Twój przewodnik po macierzach RACI z przykładami
Czy potrafisz dokładnie określić, kto i na kiedy musi wykonać każde zadanie, kamień milowy i produkt końcowy w ramach Twojego projektu? Jeśli nie, być może potrzebujesz macierzy RACI.
RACI to akronim wywodzący się od ról i obowiązków w projekcie. Niezależnie od tego, czy rozważasz utworzenie macierzy RACI dla swojego kolejnego projektu, czy stanowi ona dla Ciebie kompletną nowość, w tym artykule dowiesz się wszystkiego, co warto wiedzieć o tworzeniu i korzystaniu z tych wykresów.
Czym jest macierz RACI?
Macierz RACI (zwana również macierzą odpowiedzialności) to narzędzie służące do określania ról w zespołach projektowych oraz odpowiedzialności za każde każde zadanie, kamień milowy lub produkt końcowy projektu. Rozwinięcie skrótu RACI pomoże Ci określić zakres odpowiedzialności i wyeliminować niejasności. Skrót ten oznacza:
Responsible (osoba odpowiedzialna): jest to osoba bezpośrednio odpowiedzialna za pracę, która jest do wykonania. Każde zadanie powinno mieć jedną osobę odpowiedzialną, aby było jasne, do kogo należy się zwracać z pytaniami lub prośbami o aktualizacje. Jeśli zadanie ma więcej niż jedną osobę odpowiedzialną, może ono stracić na przejrzystości i stać się źródłem nieporozumień. Zamiast tego, uwzględnij dodatkowych współpracowników, przypisując im inne role w ramach macierzy RACI, które mogą być przypisane do więcej niż jednej osoby.
Accountable (osoba nadzorująca): to osoba, która nadzoruje pracę nad zadaniem, ale niekoniecznie musi być jej wykonawcą. Rolę osoby nadzorującej można przypisać na dwa sposoby. Czasami rolę tę pełni menedżer projektu (lub nawet osoba odpowiedzialna, choć w tym przypadku pełni ona dwie różne role w przepływie pracy związanym z zadaniem). Osobą nadzorującą może być również lider wyższego szczebla lub członek zarządu, który odpowiada za zatwierdzenie pracy zanim zostanie ukończona. Podobnie jak przypadku roli osoby odpowiedzialnej, powinno się wyznaczyć jedną osobę nadzorującą.
Consulted (kontrybutor): jest to osoba lub osoby, które dokonują przeglądu i zatwierdzają pracę przed jej dostarczeniem. Dla każdego zadania, kamienia milowego projektu lub produktu końcowego można przypisać wiele ról kontrybutora.
Informed (osoba informowana): jest to osoba lub grupa, która otrzymuje informacje o postępie lub ukończeniu pracy. Te osoby najprawdopodobniej nie są zaangażowane w żaden inny aspekt produktu końcowego.
Kiedy należy stworzyć macierz RACI?
Macierz RACI jest pomocnym narzędziem do śledzenia roli każdego interesariusza w zadaniu, kamieniu milowym lub produkcie końcowym – szczególnie w przypadku zarządzania złożonym projektem obejmującym wiele osób decyzyjnych i ekspertów. Korzystając z macierzy RACI możesz zapobiec podejmowaniu złych decyzji i uniknąć przeszkód w procesie zatwierdzania, które mogłyby wpłynąć na całościowy sukces projektu.
Macierze te różnią się od wykresów PERT i są szczególnie przydatne wtedy, gdy interesariusze pełnią różne role w trakcie projektu. Na przykład, ten sam interesariusz może być osobą odpowiedzialną w przypadku jednego produktu końcowego i osobą informowaną w przypadku innego produktu końcowego. Dzięki macierzy RACI możesz jasno określić te szczegóły i upewnić się, że każda osoba zna swój zakres obowiązków.
Przykładowa macierz RACI
Aby utworzyć macierz RACI, stwórz listę wszystkich zadań, kamieni milowych i produktów końcowych w ramach swojego projektu. Następnie, określ który członek zespołu jest osobą odpowiedzialną, nadzorującą i informowaną oraz kontrybutorem dla każdego elementu.
Załóżmy, że aktualizujesz stronę główną swojej witryny sieci Web. Interesariusze projektu obejmują:
Copywritera
Projektanta
Właściciela strony internetowej
Programistę
Chcesz stworzyć macierz RACI dla pięciu zadań i produktów końcowych:
Aktualizacja przycisków CTA na stronie głównej
Aktualizacja historii klientów na stronie głównej
Zmiana projektu witryny internetowej
Poprawa szybkości ładowania strony głównej
Aktualizacja wyglądu strony głównej
Oto, jak wyglądałaby macierz RACI:
Aktualizacja przycisków CTA na stronie głównej
Osoba odpowiedzialna: copywriter
Osoba nadzorująca: programista
Kontrybutor: właściciel strony internetowej
Osoba informowana: projektant
Aktualizacja historii klientów na stronie głównej
Osoba odpowiedzialna: copywriter
Osoba nadzorująca: programista
Kontrybutor: właściciel strony internetowej
Osoba informowana: projektant
Zmiana wideo na stronie głównej
Osoba odpowiedzialna: projektant
Osoba nadzorująca: programista
Kontrybutor: właściciel strony internetowej
Osoba informowana: copywriter
Poprawa szybkości ładowania strony głównej
Osoba odpowiedzialna: programista
Osoba nadzorująca: programista
Kontrybutor: właściciel strony internetowej
Osoby informowane: copywriter i projektant
Aktualizacja wyglądu strony głównej
Osoba odpowiedzialna: projektant
Osoba nadzorująca: programista
Kontrybutor: właściciel strony internetowej
Osoba informowana: copywriter
Zalety i wady macierzy RACI
Najważniejsze pytanie brzmi: czy warto stworzyć macierz RACI? Choć są one przydatnym narzędziem do identyfikowania obowiązków w ramach projektu, ich efektywność w cyklu życia projektu może zmaleć. Oto zalety i wady macierzy RACI:
Zalety macierzy RACI
Jasno określone role w projekcie oraz zakres obowiązków pomogą Twojemu zespołowi działać szybciej i zminimalizować niejasności odnośnie tego, kto i nad czym pracuje. Macierz RACI pomoże Ci upewnić się, że dwóch członków zespołu nie pracuje nad tym samym zadaniem. W efekcie, Twoja współpraca z zespołem stanie się łatwiejsza.
Macierz RACI jest szczególnie pomocna, gdy proces decyzyjny jest podzielony między zadaniami. Istnieją sytuacje, w których osoba informowana w ramach jednego zadania jest również osobą odpowiedzialną lub kontrybutorem w innych zadaniach. Aby jasno określić obowiązki, warto śledzić całą pracę za pomocą macierzy RACI.
Pułapki związane z macierzami RACI (i jak ich unikać)
Modele RACI skupiają się na szczegółach zamiast na ogólnym obrazie. Możesz wiedzieć, kto jest kontrybutorem w konkretnym zadaniu – co oczywiście jest pomocne – ale wiedza ta nie przyda Ci się w zrozumieniu roli poszczególnych interesariuszy w szerszym ujęciu.
Dodatkowo, jeśli rozpiszesz wszystkie zadania i role, Twoja macierz RACI może stać się nieczytelna. Co gorsza, w przypadku zmian w projekcie, stanie się ona również nieaktualna. To wszystko sprawia, że trudno jest uzyskać przejrzyste informacje w czasie rzeczywistym odnośnie tego, gdzie znajduje się każde zadanie w przepływie pracy związanym z projektem.
Macierze RACI posiadają pewne ograniczenia, ponieważ nie są w stanie dostosowywać się do potrzeb projektu w czasie rzeczywistym. Aby jasno określić oczekiwania i wyeliminować niejasności na poziomie projektu, potrzebujesz narzędzia do zarządzania projektami.
Zwiększ skuteczność swojej macierzy RACI dzięki zarządzaniu projektami
Gdy korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami, każde zadanie jest przypisane do jednej osoby – tj. osoby odpowiedzialnej. Możesz przeglądać pracę na poziomie projektu, więc ani osoba odpowiedzialna ani informowana nie muszą wymieniać się mailami ani zwoływać spotkań statusowych, aby uzyskać różne informacje. A jeśli potrzebujesz zatwierdzenia od kontrybutora, możesz śledzić przeglądy i zatwierdzenia w jednym miejscu. W ten sposób Twój zespół zyskuje jedno, centralne źródło informacji na temat wszystkich działań związanych z projektem.
Zamiast przechowywać macierz RACI oddzielnie od pozostałej pracy, narzędzia do zarządzania projektami pozwalają rejestrować temat, osobę odpowiedzialną oraz inne ważne informacje, takie jak data wykonania zadania lub jego priorytet. Dzięki temu, cały zespół projektowy ma wgląd w to, kto, co i na kiedy musi wykonać, a Ty nie musisz polegać na jednej osobie, która będzie zarządzać i aktualizować macierz RACI. Narzędzia do zarządzania pracą aktualizują dane w czasie rzeczywistym, oferując przejrzystość co do etapu procesu zatwierdzania.
Śledź kto, co i na kiedy musi wykonać
Jasne określone role w zespole i obowiązki pomogą Ci dostarczyć produkty końcowe na czas. Śledzenie zróżnicowanych i złożonych obowiązków interesariuszy za pomocą macierzy RACI jest z pewnością pomocne – ale to dopiero pierwszy krok. Dowiedz się więcej o zarządzaniu pracą i korzyściach jakie może przynieść ono Twojemu zespołowi.
