3 sposoby na wizualizację planu projektu: osie czasu, kalendarze i tablice

Zdjęcie współautora – Jenny ThaiJenny Thai1 lipca 20194 min czytania
facebooktwitterlinkedin
Obraz baneru do artykułu o wizualnym zarządzaniu projektami

Niezależnie od tego, jakim projektem zarządzasz, potrzebujesz odpowiedniego narzędzia do planowania i śledzenia swojej pracy. Nie tylko musisz wiedzieć kto, co i na kiedy musi wykonać, ale także potrzebujesz sposobu, który pozwoli Ci w łatwy sposób zwizualizować wszystkie elementy i informacje.

Bądźmy jednak szczerzy: nie najlepiej sprawdzają się w tej roli listy i arkusze kalkulacyjne. Zanim zdążysz się obejrzeć, listy zmieniają się w wielostronicowe dokumenty, a arkusze kalkulacyjne w niekończące się kolumny pełne szczegółów projektu. W efekcie, trudno Ci się rozeznać na jakim właściwie etapie znajduje się Twój projekt.

Czym jest wizualne zarządzanie projektami?

Wizualne zarządzanie projektami to sposób organizowania i zarządzania pracą wykraczający poza tradycyjne listy zadań. Umożliwia wizualizowanie informacji o projekcie za pomocą różnych widoków – np. w formie osi czasu, tablic Kanban czy kalendarzy. Wizualne zarządzanie projektami pozwala szybko zobaczyć, co jest zrobienia, na kiedy trzeba dostarczyć produkty końcowe projektu, jakie są kamienie milowe i nie tylko.

Jak zwizualizować postępy projektu?

Istnieją trzy popularne sposoby wizualizowania postępów projektu:

  • Osie czasu (lub wykresy Gantta)

  • Tablice Kanban

  • Kalendarze

Każdy z tych sposobów wizualizowania pracy ma swoje wady i zalety, a wybór konkretnego podejścia zależy od rodzaju projektu. Ważne jest więc to, aby oprogramowanie do wizualnego zarządzania projektami umożliwiało przełączanie się między różnymi widokami. W ten sposób, każdy – począwszy od indywidualnych pracowników, po kadrę zarządzającą – będzie mógł czerpać korzyści z oprogramowania do zarządzania projektami.

Przeczytaj: Jak używać widoku listy, tablicy, kalendarza i osi czasu w Asanie

Co zatem wybrać – oś czasu, tablicę Kanban czy kalendarz? Poniżej znajdziesz opis każdego z tych narzędzi wraz z przykładami projektów, w jakich mogą sprawdzić się najlepiej.

1. Osie czasu projektu i wykresy

Oś czasu w Asanie – Przykład kampanii wizerunkowej

Jednym ze sposobów wizualizacji planu projektu jest utworzenie osi czasu lub wykresu Gantta dla jego harmonogramu. Oś czasu pozwala stworzyć wizualny zarys projektu. Używając osi czasu, możesz organizować wszystkie szczegóły dotyczące projektu na wykresie słupkowym, aby pokazać na kiedy dane zadanie lub produkt końcowy projektu muszą zostać dostarczone, ile zajmą czasu i w jakiej kolejności powinny być realizowane.

Przeczytaj: Dopiero rozpoczynasz pracę z wykresami Gantta? Zacznij tutaj

Kiedy używać osi czasu projektu i wykresów Gantta

Osie czasu są pomocne w przypadku projektów, w których musisz znać nie tylko terminy wykonania wszystkich zadań, ale także ich daty rozpoczęcia oraz czas trwania. Wizualizacja każdej z tych informacji na osi czasu umożliwia bardziej efektywne alokowanie zasobów oraz przydzielanie członków zespołu do zadań w ramach poszczególnych kroków, a także wyznaczenie zależności między nimi.

Używając osi czasu, możesz stworzyć plan projektu, który pokaże Ci, jak wszystkie elementy układają się w całość, a w razie potrzeby wprowadzić w nim również zmiany, aby rozwiązywać problemy nim się pojawią. Oś czasu doskonale sprawdzi się w przypadku takich projektów, jak:

Kiedy nie używać osi czasu projektu lub wykresów Gantta

Osie czasu są najbardziej przydatne wtedy, gdy każde zadanie ma określoną datę rozpoczęcia i zakończenia. Pomyśl o swojej osi czasu jak o wizualnym wykresie słupkowym – jeśli Twoje zadania nie mają dat rozpoczęcia i zakończenia, to siłą rzeczy nie za bardzo jest co wizualizować. Jeśli planujesz projekt obejmujący wiele zadań do wykonania na każdy dzień, lepszym wyborem może okazać się kalendarz lub tablica Kanban.

Przykładowa oś czasu projektu

Wizualne planowanie projektów – przykładowa oś czasu projektu

Załóżmy, że planujesz wprowadzić na rynek nowy produkt. Aby wdrożenie mogło zakończyć się sukcesem, konieczna jest współpraca zespołów z różnych obszarów – produktu, inżynierii, marketingu, sprzedaży, obsługi klienta – co niewątpliwie czyni projekt skomplikowanym.

Oś czasu pomoże Ci w lepszym prognozowaniu czasu i koordynowaniu zasobów, ułatwiając osiąganie kamieni milowych. Powinna zawierać wszystkie wymagane kroki lub produkty końcowe, daty rozpoczęcia i zakończenia dla każdego elementu oraz wszelkie istniejące między nimi zależności. W ten sposób wszyscy członkowie zespołu projektowego będą mieć jasny obraz planu projektu już na starcie.

Wskazówka: udostępniaj swoją oś czasu i zarządzaj nią wspólnie z członkami zespołu

Kiedy już stworzysz oś czasu dla swojego projektu, nie zapomnij przedstawić jej członkom zespołu i interesariuszom, a także na bieżąco aktualizować szczegóły. Mając jedno wspólne źródło informacji, wszyscy członkowie zespołu będą mogli śledzić postępy w czasie rzeczywistym.

Przeczytaj: Jak utworzyć oś czasu projektu w 7 krokach

W Asanie, z łatwością udostępnisz swój projekt interesariuszom i członkom zespołu. Zwizualizowanie Twojej pracy na Osi czasu, pomoże Ci uzyskać akceptację dla Twojego planu, a także dostosowywać i modyfikować harmonogramy w przypadku zmian. Umożliwi Ci również zwizualizowanie zależności pomiędzy zadaniami i zidentyfikowanie konfliktów zanim zdążą się pojawić.

2. Tablice Kanban

[Widok tablicy] Tablica Kanban dla kampanii brandingowej w Asanie

Tablice Kanban to wizualny system organizowania projektów, w którym każda karta reprezentuje zadanie bądź część pracy. Karty te umieszcza się w jednej z kilku kolumn, które mogą reprezentować etapy projektu lub procesu, właściciela zadania, priorytet lub dowolny inny system, który używasz w swoim zespole. W miarę postępów w realizacji zadań lub produktów końcowych, przenosisz kartę reprezentującą dane zadanie z jednej kolumny do drugiej. Dzięki temu, możesz z łatwością sprawdzić, na jakim etapie całego procesu to zadanie się znajduje.

Przeczytaj: Jak tworzyć i zarządzać tablicami Kanban online w Asanie

Kiedy używać tablic Kanban?

Zarządzanie projektami z użyciem metody Kanban najlepiej sprawdza się w tych projektach, w których zadania przechodzą przez różne etapy zanim zostaną ukończone. Tablice Kanban są świetnym narzędziem dla zespołów Agile pracujących w sprintach, ponieważ dają jasny obraz postępu prac. W szczególności, tablice Kanban bardzo dobrze sprawdzają się w takich projektach, jak:

Przykładowy projekt z widokiem tablicy

Przykładem projektu, którym można zarządzać przy użyciu kart Kanban jest śledzenie błędów. W tym wypadku, Twoja tablica Kanban do śledzenia i poprawiania błędów mogłaby zawierać kolumny reprezentujące następujące etapy:

  • Nowe błędy (np. Twój rejestr zadań)

  • Oczekujące

  • W toku

  • Kontrola jakości

  • Ukończone

Dla każdego zgłoszonego błędu, Twój zespół może z łatwością utworzyć nową kartę, a następnie przenosić ją do kolejnych kolumn w miarę postępu prac.

Wskazówka: utwórz i udostępnij swoją tablicę online

[Board View] Sprint plans project in Asana

Tablice Kanban często występują w postaci fizycznych tablic z karteczkami samoprzylepnymi, ale czy wiesz, że możesz stworzyć je również online, używając narzędzia takiego, jak Asana?

Stworzenie tablicy Kanban w Asanie daje Ci więcej możliwości, takich jak dodawanie pól niestandardowych, opisów, plików, czy współpracowników do każdej karty, dzięki czemu pozwala uchwycić dodatkowe informacje o projekcie, umożliwiając zespołowi skuteczną współpracę.

3. Kalendarze projektu

[Widok kalendarza] Kampania brandingowa w Asanie

Choć tablice Kanban i osie czasu dobrze sprawdzają się w przypadku wielu rodzajów projektów, czasami potrzebny jest kalendarz. Może i jest to proste i nieskomplikowane rozwiązanie, ale do planowania niektórych projektów może okazać się wręcz idealne.

Przeczytaj: Twórz kalendarze dla swojego zespołu i projektów w Asanie

Kiedy używać kalendarzy projektu

Kalendarz to doskonałe rozwiązanie, gdy zarządzasz wieloma zadaniami z różnymi datami wykonania. Wiedząc, na kiedy musisz ukończyć dany kamień milowy lub dostarczyć produkt końcowy, dużo łatwiej planować do przodu i trzymać się terminów. W szczególności, kalendarze dobrze sprawdzają się dla takich projektów, jak:

Kiedy nie używać kalendarzy projektu

Kalendarze projektów pomagają urzeczywistnić Twoje zamierzenia i tworzyć plany na nadchodzący tydzień, miesiąc lub kwartał. Niemniej jednak, przydatność kalendarzy projektów maleje, gdy masz do wykonania więcej niż po kilka zadań na każdy dzień. Jeśli chcesz naprawdę zagłębić się w to, co robi Twój zespół każdego dnia, lepszym rozwiązaniem może okazać się tablica Kanban lub widok listy.

Przykładowy kalendarz projektu

Wizualne zarządzanie projektami – kalendarze projektów

Jeśli planujesz projekt z zadaniami na każdy dzień, kalendarz projektu pozwoli Ci zobaczyć wszystko, co jest do zrobienia w nadchodzących dniach i tygodniach. Możesz też wyświetlić cały projekt w kalendarzu, aby zobaczyć zbliżające się zadania oraz kto będzie nad nimi pracować.

Wskazówka: zacznij od stworzenia listy zadań, a następnie je zaplanuj.

Jeśli zarządzasz kalendarzem swojego projektu w Asanie, możesz stworzyć w nim listę zadań, ustawić w nich daty wykonania, a następnie przełączyć się na widok kalendarza, aby automatycznie wyświetlić w nim wszystkie zadania. W razie potrzeby, możesz przenosić zadania w kalendarzu, aby szybko zmienić ich daty wykonania.

Który widok będzie najlepszy dla Twojego projektu?

Korzystanie z osi czasu, tablicy Kanban lub kalendarza to świetny sposób na wizualizację wszystkich etapów projektu, który pozwoli Ci zyskać szerszą perspektywę, bez pominięcia żadnych kluczowych informacji. W Asanie możesz wyświetlić swój projekt w każdym z tych widoków. Bez względu na to, który widok wybierzesz, możesz z łatwością udostępnić swój plan członkom zespołu i zarządzać projektem w jednym miejscu.

Powiązane zasoby

Artykuł

The beginner's guide to Agile methodologies