Kim jest sponsor projektu? Analiza roli i obowiązków

Sponsor projektu lub sponsor wykonawczy to osoba lub grupa osób na poziomie kierownictwa wyższego szczebla. Osoby te są odpowiedzialne za powodzenie projektu oraz zapewniają niezbędne wskazówki i zasoby zespołowi projektowemu i kierownikowi projektu. W idealnym przypadku sponsorzy projektu zapewniają wysoki poziom trwałości projektu, planowanie strategiczne i pomyślną realizację celów projektu.

Sponsor projektu jest na wyższym szczeblu niż kierownik projektu. W większości przypadków sponsor projektu to osoba, która opowiadała się za projektem i była na tablicy od pierwszego dnia.

Omówimy kluczowe obowiązki i zadania sponsora projektu, sposób, w jaki wspiera on kierownika projektu w całym cyklu życia projektu, a także wyjaśnimy różnice między interesariuszami projektu a sponsorami.

Obowiązki sponsora projektu

Sponsorami projektów są zazwyczaj członkowie kadry kierowniczej wyższego szczebla. Często znajdują się tuż poniżej poziomu zarządu i są zaangażowani w wiele projektów jednocześnie. Sponsor projektu ma trzy główne obowiązki:

• Wizja i ludzie: dostosowanie projektu do celów biznesowych, strategii i założeń.

• Zarządzanie: zapewnienie prawidłowego uruchomienia i realizacji projektu.

• Wartość i korzyści: zarządzanie ryzykiem i zmianami przy jednoczesnym zapewnieniu jakości projektu

Gdy przeanalizujemy te kategorie bardziej szczegółowo, zobaczymy, jakie obowiązki spoczywają na osobie sponsorującej projekt:

• Wybór odpowiedniego kierownika projektu i udzielanie mu wsparcia przez cały czas.

• Negocjowanie finansowania i występowanie w imieniu kierownika projektu jako rzecznik przed wyższym kierownictwem.

• Uczestniczenie we wstępnym planowaniu projektu oraz opracowywanie karty projektu i zakresu.

• Określenie kryteriów sukcesu projektu i uzyskanie akceptacji interesariuszy.

• Promowanie wartości projektu i zapewnienie zasobów niezbędnych do jego pomyślnej realizacji.

• Wspieranie kierownika projektu wiedzą i wskazówkami.

• Utrzymywanie stałej komunikacji między kierownikiem projektu, zespołem i interesariuszami.

• Przeglądanie zmian w środowisku projektu (np. harmonogramów, zadań, priorytetów itp.) i zarządzanie ryzykiem w miarę jego pojawiania się.

Obowiązki sponsora projektu w całym cyklu życia projektu

Sponsor projektu jest zaangażowany w projekt od początku do końca, co oznacza, że ma szereg zadań, obowiązków i odpowiedzialności w całym cyklu życia projektu. Zarówno kierownik projektu, jak i sponsor powinni być świadomi obowiązków sponsora, aby każdy z nich działał zgodnie z oczekiwaniami i realizował powierzone zadania. 

Inicjacja

• Wyznacz kierownika projektu i komitet sterujący. Komitet sterujący zazwyczaj składa się z menedżerów wysokiego szczebla i interesariuszy, którzy mogą udzielać porad przez cały cykl życia projektu. Ponieważ członkowie komitetu sterującego nie są aktywnie zaangażowani w projekt, mogą patrzeć na niego z szerszej perspektywy, zapewniając cenne wskazówki i nadzór nad postępami.

• Określ, czym jest sukces projektu i jakie są produkty końcowe. Sponsor projektu powinien również upewnić się, że cele zostały odpowiednio zakomunikowane i że wszyscy członkowie zespołu je rozumieją.

• Zorganizuj i udostępnij zadania w jednym źródle informacji, takim jak narzędzie do zarządzania projektami, aby były dostępne dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt.

• Monitorowanie działań inicjujących i udzielanie wsparcia w razie potrzeby. Ważne jest, aby upewnić się, że każdy członek zespołu projektowego robi to, co powinien, aby projekt mógł przebiegać sprawnie.

• Przekazywanie informacji zwrotnych na temat dokumentów inicjujących projekt, które mogą obejmować kartę projektu, uzasadnienie biznesowe lub studium wykonalności, aby zapewnić zatwierdzenie projektu przez interesariuszy.

• Zweryfikować zakres projektu , aby upewnić się, że cele i założenia projektu są realistyczne i zapobiec pełzaniu zakresu.

• Mistrz projektu podczas spotkania inaugurującego i gotowość do wsparcia kierownika projektu, jeśli zespół będzie miał jakiekolwiek pytania.

Planowanie

• Obserwowanie i dostosowywanie planów projektu, aby zapewnić realistyczne terminy realizacji.

• Pełnienie roli osoby kontaktowej dla kierownika projektu w przypadku wyzwań i problemów z eskalacją.

• Monitorowanie efektywności zespołu projektowego i dynamiki grupy oraz przekazywanie kierownikowi projektu informacji o sukcesach lub szansach.

• Przeglądaj dziennik RAID (ryzyka, założenia, problemy i zależności). Ten dziennik jest ważnym dokumentem planowania projektu, który zawiera listę potencjalnych zagrożeń, które mogą mieć wpływ na projekt, założenia dotyczące postępu lub wyniku projektu, problemy, które mogą pojawić się w trakcie cyklu życia projektu oraz zależności, na których opiera się projekt (np. wkład eksperta).

• Sprawdzenie, czy plan projektu zawiera wymagania dotyczące jakości, jasno określone produkty końcowe i dobrze zaplanowane kamienie milowe projektu. Ostatecznie sponsor zatwierdzi wszystkie wymagania projektu.

Realizacja

• Współpracuj z kierownikiem projektu, aby ustalić zdrowe granice między kierownikiem a sponsorem, a także między sponsorem a kierownictwem wyższego szczebla (i unikaj mikrozarządzania). Ważne jest, aby sponsor ufał kierownikowi projektu, że poprowadzi swój zespół przez projekt i w razie potrzeby poprosi sponsora o wsparcie.

• Zaspokajaj potrzeby projektu, aby wspierać zespół i kierownika. Mogą to być zasoby, takie jak sprzęt lub oprogramowanie, dodatkowe fundusze lub więcej osób wspierających zespół projektowy.

• Upewnij się, że liderzy wyższego szczebla mają dostęp do raportów o statusie projektu, aby w razie potrzeby mogli być na bieżąco. Raporty te również muszą być regularnie aktualizowane (co tydzień, co miesiąc lub co kwartał, w zależności od charakteru projektu).

• W razie potrzeby wdrażaj procesy kontroli zmian, aby ograniczyć pełzanie zakresu.

Wyniki

• Oceniaj postępy projektu i przekazuj informacje zwrotne, gdy zajdzie taka potrzeba. W zależności od charakteru projektu pomocne może być zaplanowanie cotygodniowych, comiesięcznych lub kwartalnych spotkań przeglądowych w celu oceny postępów i dostosowania terminów lub celów.

• Zachęcaj kierownika projektu i zespół do samodzielnego znajdowania rozwiązań pojawiających się problemów. Dawaj dobry przykład i modeluj dobre strategie rozwiązywania problemów.

• Identyfikuj, rozwiązuj i eliminuj przyczyny pojawiających się problemów.

• Często aktualizuj dziennik RAID, aby uwzględnić zmiany w projekcie w całym jego cyklu życia.

• Świętuj ukończenie kluczowych kamieni milowych projektu. Ważne jest, aby świętować te kamienie milowe, aby docenić nakład pracy zespołu i jego wpływ.

Zamknięcie

• Oceń wyniki projektu na podstawie wcześniej zdefiniowanych kryteriów sukcesu. Dane te będą ważne podczas nadchodzącego spotkania po zakończeniu projektu lub retrospektywy, aby omówić wyniki projektu.

• Zadbaj o pomyślne przekazanie projektu klientowi. Ten krok oznacza koniec projektu, ponieważ wszystkie produkty końcowe znajdują się teraz w rękach klienta.

• Weź udział lub poprowadź spotkanie po zakończeniu projektu lub sesję poświęconą wyciągnięciu wniosków, aby omówić sukcesy i poruszyć kwestie, które wymagają poprawy. Zachęć kierownika projektu do udokumentowania tych wniosków na potrzeby przyszłych projektów. 

• Zapewnienie ukończenie projektu. Obejmuje to zwolnienie zespołu projektowego, ale także ukończone wszelkie formalności prawne. 

Obowiązki te mogą się różnić w zależności od intensywności i złożoności danego projektu, ale niezależnie od tego nie należy lekceważyć zaangażowania i znaczenia sponsora projektu.

Sponsor projektu a interesariusz projektu

Chociaż te dwa terminy brzmią bardzo podobnie, sponsorzy projektu i interesariusze pełnią dwie bardzo różne role.

Interesariuszem projektu może być każda osoba, której projekt dotyczy — od członków zespołu projektowego po osoby, które nie są aktywnie zaangażowane w proces projektowy. Interesariuszami mogą być inwestorzy, współpracownicy, klienci lub przełożeni.

Z kolei sponsor projektu jest zazwyczaj nie tylko częścią organizacji, ale także osobą odpowiedzialną za projekt. Odpowiada za jego ogólny sukces i zazwyczaj definiuje i zapewnia jego powodzenie. W zależności od projektu sponsor często pełni również rolę mentora kierownika projektu.

Sponsor projektu a kierownik projektu

Zarówno sponsor, jak i kierownik projektu są w dużym stopniu zaangażowani w projekt i odpowiadają za jego wynik i powodzenie. Sponsor projektu jest punktem kontaktowym między kierownictwem organizacji a kierownikiem projektu. Kierownik projektu jest punktem kontaktowym między sponsorem projektu a zespołem projektowym. 

Rolą kierownika projektu jest organizowanie, śledzenie i ostatecznie prowadzenie zespołu do wykonania pracy w ramach projektu. Kierownik projektu jest liderem zespołu na co dzień. Odpowiada za monitorowanie zasobów i obciążenia pracą, nadzorowanie ukończenia zadań oraz informowanie interesariuszy o postępach w projekcie. W razie potrzeby kierownik projektu może poprosić sponsora projektu o dodatkowe wsparcie. Jego rolą jest również monitorowanie celów i oczekiwań, aby ostrzec sponsora projektu, gdy wystąpi rozbieżność między harmonogramem a szacowanymi datami.

Współpraca między sponsorem projektu a kierownikiem projektu

Relacja między sponsorem projektu a kierownikiem projektu może decydować o wyniku projektu. Jasno określone oczekiwania, częsta komunikacja i wzajemne zaufanie są niezbędne do zapewnienia powodzenia projektu.

Przejrzystość pomaga budować zaufanie. Kiedy informujesz swój zespół o tym, co się dzieje i co myślisz, jednocześnie budujesz wiarygodność w swoich relacjach. Kiedy następnie pytasz, co myślą i uwzględniasz ich opinie w swoich planach, budujesz wspólne poczucie celu.”

W zależności od złożoności projektu i doświadczenia kierownika projektu, sponsor projektu może wybrać bardziej praktyczne podejście lub zdecydować się na większe zaangażowanie i wsparcie, prowadząc kierownika projektu i zespół przez poszczególne etapy i zadania projektu. W idealnej sytuacji sponsor projektu pełni rolę mentora kierownika projektu.

Współpracuj w czasie rzeczywistym, aby projekt odniósł sukces

Kierownicy projektów i sponsorzy projektów polegają na sobie nawzajem, aby pomyślnie realizować projekty. Aby obie strony mogły śledzić swoje obowiązki, zadania i cele, niezbędne jest niezawodne oprogramowanie do współpracy. Asana to narzędzie do zarządzania pracą, które pomaga zespołom zarządzać pracą i osiągać cele. Dzięki Asanie możesz na bieżąco informować się nawzajem i mieć pewność, że nic nie umknie Twojej uwadze.