Pola niestandardowe

Pola niestandardowe pozwalają dodawać dodatkowe dane do zadań w Asanie. Możesz utworzyć pola dla etapu, priorytetu, kosztu lub czegokolwiek innego, co jest ważne dla Twojego przepływu pracy, zespołu i firmy. Umożliwi to zwiększenie przejrzystości w ramach organizacji.

W Asanie, możesz tworzyć dwa typy pól. Pierwsze z nich to pola, które są specyficzne dla określonego projektu lub portfolio, natomiast drugie mogą być używane w obrębie całej organizacji.

Tworzenie pola, które może być używane w całej organizacji

pole globalne

Aby utworzyć pole, które będzie mogło być używane w całej organizacji:

Kliknij przycisk Dodaj pola, jeśli nie zostały one jeszcze dodane do projektu.

globalne

Z poziomu zakładki „Dodaj pole niestandardowe” możesz:

  1. Wprowadzić nazwę pola
  2. Wybrać typ pola
  3. Dodać opis
  4. Dodać pole do biblioteki pól organizacji, aby mogło być używane w całej organizacji

Tworzenie pól dla określonego projektu lub portfolio

lokalne

Aby utworzyć pole dla określonego projektu lub portfolio:

Kliknij ikonę z symbolem plusa w prawym górnym rogu, jeśli pola nie zostały jeszcze dodane do projektu.

pole lokalne

Z poziomu zakładki „Dodaj pole niestandardowe” możesz:

  1. Dodać nazwę pola
  2. Wybrać typ pola
  3. Dodać opis
  4. Pamiętaj, aby nie dodawać pola do biblioteki pól organizacji, by było ono dostępne wyłącznie dla Twojego projektu

Dodawanie pól niestandardowych z paska narzędzi

Możesz dodać pola niestandardowe bezpośrednio z paska narzędzi.

customfield

Typy pól i ograniczenia

Istnieje wiele różnych typów pól, które możesz dodawać, a niektóre z nich posiadają opcje dodatkowe:

Pole Opcja dodatkowa
Wybór pojedynczy Elementy listy rozwijanej, umożliwiają wybór pojedynczy dla każdego pola
Wybór wielokrotny Elementy listy rozwijanej, umożliwiają wybór wielokrotny dla każdego pola
Tekst
Liczba Miejsca dziesiętne
Procent Miejsca dziesiętne
Waluta Miejsca dziesiętne
Wybierz opcję z biblioteki Wyświetl ostatnio używane pola w Twojej organizacji
  • Obecnie możliwe jest dodanie maksymalnie 30 pól do jednego projektu.
  • Do jednego zadania możesz dodać maksymalnie 60 pól (możesz to zrobić poprzez dodanie wielu projektów do jednego zadania).
  • Pole niestandardowe z listą rozwijaną może zawierać maksymalnie 100 opcji.
  • Jednocześnie, na liście zadań może być widocznych maksymalnie 5 pól niestandardowych.

w projektach z widokiem listy może być widocznych maksymalnie 20 nagłówków pól, a w przypadku projektów z widokiem tablicy – 5.

pole niestandardowe wielokrotnego wyboru

Pole niestandardowe wielokrotnego wyboru pozwala na jednoczesne wybranie kilku wartości w pojedynczym polu. Decydując się na typ pola niestandardowego wielokrotnego wyboru, dodaj wszystkie odpowiednie opcje w okienku edycji pola. Aby użyć pola niestandardowego wielokrotnego wyboru w projekcie, przewiń do pola, które chcesz edytować i wybierz wszystkie właściwe opcje.

pola niestandardowe wielokrotnego wyboru są obecnie w fazie beta, przez co może nie być możliwe używanie ich w połączeniu z innymi funkcjami, takimi jak Formularze lub Reguły.

Wybór istniejącego pola z biblioteki

Możesz tworzyć globalne pola niestandardowe dla całej organizacji, aby korzystać z nich w wielu projektach. Możesz także tworzyć pola lokalne dla pojedynczych projektów lub portfolio.

Pola globalne można wybrać z biblioteki pól organizacji.

Z paska narzędzi, wybierz Pola, a następnie kliknij Dodaj pole.

Następnie:

  1. Kliknij opcję Wybierz z biblioteki.
  2. Wybierz pole, które chcesz dodać do projektu.

Pola niestandardowe utworzone przez Asanę

Możesz uzyskać dostęp do listy pól niestandardowych skonfigurowanych przez Asanę tutaj.

pola te zostaną dodane do Twojej organizacji tylko wtedy, gdy utworzysz projekt z szablonu Asany zawierającego to pole.

Wyświetlanie pól w projekcie

Możesz wyświetlić pola niestandardowe jako kolumny w projekcie:

Z widoku listy projektu:

Pola niestandardowe będą wyświetlane jako kolumny na liście zadań w okienku głównym.

Możesz również wyświetlić pola niestandardowe wewnątrz zadania:

Pola niestandardowe będą wyświetlane w szczegółach zadania w prawym okienku.

jeśli zadanie należy do wielu projektów, które obejmują różne pola niestandardowe, wszystkie pola niestandardowe będą widoczne w szczegółach zadania w prawym okienku.

Edycja pól

Możesz edytować pole niestandardowe z paska narzędzi lub nagłówka kolumny.

Kliknij ikonę ołówka obok nazwy pola, aby je edytować.

Możesz również edytować pole niestandardowe z poziomu nagłówka kolumny. Kliknij strzałkę listy rozwijanej obok pola niestandardowego i wybierz opcję Edytuj pole.

zmiany wprowadzone w globalnych polach niestandardowych zostaną zastosowane globalnie we wszystkich projektach, w których dane pole jest używane.

Jak trwale usunąć pole:

Aby trwale usunąć pole:

  1. Kliknij ikonę ołówka obok nazwy pola.
  2. Kliknij Usuń pole.
  3. Wprowadź nazwę pola.
  4. Kliknij Usuń.

Edycja pól listy rozwijanej

Edytując pole rozwijane możesz:

  1. Edytować kolor pola rozwijanego
  2. Usunąć opcję z pola
  3. Dodać nową opcję do pola
  4. Całkowicie usunąć pole

Zmiana kolejności opcji listy rozwijanej

Przeciągnij i upuść opcje listy rozwijanej, aby zmienić ich kolejność w polu niestandardowym.

jeśli usuniesz element z menu rozwijanego jako opcję w swoim polu, zadania korzystające z tego elementu zachowają usunięty element. Wartość pola będzie można zmienić, ale nie będzie można przywrócić usuniętej pozycji z pola.

Edycja pól liczbowych

Edytując pole liczbowe możesz:

  1. Zmodyfikować liczbę wyświetlanych miejsc dziesiętnych
  2. Całkowicie usunąć pole

zmniejszenie liczby miejsc dziesiętnych spowoduje zachowanie bieżących wartości, ale zostaną one zaokrąglone w górę/w dół. Aby ponownie wyświetlić oryginalną wartość, zwiększ liczbę miejsc dziesiętnych w polu.

Usuwanie pól z projektu

Jeśli nie potrzebujesz lub nie używasz już danego pola, możesz usunąć je z projektu.

Kliknij ikonę ołówka obok nazwy pola niestandarowego w pasku narzędzi.

Następnie kliknij „Usuń z projektu”.

Możesz również wybrać opcję Usuń pole z projektu, klikając strzałkę listy rozwijanej obok nazwy pola niestandardowego w nagłówku kolumny.

usunięcie pola spowoduje jego usunięcie wyłącznie z bieżącego projektu – nie spowoduje jego całkowitego usunięcia. Pozostałe projekty w Twojej organizacji zachowają to pole, a także będzie możliwe dodanie go do innych projektów w organizacji.

Zachowanie wartości

Usunięcie pola z projektu nie spowoduje usunięcia wartości pól z zadań w projekcie.

W przypadku, gdy pole zostało wypełnione, zarówno pole niestandardowe, jak i jego wartość będą nadal widoczne w prawym okienku ze szczegółami zadania.

Jeśli pole jest poste, pole niestandardowe również zniknie ze szczegółów zadania w prawym okienku.

Ukrywanie pola niestandardowego

Możesz ukryć pole niestandardowe poprzez kliknięcie zakładki „Pola” na pasku narzędzi, a następnie kliknięcie ikony przełączania.

ukryj

Sortowanie według pól niestandardowych

Z poziomu paska narzędzi projektu

Posortuj projekt według pola niestandardowego w widoku listy.

sortuj

Aby posortować projekt według pola niestandardowego:

  1. Kliknij ikonę sortowania na pasku narzędzi projektu.
  2. Wybierz pole niestandardowe.

jeśli chcesz zapisać widok jako domyślny, kliknij strzałkę listy rozwijanej obok nagłówka projektu i wybierz opcję „Zapisz układ jako domyślny”.

Sortowanie przy użyciu strzałki w nagłówku kolumny

Możesz również sortować według pola niestandardowego przy użyciu strzałki w nagłówku projektu.

sortuj

zmiana wartości pola niestandardowe spowoduje automatyczne ponowne sortowanie projektu.

Pola niestandardowe i widoki wyszukiwania

Aby wyszukać zadania korzystające z tych samych pól niestandardowych z wielu projektów, użyj widoków wyszukiwania.

widoki wyszukiwania

Zacznij od kliknięcia paska wyszukiwania, aby uzyskać dostęp do opcji zaawansowanego wyszukiwania. Stamtąd, kliknij Dodaj filtr, a następnie wybierz Pole niestandardowe.

to pole niestandardowe musi zostać dodane do biblioteki pól Twojej organizacji, aby mogło pojawić się w opcjach wyszukiwania zaawansowanego.

Etykiety pól waluty i wartości procentowej

Etykiety pól waluty i wartości procentowej

Możesz utworzyć niestandardowe pole liczbowe w oparciu o walutę lub wartość procentową.

pole niestandardowe waluty

Z poziomu widoku siatki listy projektu:

  1. Kliknij ikonę Pola na pasku narzędzi.
  2. Kliknij opcję Dodaj pole.

dodawanie niestandardowego pola liczbowego

Z poziomu zakładki dodawania pola niestandardowego:

  1. Dodaj nazwę pola.
  2. Dodaj typ pola.
  3. Dodaj jednostki, liczby dziesiętne lub wyświetl podgląd.
  4. Ustaw dostęp do edytowania pola.
  5. Utwórz pole.

Obliczanie średniej sumarycznej

dodawanie pola niestandardowego średniej

Z poziomu zakładki pola niestandardowego:

  1. Kliknij opcję Suma na końcu kolumny.
  2. Z listy rozwijanej kolumny wybierz opcję Średnia.

Uprawnienia

Kto może modyfikować pola niestandardowe projektu

W zespole lub organizacji Premium, każda osoba posiadająca dostęp do projektu może dodawać, edytować lub usuwać z niego pola niestandardowe.

W projektach prywatnych: właściciel projektu i jego członkowie mogą wyświetlać i modyfikować pola projektu.

Projekty publiczne wymagające prośby o dołączenie lub ukryte zespoły: właściciel projektu, jego członkowie oraz członkowie zespołu projektu mogą wyświetlać i modyfikować pola projektu.

Publiczne projekty w publicznym zespole: właściciel projektu, jego członkowie, członkowie zespołu projektu i wszyscy członkowie organizacji mogą wyświetlać i modyfikować pola projektu.

goście organizacji (osoby, które nie posiadają firmowego adresu e-mail) nie mogą tworzyć/edytować/usuwać pól niestandardowych ani wyszukiwać ich za pomocą wyszukiwania zaawansowanego. Mogą jedynie wprowadzić lub edytować wartości istniejących pól niestandardowych.

Blokowanie pól niestandardowych

Klienci planów Business i Enterprise mogą zablokować pola niestandardowe podczas ich tworzenia lub edycji istniejącego pola.

Pole zablokowane 1

Z poziomu ustawień pola niestandardowego możesz wybrać, czy pole niestandardowe może być edytowane przez wszystkich członków, czy tylko przez Ciebie.

blokada pola niestandardowego może zostać nadpisana przez członka, który zablokował dane pole lub administratora Asany.

Korzystanie z pól niestandardowych

Pola niestandardowe pomagają śledzić pracę w sposób odpowiadający potrzebom Twojego zespołu. Nazwa i wartość każdego pola niestandardowego zależą wyłącznie od Ciebie, a możliwości ich wykorzystywania są niemal nieograniczone. Oto kilka przykładów pokazujących typy pól w różnych przepływach pracy:

Priorytet

Możesz użyć pól niestandardowych, aby określić poziom priorytetu zadań. Na przykład, zespół inżynieryjny korzystający z Asany do śledzenia błędów może stworzyć pole rozwijane pozwalające określić priorytet błędu (niski, średni, wysoki).

Po dodaniu pól niestandardowych, możesz filtrować zadania w widoku listy, aby skupić się tylko na tych, które mają ustawione określone pole niestandardowe. Kliknij Filtruj u góry listy zadań, a następnie wybierz Filtr niestandardowy. W ten sposób możesz wyświetlić np. wyłącznie zadania o „wysokim” priorytecie.

możesz użyć kolorów, aby odróżnić od siebie poszczególne opcje listy rozwijanej. Na przykład, kolor czerwony może oznaczać „wysoki priorytet”.

Zatwierdzenia

Zatwierdzenia to opcja dostępna dla klientów planów Business i Enterprise. Jest to proces, który pozwala przyspieszyć cykl przepływu pracy. Osoba zatwierdzająca może wykonać jedno z trzech działań: zatwierdzić, zażądać zmian lub odrzucić prośbę o zatwierdzenie.

utwórz zatwierdzenie

Jak utworzyć zatwierdzenie:

  1. Kliknij ikonę z trzema kropkami w okienku zadania.
  2. Kliknij Oznacz jako zatwierdzenie.

Zapoznaj się również z instrukcjami, jak odpowiadać na prośby o zatwierdzanie i identyfikować prośby o zatwierdzenie.

Wyszukaj

Jeśli chcesz wyświetlić zadania z określonym polem z wielu różnych projektów, możesz to zrobić korzystając z wyszukiwania zaawansowanego. Na przykład, menedżer ds. marketingu treści może wyszukać zadania z ustawionym polem „Wersja robocza”, aby sprawdzić, nad iloma tekstami pracuje obecnie zespół.

Oszacowanie kosztu

Innym sposobem na wykorzystanie pól niestandardowych jest śledzenie zleceń roboczych oraz szacowanego czasu na ich realizację. Na przykład, zespół projektowy może utworzyć zadanie szablonu, na podstawie którego tworzone będą zlecenia projektowe. Może dodać do niego niestandardowe pole liczbowe, aby osoba przesyłająca zlecenie mogła określić przewidywany czas, jaki powinno ono zająć. Dzięki temu, projektanci będą mogli dokonać lepszej priorytetyzacji swojego czasu, a także sprawdzić swoje aktualne obłożenie, zanim podejmą się kolejnych zadań.

dodawanie liczb

Wybierz wiele zadań z polami liczbowymi, aby obliczyć ich sumę:

  1. Wybierz wiele zadań z polami liczbowymi, które chcesz zsumować.
  2. Ich suma całkowita pojawi się w okienku zadania.

Śledzenie informacji

Jeśli używasz Asany do śledzenia kandydatów lub monitorowania klientów, możesz użyć pola tekstowego, aby wprowadzić określone informacje, takie jak adres e-mail, numer telefonu, firma lub adres.

Tagi vs. pola niestandardowe

Tagi i pola niestandardowe umożliwiają kategoryzowanie, filtrowanie i dodawanie informacji w Asanie. Zasadniczo, pola niestandardowe najlepiej sprawdzają się do użytku w całej organizacji, podczas gdy tagi są bardziej nieformalne. Zalecamy korzystanie z pól niestandardowych, które są bardziej widoczne od tagów. W zależności od Twojego przepływu pracy, Twój zespół może korzystać z nich na różne sposoby, ale oto kilka przykładowych scenariuszy:

Użyj pól niestandardowych, jeśli:

  • Chcesz dodać określone dane do wszystkich zadań w projekcie
  • Chcesz dodać dodatkowy kontekst, aby pogrupować podobne zadania w celu ich łatwiejszego przeglądania, w sposób mniej formalny i bardziej ogólny niż w przypadku pól niestandardowych
  • Chcesz śledzić ustandaryzowane informacje w różnych projektach (np. poziom priorytetu, czas trwania, etap pracy)
  • Chcesz upewnić się, że członkowie zespołu będą wypełniać określone informacje w każdym zadaniu w projekcie
  • Chcesz sortować lub wyszukiwać informacje według określonych pól danych

Użyj tagów, jeśli:

  • Chcesz tagować elementy ad hoc, masz nieograniczone opcje lub nie wiesz, co musi zostać otagowane w momencie tworzenia
  • Chcesz widzieć tag na liście „Moje zadania”
  • Potrzebujesz oznaczyć tylko kilka zadań w projekcie
  • Chcesz oznaczyć zadania szablonu

Korzystanie z pól niestandardowych w podzadaniach

Pamiętaj, że podzadania automatycznie nie dziedziczą projektów, tagów ani osób odpowiedzialnych powiązanych z zadaniami nadrzędnymi, mimo że nazwa projektu nadrzędnego może być widoczna u góry okienka szczegółów podzadania.

Aby dodać lub edytować pola niestandardowe w podzadaniu, musisz najpierw dodać podzadanie do projektu poprzez kliknięcie szczegółów podzadania (dymek po prawej stronie podzadania) i użycie kombinacji Tab+P , aby otworzyć pole projektu lub poprzez przejście do listy rozwijanej w prawym górnym rogu i wybór opcji „Dodaj do projektu”.

Śledzenie adresów URL przy użyciu pól niestandardowych

Możesz także użyć pól niestandardowych do śledzenia linków, jeśli wybierzesz pole tekstowe. Dodając link do pola tekstowego, możesz uzyskać do niego dostęp bezpośrednio z okienka zadania. Po kliknięciu na link w polu niestandardowym, strona otworzy się w nowym oknie.

pola z linkiem

Aby śledzić adresy URL za pomocą pól tekstowych:

  1. Wprowadź adres URL w polu tekstowym.
  2. Kliknij ikonę Odwiedź link bezpośrednio z okienka głównego lub okienka zadania po prawej stronie.

Przepraszamy, ale ta przeglądarka nie jest obsługiwana

Asana nie obsługuje aktualnie używanej przez Ciebie przeglądarki. Zarejestruj się, używając jednej z tych przeglądarek.

Wybierz język

Wybór języka spowoduje zmianę języka i/lub treści na stronie asana.com