Więcej przy mniejszych nakładach: jak poprawić wydajność operacyjną

Zastanów się: jak wygląda Twoja praca? Czy masz ustalony proces lub kolejność wykonywania zadań? Czy ten proces został ustalony przez Twojego przełożonego? Czy sposób, w jaki to robisz, jest najbardziej efektywny? 

W większości przypadków członkowie zespołu są szkoleni w określony sposób. Menedżerowie ustanawiają te procesy, aby zwiększyć wydajność operacyjną. Ale czym jest wydajność operacyjna?

Oto, co musisz wiedzieć. 

Czym jest wydajność operacyjna?

Wydajność operacyjna to zdolność zespołu do dostarczania wysokiej jakości produktu końcowego przy użyciu mniejszej ilości zasobów. Mierzy się ją za pomocą „wskaźnika wydajności”, czyli stosunku nakładów włożonych w projekt do wyników, które z niego uzyskuje. 

Nakłady, takie jak koszty operacyjne, osoby lub przepracowane godziny, to zasoby, które inwestujesz, aby projekt odniósł sukces. Wyjścia to końcowy rezultat Twojej inicjatywy, taki jak produkty końcowe lub cel, który osiągnął projekt. 

Wydajność operacyjna jest często wykorzystywana przez firmy produkcyjne, ale może przynieść korzyści każdemu zespołowi lub modelowi biznesowemu. W zarządzaniu projektami wydajność operacyjna może pomóc w ocenie, a następnie poprawie wskaźnika wydajności projektów. Z czasem maksymalizuje to wykorzystanie zasobów, co przekłada się na poprawę marży zysku i wyników finansowych firmy. Innymi słowy, możesz zmniejszyć ilość zasobów, które inwestujesz, aby uzyskać wysokiej jakości produkt końcowy. 

Dlaczego zespoły operacyjne potrzebują powtarzalnych procesów

Ten e-book omawia siedem kluczowych kroków, które pozwolą Ci usprawnić procesy operacyjne, aby móc skalować organizację i jednocześnie zachować elastyczność.

Pobierz pełny raport

Wydajność operacyjna a produktywność operacyjna

Wydajność operacyjna i produktywność operacyjna są czasami używane zamiennie, ale oznaczają coś nieco innego w zależności od kontekstu. Wydajność operacyjna to proces generowania tych samych wyników przy użyciu mniejszej ilości zasobów. Produktywność operacyjna to proces generowania większej ilości produktów przy użyciu tej samej ilości zasobów. 

Spójrzmy na przykład każdego z nich w jednym zespole:

Zespół produkcyjny składający się z 20 osób regularnie tworzy 100 sztuk odzieży w ciągu godziny. Wdrożenie strategii wydajności operacyjnej oznaczałoby zmniejszenie zespołu do mniej niż 20 osób, przy jednoczesnym wytwarzaniu 100 sztuk odzieży w ciągu godziny. Wydajność operacyjna to znalezienie sposobów na usprawnienie procesu, aby 20 osób mogło wykonać ponad 100 sztuk odzieży w ciągu godziny.

Optymalizacja wydajności operacyjnej zespołu: 4 kroki

Optymalizacja wydajności operacyjnej może pomóc zespołowi na wiele sposobów, w tym poprzez zmniejszenie liczby błędów ludzkich, zwiększenie rentowności i obniżenie ogólnych kosztów produkcji. Oto, jak możesz zacząć:

Krok 1: ustal punkt odniesienia

Pierwszym krokiem jest określenie głównych funkcji zespołu, które chcesz usprawnić. Jakie cele stawia przed sobą ten zespół? Jakie kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) lub inne wskaźniki regularnie monitoruje ten zespół? Odpowiedzi na te pytania pozwolą Ci określić punkt odniesienia dla wyników zespołu, który posłuży do obliczenia wydajności operacyjnej.

Wzór na obliczenie wydajności operacyjnej to wynik (przychody, sprzedaż, leady itp.) podzielony przez nakład (zasoby, liczba przepracowanych godzin, liczba członków zespołu itp.). Podczas tworzenia tego wskaźnika upewnij się, że wybrane jednostki mają największe znaczenie dla zespołu, który chcesz usprawnić.

Na przykład, jeśli próbujesz stworzyć bardziej wydajny operacyjnie zespół ds. pozyskiwania talentów, mierzenie przychodów jako wyniku nie byłoby najlepszą jednostką miary. Lepszym pomiarem byłaby liczba ofert złożonych kandydatom w ciągu godzin spędzonych przez rekruterów na pozyskiwaniu kandydatów. 

Po wybraniu najlepszych jednostek miary użyj tego współczynnika jako narzędzia do analizy porównawczej.

Przykład ustalania punktu odniesienia

5-osobowy zespół ds. marketingu treści tworzy obecnie 20 artykułów w ciągu jednego miesiąca

• Wkład: 5 członków zespołu

• Wynik: 20 artykułów

• Wskaźnik bazowy: 4:1

Krok 2: ustandaryzuj swoje procesy

Na tym etapie zaczniesz zwiększać wydajność swoich procesów operacyjnych. Zacznij od przyjrzenia się bieżącym operacjom biznesowym i sposobowi, w jaki członkowie zespołu wykonują swoje zadania. 

Oto kilka dobrych pytań, które warto sobie zadać:

• Jaka część pracy Twojego zespołu jest łatwo powtarzalna, na przykład zadania administracyjne lub korespondencja? 

• Czy wszyscy członkowie zespołu wykonują swoje zadania w ten sam sposób? 

• Czy w bieżących procesach występują wąskie gardła?

Automatyzacja to najlepszy przyjaciel wydajności operacyjnej. Jeśli chcesz usprawnić jakiekolwiek procesy, zidentyfikuj łatwo powtarzalne zadania, które możesz zautomatyzować. Pracownicy spędzają 13% czasu na powielaniu pracy. Jest to łatwe usprawnienie procesu, które może szybko zmniejszyć czasochłonne nieefektywności lub błędy ludzkie.

Tworzenie ustandaryzowanych procesów biznesowych to łatwy i opłacalny sposób na usprawnienie operacyjnych przepływów pracy. Może to pomóc w stworzeniu bardziej jednolitego produktu końcowego, a jednocześnie skrócić czas potrzebny na osiągnięcie wyników.

Przykład standaryzacji procesów

Pięcioosobowy zespół ds. marketingu treści nie ma obecnie standardowego procesu tworzenia artykułów. Oto kilka sposobów, w jakie zespół może zoptymalizować swój przepływ pracy:

• Tworzenie szablonów dla powtarzalnych zadań: autorzy treści uzgadniają spójny proces pisania i przepływ pracy z zależnościami i częstotliwością przeglądów. Każdy wie, za który etap jest odpowiedzialny i komu powinien przekazać swoje materiały do edycji.

• Znajdź możliwości automatyzacji: zespół korzysta z narzędzia, które pomaga ustalać zależności i kierować pracę do właściwej osoby, gdy tylko zadania zależne zostaną ukończone. Minimalizuje to potrzebę komunikowania się w obie strony w odniesieniu do statusu artykułu.

Dlaczego zespoły operacyjne potrzebują powtarzalnych procesów

Ten e-book omawia siedem kluczowych kroków, które pozwolą Ci usprawnić procesy operacyjne, aby móc skalować organizację i jednocześnie zachować elastyczność.

Pobierz pełny raport

Krok 3: monitoruj obciążenie pracą pracowników

Wdrażając nowy, ustandaryzowany proces, pamiętaj o monitorowaniu obciążenia zespołu pracą, aby zapobiec wypaleniu. Wraz z nowymi procesami zmienia się przepływ pracy, dlatego ważne jest, aby na bieżąco monitorować obciążenie zespołu. Zmiany w procesach wymagają okresu adaptacji. Ważne jest, aby zapewnić członkom zespołu zarówno odpowiedni czas na adaptację, jak i możliwość wykonywania zadań poza zmianą, aby utrzymać równowagę w obciążeniu pracą.

Jeśli zauważysz, że obciążenie zespołu zaczyna być zbyt duże z powodu nowych przepływów pracy, dostosuj proces, aby członkowie zespołu nie musieli wykonywać zbyt wielu zadań jednocześnie. Dążenie do wydajności operacyjnej może również oznaczać ciągłe doskonalenie. 

Jeśli nowy proces pokazuje, że obciążenie zespołu jest stale zbyt duże, poświęć czas na dostosowanie celów lub procesów. Zapobiegnie to wypaleniu, a także pozwoli Ci bardziej realistycznie ocenić, jakich wyników możesz oczekiwać w przyszłości. Wykorzystaj nowy wskaźnik jako punkt odniesienia podczas podejmowania decyzji w przyszłości, gdy zespół będzie realizował nowe projekty.

Przykład monitorowania obciążenia pracą pracowników

Pięcioosobowy zespół ds. marketingu treści dąży obecnie do osiągnięcia celu, jakim jest opublikowanie łącznie 25 artykułów w ciągu jednego miesiąca. 

Oto, w jaki sposób menedżer może monitorować obciążenie pracą pracowników:

• Dostosowanie procesów: zespół ds. treści stwierdza, że przygotowywanie nowych artykułów na stronie internetowej zajmuje większość czasu. Po monitorowaniu wydajności zespołu ds. produkcji internetowej, zespół decyduje się na przeniesienie etapu przygotowywania treści na etapie produkcji internetowej, ponieważ zespół ten ma więcej dostępnych godzin.

• Dostosowanie celów: ponieważ zespół ds. produkcji stron internetowych zajmuje się teraz przygotowaniem, zespół ds. marketingu treści nie musi już martwić się o ten etap procesu. Zespół dostosowuje swoje cele do 30 artykułów miesięcznie zamiast 25.

Dlaczego zespoły operacyjne potrzebują powtarzalnych procesów

Ten e-book omawia siedem kluczowych kroków, które pozwolą Ci usprawnić procesy operacyjne, aby móc skalować organizację i jednocześnie zachować elastyczność.

Pobierz pełny raport

Krok 4: wyznacz nowe cele dla swojego zespołu

Porównaj wyniki swojego zespołu pracującego w nowym procesie z wynikami testów. Jeśli stosunek nakładu do wyniku wzrósł, oznacza to, że strategia optymalizacji się sprawdziła. 

Teraz nadszedł czas, aby wyznaczyć nowe cele dla swojego zespołu. Jak wspomniano powyżej, wydajność operacyjna to szansa na ciągłe doskonalenie. Po ustaleniu punktu odniesienia spróbuj zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby zwiększyć wydajność. Po upływie określonego przez zespół czasu rozpocznij proces od nowa i spróbuj jeszcze bardziej zwiększyć wydajność.

Korzyści z mierzenia wydajności operacyjnej

Przejście przez proces zwiększania wydajności operacyjnej wymaga czasu i pracy, więc jakie są korzyści? Poniżej przedstawiamy cztery główne korzyści z wdrożenia strategii wydajności operacyjnej.

Oszczędność czasu dzięki automatyzacji procesów

Analiza wydajności operacyjnej zespołu pomaga odkryć możliwości automatyzacji powtarzalnych, czasochłonnych procesów. Jeśli Twój zespół korzysta z systemu do zarządzania pracą, takiego jak Asana, możesz użyć pulpitów nawigacyjnych, aby uzyskać ogólny przegląd wskaźników ukończenia zadań we wszystkich projektach w czasie rzeczywistym. Te informacje ułatwiają identyfikację i wdrażanie możliwości automatyzacji.

Wracając do przykładu zespołu ds. marketingu treści, autor może potrzebować ostatecznego zatwierdzenia przez dział prawny przed opublikowaniem treści. Dzięki automatyzacji procesów biznesowych (BPA) i odpowiednim narzędziom do zarządzania pracą zespół ten może automatycznie powiadomić zespół prawny o konieczności weryfikacji, gdy tylko wersja robocza zostanie ukończona. 

Minimalizuj błędy ludzkie dzięki automatyzacji

Automatyzacja może również pomóc zespołowi w upewnieniu się, że wszystkie zadania zostały ukończone. Tworząc kompleksowy przepływ pracy, możesz na wczesnym etapie ustalić wszystkie kroki niezbędne do realizacji projektu i zautomatyzować każdy z nich. 

Wracając do poprzedniego przykładu, autor treści nigdy nie zapomni przesłać swojej wersji roboczej do zespołu prawnego w celu sprawdzenia, ponieważ jest to zautomatyzowana część procesu. Gdy tylko autor oznaczy swoją wersję roboczą jako ukończoną, dział prawny otrzyma powiadomienie, dzięki czemu weryfikacja nie zostanie pominięta.

Minimalizacja błędów ludzkich pomaga zespołowi tworzyć lepsze produkty, co z kolei zwiększa satysfakcję i retencję klientów. Wykorzystując wydajność operacyjną do optymalizacji i automatyzacji przepływów pracy, możesz uzyskać wyniki wyższej jakości przy mniejszych kosztach operacyjnych.

Ograniczenie czynności okołozadaniowych

Według Indeksu anatomii pracy opracowanego przez Asanę, 60% czasu pracy spędza się na czynnościach okołozadaniowych, takich jak uzyskiwanie zatwierdzeń od interesariuszy, wyszukiwanie informacji czy komunikacja na temat pracy. Ograniczenie tych zadań daje zespołowi więcej czasu na wykwalifikowaną pracę, do której został zatrudniony.

Pracownicy są cennym zasobem, a optymalizacja ich czasu jest ważną częścią zarządzania operacjami. Ograniczenie czynności okołozadaniowych pozwala uzyskać wyniki tej samej jakości przy mniejszej liczbie czynności i ręcznej koordynacji.

Dlaczego zespoły operacyjne potrzebują powtarzalnych procesów

Ten e-book omawia siedem kluczowych kroków, które pozwolą Ci usprawnić procesy operacyjne, aby móc skalować organizację i jednocześnie zachować elastyczność.

Pobierz pełny raport