Jak tworzyć harmonogramy projektów, aby usprawnić pracę

Zdjęcie współautora – Molly TalbertMolly Talbert29 lipca 20204 min czytania
facebooktwitterlinkedin
Jak tworzyć harmonogramy projektów, aby usprawnić pracę – obraz nagłówka

Nowy projekt często oznacza początek nowej przygody, której nieodłącznym towarzyszem są liczni interesariusze, terminy, produkty końcowe i narzędzia. Jednak niezależnie od tego, czy Twój projekt zakłada wprowadzenie nowego produktu na rynek, organizację wydarzenia dla dostawców, stworzenie kalendarza redakcyjnego na nadchodzący rok, czy nawet wprowadzenie nowego pracownika do firmy – będziesz potrzebować harmonogramu projektu, który pomoże Ci dotrzeć do celu.

Stworzenie harmonogramu projektu obejmującego przejrzyste plany, procesy i obowiązki jest kluczowe, aby utrzymać zespół na właściwych torach, wiedzieć, kto, co i na kiedy musi wykonać oraz jak poszczególne elementy składają się w całość. Choć przygotowanie go wymaga czasu, dobrze opracowany harmonogram projektu pozwoli Ci zwiększyć wydajność, odpowiedzialność i przejrzystość. A te trzy słowa to muzyka dla uszu każdego (szczególnie Twojego szefa, który powierzył Ci ten projekt). Pozwoli Ci to także zmniejszyć liczbę narzędzi, które powinny pomagać w zarządzaniu projektem, ale w rzeczywistości tylko utrudniają ten proces.

Być może na Twojej wizytówce nie widnieje tytuł menedżera projektu, ale wiesz co? Zarówno w przypadku tego projektu, jak i wielu kolejnych, taka jest de facto Twoja rola. Wykorzystaj to na swoją korzyść! Ucząc się myśleć jak menedżer projektu, znajdziesz się na dobrej drodze do zwiększenia efektywności swojej pracy.

Pobierz raport: Zwrot z inwestycji a zarządzanie pracą

Jak tworzyć harmonogramy projektów

Skoro jesteś już gotowy, aby wykonać kolejny krok jako menedżer projektu, czas przystąpić do planowania i sporządzenia harmonogramu projektu. Jeśli planowanie projektów to dla Ciebie wciąż nowy i nieznany teren, oto lista kroków, które pomogą Ci stworzyć Twój plan:

  1. Określ cele projektu. Wypisz kluczowe kamienie milowe lub produkty końcowe, które sprawią, że projekt zakończy się sukcesem.

  2. Zidentyfikuj wszystkich interesariuszy. Zrób listę wszystkich osób, które muszą być zaangażowane w Twój projekt, nawet jeśli ich rola ogranicza się jedynie do zatwierdzenia czegoś.

  3. Wyznacz datę zakończenia. W jakim terminie musisz bezwzględnie zakończyć projekt? Upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu, aby uwzględnić konflikty, które z pewnością pojawią się na Twojej drodze.

  4. Stwórz listę kroków lub zadań. Podziel określone w kroku 1 kamienie milowe i produkty końcowe na mniejsze zadania i podzadania, aby upewnić się, że masz wszystko pod kontrolą.

  5. Wyznacz odpowiedzialność za każde zadanie. Zdecyduj, komu przydzielić poszczególne zadania i podzadania, jasno określając terminy ich wykonania. Pamiętaj, że Twoi współpracownicy prawdopodobnie pracują już nad innymi projektami. Sprawdź ich obciążenie, aby nie czuli się przeciążeni pracą.

  6. Zaplanuj daty poszczególnych zadań. Przeanalizuj, ile czasu zajmie wykonanie każdego zadania (określ datę rozpoczęcia i zakończenia), biorąc pod uwagę opóźnienia, które są nieuniknione. Weź również pod uwagę kolejność, w jakiej zadania powinny być realizowane, ponieważ niektóre z nich nie będą mogły zostać wykonanie przed ukończeniem innych.

  7. Zorganizuj harmonogram swojego projektu w jednym narzędziu i udostępnij go zespołowi.

    Masz już w ręku plan, więc teraz pora udostępnić go wszystkim zaangażowanym osobom, aby mogli go zobaczyć i rozpocząć nad nim pracę. Znalezienie narzędzia, które pomoże Ci zrobić jedno i drugie będzie miało kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojego projektu.

Mając gotowy harmonogram projektu, czas, jaki będziesz musiał poświęcić na zarządzanie projektem zmniejszy się, a Ty (i Twój zespół) zyskacie więcej godzin w ciągu dnia, aby skupić się na tym, co najważniejsze.

Przykładowe harmonogramy projektów

Po wykonaniu wszystkich powyższych kroków, zyskasz przejrzysty harmonogram, określający wszystkie działania do wykonania w ramach Twojego projektu. Poniżej znajdziesz kilka przykładowych harmonogramów:

Przykładowy harmonogram planu wydarzenia

Planujesz wirtualne wydarzenie? Twój plan powinien zawierać listę wszystkich kroków i terminów prowadzących do tego ważnego dnia.

Wskazówka Asany: szybko rozpocznij organizację swojego następnego wydarzenia, korzystając z naszego szablonu.

Przykładowy harmonogram wprowadzenia nowego produktu na rynek

Dla swojego następnego produktu, stwórz listę wszystkich działań, planując każdy krok i zależności, a następnie wyświetl je w jednym, łatwym do udostępnienia projekcie, aby Twój zespół mógł na bieżąco śledzić postępy.

Wskazówka Asany: szybko rozpocznij planowanie swojej następnej premiery, korzystając z naszego szablonu.

Przykładowy harmonogram kampanii marketingowej

Wiedz, co dokładnie dzieje się w każdym dniu Twojej kampanii marketingowej, dzięki planowi, w którym zaplanujesz każdy krok:

Wskazówka Asany: szybko rozpocznij swoją następną kampanię marketingową, korzystając z naszego szablonu.

Kolejne kroki po utworzeniu harmonogramu projektu

Utworzenie osi czasu projektu ma na celu poprawę wydajności i zwiększenie efektywności. Uzyskanie pełnego obrazu projektu i opracowanie przemyślanego planu oznacza mniejszy stres i większą produktywność. Po utworzeniu planu, czekają Cię jeszcze dwa kroki:

Udostępnij go swojemu zespołowi

Udostępniając harmonogram projektu członkom zespołu, uzyskają oni jasny obraz swoich obowiązków w ramach projektu, a także możliwość dzielenia się przemyśleniami na temat swojej części planu. Zacznij od wysłania harmonogramu projektu do wszystkich zaangażowanych w niego osób, prosząc je o podzielenie się informacjami zwrotnymi (pytania, wątpliwości lub pomysły).

Utrzymaj dobrą organizację, zapewniając zespołowi jedno, centralne miejsce do publikowania odpowiedzi i wyznacz nieprzekraczalny termin, aby zmotywować go do szybszego działania. Po zebraniu wszystkich informacji zwrotnych, stwórz zaktualizowaną wersję harmonogramu i udostępnij go wszystkim interesariuszom. Ponadto upewnij się również, że harmonogram Twojego projektu jest uwzględniony we wszystkich ważnych dokumentach związanych z planowaniem projektu, takich jak brief projektu czy streszczenie.

Modyfikuj go w miarę postępów

Już w starożytnej Grecji Heraklit mawiał, że jedyną stałą rzeczą we wszechświecie jest zmiana. Nie inaczej jest w przypadku Twojego planu projektu. Po rozpoczęciu projektu, nieustannie monitoruj swój harmonogram i modyfikuj go w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności.

Zarządzanie harmonogramem projektu i wszystkimi jego zasobami w centralnym miejscu pozwoli stworzyć jedno źródło informacji na jego temat, zapewniając jednocześnie, że wszyscy korzystają z najbardziej aktualnej wersji harmonogramu.

Zwiększ wydajność: przekształć plany i harmonogramy w szablony

Aby zaoszczędzić jeszcze więcej czasu na planowaniu projektów, użyj sprawdzonego szablonu, aby nie rozpoczynać każdego nowego projektu od podstaw.

Jeśli Twój projekt zakłada zaplanowanie corocznego wydarzenia – np. targów dla dostawców – możesz stworzyć harmonogram i wykorzystywać go przy każdej kolejnej okazji. Jakie inne projekty, które realizujesz, składają się z podobnego zestawu kroków? Na przykład, Twoje targi dla dostawców mogą zawierać zadania pokrywające się z wirtualnym wydarzeniem dla klientów, które organizujesz pod koniec roku. Stworzenie szablonu harmonogramu pozwoli Ci realizować kolejne projekty szybciej i z większą skutecznością.

Gdzie stworzyć harmonogram projektu?

Jeśli zaczynasz co raz bardziej wczuwać się w rolę menedżera projektu i chcesz wyjść poza harmonogramy, aby jeszcze bardziej zwiększyć swoją efektywność, prawdopodobnie nadszedł czas, aby poszukać bardziej kompleksowego narzędzia (tak, one istnieją!).

Dostępne są narzędzia do zarządzania pracą umożliwiające tworzenie dynamicznych harmonogramów projektów i intuicyjnych osi czasu w stylu wykresu Gantta, które zapewniają przejrzysty wgląd we wszystkie etapy projektu wszystkim jego interesariuszom. Pożegnaj więc maile, arkusze kalkulacyjne i czat, które wzajemnie się ze sobą nie komunikują.

Stworzenie i zarządzanie harmonogramem projektu w jednym, scentralizowanym systemie pozwoli Ci dodać każdy krok i określić czas jego trwania za pomocą kalendarza projektu, tworzyć zadania i podzadania i przypisywać je odpowiednim osobom. Jeśli zajdzie potrzeba zmodyfikowania planu, możesz szybko wprowadzić zmiany w używanym przez siebie narzędziu. Wówczas wszyscy interesariusze zostaną powiadomieni o tej zmianie. Ponadto możesz wyświetlić harmonogram w różnych widokach, dopasowując go do rodzaju projektu i swoich przepływów pracy, aby zobaczyć, jak wszystko układa się w całość i zawsze wiedzieć, kto, co i na kiedy musi wykonać.

Przeczytaj: Twórz kalendarze dla swojego zespołu i projektów w Asanie

Pracuj mądrzej dzięki harmonogramom projektów

Gratulacje, jesteś na świetnej drodze do tego, aby zacząć pracować mądrzej! Masz już odpowiednie nastawienie i wiesz, jakie kroki musisz wykonać, aby usprawnić swój proces planowania projektów. Możesz wykonać każdy z nich (i nie tylko) korzystając z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana. Wykorzystaj je, aby każdy Twój projekt kończył się sukcesem. Owocnego planowania!

Powiązane zasoby

Artykuł

New to cost management? Start here.