Jak napisać przekonującą propozycję projektu w 6 krokach

Wszystkie projekty mają historie ich utworzenia, ale żaden z nich nie zaczął się od słów „niech znajdą się zasoby”. Aby zrealizować projekt, zespół musi przekazać propozycję do osób decyzyjnych w organizacji lub zewnętrznych interesariuszy. 

Propozycja projektu jest jak krótka prezentacja na piśmie – jej celem jest przedstawienie projektu w skrótowy, ale skuteczny sposób. W tym przewodniku przedstawimy, jak napisać propozycję projektu, dzięki której zdobędziesz aprobatę dla swojej inicjatywy.

Czym jest propozycja projektu?

Propozycja projektu to dokument przedstawiający interesariuszom wszystkie ważne informacje na temat projektu, w tym oś czasu, budżet i cele. Propozycja projektu powinna zawierać podsumowanie szczegółów projektu i przekonywać interesariuszy do zaangażowania się w przedsięwzięcie.

Celem propozycji projektu jest:

• Zdobycie finansowania zewnętrznego

• Przydzielenie zasobów firmy do projektu

• Uzyskanie poparcia interesariuszy

• Dynamiczna i ekscytująca prezentacja projektu

Różnica między propozycją projektu, kartą projektu a uzasadnieniem biznesowym

Propozycje projektu i karty projektu mają inne przeznaczenie w procesie tworzenia projektu, więc warto poznać różnice między nimi. O ile propozycja projektu ma miejsce na początkowym etapie projektu, karta projektu jest dokumentem tworzonym na etapie jego planowania. 

Jak przedstawiono powyżej, propozycja projektu to dokument mający na celu pokazanie interesariuszom, dlaczego projekt powinien zostać zrealizowany. Karta projektu to dokument przedstawiający cele projektu, który można utworzyć dopiero po zatwierdzeniu propozycji projektu.

Również uzasadnienie biznesowe jest często mylone z propozycją projektu, ale także ono ma miejsce po propozycji projektu. Po zatwierdzeniu propozycji uzasadnienie biznesowe może zostać stworzone w celu pozyskania dodatkowych środków dla projektu.

Typy propozycji projektu

Jako kierownik projektu możesz zetknąć się z sześcioma typami propozycji, a poznanie różnych formatów pomoże Ci w napisaniu własnej. Każdy typ ma inny cel.

• Zamówiona: propozycje zamówione są wysyłane w odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Zapytanie ofertowe opisuje szczegółowo projekt i pozyskuje oferty wykwalifikowanych zespołów. Ponieważ ten typ oferty jest związany z konkurowaniem z innymi firmami, konieczne jest zbadanie rynku oraz pisanie w przekonujący sposób.

• Niezamówiona: propozycje niezamówione są wysyłane bez zapytania ofertowego, czyli nikt nie prosił o ich przedstawienie. W takim przypadku nie konkurujesz bezpośrednio z innymi firmami ani zespołami, ale nadal konieczne jest pisanie w przekonujący sposób, ponieważ nie wiesz, czy interesariusz potrzebuje Twoich usług.

• Nieformalna: klient może wysłać nieformalną prośbę o propozycję projektu, na którą możesz odpowiedzieć swoją ofertą. Ponieważ nie jest to oficjalne zapytanie ofertowe, zasady są mniej sztywne.

• Odnowienie: odnowienia są wysyłane do aktualnych klientów w celu przedłużenia ich współpracy z organizacją. W tym typie propozycji projektu celem jest przedstawienie wyników, które zespół wypracował dla klienta, oraz przekonanie go, żeby powierzył on przyszłą pracę zespołowi.

• Kontynuacja: kontynuacje są wysyłane interesariuszom jako przypomnienie o rozpoczęciu projektu. W tym typie propozycji udostępniane są tylko informacje na temat projektu i nie jest konieczne przekonywanie interesariuszy.

• Uzupełniająca: podobnie do kontynuacji, ten typ propozycji jest wysyłany do zaangażowanych już w projekt interesariuszy. W tym typie propozycji informujesz interesariusza o rozpoczęciu projektu i jednocześnie prosisz o dodatkowe zasoby. Ten dokument ma na celu przekonanie interesariusza do zwiększenia jego inwestycji.

Ton i treść propozycji projektu będą różne zależnie od typu wysyłanej propozycji. Gdy znasz cele projektu, możesz odpowiednio napisać swoją propozycję.

Jak napisać propozycję projektu

Poniższe instrukcje odnoszą się większości propozycji projektu, bez względu na ich typ. Konieczne będzie dostosowanie propozycji pod kątem adresata, ale niniejszy zarys propozycji projektowej jest dobrym punktem odniesienia, dzięki któremu zawrzesz wszystkie ważne informacje w swoim dokumencie. 

1. Napisz streszczenie

Streszczenie jest wstępem do propozycji projektu. Podobnie do streszczenia raportu lub wprowadzenia wypracowania, sekcja ta powinna opisywać zawarte dalej informacje i przekonywać interesariusza do kontynuowania lektury. Zależnie od złożoności projektu Twoje streszczenie może mieć długość jednego lub kilku akapitów. 

Streszczenie powinno zawierać:

• Problem, który ma rozwiązać projekt

• Rozwiązanie problemu oferowane przez projekt

• Wpływ projektu 

Tematy te powinny zostać tylko wspomniane w streszczeniu, ponieważ ich szczegółowy opis znajdzie się w dalszej części propozycji. 

2. Przedstaw kontekst projektu

W tej sekcji opisz kontekst projektu. Przedstaw informacje i statystyki mające na celu przekonanie czytającego, że problem, który chcesz rozwiązać, jest istotny.

Spróbuj zawrzeć w tej sekcji odpowiedzi na poniższe pytania:

• Na jaki problem odpowiada projekt?

• Co już wiadomo o tym problemie?

• Kto zajmował się wcześniej tym problemem/co mówią na jego temat badania?

• Dlaczego wcześniejsze badania nie wystarczyły do rozwiązania tego problemu?

W tej sekcji możesz także opisać, jak problem, który chcesz rozwiązać, jest bezpośrednio związany z Twoją organizacją. 

3. Przedstaw rozwiązanie

Po opisaniu problemu w sekcji kontekstu projektu kolejnym logicznym krokiem jest przedstawienie rozwiązania. W tej sekcji możesz bardziej szczegółowo opisać swój projekt. 

Możesz w niej zawrzeć poniższe informacje:

• Deklaracja wizji projektu

• Harmonogram projektu obejmujący ważne kamienie milowe

• Role i obowiązki zespołu projektowego 

• Rejestr zagrożeń przedstawiający metody ograniczenia ryzyka

• Produkty końcowe projektu

• Narzędzia do raportowania, które będą używane w projekcie

Nie wszystkie z tych elementów mogą być dostępne w wybranym formacie propozycji, ale możesz dodać ważne informacje na podstawie zakresu projektu. Sekcja ta będzie prawdopodobnie najbardziej rozbudowaną i szczegółową częścią propozycji, ponieważ opiszesz w niej wszystko, co jest związane z proponowanym rozwiązaniem. 

4. Określ produkty końcowe projektu i cele

Przedstawienie produktów końcowych projektu jest niezbędnym etapem pisania propozycji projektu. Interesariusze chcą wiedzieć, co zostanie wytworzone po zakończeniu projektu: czy będzie to produkt, program, rozwój technologii czy coś innego. W tym miejscu interesariusz zapoznający się z Twoją wizją pomyśli sobie „aha, to po to potrzebują moich środków”.

Przedstawiając produkty końcowe, należy zawrzeć:

• Produkt końcowy lub ostateczny cel projektu 

• Oś czasu projektu do momentu przygotowania produktów końcowych

• Cele SMART dotyczące tworzonych produktów końcowych

Mimo tego, że istotne jest przedstawienie w projekcie problemu i rozwiązania, interesariuszom często łatwiej jest zrozumieć projekt przez jego produkty końcowe.

5. Wymień potrzebne zasoby

Po przedstawieniu problemu, podejścia, rozwiązania i produktów końcowych możesz teraz szczegółowo opisać zasoby potrzebne do zrealizowania przedsięwzięcia.

W tej sekcji możesz opisać:

• Budżet projektu: budżet projektu obejmuje wszystko od materiałów potrzebnych do wytworzenia produktu po cenę reklam i wynagrodzenie zespołu. W tym miejscu należy przedstawić pozycje budżetu potrzebne do realizacji projektu.

• Podział kosztów: sekcja ta powinna uzasadniać zaangażowanie konkretnych zasobów w projekcie. Dzięki temu interesariusze dowiedzą się, na co przeznaczona zostanie ich inwestycja. Podział ten ułatwia także ograniczenie nieoczekiwanych kosztów.

• Plan alokacji zasobów: należy przedstawić plan alokacji zasobów opisujący, na co zostaną przeznaczone konkretne zasoby. Jeśli na przykład szacujesz, że realizacja projektu będzie kosztowała 50 000 $, przedstaw, czy planujesz przeznaczyć te środki na wynagrodzenia, technologię, materiały itp.

Gdy wszystko pójdzie zgodnie z planem, w tym miejscu interesariusze powinni być już przekonani do zainwestowania w proponowany projekt, dlatego umieszczenie opisu potrzebnych zasobów na końcu dokumentu jest sprytną strategią.

6. Przedstaw wnioski

Wreszcie podsumuj propozycję projektu przekonującym i pewnym wnioskiem. Tak jak streszczenie, wniosek powinien krótko podsumowywać problem, na który odpowiada projekt, i Twoje rozwiązanie tego problemu. W części wniosków możesz podkreślić wpływ projektu, ale zadbaj o istotność tej części, tak jak w tradycyjnym wypracowaniu. 

Wskazówki, jak napisać skuteczną propozycję projektu

Dzięki przedstawionym powyżej krokom zawrzesz w swojej propozycji projektu wszystkie potrzebne informacje. Jednak jeśli chcesz zrobić dobre wrażenie na odbiorcy i zdobyć jego aprobatę, Twoja propozycja musi być idealna. Poza powyższymi elementami propozycja projektu powinna mieć poniższe cechy:

Poznaj odbiorców

Zawsze pisz propozycję projektu z myślą o jej odbiorcach (np. interesariuszach). Pamiętaj, że celem propozycji jest zdobycie aprobaty odbiorców, a nie tylko przedstawienie szczegółów projektu. Jeśli na przykład projektujesz nowe narzędzie do edycji dla wydawnictwa publikującego książki dla dzieci, możesz sprawdzić, czy interesariusze są rodzicami, aby sprzedać swój produkt, odnosząc się do ich emocji.

Zabrzmij przekonująco

Propozycja projektu powinna być przekonująca, ponieważ jej celem jest przekonanie czytelników do zaangażowania się w przedsięwzięcie. Jeśli odbiorcy nie zaintryguje projekt, nie będzie chciał z Tobą współpracować. Jeśli opiszesz swoje narzędzie do edycji, ale nie opiszesz oferowanych przez nie funkcji, korzyści dla klienta oraz pozytywnego wpływu na branżę, odbiorcy zadadzą sobie pytanie: „Po co mam się przejmować tym projektem?”. 

Postaw na prostotę

Chociaż niezbędne jest szczegółowe opisanie problemu, podejścia i rozwiązania, propozycja projektu nie powinna być zbyt złożona. Oznacza to, że możesz omówić plan projektu oferowanego narzędzia do edycji, ale nie musisz opisywać bibliotek programistycznych używanych dla każdej funkcji. 

Przeprowadź analizę

Udana propozycja projektu musi zawierać szczegółową analizę. Przygotuj się do poparcia problemu i rozwiązania zaufanymi źródłami, analizami przypadku, statystykami lub wykresami, aby odpowiedzieć na pytania odbiorców. Pisząc propozycję, wczuj się w odbiorcę i zadaj sobie następujące pytania:

• Czemu jest to problem?

• Dlaczego jest to rozwiązanie tego problemu?

• Czy ktoś już próbował rozwiązać ten problem?

• Jaki jest koszt projektu?

Jeśli możesz odpowiedzieć na powyższe pytania, to wykonana została wystarczająca analiza na poparcie proponowanego przedsięwzięcia.

Skorzystaj z narzędzi do zarządzania projektami, aby wzmocnić propozycję projektu

Dobra propozycja projektu obejmuje współpracę zespołową. Za pomocą odpowiednich narzędzi do zarządzania zespół może prowadzić komunikację, dzielić się informacjami i współpracować nad jednym udostępnionym dokumentem. 

Gdy przechowujesz wszystkie informacje projektu w jednym miejscu, możesz łatwo uzyskać dostęp do potrzebnych danych. Propozycje projektu wywodzą się z dobrze zorganizowanych i prawidłowo zaplanowanych projektów, dlatego oprogramowanie do zarządzania projektami jest głównym zasobem do skutecznego napisania propozycji projektu. Chcesz zacząć? Wypróbuj Asanę.