Czym jest alokacja zasobów? Dowiedz się, jak przydzielać zasoby

Kiedy myślisz o najważniejszych elementach planowania projektu, co przychodzi Ci na myśl? Prawdopodobnie myślisz o głównych celach projektu, harmonogramie ich osiągnięcia i zakresie tego, co możesz osiągnąć w ramach projektu. 

Jednak osiągnięcie każdego z tych elementów zależy od jednej rzeczy: zasobów dostępnych dla Twojego projektu. 

W zarządzaniu projektami alokacja zasobów może pomóc Ci zapewnić zespołowi projektowemu zasoby – niezależnie od tego, czy jest to budżet, narzędzia, czy członkowie zespołu – aby osiągnąć cele projektu. Skuteczna alokacja zasobów może pomóc Ci osiągnąć cele projektu na czas i w ramach budżetu. 

Jeśli nigdy wcześniej nie tworzyłeś planu alokacji zasobów, ten artykuł jest dla Ciebie. Przeprowadzimy Cię przez pięć kroków, które pozwolą Ci efektywnie przydzielać zasoby. Następnie przedstawimy typowe wyzwania związane z alokacją zasobów i sposoby, aby im zapobiegać.

Czym jest alokacja zasobów? 

Alokacja zasobów to proces identyfikowania i przypisywania dostępnych zasobów do danej inicjatywy. Skuteczna alokacja zasobów pomaga zmaksymalizować wpływ zasobów projektu, jednocześnie wspierając cele zespołu. Aby utworzyć plan alokacji zasobów, określ odpowiednie zasoby, w tym członków zespołu, narzędzia, budżet i inne, które są potrzebne do osiągnięcia produktów końcowych projektu.

Czym jest zasób? 

Zasoby to wszystko, co umożliwia ukończone projektu. Może to być:

• członkowie zespołu,

• Budżet

• Osie czasu projektów

• Pomysły, własność intelektualna lub określone umiejętności

• Sprzęt

• Narzędzia lub oprogramowanie

• Zautomatyzowane procesy, które ograniczają czynności okołozadaniowe

Kto jest odpowiedzialny za przydzielanie zasobów? 

Osoba odpowiedzialna za przydział zasobów różni się w zależności od wielkości organizacji, ale zazwyczaj jest to osoba odpowiedzialna za podejmowanie decyzji w projekcie. W mniejszych firmach to zazwyczaj kierownik projektu lub lider zespołu zarządza budżetem, planowaniem zasobów i pracą nad projektem. 

W większych firmach kierownik projektu i właściciel budżetu projektu to często różne osoby. W związku z tym przed przydzieleniem zasobów może być konieczne uzyskanie zatwierdzenia od ważnych interesariuszy projektu lub sponsora projektu. 

Jeśli nie wiesz, kto powinien przydzielać zasoby, zadaj sobie te dwa pytania i określ, kto najlepiej potrafi na nie odpowiedzieć:

• Jaki jest budżet i kto go zatwierdza? Potrzebny będzie budżet na narzędzia, technologię, freelancerów i sprzęt. 

• Jakie są priorytety zespołu i kto ma czas na pracę nad tą inicjatywą? Zanim przydzielisz zasoby ludzkie, zastanów się nad pojemnością i priorytetami każdego członka zespołu. Jak możesz pomóc członkom zespołu w jak najlepszym wykonywaniu swojej pracy i wywieraniu największego wpływu?

Jeśli nie wiesz, jakie są zadania poszczególnych osób, skorzystaj z narzędzia do zarządzania obciążeniem pracą, aby sprawdzić pojemność członków zespołu, wyprzedzić nadchodzące projekty i zidentyfikować wypalenie, zanim do niego dojdzie. 

Korzyści z alokacji zasobów

Skuteczna alokacja zasobów to coś więcej niż tylko zadanie; to strategiczne podejście, które może usprawnić zarządzanie projektami, zapewniając efektywne i rozsądne wykorzystanie zasobów. Prowadzi to do lepszego dopasowania zadań do dostępnych zasobów, płynniejszego przepływu pracy i skuteczniejszego radzenia sobie z ograniczeniami projektu. 

W rezultacie projekty są częściej ukończone na czas, w ramach budżetu i zgodnie z pożądanymi standardami jakości, co bezpośrednio przyczynia się do ogólnego sukcesu projektu.

• Usprawniony przepływ pracy: właściwa alokacja zasobów prowadzi do usprawnienia przepływu pracy. Gwarantuje ona, że każda faza projektu jest zgodna z niezbędnymi wymaganiami, co ogranicza opóźnienia i zwiększa wydajność.

• Ograniczanie wąskich gardeł: przewidywanie i planowanie wykorzystania zasobów umożliwia identyfikację i ograniczanie wąskich gardeł, zanim wpłyną one na harmonogram projektu. To proaktywne podejście pozwala realizować projekty zgodnie z planem, zwiększając satysfakcję klientów.

• Uproszczone zarządzanie projektami: połączenie pulpitów nawigacyjnych z automatyzacją wykracza poza tradycyjne metody, takie jak arkusze kalkulacyjne. Pulpity nawigacyjne zapewniają wizualny i intuicyjny przegląd dystrybucji i wykorzystania zasobów, a automatyzacja usprawnia proces śledzenia i przydzielania. To połączenie zwiększa ogólną wydajność zarządzania projektami, umożliwiając wprowadzanie korekt w czasie rzeczywistym i podejmowanie bardziej świadomych decyzji.

• Optymalizacja zasobów: dobrze opracowana strategia alokacji zasobów jest kluczem do sukcesu projektu. Gwarantuje ona, że najlepsze zasoby są wykorzystywane tam, gdzie są najbardziej potrzebne, zgodnie z celami i harmonogramem projektu. Optymalne wykorzystanie zarówno zasobów fizycznych, jak i ludzkich sprawia, że projekty mają większe szanse na osiągnięcie celów i spełnienie oczekiwań klientów.

Jak efektywnie przydzielać zasoby

Skuteczna strategia alokacji określa cele i priorytety projektu oraz gromadzi zasoby, aby dopasować je do potrzeb w całym cyklu życia projektu. Alokacja zasobów powinna być rozważana na wczesnym etapie projektu. Najlepiej jest zająć się nią w fazie planowania. 

1. Zacznij od końca

Aby zrozumieć priorytety projektu, jego znaczenie i sposób, w jaki należy go zasilać, należy najpierw nakreślić jego cele. To pierwszy krok w każdym projekcie. Cele projektu to konkretne, osiągalne i określone w czasie cele, które planujesz osiągnąć do końca projektu.

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, uzgodnij:

• Główne cele i założenia projektu

• Kluczowe produkty końcowe projektu

• Istotne kamienie milowe

• Ogólna oś czasu lub mapa drogowa projektu

2. Zidentyfikuj dostępne zasoby

W alokacji zasobów zasób to wszystko, co pomaga osiągnąć cele projektu. W zależności od potrzeb projektu obejmuje to zespół projektowy oraz wszelkie narzędzia, budżet, sprzęt lub umiejętności potrzebne do osiągnięcia rezultatów projektu. 

Zanim faktycznie przydzielisz zasoby, dowiedz się, co jest dostępne. Istnieje kilka zależności, na które należy zwrócić uwagę, w tym:

• Jaki jest priorytet projektu? Ma to wpływ na sposób przydzielania zasobów. Czy jest to projekt, który wymaga zaangażowania wszystkich pracowników i przyczynia się do osiągnięcia OKR-ów firmy, czy też jest to inicjatywa o niższym priorytecie? Opracuj wewnętrzny system poziomów priorytetów projektów, który będzie wskazywał, jak przydzielać zasoby do każdego projektu. 

• Kto może pracować nad tym projektem? Sprawdź pojemność swojego zespołu, aby dowiedzieć się, nad czym pracuje. Jeśli ten projekt jest ważniejszy niż bieżąca praca zespołu, spróbuj zrównoważyć zasoby. Sprawdź, czy jest coś, co możesz odłożyć na później lub przełożyć, aby uwzględnić tę nową pracę. 

• Jaki budżet lub narzędzia są dostępne? Czy ten projekt ma budżet? Czy istnieją dodatkowe narzędzia, w które należy zainwestować lub które należy opracować, aby prace mogły zostać ukończone? 

• Jakich dodatkowych zasobów potrzebujemy? Czy do pracy nad tym projektem potrzebni są członkowie zespołu międzyfunkcyjnego? Czy istnieją niekonwencjonalne zasoby, takie jak bardzo unikalne zestawy umiejętności lub nowy sprzęt, których potrzebujesz, aby pomyślnie zrealizować ten projekt?

• Kto musi zatwierdzić plan alokacji zasobów? Jeśli ktoś inny niż Ty jest odpowiedzialny za budżet, narzędzia lub obciążenie zespołu, skontaktuj się z tą osobą, aby upewnić się, że ten plan alokacji zasobów jest odpowiedni. Czy są jeszcze inni interesariusze projektu, których należy poinformować o procesie alokacji zasobów? 

3. Zdefiniuj zakres projektu

Aby określić zakres nowego projektu, musisz najpierw zrozumieć jego cele, terminy i produkty końcowe. Pozwoli Ci to zorientować się w potrzebach projektu, aby osiągnąć cele na czas i w ramach budżetu. 

Jasno określony zakres projektu pomaga również uniknąć pełzania zakresu, które ma miejsce wtedy, gdy produkty końcowe projektu i zadania wykraczają poza jego zakres.

4. Stwórz i udostępnij plan projektu

Teraz, gdy masz już pojęcie o dostępnych zasobach, przekaż te informacje szerszemu zespołowi. Zaproś zespół projektowy na spotkanie inaugurujące projekt i udostępnij:

• Plan projektu

• Istotne kamienie milowe projektu

• harmonogram projektu,

• Wszelkie zależności między zadaniami, na które należy zwrócić uwagę

Śledź całą pracę za pomocą oprogramowania do zarządzania pracą. Ważne jest, aby zespół projektowy wiedział, jakie zasoby są dostępne dla tego projektu, a także miał jedno źródło informacji na wypadek, gdyby coś się zmieniło. Dzięki scentralizowanemu systemowi zarządzania pracą możesz jasno określić priorytety projektu, aby wszyscy rozumieli kontekst pracy. W ten sposób, jeśli coś się zmieni, możesz ponownie ustalić priorytety na podstawie najważniejszych działań. 

5. Monitoruj postępy projektu

Po uruchomieniu projektu monitoruj jego postępy, aby w razie potrzeby wprowadzić nieoczekiwane zmiany w alokacji zasobów. Niezależnie od tego, jak dobrze zaplanowany jest projekt, wszystko może się zmienić. Członkowie zespołu mogą wyjechać na urlop, klient może zwlekać z odpowiedzią lub mogą zmienić się cele biznesowe. Śledź postępy projektu w czasie rzeczywistym, aby w razie potrzeby wprowadzić zmiany.

Typowe wyzwania związane z alokacją zasobów

Prawidłowo przeprowadzona alokacja zasobów może pomóc Ci osiągnąć cele, zwiększyć wpływ i zmaksymalizować wykorzystanie zasobów. Z czasem będziesz coraz lepiej radzić sobie z przydzielaniem zasobów, ale jeśli dopiero zaczynasz, poniżej przedstawiamy kilka typowych wyzwań i sposoby, aby ich uniknąć. 

Wypalenie i nadmierna alokacja

Jednym z największych wyzwań w procesie alokacji zasobów jest unikanie przepracowania i wypalenia. Bez jasnego wglądu w obciążenie pracą, zwłaszcza w wielu projektach, łatwo jest nieumyślnie przydzielić zbyt dużo zasobów do konkretnego projektu. Długotrwałe przepracowanie może prowadzić do spadku produktywności, zaangażowania i ogólnej wydajności projektu.

Aby zapobiec wypaleniu, spróbuj planowania pojemności, aby ocenić rozkład obciążenia pracą i upewnić się, że zasoby są przydzielane efektywnie, aby sprostać wymaganiom projektu. Możesz również skorzystać z oprogramowania do zarządzania zasobami, aby utrzymać równowagę obciążenia pracą i upewnić się, że członkowie zespołu nie są przeciążeni. Biorąc pod uwagę, że 71% pracowników wiedzy doświadczyło wypalenia w 2020 roku, skuteczne monitorowanie obciążenia pracą ma kluczowe znaczenie dla długoterminowego sukcesu projektu.

Zależności zasobów

Sukces projektu często zależy od wielu zmiennych, a nieoczekiwane zmiany mogą zakłócić nawet najlepiej przygotowane plany. Jeśli kluczowe zadanie zostanie opóźnione, może to spowodować wąskie gardła i wpłynąć na powiązane prace.

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami umożliwia śledzenie zależności w czasie rzeczywistym, wczesne wykrywanie potencjalnych niedoborów i opóźnień oraz dostosowywanie zasobów w razie potrzeby. Taki rodzaj automatyzacji pomaga uniknąć niespodzianek w ostatniej chwili i utrzymuje projekty na właściwym torze.

Niedostateczne wykorzystanie zasobów

Wielu członków zespołu spędza znaczną część dnia na zadaniach administracyjnych – wyszukiwaniu plików, uzyskiwaniu zatwierdzeń i przełączaniu się między narzędziami – co pozostawia niewiele czasu na planowanie strategiczne. Wykorzystanie zasobów mierzy, jak efektywnie zespół poświęca czas na pracę, która zwiększa rentowność.

Maksymalizacja zasobów nie polega na cięższej pracy, ale na mądrzejszym jej wykonywaniu. Priorytetyzacja zadań o dużym wpływie i ograniczenie niepotrzebnej pracy administracyjnej pozwala członkom zespołu skupić się na tym, co naprawdę ważne. Wykorzystanie narzędzi do zarządzania zasobami może pomóc usprawnić przepływ pracy i zwiększyć wydajność.

Wskazówki dotyczące efektywnej alokacji zasobów

Wiele zespołów, które dopiero zaczynają podejmować decyzje dotyczące alokacji zasobów, często ma trudności z identyfikacją i wdrażaniem najlepszych zasobów w sposób, który usprawnia operacje i utrzymuje projekt na ścieżce krytycznej. Może to prowadzić do powstawania wąskich gardeł i opóźnień, potencjalnie zagrażając powodzeniu projektu.

Postępuj zgodnie z tymi kluczowymi strategiami, aby usprawnić operacje i zoptymalizować proces alokacji zasobów:

1. Dostosuj lokalizację do dostępności zasobów

• Mądrze wybieraj lokalizacje projektów, biorąc pod uwagę potrzeby geograficzne i dostępność zasobów, aby zapewnić zespołowi sukces.

• Usprawnij logistykę, pozyskując materiały lokalnie, co pomoże skrócić czas transportu i obniżyć koszty.

• Śledź dynamikę łańcucha dostaw, aby dostosować strategię alokacji zasobów i wyprzedzić potencjalne wyzwania.

2. Wykorzystaj automatyzację i narzędzia do zarządzania projektami

• Pozwól oprogramowaniu do zarządzania zasobami wykonać ciężką pracę, automatyzując przydzielanie zadań na podstawie obciążenia pracą i wiedzy specjalistycznej zespołu.

• Wprowadź odpowiednie narzędzia do planowania i równoważenia zasobów, aby wszystko działało sprawnie. Dzięki aktualizacjom dostępności materiałów w czasie rzeczywistym zawsze będziesz wiedzieć, co jest dostępne, i unikniesz nieoczekiwanych niedoborów.

• Poświęć więcej czasu na to, co naprawdę ważne – sukces projektu i zadowolenie klienta – automatyzując rutynowe procesy, które w przeciwnym razie spowolniłyby Cię.

3. Wykorzystaj dane w czasie rzeczywistym do podejmowania decyzji

• Korzystaj z pulpitów nawigacyjnych i oprogramowania do zarządzania projektami, aby mieć pod kontrolą kluczowe wskaźniki i wprowadzać w czasie rzeczywistym zmiany w strategiach alokacji zasobów.

• Wykorzystaj statystyki ze struktury podziału pracy, aby wyprzedzić opóźnienia i przenieść zasoby tam, gdzie są najbardziej potrzebne.

• Wykorzystaj w pełni swoje zasoby, dostosowując plany do potrzeb projektu, co pomoże Ci zachować elastyczność i wydajność.

Skuteczna alokacja zasobów prowadzi do lepszych projektów

Alokacja zasobów może pomóc Ci odnieść sukces już od pierwszego dnia. Zarządzaj dostępnością zasobów na wczesnym etapie procesu planowania, aby dokładnie wiedzieć, co możesz zrealizować i jak osiągniesz cele projektu.  

Często zadawane pytania dotyczące znaczenia i definicji alokacji zasobów