Jak utworzyć oś czasu projektu w 7 prostych krokach

Zarządzasz projektem? Jedną z zalet zarządzania projektami jest możliwość wyświetlenia całej pracy na osi czasu zamiast w arkuszu kalkulacyjnym czy na chaotycznej liście zadań. Oś czasu pokaże Ci, jak poszczególne elementy Twojego planu układają się w całość. Czemu więc nie spróbować jej utworzyć? Nie mając jednak odpowiednich narzędzi, tworzenie osi czasu może okazać się żmudnym i czasochłonnym zadaniem.

Ale bez obaw – oto przykład, który krok po kroku pokaże Ci, jak utworzyć oś czasu projektu, bez względu na Twoje stanowisko, branżę oraz dział. Postępuj zgodnie z poniższymi krokami i dowiedz się, jak tworzyć osie czasu dla swoich projektów, a także przygotuj własny szablon osi czasu projektu.

1. Utwórz brief projektu

Aby upewnić się, że wszyscy interesariusze będą podstępować zgodnie z planem, każdy projekt powinno poprzedzać stworzenie briefu projektowego. Pełni on rolę planu działania, wyjaśniającego cel, założenia, kamienie milowe i ogólną wizję projektu. Oto kilka pytań, na które powinien odpowiadać brief projektu:

• Jakie są cele projektu, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne?

• Którzy interesariusze (wewnętrzni i zewnętrzni) uczestniczą w projekcie? Jakie są ich role?

• Jakie są ramy czasowe projektu?

• Jakie są kluczowe kamienie milowe projektu?

Przeanalizujmy ten krok w praktyce. Załóżmy, że odpowiadasz za zaplanowanie tegorocznej kolacji dla klientów w podziękowaniu za współpracę. Twoim osobistym celem związanym z tym wydarzeniem jest osiągnięcie jak najlepszej organizacji, produktywności i skuteczności w swoich działaniach. Jesteś przekonany, że osiągniesz ten cel i rozumiesz, że musisz rozpocząć od stworzenia spójnego briefu dotyczącego wydarzenia. Twoje odpowiedzi na powyższe cztery pytania mogłyby zatem brzmieć następująco:

Jakie są cele projektu, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne?

Celem wewnętrznym jest zaplanowanie wydarzenia w budżecie mieszczącym się poniżej 15 000 USD. Celem zewnętrznym jest osiągnięcie 50% potwierdzonych zaproszeń oraz uczestnictwa na poziomie 80%.

Którzy interesariusze (wewnętrzni i zewnętrzni) uczestniczą w projekcie? Jakie są ich role?

Interesariuszami wewnętrznymi są komitet ds. zaplanowania wydarzenia (John, Sam, Tara, Linda), wiceprezes ds. sukcesu klienta oraz zespół marketingowy. Interesariuszami zewnętrznymi są wszyscy obecni klienci oraz wybrani dostawcy (firma cateringowa, obsługa miejsca wydarzenia itp.)

Jakie są ramy czasowe projektu?

Planowanie projektu startuje 15 stycznia, a samo wydarzenie zaplanowane jest na 30 sierpnia.

Które zadania są kamieniami milowymi projektu?

Opublikowanie strony rejestracji, wynajęcie lokalu i podpisanie umów z dostawcami.

Mając gotowy brief projektu oraz wyznaczone cele, możesz przystąpić do zaplanowania wszystkich kroków do ich osiągnięcia, a następnie stworzyć na tej podstawie oś czasu projektu.

2. Przygotuj listę działań do wykonania

Aby skutecznie zaplanować oś czasu swojego projektu, musisz stworzyć listę wszystkich rzeczy, które muszą się wydarzyć – począwszy od jego zaplanowania, po osiągnięcie finalnych rezultatów (niezależnie od tego, czy chodzi o raport czy wydarzenie). Pomyśl o wszystkich krokach – dużych i małych – które pozwolą zrealizować projekt na czas i w ramach budżetu, dodając je do tej listy.

Na tym etapie nie musisz przejmować się kolejnością poszczególnych kroków ani czasem ich wykonania. Tym zajmiemy się później.

Przykładowa lista zadań w ramach kolacji dla klientów mogłaby wyglądać następująco:

• Stworzyć plan wydarzenia

• Sfinalizować budżet

• Potwierdzić miejsce wydarzenia

• Wybrać firmę cateringową

• Wybrać motyw wydarzenia

• Opracować koncepcję kreatywną wydarzenia

• Stworzyć stronę do potwierdzania zaproszeń

• Rozesłać zaproszenia

• Rozreklamować wydarzenie

• Zamówić upominki

• Testy audio/wideo

• Sfinalizować prezentacje

• Przygotować materiały związane z wydarzeniem i upominki

• Lista kontrolna dnia wydarzenia

W przypadku dłuższych lub bardziej skomplikowanych kroków, podziel je na mniejsze, prostsze do wykonania podzadania. Nie tylko ułatwi Ci to zrozumienie rzeczywistego zakresu działań w ramach każdego kroku, ale także pomoże upewnić się, że nie umknął Ci żaden szczegół.

W naszym przykładzie moglibyśmy podzielić krok „Wybrać firmę cateringową” na kilka mniejszych, łatwiejszych do wykonania zadań:

• Stworzyć listę potencjalnych firm cateringowych

• Pozyskać oferty od każdej firmy cateringowej

• Porównać oferty i menu

• Spotkać się z kilkoma najlepszymi firmami

• Dokonać wyboru firmy cateringowej

• Sfinalizować umowę

3. Oszacuj, ile czasu zajmie realizacja każdego kroku

Mając szczegółową listę wszystkich kroków w projekcie, następnym etapem jest alokacja czasu potrzebnego na ich realizację. Z jednej strony musisz zapewnić zespołowi dość czasu na wykonanie każdego zadania, a jednocześnie zmieścić się w wyznaczonym terminie. Wiedząc, ile czasu zajmie każde zadanie, będzie Ci łatwiej zaplanować i ustalić kolejność poszczególnych kroków.

Wracając do naszego przykładu kolacji dla klientów, weźmy jako przykład krok „Wybrać firmę cateringową” (razem z jego podzadaniami), aby oszacować ile czasu zajmie wykonanie każdego zadania.

Wybrać firmę cateringową (9 tygodni)

• Stworzyć listę potencjalnych firm cateringowych (1 tydzień)

• Pozyskać oferty od firm cateringowych (3 tygodnie)

• Porównać oferty i menu (1 tydzień)

• Spotkać się z kilkoma najlepszymi firmami (2 tygodnie)

• Dokonać wyboru firmy cateringowej (1 tydzień)

• Sfinalizować umowę (1 tydzień)

Jak wynika z naszych prognoz, cały proces wyboru firmy cateringowej potrwa w sumie 9 tygodni. Na tej podstawie możesz określić, kiedy rozpocząć pracę nad realizacją tego kroku i dodać odpowiednie daty do osi czasu.

4. Wyznacz zależności

W trakcie realizacji projektu, niektóre kroki mogą być wykonywane równolegle do siebie – szczególnie jeśli za każde zadanie odpowiedzialny jest inny członek zespołu. Są jednak również takie zadania, których nie można rozpocząć przed ukończeniem innego kroku. Innymi słowy, niektóre kroki są zależne od wykonania innych. Na przykład, nie możesz zamówić jedzenia dopóki nie wybierzesz firmy cateringowej. Jest to jeden z wielu powodów, dla których oś czasu jest tak ważna. Możliwość wizualizacji wszystkich kroków, zależności między nimi oraz czasu potrzebnego na ich ukończenie pomoże Ci utrzymać właściwy kurs działań.

Jest to również odpowiedni moment na to, aby ustalić, kto i za jaki krok będzie odpowiedzialny. Wyznaczenie odpowiedzialności za każdy element projektu już na początku pozwoli Ci zidentyfikować i wyeliminować ewentualne konflikty czasowe lub te dotyczące zasobów. W kroku 6. dowiesz się, jak udostępnić swoją oś czasu wszystkim zainteresowanym osobom, aby jasno określić zakres obowiązków.

Jednym z zadań w ramach naszego wydarzenia jest rozesłanie zaproszeń. Choć z pozoru krok ten wydaje się prosty, jest szereg zadań, które trzeba zrealizować zanim będzie można w ogóle pomyśleć o wysłaniu zaproszeń. Po pierwsze, trzeba je zaprojektować, ale do tego celu trzeba wybrać motyw wydarzenia. Innymi słowy, trzeba najpierw wykonać jedno zadanie, aby móc przystąpić do kolejnego. Na przykład:

Motyw wydarzenia (Zespół ds. planowania wydarzenia) → Koncepcje projektowe (Linda) → Wybór projektu (Zespół ds. planowania wydarzenia) → Stworzenie zaproszeń (Linda) → Rozesłanie zaproszeń (Tara)

Warto poświęcić czas na wyznaczenie wszystkich zależności oraz sekwencji (czyli kolejności) poszczególnych zadań. To pozwoli Ci zobaczyć, jak wszystkie elementy do siebie pasują. Równie ważne jest także podjęcie decyzji o tym, kto i za jakie zadanie będzie odpowiedzialny. Kto będzie odpowiedzialny za wybór motywu wydarzenia? Kto zaprojektuje zaproszenia? Nie czekaj aż nadejdzie czas na realizację danego zadania żeby przypisać je do odpowiedniej osoby – zaplanuj wszystko z wyprzedzeniem, aby uniknąć ewentualnych konfliktów lub problemów.

Dobra wiadomość jest taka, że proces tworzenia i wysyłania zaproszeń może odbywać się równolegle do wyboru firmy cateringowej (co zostanie odzwierciedlone na naszej osi czasu).

5. Stwórz swoją oś czasu

Czy zaczynasz powoli wizualizować oś czasu swojego projektu? Jeśli tak, nie warto trzymać tych wyobrażeń (razem ze wszystkimi zadaniami i datami wykonania) w głowie. Lepszym rozwiązaniem jest przelanie ich na papier lub zapisanie ich w formie elektronicznej. Twoim pierwszym odruchem może być otwarcie Excela lub PowerPointa, ale wstrzymaj się z tym. Ponieważ żadne z tych narzędzi nie zostało stworzone do planowania projektów ani zarządzania nimi, szybko napotkasz wyzwania, których można by uniknąć wybierając lepsze narzędzie.

Zamiast tego, postaw na dedykowane narzędzie do zarządzania projektami, takie jak Asana, które zostało zaprojektowane do tworzenia osi czasu projektów oraz zarządzania nimi. Nie tylko zaoszczędzisz czas na samym tworzeniu osi czasu (nie trzeba łączyć ze sobą komórek, ani dodawać żadnych formuł, aby przekształcić arkusz kalkulacyjny w oś czasu), ale także będziesz mógł zarządzać swoją osią czasu już po rozpoczęciu projektu. Wybór dedykowanego narzędzia do zarządzania projektami umożliwi Ci łatwe modyfikowanie osi czasu w trakcie pracy oraz informowanie interesariuszy o zmianach i postępach.

Z odpowiednim narzędziem, Twoja oś czasu będzie powiązana z konkretnymi zadaniami, a do tego będzie zawsze odzwierciedlać aktualne informacje, pomagając utrzymać Twój projekt na właściwych torach.

Jak stworzyć oś czasu w Asanie

Aby stworzyć harmonogram swojego projektu, skorzystaj z funkcji Osi czasu w Asanie:

1. Wypisz wszystkie kroki w ramach projektu, dodając je do listy w formie zadań.

2. W każdym zadaniu, ustaw datę rozpoczęcia i zakończenia.

3. Przypisz każde zadanie do odpowiedniego właściciela.

4. Wyznacz zależności między zadaniami.

5. Przełącz się na widok Osi czasu, aby wyświetlić zadania na wizualnej osi czasu.

Wskazówka: jeśli masz już gotowy plan wydarzenia zapisany w arkuszu kalkulacyjnym, możesz szybko zaimportować go do Asany korzystając z naszego importera CSV i pominąć czwarty krok.

Szablony osi czasu, które pomogą Ci rozpocząć

Najłatwiejszym i najszybszym sposobem na utworzenie osi czasu projektu jest skorzystanie z szablonu projektu. Poniżej znajdziesz kilka takich szablonów przygotowanych przez Asanę, które możesz wykorzystać już teraz. Każdy projekt domyślnie otwiera się w widoku listy, ale po kliknięciu na zakładkę „Oś czasu” możesz wyświetlić go także w tym widoku:

• Szablon kampanii produktowej

• Szablon planowania wydarzenia

• Szablon mapy drogowej produktu

• Szablon planu projektu

6. Udostępnij swoją oś czasu interesariuszom

Pamiętasz, jak na początku dodaliśmy wszystkich interesariuszy do briefu projektu? Tak samo powinno postąpić się z osią czasu, udostępniając ją wszystkim osobom zaangażowanym w projekt. Z pewnością docenią one przejrzystość Twojego planu. Im bardziej ułatwisz im wykonanie swojej części projektu, tym większa będzie ich wdzięczność.

Tworząc swoją oś czasu w dedykowanym narzędziu do zarządzania projektami, z łatwością udostępnisz ją innym osobom. Zapomnij o mailach czy plikach dokumentów – przekazuj wszystkie informacje interesariuszom w mgnieniu oka, aby byli poinformowani o tym, kto, co i na kiedy musi wykonać.

W przypadku naszego wydarzenia dla klientów, oś czasu zostanie udostępniona wszystkim osobom zaangażowanym w projekt – nie tylko tym ze zbliżającymi się zadaniami. Dzięki temu, każdy będzie mógł śledzić swoje zadania wraz z powiązanymi z nimi zależnościami, bez potrzeby zawracania Ci głowy ciągłymi pytaniami.

7. Zarządzaj planem i na bieżąco go modyfikuj

Jeśli masz już doświadczenie w pracy z projektami to na pewno wiesz, że nie zawsze wszystko układa się według planu. Jednak będąc przygotowanym na ewentualne zmiany, nie będą się one wydawać aż tak dużym wyzwaniem. Oś czasu stanowi świetne narzędzie nie tylko do planowania – pomoże Ci również na bieżąco dostosowywać się do sytuacji w przypadku opóźnień lub zmian.

Modyfikowanie zadań nie musi być trudne ani zaburzać całego projektu. Jeśli jedna część projektu opóźni się, zyskasz jasność, w jaki sposób przełoży się to na resztę projektu. To z kolei pozwoli Ci wprowadzić zmiany w pozostałych zadaniach, a w efekcie popchnąć cały projekt do przodu.

Jak zauważa The Balance Careers, zmianami w projekcie można zarządzać na poziomie poszczególnych kroków, ale ich zatwierdzenie powoduje konieczność aktualizacji osi czasu. Ponieważ osie czasu szybko się dezaktualizują, poleganie na narzędziu do zarządzania projektami zamiast na mailach czy arkuszach kalkulacyjnych znacząco ułatwia całe zadanie. Jako właściciel projektu, na Tobie spoczywa obowiązek poinformowania interesariuszy o tym, co stanowi główne źródło wiedzy na jego temat (Twoja oś czasu) i pilnowanie, aby było ono zawsze aktualne.

• Podejmuj natychmiastowe działania. Z chwilą zatwierdzenia zmian, zaktualizuj oś czasu, aby zostały na niej odzwierciedlone.

• Informuj o wszystkim interesariuszy. Każda osoba, której dotyczą zmiany wprowadzone na osi czasu projektu powinna wiedzieć, jaki mają one na nią wpływ oraz mieć możliwość zobaczenia tych zmian na osi czasu.

• Określ wpływ zmian. Po zaktualizowaniu osi czasu, będziesz mógł zobaczyć, które przedziały czasowe są przeładowane i kto ma za dużo zadań. Czy możesz przesunąć zadanie, aby wydłużyć czas na jego wykonanie? Czy ktoś inny może przejąć za nie odpowiedzialność lub pomóc w jego realizacji?

Aby podsumować nasz przykład związany z organizacją wydarzenia dla klientów, załóżmy, że udało Ci się wybrać firmę cateringową przed wyznaczonym czasem. Wkrótce masz sfinalizować umowę, ale nagle otrzymujesz telefon, że w wyniku błędu firma cateringowa została już zarezerwowana przez kogoś innego na ten sam termin. Musisz więc znaleźć nową firmę.

Korzystając z osi czasu, z łatwością zmienisz datę wykonania dowolnego zadania lub odpowiedzialną za nie osobę. Z pozytywów, spora część wstępnych zadań została już wykonana, co jest odzwierciedlone na osi czasu. Choć problem ten może być frustrujący, jest spokojnie do opanowania za sprawą osi czasu, która pomogła wszystko zorganizować i utrzymać projekt na właściwej ścieżce.

Częste pytania związane z osiami czasu projektów

Zdobycie wiedzy, jak stworzyć dobrze zorganizowaną oś czasu projektu to świetny pierwszy krok na drodze do zrozumienia, jak korzystać z tego potężnego narzędzia. Mimo to, wciąż możesz mieć kilka pytań. Nie martw się – nie jesteś w tym sam. Oto odpowiedzi na kilka częstych pytań związanych z osiami czasu:

Czym różni się oś czasu od wykresu Gantta?

Wykresy Gantta bardziej skupiają się na przepływie pracy i zależnościach między zadaniami. Są bardziej linearne i nie uwzględniają zmian ani równoległego wykonywania wielu zadań. Osie czasu są elastyczne i łatwo dostosowują się do zmian w projekcie. Umożliwiają łatwe aktualizowanie przepływu pracy. Zarówno osie czasu, jak i wykresy Gantta są narzędziami wizualnymi.

Jak śledzić postępy w wielu projektach jednocześnie?

Zarządzanie wieloma projektami w arkuszu kalkulacyjnym to spore wyzwanie. Co innego w przypadku dedykowanego narzędzia do zarządzania projektami. Takie narzędzia obejmują wiele widoków, umożliwiając przeglądanie pojedynczych projektów lub zarządzanie wieloma projektami jednocześnie w widoku portfolio.

Innymi słowy, pozwalają Ci zobaczyć, kiedy zespół ma wolne moce przerobowe, a kiedy są one w pełni wykorzystane i wprowadzać zmiany, aby zrównoważyć jego obciążenie.

Zaplanuj harmonogram swojego następnego projektu z większą pewnością

Projektu nie wystarczy zaplanować. Równie ważne jest określenie sposobu jego realizacji. Opracowanie osi czasu lub harmonogramu projektu jest istotnym elementem fazy planowania, a ponadto pozwala skuteczniej zarządzać samym projektem.

Korzystanie z powyższego procesu do tworzenia osi czasu projektów pomoże Ci skoncentrować się na Twoich zadaniach i zmniejszyć poziom stresu. Wypróbuj go, dostosuj do swojego przepływu pracy i udostępniaj!

A jeśli chcesz wejść na jeszcze wyższy poziom, stwórz swoją następną oś czasu w Asanie.