkami zespołu.

3. Wysokie koszty

Zagrożenie związane z kosztami występuje, gdy projekt przekracza początkowo założony budżet. Może być ono spowodowane niezgodnym z rzeczywistością lub niedokładnym budżetowaniem na etapie planowania projektu. Możesz na przykład z dużą pewnością sądzić, że projekt uda się zrealizować niższym nakładem kosztów. Jednak przygotowanie szczegółowej listy obejmującej każdy element projektu wraz z jego kosztem może ułatwić prawidłową ocenę wymagań projektu.

Jak uniknąć wysokich kosztów: aby uniknąć zagrożeń związanych z kosztami, dokładnie oszacuj każdy element projektu i trzymaj się wyznaczonego budżetu. Najlepszą metodą pilnowania przygotowanego budżetu jest utworzenie szablonu planu projektu, który umożliwi monitorowanie produktów końcowych, zakresu i harmonogramu. Po rozpoczęciu projektu rozważ zaplanowanie okresowej kontroli, podczas której sprawdzisz budżet i tempo realizacji projektu.  

4. Presja czasu

Zagrożenia związane z czasem, nazywane także zagrożeniami harmonogramu, to ryzyko, że zadania w ramach projektu będą trwały dłużej niż zakładano. Opóźnienie osi czasu może wpłynąć na inne elementy, takie jak budżet, termin wykonania i ogólna wydajność. Jest to częste zagrożenie napotykane przez kierowników projektu. Gdy cała praca obejmująca wiele zmiennych elementów nie jest pod naszą całkowitą kontrolą, łatwo jest na wstępnym etapie planowania błędnie oszacować czas potrzebny członkom zespołu na realizację projektu.

Jak uniknąć presji czasu: główną zasadą unikania presji czasu jest zaplanowanie większej ilości czasu na realizację zadań oraz uwzględnienie dodatkowego czasu na nieoczekiwane problemy. Dzięki temu później będzie możliwe bardziej elastyczne dysponowanie czasem. Możesz także utworzyć harmonogram projektu za pomocą osi czasu lub wykresu Gantta. Czytelne informacje na temat pracy, istniejących w niej zależności oraz opóźnień ułatwiają kierownikom projektów dynamiczne adaptowanie się do pojawiających się zagrożeń związanych z czasem. Zrozumienie cyklu życia projektu ułatwia także oszacowanie długości realizacji każdego zadania. 

5. Brakujące zasoby

Zagrożenie związane z zasobami występuje, gdy nie ma zasobów wystarczających do ukończenia projektu. Zasoby mogą obejmować czas, umiejętności, pieniądze lub narzędzia. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za zamawianie zasobów dla zespołu i prowadzenie z nim komunikacji na temat statusu zasobów. Przydzielenie zasobów powinno mieć miejsce na wczesnym etapie procesu planowania projektu, zazwyczaj 1–2 miesiące przed realizacją projektu, ale zależy to od jego skali.

Jak uniknąć brakujących zasobów: najlepszą metodą uniknięcia tego zagrożenia jest stworzenie planu alokacji zasobów. Plan alokacji zasobów umożliwia wydajne wykorzystanie zasobów zespołu przy jednoczesnej maksymalizacji ich wpływu i wspieraniu celów zespołu. Gdy od początku wiesz jakie zasoby są potrzebne, możesz zmniejszyć prawdopodobieństwo, że zabraknie ich na późniejszym etapie.

6. Zmiany operacyjne

Zagrożenia operacyjne obejmują zmiany w firmie i procesach zespołu, takie jak niespodziewana zmiana ról zespołu, zmiany zarządu albo nowe procesy, do których musi dostosować się zespół. Są to rozpraszające i wymagające dostosowania przepływów pracy zmiany, które mogą także wpłynąć na oś czasu projektu.

Jak uniknąć problemów operacyjnych: nie możesz przewidzieć wszystkich zagrożeń operacyjnych ani zapobiec im, ale jeśli wiesz, że planowana jest zmiana w zespole lub procesie, możesz zmniejszyć jej wpływ. Upewnij się, że zespół jest przygotowany do zmiany i ma czas na dostosowanie się, organizując spotkania zespołu, korzystając z narzędzi do tworzenia harmonogramów oraz dodatkowych szkoleń.

7. Niejasności

Niejasności mogą być spowodowane błędami komunikacji z interesariuszami, niedokładnymi zakresami projektu lub nieczytelnymi terminami. Mogą prowadzić do zmniejszonej widoczności spowodowanej pracą w izolacji, przekroczenia budżetu, niedotrzymania terminów, zmiany wymogów, konieczności zmiany kierunku projektu lub niezadowalających wyników pracy.

Jak uniknąć niejasności: sprawdź dokładnie wymagania podczas planowania projektu, aby upewnić się, że wszystko się zgadza. Czy wszystkie zaangażowane osoby są zgodne? Czy projektanci są przygotowani do następnego etapu? Czy zakres został jasno określony? Ważne jest także udostępnienie informacji projektu wszystkim zaangażowanym osobom. Udostępniając informacje w jednym, centralnym narzędziu zapewnisz, że wszyscy będą mieli aktualne informacje na temat postępu projektu.

Jak przygotować zespół, korzystając z zarządzania ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem obejmuje określenie kategorii ryzyka, które najprawdopodobniej będą miały wpływ na projekt, oraz utworzenie planu ich ograniczenia. 

Narzędzia do zarządzania projektami ułatwiają zarządzanie ryzykiem, ponieważ umożliwiają organizowanie projektów od ich początku do samego końca. Możesz także skorzystać z oprogramowania do zarządzania pracą, aby prowadzić współpracę między zespołami, co zmniejszy prawdopodobieństwo wystąpienia typowych zagrożeń. 

Za pomocą czterech poniższych kroków możesz przewidzieć zagrożenia i zapewnić płynną realizację swoich projektów. 

1. Identyfikacja zagrożenia

Pierwszym krokiem procesu analizy ryzyka jest identyfikacja zagrożeń, które mogą wpłynąć na projekt. Powyżej przedstawiliśmy siedem częstych zagrożeń, ale występują też inne zagrożenia, takie jak błąd wykonawcy, nieoczekiwane wydarzenia w życiu prywatnym, problemy przesyłania danych, zmiana priorytetów, zagrożenie prawne, ryzyko rynkowe i odroczenie projektu. 

Aby rozpocząć proces identyfikacji zagrożeń, odpowiedz sobie na poniższe pytania:

• Jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia tego zagrożenia?

• Jaki będzie wpływ i waga tego zagrożenia?

• Jaki jest plan reakcji na to zagrożenie?

• Biorąc pod uwagę prawdopodobieństwo i wpływ, jaki jest priorytet tego zagrożenia?

• Kto jest odpowiedzialny za to zagrożenie?

Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania możesz kontynuować proces zarządzania ryzykiem, przypisując priorytety zagrożeń, tworząc rozwiązania do wprowadzenia w życie i regularnie monitorując zagrożenie. 

2. Określ prawdopodobieństwo i wpływ

Możesz posortować listę zagrożeń względem prawdopodobieństwa ich wystąpienia. Rozmieszczenie zagrożeń w kolejności zgodnej z prawdopodobieństwem ich wystąpienia ułatwi określenie zagrożeń, dla których warto w pierwszej kolejności przygotować plan działania.

Nie tylko prawdopodobieństwo wystąpienia jest ważne podczas określania priorytetu zagrożeń, ale również ocena wpływu każdego z nich na działalność. Należy planować uważnie pod kątem zagrożeń, które mogą mieć znaczny wpływ na działalność.

3. Znajdź rozwiązanie dla każdego ryzyka

Celem oceny zagrożenia jest stworzenie planu gry umożliwiającego zespołowi stawienie czoła każdemu zagrożeniu. Dobrym punktem wyjścia jest uszeregowanie zagrożeń według prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływu na działalność. Przeprowadzenie oceny ryzyka zwiększa powodzenie projektów, ponieważ umożliwia zapobieganie problemom. 

Możesz spotkać się z zaangażowanymi interesariuszami projektu, aby zidentyfikować ważne dla nich zagrożenia projektu. Sprawdź wnioski z wcześniejszych projektów, aby ocenić, jak poradzono sobie w nich z zagrożeniami.

4. Regularnie sprawdzaj swoją ocenę ryzyka

Po wykonaniu oceny ryzyka należy do niej regularnie wracać ze względu na zmieniające się okoliczności. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka i jego wpływ na działalność mogą ulec zmianie. 

Mogą się także pojawić nowe zagrożenia lub może zmniejszyć się prawdopodobieństwo wystąpienia innych. Regularne sprawdzanie oceny ryzyka umożliwia przygotowanie się do niepewnych zdarzeń. 

Narzędzia do zarządzania ryzykiem

Odpowiednie narzędzia mogą uprościć proces oceny ryzyka, ponieważ umożliwiają analizowanie zagrożeń i nadawanie im priorytetów. Dzięki monitorowaniu w czasie rzeczywistym i udostępnianiu informacji w jednym miejscu Twój zespół będzie miał natychmiastowy dostęp do materiałów projektu, a Ty możliwość monitorowania jego postępów. 

Narzędzia do zarządzania projektami pomagają także zespołowi w rozwinięciu dobrych umiejętności planowania projektów. Poznanie procesu i etapów zarządzania projektami zapobiega zagrożeniom przed ich wystąpieniem. 

Rejestr zagrożeń

Rejestr zagrożeń to najlepsze narzędzie do identyfikacji zagrożeń i nadawania im priorytetów. Rejestr zagrożeń powinien zawierać prawdopodobieństwo wystąpienia każdego zagrożenia, jego wpływ na działalność, metody uniknięcia zagrożenia, plan reakcji po jego wystąpieniu oraz osoby odpowiedzialne za podjęcie działań.

Poniżej przestawiamy przykładowy rejestr zagrożeń. Z lewej strony znajduje się typ zagrożenia, następnie jego prawdopodobieństwo, stopień wpływu na działalność, osoba odpowiedzialna za podjęcie działania oraz działanie dotyczące ograniczenia ryzyka.

Po utworzeniu rejestru zagrożeń będziesz dysponować dokumentem do wykorzystania w następnych projektach. Możesz sięgać po zawarte w nim informacje po napotkaniu zagrożeń oraz skorzystać z niego do zmniejszenia długoterminowych szkód. 

Analiza SWOT

SWOT to akronim angielskich słów Strengths (mocne strony), Weaknesses (słabe strony), Opportunities (szanse) i Threats (zagrożenia). Analiza SWOT wykracza poza identyfikację zagrożeń projektu, ponieważ identyfikuje także jego mocne strony. Możesz skorzystać z mocnych stron projektu, aby wyróżnić się spośród konkurencji.

Aby przeprowadzić analizę SWOT, przejdź przez każdą literę akronimu i zadaj sobie pytania, takie jak przedstawione poniżej, aby odkryć nowe sposoby ulepszenia projektu i przygotowania zespołu. 

Mocne strony: co robimy dobrze?

Słabe strony: co możemy poprawić?

Szanse: jakie są nasze cele na ten rok? 

Zagrożenia: w jakich obszarach konkurencja osiąga lepsze wyniki? 

Wykonanie analizy SWOT podnosi pewność podczas realizacji projektów, ponieważ oferuje dobre zrozumienie swojego położenia względem konkurencji. Opisuje także mocne i słabe strony, co jest przydatne podczas ulepszania przyszłych projektów oraz ograniczania zagrożeń. 

Burze mózgów

Burze mózgów to potężna metoda tworzenia nowych pomysłów, której skuteczność jest często niedoceniana. Jeśli masz zespół oferujący różne perspektywy, burza mózgów będzie wspaniałą metodą pobudzenia kreatywności i oceny ryzyka. 

Burza mózgów jest często pierwszym krokiem podczas tworzenia rejestru zagrożeń, ponieważ identyfikacja zagrożenia musi się od czegoś zacząć. Poznanie nowych technik burzy mózgów ułatwi zespołowi identyfikowanie zagrożeń, zwiększy jego elastyczność oraz może potencjalnie zapobiec wystąpieniu zagrożenia. 

Planuj do przodu, aby ograniczyć zagrożenie projektu

Etap planowania jest najważniejszą częścią każdego projektu. Możesz sądzić, że cała magia dzieje się na etapie wdrożenia, ale to dobre planowanie zapobiega zagrożeniom projektów i prowadzi zespół w stronę sukcesu.

Dostępne są różne rodzaje oprogramowania do zarządzania projektami automatyzujące procesy, upraszczające komunikację, umożliwiające udostępnianie informacji oraz monitorowanie w czasie rzeczywistym. Za pomocą tych narzędzi możesz zmienić swoje projekty z dobrych we wspaniałe.