3 sposoby na wizualizację planu projektu: osie czasu, kalendarze i tablice

Niezależnie od tego, jakim projektem zarządzasz, potrzebujesz odpowiedniego narzędzia do planowania i śledzenia swojej pracy. Nie tylko musisz wiedzieć kto, co i na kiedy musi wykonać, ale także potrzebujesz sposobu, który pozwoli Ci w łatwy sposób zwizualizować wszystkie elementy i informacje.

Bądźmy jednak szczerzy: nie najlepiej sprawdzają się w tej roli listy i arkusze kalkulacyjne. Zanim zdążysz się obejrzeć, listy zmieniają się w wielostronicowe dokumenty, a arkusze kalkulacyjne w niekończące się kolumny pełne detali związanych z projektem. W efekcie, trudno Ci się rozeznać na jakim właściwie etapie znajduje się Twój projekt.

Czym jest wizualne zarządzanie projektami?

Wizualne zarządzanie projektami to sposób organizowania i zarządzania pracą wychodzący poza tradycyjne listy zadań. Umożliwia wizualizowanie informacji o projekcie za pomocą różnych widoków – np. w formie osi czasu, tablic Kanban czy kalendarzy. Wizualne zarządzanie projektami pozwala szybko zobaczyć, co jest zrobienia, na kiedy trzeba dostarczyć produkty końcowe projektu, jakie są jego kamienie milowe i nie tylko.

Jak zwizualizować postępy projektu?

Istnieją trzy popularne sposoby wizualizowania postępów projektu:

• Osie czasu (lub wykresy Gantta)

• Tablice Kanban

• Kalendarze

Każdy z tych sposobów wizualizowania pracy ma swoje wady i zalety, a wybór konkretnego podejścia zależy od rodzaju projektu. Ważne jest więc to, aby oprogramowanie do wizualnego zarządzania projektami umożliwiało przełączanie się między różnymi widokami. W ten sposób, każdy – począwszy od indywidualnych pracowników, po kadrę zarządzającą – będzie mógł czerpać korzyści z oprogramowania do zarządzania projektami.

Co zatem wybrać – oś czasu, tablicę Kanban czy kalendarz? Poniżej znajdziesz opis każdego z tych narzędzi wraz z przykładami projektów, w jakich mogą sprawdzić się najlepiej.

1. Osie czasu i wykresy projektu

Jednym ze sposobów wizualizacji planu projektu jest utworzenie osi czasu lub wykresu Gantta dla jego harmonogramu. Oś czasu pozwala stworzyć wizualny zarys projektu. Używając osi czasu, możesz zorganizować wszystkie szczegóły dotyczące projektu na wykresie słupkowym, aby pokazać kiedy dane zadanie lub produkt końcowy projektu muszą zostać dostarczone, ile zajmą czasu i w jakiej kolejności powinny być realizowane.

Kiedy używać osi czasu projektu i wykresów Gantta

Osie czasu są pomocne w przypadku projektów, w których musisz znać nie tylko terminy wykonania wszystkich zadań, ale także ich daty rozpoczęcia oraz czas trwania. Wizualizacja każdej z tych informacji na osi czasu umożliwia bardziej efektywne alokowanie zasobów oraz przydzielanie członków zespołu do poszczególnych zadań, a także wyznaczenie zależności między nimi.

Używając osi czasu, możesz stworzyć plan projektu, który pokaże Ci, jak wszystkie elementy układają się w całość, a w razie potrzeby wprowadzić w nim również zmiany, aby rozwiązać problemy zanim się pojawią. Oś czasu doskonale sprawdzi się w przypadku takich projektów jak:

• Zarządzanie kampanią

• Wprowadzenie nowego produktu na rynek

• Planowanie wydarzeń

Kiedy nie używać osi czasu projektu lub wykresów Gantta

Osie czasu są najbardziej przydatne wtedy, gdy każde zadanie ma określoną datę rozpoczęcia i zakończenia. Pomyśl o swojej osi czasu jak o wizualnym wykresie słupkowym – jeśli Twoje zadania nie mają dat rozpoczęcia ani zakończenia, to siłą rzeczy nie za bardzo jest co wizualizować. Jeśli planujesz projekt obejmujący wiele zadań do wykonania na każdy dzień, lepszym wyborem może okazać się kalendarz lub tablica Kanban.

Przykładowa oś czasu projektu

Załóżmy, że planujesz wprowadzić na rynek nowy produkt. Aby wdrożenie mogło zakończyć się sukcesem, konieczna jest współpraca zespołów z różnych obszarów – produktu, inżynierii, marketingu, sprzedaży, obsługi klienta – co niewątpliwie czyni projekt skomplikowanym.

Oś czasu pomoże Ci w lepszym prognozowaniu czasu i koordynowaniu zasobów, ułatwiając osiąganie kamieni milowych. Pozwala ona zwizualizować wszystkie wymagane kroki lub produkty końcowe, daty rozpoczęcia i zakończenia dla każdego elementu oraz wszelkie istniejące między nimi zależności. Dzięki temu, wszyscy członkowie zespołu projektowego będą mogli uzyskać jasny obraz planu projektu już na starcie.

Wskazówka: udostępnij swoją oś czasu i zarządzaj nią wspólnie z członkami zespołu.

Kiedy już stworzysz oś czasu dla swojego projektu, nie zapomnij udostępnić jej członkom zespołu i interesariuszom, a także na bieżąco aktualizować szczegóły w miarę postępów projektu. Mając jedno wspólne źródło informacji, wszyscy członkowie zespołu będą mogli śledzić postępy w realizacji projektu w czasie rzeczywistym.

W Asanie, z łatwością udostępnisz swój projekt interesariuszom i członkom zespołu. Zwizualizowanie pracy na Osi czasu, pomoże Ci uzyskać odpowiedni udział wszystkich stron, a także dostosowywać i modyfikować harmonogramy w przypadku zmian. Umożliwi Ci również zwizualizowanie zależności pomiędzy zadaniami i zidentyfikowanie konfliktów zanim zdążą się pojawić.

2. Tablice Kanban

Tablice Kanban to wizualny system organizowania projektów, w którym każde zadanie bądź część pracy jest reprezentowana przez kartę. Karty te umieszcza się w jednej z kilku kolumn, które mogą reprezentować etapy projektu lub procesu, właściciela zadania, priorytet lub dowolny inny system, który używasz w swoim zespole. W miarę postępów w realizacji zadań lub produktów końcowych, przenosisz kartę reprezentującą dane zadanie z jednej kolumny do drugiej. Taki system pozwala łatwo sprawdzić, na jakim etapie znajduje się każde zadanie.

Kiedy używać tablic Kanban?

Zarządzanie projektami z użyciem metody Kanban najlepiej sprawdza się w tych projektach, w których każde zadanie przechodzi przez różne etapy zanim zostanie ukończone. Tablice Kanban są świetnym narzędziem dla zespołów Agile pracujących w sprintach, ponieważ dają jasny obraz postępu prac. W szczególności, tablice Kanban bardzo dobrze sprawdzają się w takich projektach, jak:

• Śledzenie błędów

• Planowanie sprintów

• Retrospekcje sprintu

• Codzienne stand-upy

• Zarządzanie produkcją internetową

• Zlecenia robocze

Przykładowy projekt z widokiem tablicy

Przykładem projektu, którym można zarządzać przy użyciu kart Kanban jest śledzenie błędów. W tym wypadku, Twoja tablica Kanban do śledzenia i naprawiania błędów mogłaby zawierać kolumny reprezentujące następujące etapy:

• Nowe błędy (np. Twój rejestr zadań)

• Oczekujące

• W toku

• Kontrola jakości

• Ukończone

Dla każdego zgłoszonego błędu, Twój zespół może z łatwością utworzyć nową kartę, a następnie przenosić ją do kolejnych kolumn w miarę postępu prac.

Wskazówka: utwórz i udostępnij swoją tablicę online.

Tablice Kanban często występują w postaci fizycznych tablic z karteczkami samoprzylepnymi, ale czy wiesz, że możesz stworzyć je również online, używając narzędzia takiego, jak Asana?

Stworzenie tablicy Kanban w Asanie daje Ci więcej możliwości, takich jak dodawanie pól niestandardowych, opisów, plików, czy współpracowników do każdej karty, dzięki czemu pozwala uchwycić dodatkowe informacje o projekcie, umożliwiając zespołowi efektywniejszą współpracę.

3. Kalendarze projektu

Choć tablice Kanban i osie czasu dobrze sprawdzają się w przypadku wielu rodzajów projektów, czasami tym, czego potrzebujesz jest kalendarz. Może i jest to proste i nieskomplikowane rozwiązanie, ale do planowania niektórych projektów może okazać się wręcz idealne.

Kiedy używać kalendarzy projektu

Kalendarz to doskonałe rozwiązanie, gdy zarządzasz wieloma zadaniami z różnymi datami wykonania. Wiedząc, na kiedy musisz ukończyć dany kamień milowy lub dostarczyć produkt końcowy, dużo łatwiej planować do przodu i trzymać się terminów. W szczególności, kalendarze dobrze sprawdzają się dla takich projektów, jak:

• Kalendarz publikacji

• Kalendarz treści w mediach społecznościowych

Kiedy nie używać kalendarzy projektu

Kalendarze projektów pomagają urzeczywistnić Twoje zamierzenia i tworzyć plany na nadchodzący tydzień, miesiąc lub kwartał. Niemniej jednak, przydatność kalendarzy projektów maleje, gdy masz do wykonania więcej niż po kilka zadań na każdy dzień. Jeśli chcesz naprawdę uzyskać jasny obraz działań Twojego zespołu, lepszym rozwiązaniem może okazać się tablica Kanban lub lista zadań.

Przykładowy kalendarz projektu

Jeśli planujesz projekt z zadaniami na każdy dzień, kalendarz projektu pozwoli Ci zobaczyć wszystko, co jest do zrobienia w nadchodzących dniach i tygodniach. Możesz też wyświetlić cały projekt w kalendarzu, aby zobaczyć nadchodzące zadania oraz sprawdzić, kto będzie nad nimi pracować.

Wskazówka: zacznij od wypisania swoich zadań, a następnie je zaplanuj.

Jeśli używasz Asany do zarządzania kalendarzem swojego projektu, możesz stworzyć listę zadań w projekcie, ustawić w nich daty wykonania, a następnie przełączyć się na widok kalendarza, aby automatycznie wyświetlić w nim wszystkie zadania. W razie potrzeby, możesz przenosić zadania w kalendarzu, aby szybko zmienić ich daty wykonania.

Który widok będzie najlepszy dla Twojego projektu?

Korzystanie z osi czasu, tablicy Kanban czy kalendarza to świetny sposób na wizualizację wszystkich etapów projektu, który pozwoli Ci zyskać szerszą perspektywę, bez pominięcia żadnych kluczowych informacji. W Asanie, możesz wyświetlić swój projekt w każdym z tych widoków. Bez względu na to, który widok wybierzesz, możesz z łatwością udostępnić swój plan członkom zespołu i zarządzać projektem w jednym miejscu.