Jak napisać streszczenie (z przykładami)

Jedną z największych zalet zarządzania projektami jest to, że pozwala ono zaplanować i zrealizować całą pracę zespołu, a także nią zarządzać. Często przydaje się łatwy dostęp do tych informacji. Zdarza się jednak, że nowi członkowie projektu lub kluczowego personelu kierowniczego chcą po prostu uzyskać ogólne informacje o projekcie. Do tego celu potrzebujesz możliwości zwięzłego przedstawienia jego głównych punktów – bez utraty uwagi czytelnika.

W tej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest napisanie streszczenia. Jeśli stanowo ono dla Ciebie nowość, w tym artykule znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć o tym, jak je zaplanować, napisać i udostępnić zespołowi.

Czym jest streszczenie?

Streszczenie to podsumowanie dokumentu, a jego długość i zakres będzie się różnić w zależności od dokumentu, którego dotyczy. Przeważnie streszczenia liczą od jednej do dwóch stron i zamieszcza się w nich wszystkie informacje, które powinni znać odbiorcy i najważniejsi interesariusze.

Wyobraź to sobie w ten sposób: gdyby kluczowi interesariusze przeczytali jedynie Twoje streszczenie, czy mieliby wszystkie informacje potrzebne do tego, aby z sukcesem wykonać całą pracę? Jeśli odpowiedź brzmi tak, to Twoje podsumowanie spełniło swoje zadanie.

Często pisze się streszczenia następujących dokumentów:

• Uzasadnienia biznesowego

• Propozycje projektów

• Dokumenty badawcze

• Badania środowiskowe

• Badania rynku

• Plany projektów

Zazwyczaj streszczenie składa się z czterech części:

1. Opisanie problemu lub potrzeby, którą dokument ma rozwiązać.

2. Przedstawienie zalecanego rozwiązania.

3. Wyjaśnienie wartości i zalet rozwiązania.

4. Podsumowanie i konkluzja na temat znaczenia przedstawionej inicjatywy.

Czym jest streszczenie w zarządzaniu projektami?

W zarządzaniu projektami streszczenie jest sposobem na zapewnienie przejrzystości członkom zespołów międzyfunkcyjnych, liderom i interesariuszom projektu. Potraktuj je jako krótką prezentację projektu dla członków zespołu, którzy nie mają czasu lub potrzeby zagłębienia się we wszystkie szczegóły.

Główna różnica między streszczeniem w zarządzaniu projektami a bardziej tradycyjnym streszczeniem w biznesplanie polega na tym, że to pierwsze powinno zostać przygotowane na początku projektu, a to drugie – po napisaniu biznesplanu. Na przykład, aby napisać streszczenie badania środowiskowego, powinno się sporządzić raport na temat wyników i ustaleń po jego zakończeniu. Natomiast w przypadku streszczenia w zarządzaniu projektami należy przedstawić cele projektu i wyjaśnić, dlaczego są one ważne.

Streszczenie w zarządzaniu projektami również obejmuje cztery wymienione powyżej części:

1. Opisanie problemu lub potrzeby: dlaczego ten projekt jest realizowany? Jaki pomysł, informacje zwrotne od klientów, strategia produktu lub inna potrzeba leży u jego podstaw?

2. Przedstawienie zalecanego rozwiązania lub celów projektu: w jaki sposób projekt rozwiąże problem przedstawiony w pierwszej części? Jakie są cele i założenia projektu?

3. Wyjaśnienie wartości i zalet rozwiązania: co się stanie po zakończeniu projektu? Jak poprawi to i rozwiąże problem nakreślony w pierwszej części?

4. Podsumowanie i konkluzja na temat znaczenia przedstawionej inicjatywy: to kolejna okazja, aby ponownie przedstawić wagę projektu. Pomocne może być również odniesienie się do odbiorców oraz do tego, w jaki sposób proponowane rozwiązania zaspokoją wyrażone potrzeby. Na koniec uwzględnij istotne dalsze kroki.

Jeśli dopiero zaczynasz pisać streszczenie, być może zastanawiasz się, jak ma się ono do innych elementów zarządzania projektami. Oto porównanie:

Streszczenie a plan projektu

Plan projektu to zestawienie kluczowych elementów, które należy osiągnąć, aby skutecznie zrealizować cele i założenia projektu. Plany projektów obejmują cele, wskaźniki sukcesu, interesariuszy i role, budżet, kamienie milowe i produkty, oś czasu i harmonogram oraz plan komunikacji.

Streszczenie to podsumowanie najważniejszych informacji zawartych w planie projektu. Pomyśl o kluczowych informacjach, które musisz przekazać zespołowi zarządzającemu przed dołączeniem do projektu, jeszcze zanim będą mieli okazję zobaczyć plan projektu.

Streszczenie a przegląd projektu

Przegląd projektu i streszczenie często składają się z podobnych elementów – oba zawierają podsumowanie najważniejszych informacji o projekcie. To pierwsze powinno jednak być dołączone bezpośrednio do projektu, aby można było w każdej chwili uzyskać do niego wgląd.

Chociaż możesz dołączyć streszczenie do swojego projektu w zależności od rodzaju używanego przez Ciebie narzędzia do zarządzania projektami, może stanowić ono również samodzielny dokument.

Streszczenie a cele projektu

W drugiej części (przedstawienie zalecanego rozwiązania lub celów projektu), streszczenie powinno zawierać omówienie celów projektu. Oprócz wypisania celów projektu wyjaśnij, dlaczego są one ważne i jak planujesz je osiągnąć.

Zalety streszczenia

Być może zastanawiasz się, dlaczego warto napisać streszczenie projektu. Czy plan projektu nie wystarczy?

Jak już wspomnieliśmy, nie każdy ma czas lub potrzebę analizowania wszystkich szczegółów Twojego projektu. Chodzi raczej o to, aby poznać jego cele i zrozumieć, dlaczego są one ważne. Narzędzia do zarządzania pracą, takie jak Asana, pomagają skonsolidować wiele kluczowych informacji o projekcie, pozwalając Tobie i Twojemu zespołowi uzyskać jasny obraz na temat tego kto, co i na kiedy musi wykonać. Bardziej niż dla członków zespołu, którzy aktywnie pracują nad projektem, streszczenie jest skierowane bardziej do interesariuszy spoza projektu, którzy chcą szybko uzyskać najważniejsze informacje i odpowiedź na pytanie, dlaczego Twój projekt jest ważny.

Dobre streszczenie zapewnia interesariuszom ogólny obraz całego projektu i jego najważniejszych punktów – bez zagłębiania się we wszystkie szczegóły. Jeśli będą oni potrzebować więcej informacji, będą mogli uzyskać dostęp do planu projektu lub przejrzeć poszczególne zadania w narzędziu do zarządzania pracą.

Jak napisać dobre streszczenie, z przykładami

Streszczenie składa się z czterech części. W napisaniu dobrego streszczenia pomoże Ci ten szablon. Kiedy już skończysz, przeczytaj je ponownie, aby upewnić się, że zawiera wszystkie kluczowe informacje, które musisz przekazać interesariuszom.

1. Opisanie problemu lub potrzeby, którą projekt ma rozwiązać

Rozpocznij podsumowanie od wyjaśnienia, dlaczego ten dokument (i powiązany z nim projekt) są ważne. Przedstaw problem, uwzględniając wszelkie posiadane wyniki badań i informacje zwrotne od klientów. Wyjaśnij, w jaki sposób ten problem jest istotny dla Twoich klientów oraz dlaczego warto go rozwiązać.

Załóżmy, że pracujesz w firmie produkującej zegarki. Twój projekt polega na zaprojektowaniu prostszego i tańszego zegarka, który będzie w stanie przyciągnąć nabywców dóbr luksusowych, a jednocześnie będzie skierowany do nowej grupy klientów.

Przykładowe streszczenie:

Ostatnie badania opinii klienta wykazały, że 52% konsumentów chciałoby prostszej, tańszej wersji naszego produktu. W 87% przypadków konsumenci, którzy wybrali zegarki konkurencji, jako przyczynę podali cenę. Aby jak najlepiej zaspokoić potrzeby naszych obecnych klientów i wejść na nowe rynki, musimy opracować serię zegarków, które mogą być sprzedawane po cenie odpowiedniej dla rynku docelowego.

2. Przedstawienie zalecanego rozwiązania lub celów projektu

Po opisaniu problemu wyjaśnij, jakie rozwiązanie proponujesz. W przeciwieństwie do abstraktu lub konspektu, w streszczeniu powinno się je przedstawić stanowczo. Chodzi w końcu o przekonanie do niego czytelników. To nie jest miejsce na burzę mózgów, a raczej miejsce na uzasadnienie zalecanego rozwiązania.

Ponieważ piszesz streszczenie na początku projektu, nie musisz uwzględniać w nim produktów końcowych ani kamieni milowych. Stanowi ono jednak Twoją szansę na to, aby w ogólny sposób opisać, co wydarzy się w jego trakcie. Jeśli potrzebujesz pomocy w opracowaniu ogólnego przeglądu głównych produktów końcowych projektu i jego osi czasu, rozważ stworzenie harmonogramu projektu, zanim przystąpisz do napisania streszczenia.

Wróćmy do naszego przykładowego streszczenia:

Najtańsza wersja naszej nowej serii zegarków będzie kosztowała o 20% mniej niż nasz obecnie najtańszy produkt. Pozostawiamy otwartą opcję, aby zaoferować je nawet o 40% taniej, ale to będzie zależało od materiału i mechanizmu. Aby móc zaoferować te ceny, wykonamy następujące czynności:

• Będziemy oferować zegarki z nowych materiałów, w tym potencjalnie z silikonu lub drewna

• Użyjemy wysokiej jakości mechanizmu kwarcowego zamiast własnego mechanizmu automatycznego

• Wprowadzimy paski z możliwością personalizacji, z naciskiem na wybór i elastyczność jako alternatywę dla tradycyjnego luksusu

Każdy zegarek będzie nadal podlegał rygorystycznej kontroli jakości, aby zachować tę samą światowej klasy szybkość i precyzję obecnie oferowanych produktów.

3. Wyjaśnienie wartości i zalet rozwiązania

W tym miejscu przyjrzyj się bliżej temu, jaki wpływ będzie miało Twoje rozwiązanie i jak rozwiąże problem opisany na początku. Jeśli oczekujesz wyników, wyjaśnij je. W tej sekcji możesz również podać informacje finansowe, zagrożenia związane z projektem lub potencjalne korzyści. Pomocne będzie również poinformowanie, w jaki sposób Twój projekt odnosi się do celów Twojej firmy lub OKR-ów.

Wróćmy do naszego przykładowego streszczenia:

Dzięki nowym ofertom, które są od 20% do 40% tańsze niż nasz obecnie najtańszy produkt, spodziewamy się, że będziemy w stanie przebić się na rynku zegarków casualowych, jednocześnie kontynuując rozwój naszej luksusowej marki. Pomoże nam to osiągnąć cel nr 3 na rok budżetowy 2022: rozszerzenie marki. Ta nowa oferta może przynieść nawet trzy miliony dolarów zysku rocznie, co pomoże nam osiągnąć cel nr 1: roczny zysk w wysokości 7 milionów dolarów.

Wstępne badanie opinii klienta wskazuje, że tańsze opcje nie wpłyną na wartość ani prestiż luksusowej marki, chociaż jest to ryzyko, które należy wziąć pod uwagę podczas projektowania. Aby zmniejszyć to ryzyko, zespół ds. marketingu produktu rozpocznie pracę nad strategią wejścia na rynek sześć miesięcy przed premierą.

4. Podsumowanie i konkluzja na temat znaczenia przedstawionej inicjatywy

Po przedstawieniu wszystkich ważnych dla członków kluczowego personelu kierowniczego informacji, sekcja ta jest dobrym miejscem do ponownego podkreślenia znaczenia tej inicjatywy dla organizacji. Jakie są kluczowe elementy Twojego streszczenia, które powinni mieć na uwadze?

Wróćmy i dokończmy nasze przykładowe streszczenie:

Tańsze i urozmaicone oferty nie tylko pozwolą nam wejść na nowy rynek, ale także rozwijać naszą markę i ją promować. Biorąc pod uwagę wzrost zainteresowania nowymi produktami i spodziewany popyt na tańsze zegarki, spodziewamy się zwiększenia udziału w rynku o 2% rocznie. Więcej informacji można znaleźć w naszej strategii wejścia na rynek oraz w dokumentacji badania opinii klienta.

Przykładowe streszczenie

Po połączeniu ze sobą wszystkich elementów, Twoje podsumowanie mogłoby wyglądać następująco:

Częste błędy popełniane przy pisaniu streszczenia

Wiemy, że wprawy w pisaniu streszczeń nie nabywa się z dnia na dzień. Na początku skorzystaj z czteroczęściowego szablonu zawartego w tym artykule, a następnie ćwicz pisanie streszczeń, aby doskonalić swoje umiejętności. Oto kilka najczęstszych pułapek, których powinno się unikać:

Unikaj żargonu

Streszczenie powinno być tak napisane, aby każdy – od indywidualnych osób zaangażowanych w projekt po członków kluczowego personelu kierowniczego – był w stanie je zrozumieć. Pamiętaj, że możesz mieć znacznie bardziej szczegółowy obraz codziennej pracy i poszczególnych zadań niż interesariusze. Dlatego przeczytaj ponownie swoje streszczenie i upewnij się, że nie zawiera ono zbędnego żargonu. Jeśli to możliwe, wyjaśnij pojęcia związane z tematem lub, najlepiej, całkowicie ich unikaj.

Pamiętaj: to nie jest pełny raport

Jak sama nazwa wskazuje, streszczenie to po prostu... streszczenie. Jeśli za bardzo zaczniesz zagłębiać się w szczegóły odnośnie poszczególnych terminów, zadań i załączników, zatrzymaj się na chwilę i zadaj sobie pytanie, czy naprawdę konieczne jest zawarcie wszystkich tych informacji w streszczeniu. Niektóre szczegóły są ważne; w końcu chcesz, aby Twoje podsumowanie było praktyczne i przekonujące. Pamiętaj jednak, że wszystkie szczegółowe informacje o Twoim projekcie powinny być zapisywane w Twoim narzędziu do zarządzania pracą, a nie w streszczeniu.

Upewnij się, że Twoje streszczenie może stanowić samodzielny dokument

Znasz ten projekt na wylot, ale Twoi interesariusze nie. Po napisaniu streszczenia przeczytaj je, aby upewnić się, że może stanowić samodzielny dokument. Czy interesariuszom potrzebny jest dodatkowy kontekst, aby zrozumieć streszczenie? Jeśli tak, uwzględnij go w swoim streszczeniu lub rozważ dodanie odnośników do dodatkowych informacji.

Pamiętaj o sprawdzeniu swojej pracy

Twoje streszczenie to dynamiczny dokument, który możesz w każdej chwili otworzyć, aby np. poprawić błędy w pisowni. Dobrym pomysłem może być też poproszenie współpracownika o przeglądnięcie dokumentu i spojrzenie na niego świeżym okiem.

Krótko mówiąc, streszczenie jest niezbędne

Streszczenia to świetny sposób na przekazanie wszystkim zainteresowanym osobom informacji o Twoim projekcie. Jeśli wielu interesariuszy projektu chce dowiedzieć się pokrótce, jakie problemy rozwiązuje Twój projekt i dlaczego jest to ważne, streszczenie stanowi dokonały sposób na podzielenie się tymi informacjami.

Aby uzyskać więcej wskazówek, jak połączyć ogólną strategię i plany z realizacją codziennych zadań przeczytaj nasz artykuł na temat planowania strategicznego.