Czym jest PMO? Przewodnik po biurze zarządzania projektami

Każda organizacja osiąga etap rozwoju, w którym zespoły zaczynają działać nieco inaczej. Załóżmy na przykład, że zespół marketingowy opracowuje unikalny szablon briefu kreatywnego, aby koordynować pracę całego działu. Jednocześnie zespół produktowy opracowuje solidny proces przyjmowania zleceń. Wdrożenie tych procesów pomaga zespołom marketingowym i produktowym w wykonywaniu najważniejszych zadań. Jednak który szablon powinny użyć, gdy oba zespoły muszą ze sobą współpracować? 

Właśnie w tym momencie do gry wchodzi biuro zarządzania projektami (PMO). PMO zwiększa wydajność i skuteczność, standaryzując procesy i definiując najlepsze praktyki w całej organizacji. W tym artykule dowiesz się, czym jest biuro zarządzania projektami, czym się zajmuje i jakie korzyści może przynieść Twojemu zespołowi.

Znaczenie PMO i przykłady

Biuro zarządzania projektami (PMO) to zespół lub dział, który dba o to, aby projekty były uporządkowane i zgodne z celami strategicznymi. Pomyśl o PMO jako o centralnym punkcie dla ustandaryzowanych procesów, nadzoru strategicznego i najlepszych praktyk w zakresie zarządzania projektami.

PMO nie tylko monitoruje terminy, ale także zapewnia strukturę, która pomaga zespołom radzić sobie z wyzwaniami, zarządzać zasobami i osiągać sukcesy w projektach. Określając jasne procesy, usuwając przeszkody i utrzymując standardy jakości, PMO zapewnia, że każde przedsięwzięcie przyczynia się do realizacji szerszych celów organizacji.

Przykłady rzeczywistych PMO

Wiele znanych firm korzysta z biur zarządzania projektami, aby zapewnić płynne działanie swojej organizacji. Oto jak niektóre duże organizacje wykorzystują procesy PMO do zarządzania złożonością i utrzymywania wydajności:

• PMO NASA precyzyjnie zarządza misjami kosmicznymi. Ten zespół zarządza harmonogramami startów, specyfikacjami technicznymi i fazami misji w najdrobniejszych szczegółach.

• PMO IBM zapewnia globalnym zespołom pełną zgodność. Firma standaryzuje metodologie zarządzania projektami i upraszcza przepływy pracy od początku do końca.

• PMO firmy Microsoft utrzymuje ogromne projekty oprogramowania na właściwym torze. Zespoły pozostają na bieżąco i współpracują między działami.

Te przykłady PMO pokazują, że niezależnie od tego, czy chodzi o wysłanie astronautów w kosmos, czy o wprowadzenie na rynek kolejnej wielkiej innowacji technologicznej, dobrze zarządzane PMO stanowi podstawę, która utrzymuje udane projekty na właściwym kursie.

Rodzaje PMO

Utworzenie PMO sprowadza się do wyboru odpowiedniej struktury. Niektóre organizacje potrzebują stałego zespołu do zarządzania projektami, podczas gdy inne korzystają z pomocy zewnętrznej. Różny jest również poziom kontroli, od lekkiego doradztwa po pełny nadzór nad projektem. Niezależnie od podejścia, dobrze zorganizowane PMO pomaga specjalistom ds. zarządzania projektami dostosować poszczególne projekty do celów biznesowych.

1. Wewnętrzne PMO: wewnętrzny zespół, który prowadzi procesy PMO, utrzymuje najlepsze praktyki i ustala wytyczne PMO. Wewnętrzne PMO:

• Szkolenie i mentoring specjalistów ds. zarządzania projektami i interesariuszy

• Aktualizuje wytyczne zgodnie ze zmieniającymi się standardami PMO

• Standaryzacja najlepszych praktyk PMO, aby realizacja projektu przebiegała zgodnie z planem

• Wspieranie zarządzania zmianami w celu zapewnienia płynniejszych przejść

2. Zewnętrzne PMO: grupa konsultingowa, która ocenia i udoskonala procesy PMO w organizacji. W przeciwieństwie do wewnętrznego PMO, ten zespół koncentruje się na rekomendacjach, a nie na realizacji. Zewnętrzne PMO:

• Sprawdzają przepływy pracy w projektach pod kątem celów strategicznych i sugerują zoptymalizowane wytyczne PMO

• Oferują zewnętrzną wiedzę na temat struktur, szablonów i podejmowania decyzji

• Zapewniają rekomendacje, ale nie zarządzają kontrolą projektu i planowaniem zasobów.

3. Wspierające PMO: zapewnia szkolenia, zasoby i wskazówki bez ścisłego egzekwowania zasad. To doskonały wybór dla zespołów poszukujących elastyczności bez utraty struktury. Kierownictwo wyższego szczebla może zwrócić się do wspierającego PMO o fachową poradę, pozostawiając podejmowanie decyzji w rękach zespołów projektowych.

4. Kontrolujące PMO: ustanawia jasne procesy PMO i egzekwuje stosowanie ustandaryzowanych metodologii. To podejście sprawdza się najlepiej w organizacjach, które wymagają kontroli projektów, zarządzania i spójności między poszczególnymi projektami.

5. PMO dyrektywne: przejmuje pełną odpowiedzialność za planowanie projektu, alokację zasobów i zarządzanie ryzykiem. To praktyczne podejście pomaga utrzymać postęp projektu na właściwych torach. Kierownictwo wyższego szczebla często korzysta z dyrektywnego PMO w przypadku złożonych inicjatyw wymagających bezpośredniego nadzoru.

Właściwy proces PMO zależy od tego, jak bardzo firma potrzebuje struktury, aby projekty przebiegały sprawnie.

Role i obowiązki PMO

PMO pomaga zespołom pracować wydajniej, ustanawiając jasne procesy zarządzania projektami, zapewniając odpowiednie narzędzia i pomagając wszystkim stosować najlepsze praktyki. Oto jak to wygląda w praktyce:

• Koordynacja zespołów: organizowanie spotkań inaugurujących projekt, aby określić sposób jego realizacji, zakres i role.

• Wyjaśnianie odpowiedzialności: PMO jasno określa zakres odpowiedzialności kierowników, liderów projektów, osób odpowiedzialnych za budżet i interesariuszy.

• Standaryzacja narzędzi: tworzenie szablonów, briefów projektów i przepływów pracy.

• Ustanawianie wytycznych i raportowanie: PMO określa sposób wyznaczania kamieni milowych i kluczowych wskaźników efektywności (KPI) oraz sposób informowania o stanie projektu.

• Określanie oczekiwań: PMO określa podstawowe zasady planowania projektów, kwartalne przeglądy biznesowe (QBR) i spotkania po zakończeniu projektu.

1. Zarządzanie projektem

PMO tworzy strukturę, która kieruje podejmowaniem decyzji w całym cyklu życia projektu. Określa, gdzie przechowywane są informacje o projekcie, zapewnia, że inwestycje wspierają cele biznesowe oraz tworzy praktyki zarządzania, które zapewniają koordynację działań zespołów.

2. Raportowanie oparte na danych

PMO pomaga zespołom podejmować mądrzejsze decyzje, przekształcając dane projektowe w jasne statystyki. Śledzi wydajność, zwraca uwagę na ryzyko i dostarcza raporty dotyczące wydajności projektu, aby pomóc członkom zespołu utrzymać się na właściwym kursie i usprawnić sposób wykonywania pracy.

Mieliśmy kilka oddzielnych przepływów pracy, które śledziliśmy osobno. Wspaniale było zebrać je w Asanie, zobaczyć, jak na siebie wpływają i zauważyć zależności, które umknęły nam, gdy korzystaliśmy z arkuszy kalkulacyjnych.”

3. Planowanie strategiczne

Biuro zarządzania projektami pomaga wyznaczać ogólne cele i dzielić je na mniejsze, łatwiejsze do zrealizowania kroki. Dzięki niemu zespoły mają odpowiednie zasoby, aby osiągać kluczowe kamienie milowe i dostosowywać projekty do inicjatyw firmy. Tworzy również przejrzysty proces prezentowania projektów i przydzielania odpowiednich osób do ich realizacji.

4. Udostępnianie informacji

Aby zapobiec powstawaniu silosów informacyjnych, PMO tworzy jedno źródło informacji, ustanawia najlepsze praktyki w zakresie współpracy i bezpieczeństwa oraz zapewnia regularne aktualizowanie kluczowych informacji. Dzięki temu nie dochodzi do powielania pracy, a zespoły są na bieżąco.

Gdy praca jest zdecentralizowana, a zależności są niejasne, wszystko wydaje się być najwyższym priorytetem. Powoduje to stres i niepokój.”

5. Wdrażanie i utrzymanie narzędzi

PMO sprawia, że wszyscy używają tych samych narzędzi i wiedzą, jak z nich korzystać. Pomaga zespołom przejść na nowe oprogramowanie do zarządzania pracą, prowadzi szkolenia i znajduje sposoby na automatyzację powtarzających się zadań. Celem jest zapewnienie płynnego przebiegu pracy bez zbędnego nakładu pracy ręcznej.

6. Zarządzanie zasobami

PMO dba o to, aby zespoły miały wszystko, czego potrzebują – niezależnie od tego, czy jest to budżet, narzędzia, czy wystarczająca liczba osób do wykonania pracy. W mniejszych firmach może to oznaczać bezpośrednie zarządzanie alokacją zasobów. W większych organizacjach PMO tworzy systemy umożliwiające planowanie z wyprzedzeniem i unikanie wąskich gardeł.

Brak scentralizowanego narzędzia prowadzi do dezorganizacji. Nie wiedzieliśmy, nad czym pracują poszczególne osoby, chyba że ich o to pytaliśmy, ale wtedy otrzymywaliśmy odpowiedź tylko na dany moment. Ponieważ wszystko dzieje się bardzo szybko, potrzebowaliśmy jednego miejsca, w którym wszystko będzie dostępne, aby można było zobaczyć bieżący status i nadchodzące wydarzenia.”

7. Ujednolicony język i szkolenia

Biuro zarządzania projektami pomaga zespołom lepiej współpracować, zapewniając wszystkim dostęp do tych samych informacji, wspólnych terminów i jasnych procesów. Zapewnia również ciągłe szkolenia, aby utrzymać najlepsze praktyki PMO na bieżąco i wspierać nowych kierowników projektów na początku ich pracy.

Korzyści z biura zarządzania projektami

Największą zaletą PMO jest zapewnienie spójności – standaryzacja systemów i procesów, dzięki której zespoły mogą współpracować ze sobą w bardziej efektywny sposób. Kiedy zespoły działają w silosach, przyjmują różne narzędzia i przepływy pracy, które zaspokajają ich bezpośrednie potrzeby, ale utrudniają współpracę międzyfunkcyjną. PMO eliminuje te luki, łącząc zespoły w ramach wspólnej struktury.

Usprawniając zarządzanie projektami, PMO:

• Dostosowuje projekty do celów firmy

• Standaryzuje systemy, aby usprawnić współpracę

• Zapewnia zarządzanie umożliwiające podejmowanie lepszych decyzji

• Ustanawia standardy zarządzania projektami w całej organizacji

• Poprawia widoczność i dzielenie się wiedzą

• Zwiększa wydajność poprzez optymalizację zasobów i redukcję kosztów

Biuro zarządzania projektami zapewnia, że zespoły nie tylko wykonują swoją pracę, ale wykonują właściwą pracę w najbardziej efektywny sposób.

Jak utworzyć biuro zarządzania projektami

Nauka tworzenia PMO nie musi być przytłaczająca. Wykonaj następujące kroki, aby stworzyć biuro, które naprawdę wniesie wartość dodaną:

1. Zdefiniuj cel PMO. Jaki problem ma rozwiązać? Czy będzie oferować wskazówki, egzekwować zasady, czy bezpośrednio zarządzać projektami? Upewnij się, że jego misja jest zgodna z celami biznesowymi.

2. Uzyskaj poparcie kadry kierowniczej. Wsparcie ze strony przywództwa jest niezbędne do pozyskania finansowania, zasobów i wdrożenia w zespołach. Pokaż, w jaki sposób PMO poprawia wydajność i zwiększa szanse na powodzenie projektu.

3. Oceń bieżące praktyki. Zidentyfikuj luki w procesach zarządzania projektami i problematyczne obszary. Pomoże to w kształtowaniu struktury i priorytetów PMO.

4. Ustal strukturę i zasady zarządzania. Wybierz model PMO – wspierający, kontrolujący lub dyrektywny. Ustandaryzuj przepływy pracy, szablony i raportowanie, aby zapewnić spójność.

5. Wybierz odpowiednie narzędzia PMO. Dobre PMO działa na odpowiednim oprogramowaniu. Wybierz narzędzia do zarządzania projektami, które usprawnią współpracę, śledzenie i raportowanie dzięki pulpitom nawigacyjnym i danym w czasie rzeczywistym.

6. Zdefiniuj wskaźniki sukcesu. Jak wygląda skuteczne PMO? Ustal jasne wskaźniki KPI, aby śledzić wydajność, wyniki projektu i ogólny wpływ.

7. Szkol zespoły i zachęcaj do wdrażania. Biuro zarządzania projektami jest skuteczne tylko wtedy, gdy ludzie z niego korzystają. Zapewnij szkolenia i uprość procesy, aby zespoły mogły je bezproblemowo zintegrować.

8. Monitoruj i wprowadzaj ulepszenia. PMO powinno rozwijać się wraz z businessem. Regularnie sprawdzaj wyniki, zbieraj informacje zwrotne i udoskonalaj procesy, aby zmaksymalizować wartość.

Postępując zgodnie z tymi krokami, dowiesz się, jak zbudować PMO, które zapewnia lepsze wyniki projektów, poprawia wydajność i zapewnia zespołom spójność.

Stwórz skuteczne PMO, które będzie wspierać współpracę

Zespoły PMO pomagają wszystkim podążać w tym samym kierunku, aby zespoły wiedziały, co mają robić, dlaczego jest to ważne i jak to zrobić. Jeśli uważasz, że PMO jest dla Ciebie odpowiednie, zacznij od zbadania, co obecnie robią zespoły. Pierwszym krokiem do utworzenia PMO jest zrozumienie, na jakim etapie się znajdujesz. Po zebraniu wszystkich tych informacji określisz najlepsze praktyki i umożliwisz współpracę międzyfunkcyjną.

Często zadawane pytania dotyczące biur zarządzania projektami