Czym jest plan zarządzania kryzysowego i jak stworzyć go w 6 krokach

Wyobraź sobie, że przygotowujesz pracowników na doroczne spotkanie integracyjne. Nie możesz się doczekać, aż członkowie zespołu zbliżą się do siebie podczas gier i aktywności budujących zespół. Wydarzenie ma rozpocząć się jutro i chcesz, aby każdy jego szczegół był udany.

Większość zajęć będzie odbywać się na świeżym powietrzu, więc kiedy nagle zaczyna się ulewa, wpadasz w panikę. Koncentrując się na szczegółowym rozplanowaniu weekendu zupełnie umknęło Ci sprawdzenie pogody. Wprowadzenie zmian w ostatniej chwili będzie słono Cię kosztować.

Jaki z tego wniosek? Dobry lider to nie tylko pozytywna osoba potrafiąca świetnie się komunikować. Umiejętność przygotowania się na każdą ewentualność zwiększa zaufanie pracowników i pokazuje, że można na Tobie polegać.

Zarządzanie kryzysowe stanowi ważną część każdego planu biznesowego, bo bez niego, Twój zespół nie może przygotować się na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności. W poniższym przewodniku opiszemy, czym jest plan zarządzania kryzysowego i jak przygotować swoją firmę na przetrwanie w niepewnych czasach.

Czym jest plan zarządzania kryzysowego?

Plan zarządzania kryzysowego opisuje strategię Twojej firmy na wypadek zaistnienia sytuacji kryzysowej. Plan powinien określać role i działania poszczególnych osób. Celem planu zarządzania kryzysowego jest zminimalizowanie szkód i przywrócenie normalnego funkcjonowania firmy tak szybko, jak to możliwe.

Plan zarządzania kryzysowego to dynamiczny dokument, który Twój zespół może często sprawdzać i aktualizować. Istnieje wiele sposobów przygotowania go, ale plan zarządzania kryzysowego zazwyczaj przyjmuje formę listy kontrolnej. W przypadku problemów, członkowie zespołu mogą odhaczyć elementy, które należy wykonać, aby rozwiązać kryzys.

Kryzysu nie można dokładnie przewidzieć, ale przeprowadzenie analizy ryzyka pomoże wykryć potencjalne zagrożenia.

Przykładowo, w firmie zajmującej się marketingiem w sieciach społecznościowych istnieje ryzyko, że z powodu błędu organizacyjnego będzie trzeba wystosować publiczne przeprosiny, natomiast firmie zajmującej się technologią bardziej zagrażają ataki cybernetyczne. Zagrożenia i sposób radzenia sobie z nimi mogą zależeć również od branży Twojej organizacji.

Stwórz plan zarządzania kryzysowego w 6 krokach

Aby utworzyć plan zarządzania kryzysowego szybko i skutecznie należy rozłożyć go na mniejsze, łatwiejsze do wykonania kroki. Pomoże Ci to wykryć konkretne zagrożenia, bez przytłaczania całościową wizją kryzysu. Aby uporządkować swój plan, skorzystaj z szablonu obejmującego sześć poniższych kroków:

1. Wybierz członków zespołu ds. zarządzania kryzysowego

Przed rozpoczęciem planowania na wypadek kryzysu, wybierz zespół liderów, którzy powinni współpracować ze sobą podczas tworzenia tego dokumentu. Zespół powinien obejmować osoby, które będą wykonywać konkretne działania w wypadku zaistnienia sytuacji kryzysowej. Stwórz go już na początku, aby każdy znał szczegóły Twojej strategii.

2. Oceń ryzyko

Na początek zorganizuj burzę mózgów, podczas której określisz, jakie ryzyko może zagrażać Twojej firmie. Jak wspomniano powyżej, możesz rozpocząć to spotkanie od omówienia często pojawiających się zagrożeń w swojej branży.

Użyj rejestru zagrożeń, aby wykryć i przeanalizować, na ile prawdopodobne jest dane zagrożenie. Rejestr zagrożeń pozwala wyeliminować opóźnienia i przygotować się na potencjalne komplikacje. Pomaga on również przedstawić w formie wizualnej ryzyko, które jest najpoważniejsze i przygotować odpowiednią strategię.

3. Określ wpływ na biznes

Po wykryciu ryzyka o największym prawdopodobieństwie wystąpienia, określ jaki wpływ będzie ono miało na Twoją firmę z pomocą członków zespołu ds. zarządzania kryzysowego. Każde ryzyko będzie miało inne konsekwencje, więc należy przeanalizować je osobno. Potencjalny wpływ na biznes może obejmować rotację klientów, zachwianą reputację, opóźnienia w sprzedaży, utratę dochodów czy grzywny.

4. Zaplanuj strategię

Następnie, dla każdego wykrytego zagrożenia określ, jakie działania powinien podjąć Twój zespół, aby sobie z nim poradzić. Załóżmy, że pracujesz w branży oprogramowania, a Twoja firma staje się ofiarą cyberataku. W takim przypadku, może być konieczne wyznaczenie osób, które zabezpieczą sieć, poinformują klientów i ocenią zaistniałe szkody.

5. Skonkretyzuj plan

Po omówieniu ryzyka, jakie zagraża Twojej firmie i jego wpływie na biznes oraz zaplanowaniu działań w razie jego wystąpienia, czas na skonkretyzowanie planu. Plan zarządzania kryzysowego to coś więcej niż pisemna czy ustna strategia. Powinien on obejmować kluczowe elementy, takie jak protokół aktywacji i osoby, z którymi należy skontaktować się w nagłych przypadkach, co dokładnie opiszemy poniżej. Konieczne będzie również współpracowanie z najważniejszymi interesariuszami, aby każdy wiedział co i kiedy należy zrobić.

6. Przejrzyj plan i zaktualizuj go w razie potrzeby

Kiedy plan zarządzania kryzysowego będzie gotowy, przejrzyj ostateczną wersję dokumentu, aby upewnić się, że nic nie zostało w nim pominięte. Dokładnie sprawdź plan i aktualizuj go co najmniej raz w roku, ponieważ potencjalne zagrożenia mogą zmienić się z upływem czasu.

Co powinien obejmować plan zarządzania kryzysowego

Plan zarządzania kryzysowego powinien obejmować wszystkie elementy opisane poniżej. Sprawdź tę listę kontrolną, aby upewnić się, że nie przeoczono żadnych ważnych szczegółów.

Analiza zagrożeń

Analiza zagrożeń to lista wszystkich potencjalnych zagrożeń uporządkowanych od najbardziej do najmniej prawdopodobnego. Uwzględnienie zarządzania zagrożeniami w planie reagowania kryzysowego jest pomocne, ponieważ w razie zmian kierownictwa nowe osoby mogą łatwo się z nim zapoznać.

Protokół aktywacji

Protokół aktywacji określa, jakie akcje należy podjąć w przypadku zaistnienia systuacji kryzysowej. Przykładowo, możesz zdecydować, że członkowie zespołu ds. zarządzania kryzysowego nie powinni wykonywać żadnych działań, dopóki kryzys nie będzie miał konkretnego wpływu na biznes.

Osoby, z którymi należy kontaktować się w nagłych przypadkach

Informacje kontaktowe osób, z którymi należy skontaktować się w nagłym przypadku przyspieszą rozwiązanie kryzysu, który wymaga pomocy stron zewnętrznych. Lista osób kontaktowych może obejmować policję, pogotowie ratunkowe czy straż pożarną, ale też hydraulików, elektryków, centra kontroli zatruć i inne osoby, w zależności od charakteru wykrytych wcześniej zagrożeń.

Procedury gotowości

Protokół aktywacji określa dokładnie, kiedy należy rozpocząć wprowadzanie w życie strategii zarządzania kryzysowego, natomiast procedury gotowości przedstawiają plan konkretnych działań, jakie po wyzwoleniu musi podjąć każda osoba. Użyj macierzy roli i obowiązków, znanej również jako macierz RACI, aby jasno określić pozycje w łańcuchu decyzyjnym zarządzania kryzysowego. Przykładowo, macierz RACI może pomóc zespołowi sprawdzić, kto jest odpowiedzialny za komunikację z klientami, a kto powinien informować pracowników.

Strategia informowania stron zewnętrznych w sytuacji kryzysowej

Sytuacje kryzysowe wpływają nie tylko na operacje wewnętrzne firmy. Jeśli kryzys znacznie się rozprzestrzeni, o zaistniałej sytuacji należy poinformować kluczowych interesariuszy zewnętrznych i klientów. Strategia informowania stron zewnętrznych w sytuacji kryzysowej powinna obejmować szczegóły dotyczące tego, kto ma komunikować się z klientami oraz kto będzie zarządzał informacjami zwrotnymi.

Ocena pokryzysowa

Ocena pokryzysowa pozwala członkom Twojego zespołu wykonać dalsze działania oraz sprawdzić, co poszło dobrze, a co źle. Dzięki temu możesz wzbogacić plan zarządzania kryzysowego o wyciągnięte wnioski, które poprawią procedury reagowania i w przyszłości zmniejszą wpływ na biznes.

Przykłady planu zarządzania kryzysowego

Chociaż nie sposób przewidzieć każdego zagrożenia, można podzielić je na cztery ogólne kategorie i przygotować odpowiednie plany. Przykłady zarządzania kryzysowego obejmują następujące sytuacje:

• Straty finansowe: kiedy Twoja firma doświadcza strat finansowych, być może konieczne będzie ogłoszenie bankructwa lub zwolnienie niektórych pracowników. Możesz przygotować się na tę ewentualność nawet, jeśli nie znasz pierwotnej przyczyny kryzysu finansowego. 

• Błąd technologiczny: usterka techniczna może sprawić, że Twoi klienci nie będą mieli dostępu do niektórych usług przez dłuższy czas. Taki kryzys negatywnie wpływa na Twoją reputację i retencję, więc należy dokładnie się do niego przygotować. 

• Klęska żywiołowa: w zależności od lokalizacji firmy możliwe jest przygotowanie się na niektóre klęski żywiołowe. Przykładowo, jeśli siedziba Twojej firmy znajduje się na południowym wschodzie Stanów Zjednoczonych, możesz przygotować plan zarządzania kryzysowego na wypadek huraganu, obejmujący ewakuację pracowników, komunikację z klientami, odtwarzanie awaryjne i więcej.

• Zmiany operacyjne: chociaż nie jest to klasyczna sytuacja kryzysowa, dobrze jest przygotować się również na wypadek nieoczekiwanych zmian kierownictwa, ponieważ mogą one skutkować zmianami operacyjnymi. Na przykład, jeśli wymagane jest zwolnienie znacznej liczby pracowników dobrze jest poinformować o tym opinię publiczną. 

• Problemy organizacyjne: może się zdarzyć, że Twoja firma zostanie oskarżona o nieetyczne zachowanie lub wykroczenie. W takiej sytuacji, konieczne jest przygotowanie odpowiedniej strategii, która może obejmować wystosowanie publicznych przeprosin i plan odbudowy reputacji.

Dlaczego warto przygotować plan zarządzania kryzysowego?

Plan zarządzania kryzysowego pomoże Twojej organizacji przygotować się na katastrofę lub niespodziewane wydarzenie. Plan pomaga zmniejszyć wpływ sytuacji kryzysowej na pracowników i działanie Twojej firmy. Po odpowiednim przeszkoleniu zespołu, ryzyko, że kryzys będzie miał poważne, długoterminowe konsekwencje znacznie się zmniejsza.

Jeśli jesteś liderem swojej organizacji, do Twoich obowiązków należy współpracowanie z innymi menedżerami wyższego szczebla i przygotowanie strategii zarządzania kryzysowego, która jest najbardziej odpowiednia dla Twojej firmy. Na początku może wydawać się to skomplikowane, ale oprogramowanie do planowania projektów z pewnością Ci pomoże.

Dokładny plan zarządzania kryzysowego może pomóc Twojej firmie szybko wrócić do normalnego trybu pracy.

Przygotuj członków swojego zespołu dzięki zarządzaniu kryzysowemu

Z pomocą właściwych narzędzi, plan zarządzania kryzysowego łatwo jest przygotować. Wykorzystaj planowanie projektów, aby ustrukturyzować plan działania w formie projektu, przypisz członkom zespołu odpowiednie role, określ protokół aktywacji, procedury gotowości i więcej.

Plan zarządzania kryzysowego powinien być przejrzysty i łatwo dostępny dla każdego pracownika Twojej firmy, aby każdy był dobrze przygotowany i mógł przyczynić się do jak najszybszego przywrócenia normalnego działania firmy w sytuacji kryzysowej.

Przygotuj się na nieoczekiwane zmiany. Skorzystaj z planu ciągłości biznesowej Asany, aby zdefiniować, sformalizować i udostępnić swój proces biznesowy.