Jak utworzyć oś czasu projektu w 7 prostych krokach

Zdjęcie współautora – Molly TalbertMolly Talbert29 lipca 20208 min czytania
facebooktwitterlinkedin
Utwórz oś czasu projektu oraz szablon

Zarządzasz projektem? Jedną z zalet zarządzania projektami jest możliwość wyświetlenia całej pracy na osi czasu zamiast w arkuszu kalkulacyjnym czy na chaotycznie ułożonej liście zadań. Oś czasu pokaże Ci, jak poszczególne elementy Twojego planu układają się w całość. Dlaczego więc nie spróbować jej utworzenia? Nie mając jednak odpowiednich narzędzi, tworzenie osi czasu może okazać się wyzwaniem.

Ale bez obaw – oto przykład, który krok po kroku pokaże Ci, jak utworzyć oś czasu projektu, bez względu na Twoje stanowisko, branżę oraz dział. Postępuj zgodnie z poniższymi krokami i dowiedz się, jak tworzyć osie czasu dla swoich projektów, a także przygotuj swoją własną oś czasu.

Skorzystaj z ponad 50 gotowych szablonów Asany dla każdego rodzaju projektu

1. Stwórz brief projektu, w którym zawrzesz jego cele, ramy czasowe oraz zależności

Aby umożliwić wszystkim interesariuszom projektu bycie na bieżąco z jego planem, każdy projekt powinno poprzedzać stworzenie briefu projektowego. Pełni on rolę planu działania, wyjaśniającego cel, założenia, kamienie milowe i ogólną wizję projektu. Oto kilka pytań, na które powinien odpowiadać brief projetu:

  • Jakie są cele projektu, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne?

  • Którzy interesariusze (wewnętrzni i zewnętrzni) uczestniczą w projekcie? Jakie są ich role?

  • Jakie są ramy czasowe projektu?

  • Jakie są kluczowe kamienie milowe projektu?

Przeanalizujmy ten krok w praktyce. Załóżmy, że jesteś odpowiedzialny za zaplanowanie tegorocznej kolacji dla klientów w podziękowaniu za współpracę. Twoim osobistym celem związanym z tym wydarzeniem jest osiągnięcie jak najlepszej organizacji, produktywności i skuteczności w swoich działaniach. Jesteś przekonany, że osiągniesz ten cel i rozumiesz, że musisz rozpocząć od stworzenia spójnego briefu dotyczącego wydarzenia. Twoje odpowiedzi na powyższe cztery pytania mogłyby zatem brzmieć następująco:

Jakie są cele projektu, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne?

Celem wewnętrznym jest zaplanowanie wydarzenia w budżecie mieszczącym się poniżej 15 000 USD. Celem zewnętrznym jest osiągnięcie 50% potwierdzonych zaproszeń oraz obecności na poziomie 80%.

Którzy interesariusze (wewnętrzni i zewnętrzni) uczestniczą w projekcie? Jakie są ich role?

Interesariuszami wewnętrznymi są komitet ds. zaplanowania wydarzenia (John, Sam, Tara, Linda), wiceprezes ds. sukcesu klienta oraz zespół marketingowy. Interesariuszami zewnętrznymi są wszyscy obecni klienci oraz wybrani dostawcy (firma cateringowa, obsługa miejsca wydarzenia itp.)

Jakie są ramy czasowe projektu?

Planowanie projektu startuje 15 stycznia, a wydarzenie zaplanowane jest na 30 sierpnia.

Które zadania są kamieniami milowymi projektu?

Opublikowanie strony rejestracji, wynajęcie lokalizacji i podpisanie umów z dostawcami.

Mając gotowy brief projektu oraz wyznaczone cele, możesz przystąpić do zaplanowania wszystkich kroków do ich osiągnięcia, a następnie stworzyć oś czasu projektu.

2. Sporządź listę wszystkich kroków niezbędnych do ukończenia projektu

Aby skutecznie zaplanować oś czasu swojego projektu, musisz stworzyć listę wszystkich rzeczy, które muszą się wydarzyć – począwszy od jego zaplanowania, po osiągnięcie finalnych rezultatów (niezależnie od tego, czy chodzi o raport czy wydarzenie). Pomyśl o wszystkich krokach – dużych i małych – które pozwolą zrealizować projekt na czas i w ramach budżetu, dodając je do tej listy.

Na tym etapie nie musisz przejmować się kolejnością poszczególnych kroków ani czasem ich wykonania. Tym zajmiemy się później.

Przykładowa lista zadań w ramach kolacji dla klientów mogłaby wyglądać następująco:

  • Stworzyć plan wydarzenia

  • Sfinalizować budżet

  • Potwierdzić miejsce wydarzenia

  • Wybrać firmę cateringową

  • Wybrać motyw wydarzenia

  • Opracować koncepcję kreatywną wydarzenia

  • Stworzyć stronę do potwierdzania zaproszeń

  • Rozesłać zaproszenia

  • Rozreklamować wydarzenie

  • Zamówić upominki

  • Testy audio/wideo

  • Sfinalizować prezentacje

  • Przygotować materiały związane z wydarzeniem i upominki

  • Lista kontrolna dnia wydarzenia

W przypadku dłuższych lub bardziej skomplikowanych kroków, podziel je na mniejsze, prostsze do wykonania podzadania. Nie tylko ułatwi Ci to zrozumienie rzeczywistego zakresu działań w ramach każdego kroku, ale także pozwoli Ci upewnić się, że nie umknął Ci żaden szczegół.

W naszym przykładzie moglibyśmy podzielić krok „Wybrać firmę cateringową” na kilka mniejszych, łatwiejszych do wykonania zadań:

  • Stworzyć listę potencjalnych firm cateringowych

  • Pozyskać oferty od każdej firmy cateringowej

  • Porównać oferty i menu

  • Spotkać się z kilkoma najlepszymi firmami

  • Dokonać wyboru firmy cateringowej

  • Sfinalizować umowę

3. Oszacuj, ile czasu zajmie każdy z kroków, aby stworzyć oś czasu

Mając szczegółową listę wszystkich kroków w projekcie, następnym etapem jest alokacja czasu potrzebnego na ich realizację. Z jednej strony musisz zapewnić zespołowi dość czasu na wykonanie każdego zadania, a jednocześnie zmieścić się w wyznaczonym terminie. Wiedząc, ile czasu zajmie każde zadanie, łatwiej zaplanować i ustalić kolejność poszczególnych kroków, co pozwoli stworzyć harmonogram projektu.

Wracając do naszego przykładu kolacji dla klientów, weźmy jako przykład krok „Dokonać wyboru firmy cateringowej” (razem z jego podzadaniami), aby oszacować ile czasu zajmie wykonanie każdego zadania.

Wybór firmy cateringowej (9 tygodni)

  • Stworzyć listę potencjalnych firm cateringowych (1 tydzień)

  • Pozyskać oferty od firm cateringowych (3 tygodnie)

  • Porównać oferty i menu (1 tydzień)

  • Spotkać się z kilkoma najlepszymi firmami (2 tygodnie)

  • Dokonać wyboru firmy cateringowej (1 tydzień)

  • Sfinalizować umowę (1 tydzień)

Jak wynika z naszych prognoz, cały proces wyboru firmy cateringowej potrwa w sumie 9 tygodni. Na tej podstawie możesz określić, kiedy powinieneś rozpocząć pracę nad realizacją tego kroku i dodać odpowiednie daty do osi czasu.

4. Wyznacz zależności oraz kolejność poszczególnych kroków

W trakcie realizacji projektu, niektóre kroki mogą być wykonywane równolegle do siebie – szczególnie jeśli każde zadanie jest wykonywane przez innego członka zespołu. Są jednak również takie zadania, których nie można rozpocząć przed ukończeniem innego kroku. Innymi słowy, niektóre kroki są zależne od wykonania innych. Na przykład, nie możesz zamówić jedzenia dopóki nie wybierzesz firmy cateringowej. Jest to jeden z wielu powodów, dla których oś czasu jest tak ważna. Możliwość wizualizacji wszystkich kroków, zależności między nimi oraz czasu potrzebnego na ich ukończenie pomoże Ci utrzymać projekt na właściwych torach.

Jest to również odpowiedni moment na to, aby ustalić, kto i za jaki krok będzie odpowiedzialny. Wyznaczenie odpowiedzialności za każdy element projektu już na początku pozwoli Ci zidentyfikować i wyeliminować ewentualne konflikty czasowe lub dotyczące zasobów. W kroku 6. dowiesz się, jak udostępnić swoją oś czasu wszystkim zainteresowanym osobom, aby jasno określić zakres obowiązków.

Przeczytaj: Twój przewodnik po rozpoczęciu pracy z zarządzaniem zasobami

Jednym z zadań w ramach naszego wydarzenia jest rozesłanie zaproszeń. Choć z pozoru krok ten wydaje się prosty, jest szereg zadań, które trzeba zrealizować zanim będzie można w ogóle pomyśleć o wysłaniu zaproszeń. Po pierwsze, trzeba je zaprojektować, ale do tego celu trzeba wybrać motyw wydarzenia. Trzeba najpierw wykonać jedno zadanie, aby móc przystąpić do kolejnego. Oto przykład:

Motyw wydarzenia (Zespół ds. planowania wydarzenia) → Koncepcje projektowe (Linda) → Wybór projektu (Zespół ds. planowania wydarzenia) → Stworzenie zaproszeń (Linda) → Rozesłanie zaproszeń (Tara)

Warto poświęcić czas na wyznaczenie wszystkich zależności oraz sekwencji (czyli kolejności) poszczególnych zadań. To pozwoli Ci zobaczyć, jak wszystkie elementy układają się w całość. Równie ważne jest także podjęcie decyzji o tym, kto i za jakie zadanie będzie odpowiedzialny. Kto będzie odpowiedzialny za wybór motywu wydarzenia? Kto zaprojektuje zaproszenia? Nie czekaj aż nadejdzie czas na realizację danego zadania żeby przypisać je do odpowiedniej osoby – zaplanuj wszystko z wyprzedzeniem, aby uniknąć ewentualnych konfliktów lub problemów.

Dobra wiadomość jest taka, że proces tworzenia i wysyłania zaproszeń może odbywać się równolegle do wyboru firmy cateringowej (co zostanie odzwierciedlone na naszej osi czasu).

5. Stwórz swoją oś czasu

Czy zaczynasz powoli wizualizować oś czasu swojego projektu? Jeśli tak, nie warto trzymać tych wyobrażeń (razem ze wszystkimi zadaniami i datami wykonania) w głowie. Lepszym rozwiązaniem jest przelanie ich na papier lub zapisanie ich w formie elektronicznej. Twoim pierwszym odruchem może być otwarcie Excela lub PowerPointa, ale wstrzymaj się z tym. Ponieważ żadne z tych narzędzi nie zostało stworzone do planowania projektów ani zarządzania nimi, szybko napotkasz wyzwania, których mógłbyś uniknąć wybierając lepsze narzędzie.

Zamiast tego, postaw na dedykowane narzędzie do zarządzania projektami, takie jak Asana, które zostało zaprojektowane do tworzenia osi czasu projektów oraz zarządzania nimi. Nie tylko zaoszczędzisz czas na samym tworzeniu osi czasu (nie będziesz musiał łączyć ze sobą komórek, ani dodawać żadnych formuł, aby przekształcić arkusz kalkulacyjny w oś czasu), ale także będziesz mógł zarządzać swoją osią czasu już po rozpoczęciu projektu. Wybór dedykowanego narzędzia do zarządzania projektami umożliwi Ci łatwe modyfikowanie osi czasu w trakcie pracy oraz informowanie interesariuszy o zmianach i postępach.

Z odpowiednim narzędziem, Twoja oś czasu będzie powiązana z konkretnymi zadaniami, a do tego będzie zawsze odzwierciedlać aktualne informacje, pomagając utrzymać Twój projekt na właściwych torach.

Jak stworzyć oś czasu w Asanie

Aby stworzyć harmonogram swojego projektu, skorzystaj z funkcji Osi czasu Asany:

  1. Wypisz wszystkie kroki w ramach projektu, zapisując je jako zadania na liście.

  2. W każdym zadaniu, ustaw datę rozpoczęcia i zakończenia.

  3. Przypisz każde zadanie do odpowiedniego właściciela.

  4. Wyznacz zależności między zadaniami.

  5. Przełącz się na widok Osi czasu, aby wyświetlić swoje zadania na wizualnej osi czasu.

Oś czasu wydarzenia w Asanie

Wskazówka: jeśli masz już gotowy plan wydarzenia zapisany w arkuszu kalkulacyjnym, możesz szybko zaimportować go do Asany korzystając z naszego importera CSV i pominąć czwarty krok.

Przeczytaj: 7 niezbędnych narzędzi do planowania wydarzeń każdego menedżera projektu

Szablony osi czasu, które pomogą Ci rozpocząć

Najłatwiejszym sposobem, aby szybko utworzyć oś czasu projektu jest rozpoczęcie od szablonu projektu. Poniżej znajdziesz kilka takich szablonów stworzonych przez Asanę, które możesz wykorzystać już teraz. Każdy projekt domyślnie otwiera się w widoku listy, ale po kliknięciu na zakładkę „Oś czasu” możesz wyświetlić go w widoku osi czasu:

6. Udostępnij swoją oś czasu interesariuszom

Pamiętasz, jak na początku dodaliśmy listę wszystkich interesariuszy do briefu projektu? To samo powinieneś uczynić z osią czasu, udostępniając ją wszystkim zaangażowanym osobom. Możesz być pewien, że docenią przejrzystość Twojego planu. Im bardziej ułatwisz im wykonanie swojej części projektu, tym większa będzie ich wdzięczność.

Tworząc swoją oś czasu w dedykowanym narzędziu do zarządzania projektami, z łatwością udostępnisz ją innym osobom. Zapomnij o mailach czy plikach dokumentów – przekazuj wszystkie informacje interesariuszom w mgnieniu oka, aby byli poinformowani o tym, kto, co i na kiedy musi wykonać.

W przypadku naszego wydarzenia dla klientów, oś czasu zostanie udostępniona wszystkim osobom zaangażowanym w projekt – nie tylko tym ze zbliżającymi się zadaniami. Dzięki temu, każdy będzie mógł śledzić swoje zadania wraz z powiązanymi z nimi zależnościami, bez potrzeby zawracania Ci głowy ciągłymi pytaniami.

7. Zarządzaj i modyfikuj: wskazówki, jak używać osi czasu już po rozpoczęciu projektu

Jeśli masz już doświadczenie w pracy z projektami to na pewno wiesz, że nie zawsze wszystko układa się według planu. Jednak będąc przygotowanym na ewentualne zmiany, nie będą się one wydawać aż tak dużym wyzwaniem. Oś czasu stanowi świetne narzędzie nie tylko do planowania – pomoże Ci również na bieżąco reagować na sytuację w przypadku opóźnień lub zmian.

Modyfikowanie zadań nie musi być trudne ani zaburzać całego projektu. Jeśli jedna część projektu opóźni się, zyskasz jasność, w jaki sposób przełoży się to na resztę projektu. To pozwoli Ci odpowiednio dostosować pozostałe zadania, a w efekcie popchnąć cały projekt do przodu.

Jak zauważa The Balance Careers, zmianami w projekcie można zarządzać na poziomie poszczególnych kroków, ale ich zatwierdzenie powoduje konieczność aktualizacji osi czasu. Ponieważ osie czasu szybko się dezaktualizują, poleganie na narzędziu do zarządzania projektami zamiast na mailach czy arkuszach kalkulacyjnych znacząco ułatwia całe zadanie. Jako właściciel projektu, na Tobie spoczywa obowiązek poinformowania interesariuszy o tym, co stanowi główne źródło wiedzy na jego temat (Twoja oś czasu) i pilnowanie, aby było ono zawsze aktualne.

  • Podejmuj natychmiastowe działania. Z chwilą zatwierdzenia zmian, zaktualizuj oś czasu, aby zostały na niej odzwierciedlone.

  • Informuj o wszystkim interesariuszy. Każda osoba, której dotyczą zmiany wprowadzone na osi czasu projektu powinna wiedzieć, jaki mają one na nią wpływ oraz mieć możliwość zobaczenia tych zmian na osi czasu.

  • Określ wpływ zmian. Po zaktualizowaniu osi czasu, będziesz mógł zobaczyć, które przedziały czasowe są przeładowane i kto ma za dużo zadań. Czy możesz przesunąć zadanie, aby wydłużyć czas na jego wykonanie? Czy ktoś inny może przejąć za nie odpowiedzialność lub pomóc w jego realizacji?

Aby podsumować nasz przykład związany z organizacją wydarzenia dla klientów, załóżmy, że wybrałeś firmę cateringową przed wyznaczonym czasem. Wkrótce masz sfinalizować umowę, ale nagle otrzymujesz telefon, że w wyniku błędu firma cateringowa została już zarezerwowana przez kogoś innego w tym samym termie. Musisz więc znaleźć nową firmą.

Możemy użyć naszej osi czasu, aby zmienić harmonogram (a także każdy element na jaki zmiana ta będzie mieć wpływ). Z pozytywnych stron: zrealizowaliśmy już sporą część zadań, co jest widoczne na osi czasu. Choć sytuacja może być frustrująca, wydaje się łatwiejsza do opanowania dzięki osi czasu, która dotychczas zapewniała nam dobrą organizację i pomagała trzymać się planu.

Zobacz, jak oś czasu może pomóc Ci w wizualizowaniu Twoich projektów

Częste pytania związane z osiami czasu projektów

Zdobycie wiedzy, jak stworzyć dobrze zorganizowaną oś czasu projektu to świetny pierwszy krok na drodze do zrozumienia, jak korzystać z tego potężnego narzędzia. Mimo to, wciąż możesz mieć kilka pytań. Nie martw się – nie jesteś w tym sam. Oto odpowiedzi na kilka częstych pytań związanych z osiami czasu:

Czym różni się oś czasu od wykresu Gantta?

Wykresy Gantta bardziej skupiają się na przepływie pracy i zależnościach między zadaniami. Są bardziej linearne i nie uwzględniają zmian ani równoległego wykonywania wielu zadań. Osie czasu są elastyczne i łatwo dostosowują się do zmian w projekcie. Umożliwiają łatwe aktualizowanie przepływu pracy. Zarówno osie czasu, jak i wykresy Gantta są narzędziami wizualnymi.

Jak śledzić postępy w wielu projektach jednocześnie?

Portfolio projektów do zarządzania wieloma projektami

Zarządzanie wieloma projektami w arkuszu kalkulacyjnym to spore wyzwanie. Co innego w przypadku dedykowanego narzędzia do zarządzania projektami. Takie narzędzia obejmują wiele widoków, umożliwiając przeglądanie pojedynczych projektów lub zarządzanie wieloma projektami jednocześnie w widoku portfolio.

Innymi słowy, pozwalają Ci zobaczyć, kiedy zespół ma wolne moce przerobowe, a kiedy są one w pełni wykorzystane i wprowadzać zmiany, aby zrównoważyć jego obciążenie.

Zaplanuj harmonogram swojego następnego projektu z większą pewnością

Projektu nie wystarczy zaplanować. Równie ważne jest określenie sposobu jego realizacji. Opracowanie osi czasu lub harmonogramu projektu jest istotnym elementem fazy planowania, a ponadto pozwala skuteczniej zarządzać samym projektem.

Korzystanie z powyższego procesu do planowania osi czasu pomoże Ci skoncentrować się na Twoich zadaniach i zmniejszy stres. Wypróbuj go, dostosuj do swojego przepływu pracy i udostępniaj!

A jeśli chcesz wejść na jeszcze wyższy poziom, stwórz swoją następną oś czasu w Asanie.

Powiązane zasoby

Artykuł

30-60-90 day plan: How to onboard new hires with ease