Czym jest automatyzacja procesów biznesowych? Wskazówki, jak wyeliminować bezproduktywne zajęcia

Szukasz sposobów na wyeliminowanie bezproduktywnych zajęć i jednoczesne zwiększenie wydajności zespołu? Rozwiązaniem może być automatyzacja. Automatyzacja powtarzających się zadań może zaoszczędzić czas zespołu, a nawet pomóc uniknąć drobnych, codziennych błędów. A jeśli chodzi o wydajność, nie ma nic cenniejszego niż odzyskanie czasu.

W tym artykule omówimy proces automatyzacji biznesowej, w tym, czym jest rozwiązanie do automatyzacji, korzyści płynące z wdrożenia własnego systemu oraz przykłady typowych zadań, które można zautomatyzować. 

Czym jest proces biznesowy?

Proces biznesowy to zestaw działań, które pomagają firmie osiągnąć wspólny cel. W kontekście automatyzacji proces biznesowy to zazwyczaj powtarzalne zadanie wykonywane przez narzędzie programowe.

Procesy biznesowe mogą obejmować wszystko, od fakturowania, przez wdrażanie nowych pracowników, aż po listy płac. Wdrożenie procesów jest niezbędne, aby zapewnić zgodność poszczególnych zadań ze wspólnymi celami.

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) to wykorzystanie automatyzacji opartej na technologii w celu zastąpienia ręcznego nakładu pracy i skuteczniejszego ukończenia powtarzających się zadań biznesowych. Choć może to wydawać się skomplikowane, wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych jest wykonalne i warto się na to zdecydować. Zasadniczo jest to proces delegowania zadań do narzędzia zamiast do członka zespołu. Prawdziwą sztuką jest wdrożenie narzędzia w sposób, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom business.

Automatyzacja procesów biznesowych często koncentruje się na krytycznych procesach podstawowych, które wpływają na produktywność zespołu. 

Jak BPA ma się do BPM?

Automatyzacja procesów biznesowych jest często mylona z zarządzaniem procesami biznesowymi (BPM) i nie bez powodu. W końcu zarządzanie procesami biznesowymi to pojęcie zbiorcze dla różnych technik automatyzacji.

Zarządzanie procesami biznesowymi definiuje się jako dyscyplinę, w której ludzie używają różnych metod do odkrywania, modelowania, analizowania, mierzenia, ulepszania, optymalizowania i automatyzowania procesów biznesowych. Oznacza to, że automatyzacja procesów biznesowych to tylko jedna, niewielka część zarządzania procesami biznesowymi.

Jak BPA ma się do RPA?

Chociaż BPA i zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) są podobne, istnieją pewne różnice między tymi dwoma terminami. ZAR to holistyczne podejście, które wykorzystuje automatyzację opartą na technologii, podczas gdy ZAP to specyficzne podejście, które wykorzystuje roboty programistyczne i sztuczną inteligencję.

W jaki sposób BPA łączy się z analizą procesów biznesowych?

Analiza procesów biznesowych jest podzbiorem BPA i koncentruje się na analizie procesów biznesowych. Wykorzystuje różne zautomatyzowane podejścia do mapowania i zrozumienia istniejących metod.

W podejściu ręcznym eksperci ds. procesów zazwyczaj przeprowadzają rozmowy z ekspertami merytorycznymi i użytkownikami w celu utworzenia mapy procesu. W podejściu zautomatyzowanym wykorzystuje się technologie, takie jak eksploracja procesów, przechwytywanie procesów i analiza procesów, aby uzyskać podobny wynik. 

Jakie procesy business należy zautomatyzować?

Teraz przechodzimy do ekscytującej części: rozwiązań BPA. Jakie procesy możesz zautomatyzować? W rzeczywistości istnieje nieskończona liczba zadań, które można zautomatyzować. Najtrudniej jest wiedzieć, jak to zrobić. 

Najlepiej zacząć od prostych zadań i powoli przechodzić do bardziej złożonych procesów automatyzacji. Typowe zadania, które organizacje automatyzują, obejmują produkty końcowe projektu, wprowadzanie danych, zamówienia sprzedaży, a nawet listy płac – wszystko to może zaoszczędzić zespołowi czas i pieniądze. 

Poniżej przedstawiamy niektóre z najczęstszych zadań, które można zautomatyzować za pomocą automatyzacji procesów biznesowych. 

Zadania w projekcie

Większość projektów, nad którymi pracujesz, będzie wymagała utworzenia szeregu zadań ręcznych, zwanych również zależnościami. Niektóre zespoły korzystają z automatyzacji, aby tworzyć lepsze listy rzeczy do zrobienia, podczas gdy inne wolą metody takie jak tablice Kanban lub osie czasu przypominające wykresy Gantta. Niezależnie od tego, którą metodę wybierzesz, automatyzacja może pomóc w utworzeniu tych zadań, a w niektórych przypadkach nawet w ich zamknięciu.

Możesz użyć automatyzacji zadań w projekcie, aby:

• przenosić zadania do właściwego projektu,

• Przypisywać zadania właściwym członkom zespołu

• Powiadamiać interesariuszy o zależności w projekcie

• ustawiać i zmieniać daty wykonania;

• Przekazywać pracę w odpowiednim czasie

Automatyzując bezproduktywne zajęcia, takie jak zarządzanie inicjatywami projektowymi, możesz automatycznie przypisywać członków zespołu, łatwo zmieniać daty wykonania i powiadamiać interesariuszy o zmianach. 

Komunikacja

Automatyzacja komunikacji to kolejny sposób na usprawnienie powtarzających się zadań. Od przypomnień o projektach po cotygodniowe aktualizacje dla zespołu – te drobne (ale czasochłonne) zadania mogą być doskonałym pierwszym krokiem do stworzenia bardziej inteligentnego procesu biznesowego. 

Automatyzacja komunikacji umożliwia:

• Wysyłać przypomnienia dotyczące projektu

• wysyłać zespołowi aktualizacje,

• wysyłać notatki ze spotkań,

• wysyłać wiadomości do klientów,

• Wysyłać serię wiadomości e-mail po dokonaniu zakupu

Na podstawie powyższych przykładów widać, że istnieje szeroki zakres możliwości automatyzacji komunikacji, z których każda może pomóc zarówno w wewnętrznych, jak i zewnętrznych aktualizacjach oraz obsłudze klienta.

Wprowadzanie danych

Większość organizacji traktuje automatyzację jako sposób na wprowadzanie danych. Jest to powtarzalna, żmudna i bardzo czasochłonna praca, która zwykle wymaga wykonywania czynności co miesiąc lub co tydzień. 

Możesz użyć automatyzacji do wprowadzania danych, aby:

• Ograniczenie liczby zduplikowanych danych

• Importować formularze

• oznaczać i zapobiegać niespójnościom danych;

• Przekazywać dane do odpowiednich interesariuszy

• przechowywać informacje o klientach.

Oprócz tych możliwości, automatyczne wprowadzanie danych może pomóc obniżyć koszty operacyjne zadań, które w przeciwnym razie byłyby wykonywane ręcznie. 

Zamówienia sprzedaży

Dzięki odpowiedniemu systemowi CRM automatyzacja może pomóc w gromadzeniu i przekazywaniu informacji o zamówieniach sprzedaży klientów. Może to być pomocne z wielu powodów, takich jak obsługa klientów i personalizacja kampanii marketingowych. 

Możesz użyć automatyzacji zamówień sprzedaży, aby:

• obsługiwać klientów;

• Personalizować kampanie marketingowe

• prognozować sukces produktu,

• śledzić trendy rynkowe.

Te możliwości nie tylko pozwolą Twojemu zespołowi zaoszczędzić czas, ale także pomogą Twojej organizacji konkurować na rynku i wspierać przyszłe strategie rozwoju.

Płace

Lista płac to niezbędne zadanie w każdej firmie. Jeśli nadal ręcznie przygotowujesz listy płac, tracisz korzyści płynące z automatyzacji tego procesu. Podobnie jak w przypadku innych procesów biznesowych, które omówiliśmy powyżej, automatyzacja może zapobiegać błędom, przyspieszać procedury i pozwolić Ci uniknąć godzin spędzanych w biurze. 

Możesz użyć automatyzacji do:

• przesyłania listy płac;

• tworzyć raporty płacowe;

• Przekazywanie odcinków wypłat członkom zespołu

• dostosować godziny do płatnych urlopów;

• pomagać pracownikom w składaniu deklaracji podatkowych;

• Wprowadzanie zmian w otwartych zapisach na świadczenia

Jeśli masz zamiar zautomatyzować jedno zadanie, to właśnie lista płac jest mocnym kandydatem, biorąc pod uwagę ilość pracy, którą możesz odciążyć swój zespół. 

Pielęgnowanie leadów

Pielęgnowanie relacji z potencjalnymi klientami to kolejny świetny proces do zautomatyzowania, jeśli masz odpowiednią technologię. Może to być w formie programów e-mailowych, takich jak seria powitalna lub seria reaktywacji, lub promocja treści, taka jak ukierunkowane reklamy. 

Możesz użyć automatyzacji do pielęgnowania leadów, aby:

• Tworzenie przepływów pracy kampanii

• Udostępniać odpowiednią treść potencjalnym klientom

• wysyłać e-maile mające na celu pielęgnowanie relacji z potencjalnymi klientami,

• Przechowywać spersonalizowane dane dotyczące leadów

Chociaż istnieje wiele sposobów na wykorzystanie zautomatyzowanego nurturowania leadów na swoją korzyść, pamiętaj, aby stale ulepszać kampanie w oparciu o kluczowe wskaźniki efektywności (KPI). Najgorszą rzeczą, jaką możesz zrobić, to ustawić kampanię i zapomnieć o niej, więc pamiętaj, aby stale rozwijać się na podstawie wcześniejszych wyników. 

Przykłady automatyzacji procesów biznesowych

Teraz, gdy znasz już niektóre z najczęstszych zadań do zautomatyzowania, przyjrzyjmy się konkretnym przykładom wykorzystania automatyzacji procesów biznesowych w praktyce. Dobry plan powinien uwzględniać zarówno użytkowników biznesowych, jak i doświadczenie klienta.

Oto kilka przykładów automatyzacji procesów biznesowych, które pomogą Ci lepiej zrozumieć, jak możesz wykorzystać automatyzację.

Przykład 1: Automatyzacja zadań w projekcie

Scenariusz: pracujesz nad nowym projektem i zauważasz, że jedno z zadań jest zaległe. Kontaktujesz się z członkiem zespołu, aby sprawdzić status zadania. Dowiadujesz się, że zadanie zostało ukończone, ale zapomniano zamknąć zależność. Z tego powodu wiele zależności podrzędnych jest teraz opóźnionych.

Rozwiązanie: dzięki automatyzacji możesz ustawić przypomnienia o zadaniach, gdy zbliża się data wykonania, bez konieczności podejmowania jakichkolwiek działań. Dzięki temu zadania nie przekroczyłyby daty wykonania. Pozwoliłoby to również zaoszczędzić czas, który zarówno Ty, jak i interesariusz musielibyście poświęcić na omawianie i rozwiązywanie problemu. 

Przykład 2: Automatyzacja komunikacji w zespole

Scenariusz: kierownik operacyjny prosi Cię o włączenie go w proces wprowadzania nowego produktu na rynek, aby mógł być na bieżąco. Planujesz spotkanie zespołu, aby omówić strukturę podziału pracy z interesariuszami zespołu. Sprawdzasz Kalendarz kierownika operacyjnego, ale okazuje się, że nie jest on dostępny w żadnym z terminów, które odpowiadają pozostałym członkom zespołu. 

Rozwiązanie: dzięki automatyzacji możesz łatwo dodawać obserwujących do zadań, aby na bieżąco informować ich o zmianach w projekcie i zbliżających się terminach wykonania. Nie tylko będą automatycznie powiadamiani, ale będą mogli również dostosować własne preferencje dotyczące powiadomień, aby koordynować pracę, która jest dla nich najważniejsza. 

Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych

Być może zastanawiasz się, dlaczego automatyzacja jest tak ważna. To ważne pytanie, które należy omówić na wczesnym etapie analizy. 

Automatyzacja procesów biznesowych może przynieść następujące korzyści:

• Większa wydajność

• Usprawnienie procesów

• Ustandaryzuj operacje

Automatyzacja procesów biznesowych może nie tylko zaoferować te korzyści, ale także doprowadzić Twoją organizację do wyższego poziomu ogólnej inteligencji biznesowej poprzez planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) i korzystanie z różnych interfejsów programowania aplikacji (API). Oba te systemy transformacji cyfrowej mogą pomóc usprawnić automatyzację przepływu pracy zespołu.

Przyjrzyjmy się każdej z kluczowych korzyści płynących z automatyzacji procesów biznesowych. 

Większa wydajność

Jedną z największych korzyści płynących z automatyzacji procesów biznesowych jest to, że pomaga ona poprawić wydajność, dając zespołowi więcej czasu na wykonywanie pracy najlepiej, jak potrafi. Możesz na przykład zaoszczędzić czas i zapobiec błędom, automatyzując codzienne przypomnienie o agendzie dla interesariuszy projektu. 

Nie tylko poprawia to produktywność, ale dodatkowy wolny czas może również przyczynić się do wyższej jakości pracy. To rozwiązanie, na którym wszyscy wygrywają. 

Usprawnienie procesów

Operacje biznesowe mogą być skomplikowane zarówno dla dużych, jak i małych firm. To dlatego, że wdrażanych jest wiele różnych procesów. Od planowania i budżetowania po zasoby ludzkie i wdrażanie pracowników – za kulisami niemal każdego biznesu odbywa się wiele powtarzalnych zadań. 

Dzięki automatyzacji możesz usprawnić swoje procesy, wykorzystując uczenie maszynowe do poprawy doświadczeń zarówno pracowników, jak i klientów.

Standaryzacja operacji

Oprócz usprawniania zadań w ramach operacji biznesowych, automatyzacja może pomóc Twojemu zespołowi je ustandaryzować. Istnieje wiele sposobów, aby to osiągnąć, w tym automatyzacja przekazywania informacji do interesariuszy. 

Jest to ważne dla zachowania spójności w każdej z procedur wewnętrznych. To z kolei ogranicza liczbę błędów i bezproduktywne zajęcia oraz zapewnia jasność co do kierunku, w którym zmierza organizacja. 

Oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych

Aby stworzyć skuteczny proces biznesowy, musisz najpierw wdrożyć odpowiednie oprogramowanie do automatyzacji. Dobre narzędzie do automatyzacji procesów powinno umożliwiać tworzenie niestandardowych przepływów pracy, szybkie osiąganie wyników i łatwe wprowadzanie zmian w razie potrzeby. 

Istnieje wiele funkcji, które mogą zwiększyć inteligencję technologiczną Twojej organizacji, ale są takie, które wyróżniają się najbardziej. 

Twoje narzędzie powinno umożliwiać:

• Usprawniać przepływy pracy

• Wizualizować pracę 

• Zabezpieczać dane

• Zapewniać prosty interfejs użytkownika

• Ustawiać priorytety i daty

• Tworzenie niestandardowych kroków

• Ograniczanie bezproduktywnych zajęć

Wszystkie te funkcje nie tylko pomogą zbudować niezawodne przepływy pracy, ale także zmniejszą liczbę wąskich gardeł. Chociaż w danej chwili mogą wydawać się niewielkie, z czasem kumulują się, powodując problemy z wydajnością. Na szczęście dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do automatyzacji procesów biznesowych będziesz na to przygotowany.

Usprawnij przepływy pracy dzięki automatyzacji biznesowej

Automatyzacja procesów biznesowych jest kluczem do stworzenia bardziej wydajnego zespołu. Od wykrywania nieefektywności po zapobieganie błędom ludzkim – wszystko zaczyna się od automatyzacji. Może ona poprawić wszystko, od procesu wdrażania nowych pracowników po zadowolenie klientów.