Usprawnij stos technologiczny swojej firmy dzięki systemowi planowania zasobów przedsiębiorstwa

Z ilu aplikacji korzystasz w ciągu przeciętnego dnia pracy? Jeśli wziąć pod uwagę aplikacje do komunikacji, narzędzia do współpracy i systemy do konkretnych zadań, liczba ta może być wyższa, niż myślisz. W większości małych firm pracownicy korzystają z sześciu aplikacji dziennie. W przypadku pracowników przedsiębiorstw liczba ta wzrasta nawet do dziewięciu.

Ciągłe przełączanie się między aplikacjami ma swoje konsekwencje. Firmy z dużym stosem technologii odnotowują większą nieefektywność biznesową i niższą produktywność. W takim przypadku pomocne jest planowanie zasobów przedsiębiorstwa. 

Czym jest planowanie zasobów przedsiębiorstwa?

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ang. Enterprise Resource Planning, ERP) to proces integracji całego oprogramowania firmy i aplikacji biznesowych w jednej platformie. Wdrożenie ERP może na przykład obejmować scalenie oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami, technologii zarządzania finansami, narzędzi HR i innych systemów oprogramowania o znaczeniu krytycznym dla firmy w jednej scentralizowanej lokalizacji. Dzięki temu zespoły mają dostęp do narzędzi firmy w jednym miejscu, co pozwala ograniczyć czasochłonne zadania ręczne, jednocześnie zwiększając widoczność i współpracę między zespołami. 

Oto, czego nie robi ERP: nie zastępuje systemów biznesowych. Każdy dział może nadal korzystać z preferowanych narzędzi, ale zamiast działać w silosie, narzędzia te znajdują się teraz w jednym miejscu. Ułatwia to zespołom komunikację między działami i sprawia, że łatwiej jest im sprawdzić, jakie prace są wykonywane wokół nich.

Jak działa planowanie zasobów przedsiębiorstwa?

Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się policzyć, z ilu systemów korzysta Twoja organizacja? Liczba ta może być wyższa, niż się spodziewasz. Pomyśl o ostatnim przypadku, kiedy musiałeś rozwiązać problem za pomocą narzędzia. Czy rozważałeś użycie istniejących systemów, czy po prostu zastosowałeś nową technologię, aby rozwiązać problem? Często firmy wdrażają technologie bez oceny narzędzi, z których już korzystają, ani bez zastanowienia się nad tym, jak będą ze sobą współpracować. Rezultatem jest duży, rozproszony i kosztowny stos technologiczny.

Nie da się tego obejść — im więcej narzędzi, tym większy koszt dla produktywności. Nasze badania wykazały, że ciągłe przełączanie się między aplikacjami – spowodowane zbyt dużą liczbą narzędzi, które nie współpracują ze sobą – prowadzi do rozproszenia informacji, powielania procesów i mniejszej wydajności. Ponadto przełączanie się między aplikacjami powoduje, że pracownicy pracują dłużej, co może prowadzić do większego odpływu pracowników i utraty produktywności.

System ERP przeciwdziała temu, konsolidując wszystkie istniejące aplikacje i narzędzia business w jednej scentralizowanej platformie. Gdy wszystko znajduje się w jednym miejscu, każda osoba w organizacji może pracować w tym jednym, zintegrowanym systemie, niezależnie od tego, do jakiego zespołu należy. Rezultatem są usprawnione procesy biznesowe, zmniejszenie liczby nieefektywnych działań i łatwiejsza komunikacja. Ponadto system ERP pomaga pracownikom lepiej zrozumieć, w jaki sposób ich praca łączy się z ogólnymi celami organizacji, co zwiększa zaangażowanie pracowników i prowadzi do pracy o dużym znaczeniu. 

Przykład planowania zasobów przedsiębiorstwa

Załóżmy, że zespół inżynierów zarządza swoim przepływem pracy w narzędziu przeznaczonym dla inżynierów, takim jak Jira. Chociaż narzędzie to jest idealne do ich potrzeb, zespół biznesowy nie korzysta z Jira, co sprawia, że komunikacja między zespołami jest ręczna i trudna do śledzenia. System ERP rozwiązuje ten problem, centralizując komunikację na jednej platformie. 

Ponieważ system ERP nie zastępuje istniejących narzędzi, zespół inżynierów może nadal korzystać z Jira, a zespół ds. biznesu może skutecznie łączyć się z nimi i komunikować za pośrednictwem scentralizowanej platformy. Na przykład Asana integruje się z ponad 260 narzędziami, w tym z Jira, umożliwiając łączenie narzędzi o znaczeniu krytycznym dla biznesu, uproszczenie stosu technologicznego i usprawnienie międzyfunkcyjnych przepływów pracy. 

Jakie są korzyści z planowania zasobów przedsiębiorstwa? 

Przełączanie się między aplikacjami nie tylko marnuje czas, ale także obniża produktywność. Nasze badania wykazały, że 25% pracowników korzystających z ponad 16 aplikacji twierdzi, że przeocza wiadomości i działania (w porównaniu z 8% osób korzystających z 1–5 aplikacji i 15% osób korzystających z 6–15 aplikacji). Ponadto 23% tych pracowników stwierdziło, że ich koncentracja uległa pogorszeniu z powodu przełączania się między aplikacjami.

W takiej sytuacji pomocne może okazać się planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Skonsolidowanie narzędzi używanych w organizacji pozwala ograniczyć powielanie zadań, zminimalizować przełączanie się między aplikacjami i uprościć współpracę. Inne korzyści z ERP to m.in.:

• Usprawnione procesy business. Skonsolidowanie wszystkich narzędzi biznesowych w jednej platformie pozwala ustandaryzować i zautomatyzować podstawowe procesy biznesowe. Dzięki temu zespół ma więcej czasu na skupienie się na pracy o dużym znaczeniu. W rzeczywistości przedsiębiorstwa mogą zyskać 264 godziny rocznie, usprawniając procesy biznesowe. 

• Połączenie pracy pracowników z celami organizacji. Często pracownicy czują się odłączeni od najważniejszych celów i nie potrafią pojąć, w jaki sposób ich praca łączy się z większymi celami organizacji. System ERP umożliwia śledzenie celów w miejscu, w którym wykonywana jest praca, dzięki czemu pracownicy mogą zobaczyć swoją pracę w szerszym kontekście i skutecznie ustalać priorytety, które prowadzą do osiągnięcia ważnych celów. 

• Wgląd w projekty i przepływy pracy w czasie rzeczywistym. Dzięki systemowi ERP cała organizacja działa na scentralizowanej platformie, która zapewnia pracownikom lepszy wgląd w to, nad czym pracują inne zespoły i współpracownicy oraz dlaczego ta praca jest ważna.

• Skonsolidowane raportowanie i gromadzenie danych. Gdy cała praca odbywa się w tym samym miejscu, możesz łatwo pobrać dane z dowolnego projektu lub zespołu. Zamiast ręcznie zbierać informacje z wielu źródeł, takich jak arkusze kalkulacyjne i e-maile, możesz użyć narzędzi do raportowania i pulpitów nawigacyjnych, które umożliwiają dostęp do danych w czasie rzeczywistym. 

• Niższe koszty operacyjne. Konsolidacja liczby narzędzi w stosie technologicznym nie tylko ułatwia zarządzanie pracą, ale także pozwala zaoszczędzić pieniądze. ERP pomaga kontrolować narzędzia i eliminować przestarzałe lub zbędne technologie, zmniejszając koszty operacyjne. Ponadto, ponieważ ERP przekłada się na usprawnione procesy biznesowe i zwiększoną produktywność pracowników, możesz zminimalizować nieefektywność, która ostatecznie kosztuje firmę czas i pieniądze. 

• Lepsza współpraca między zespołami. Jednym z najtrudniejszych aspektów komunikacji między wieloma zespołami jest koordynacja różnych narzędzi. System ERP rozwiązuje ten problem, zapewniając jedno centrum współpracy dla całej komunikacji – bez względu na to, do jakiego zespołu należysz. 

• Większe bezpieczeństwo. Bezpieczeństwo danych jest priorytetem dla liderów biznesowych i nie bez powodu. Cyberataki mogą mieć druzgocące konsekwencje dla biznesu, w tym reperkusje finansowe i utratę zaufania klientów. Eliminując niesprawdzone narzędzia i korzystając z bezpiecznej platformy do zarządzania pracą, możesz zapewnić bezpieczeństwo danych i spełnić wymagania dotyczące zgodności. 

• Zwiększona produktywność i koncentracja całego zespołu. Usprawniając procesy biznesowe i automatyzując powtarzające się zadania, system ERP ogranicza pracę ręczną i pozwala zespołom skupić się na wykonywaniu najważniejszych zadań. Ponadto konsolidacja stosu technologicznego ma pozytywny wpływ na zaangażowanie – nasze badania wykazały, że 17% osób w przedsiębiorstwach twierdzi, że mniejsza liczba aplikacji poprawiłaby ich koncentrację.

• Lepsza widoczność w zespole. System ERP konsoliduje miejsca, w których wykonywana jest praca, zapewniając zespołom lepszy wgląd w to, co dzieje się wokół nich, i umożliwiając wszystkim na bieżąco śledzenie celów organizacji i postępów w realizacji projektów.  

Dla kogo jest przeznaczone planowanie zasobów przedsiębiorstwa? 

Każda firma, która korzysta z wielu narzędzi w różnych działach, może skorzystać z planowania zasobów przedsiębiorstwa. Chociaż ERP jest niezaprzeczalnie przydatny dla większych firm z większymi stosami technologii, małe firmy i startupy, które korzystają z różnych narzędzi w różnych działach, mogą również skorzystać na połączeniu ich w jedno źródło wiedzy. 

Oto sygnały, że Twoja firma powinna rozważyć wdrożenie systemu ERP:

• Twoja firma się rozwija lub przestała być w stanie korzystać ze starych procesów lub narzędzi. 

• Masz duży stos technologiczny rozłożony na różne działy, takie jak finanse, zasoby ludzkie, zarządzanie łańcuchem dostaw, IT, marketing i zarządzanie projektami. 

• Bieżące systemy Twojej organizacji nie integrują się ze sobą. 

• Twoi pracownicy nie rozumieją, w jaki sposób ich praca przekłada się na realizację celów organizacji. 

• Wzrost liczby niespójności w procesach lub nieprawidłowych danych w raportach.

• W Twojej firmie spada produktywność z powodu nadmiernej liczby narzędzi i konieczności przełączania się między aplikacjami. 

• Do komunikacji i współpracy korzystasz z przestarzałych lub nieodpowiednich systemów, takich jak arkusze kalkulacyjne i dokumenty. 

• Ty lub Twój zespół spędzacie zbyt dużo czasu na zadaniach administracyjnych lub ręcznych, które można zautomatyzować.

Mniej silosów to mniej nieefektywności 

Bez względu na to, jak duża lub mała jest Twoja firma, im więcej technologii używasz, tym większe ryzyko, że pojawią się zbędne procesy i nieefektywne rozwiązania biznesowe. Planowanie zasobów przedsiębiorstwa usprawnia operacje biznesowe, łącząc wszystkie narzędzia i aplikacje w jednym, scentralizowanym miejscu.