Twój przewodnik po rozpoczęciu pracy z zarządzaniem portfolio projektów

Zdjęcie współautora – Julia MartinsJulia Martins14 grudnia 20205 min czytania
facebooktwitterlinkedin
Czym jest zarządzanie portfolio projektów

Jeśli często zarządzasz wieloma inicjatywami w różnych zespołach i działach, doskonale zdajesz sobie sprawę, jak trudno jest uzyskać i przekazywać jasne informacje na temat pracy. Narzędzia do zarządzania projektami zapewniają sposób organizacji i przeprowadzania działań dla jednej inicjatywy, ale aby możliwe było uzyskanie przejrzystości dla wielu zespołów i działów, niezbędny jest sposób na zarządzanie portfolio projektów.

Czym jest zarządzanie portfolio projektów?

Zarządzanie portfolio projektów (PPM) to scentralizowany sposób zarządzania wieloma projektami jednocześnie. Dzięki zarządzaniu portfolio projektów zyskujesz jasny obraz wszystkich inicjatyw i projektów, co pozwala połączyć codzienne prace zespołu ze strategią organizacyjną Twojej firmy. Od strategii do wykonania, narzędzia do zarządzania portfolio projektów pomagają śledzić priorytety biznesowe i uzyskać szersze spojrzenie na sytuację.

Pobierz: Jak zbudować strategię organizacyjną

Zarządzanie portfolio projektów vs. zarządzanie projektem – jaka jest różnica?

Jeśli znasz podstawy zarządzania projektami, to masz świadomość, że jest to wspaniały sposób na planowanie, zarządzanie i wykonywanie pracy. Zarządzanie projektami może pomóc Twojemu zespołowi uzgodnić kto, co i na kiedy musi wykonać i poprawić współpracę wewnątrzzespołową przy danej inicjatywie. Zarządzanie portfolio projektów natomiast umożliwia zarządzanie wieloma projektami i większymi inicjatywami na raz.

Zarówno zarządzanie projektami, jak i zarządzanie portfolio projektów to rodzaje zarządzania pracą, które stanowi systematyczne podejście do koordynacji działań w całej organizacji – od projektów i procesów bieżących, aż po zadania rutynowe – w celu zwiększenia przejrzystości. Zarządzanie portfolio projektów może Ci się przydać, jeśli:

  • Szukasz sposobu na organizację i śledzenie wielu projektów i priorytetów na raz.

  • Członkowie kluczowego personelu kierowniczego potrzebują łatwego sposobu wizualizacji postępów różnych inicjatyw.

  • Szukasz łatwego sposobu na połączenie codziennych zadań ze strategicznymi celami.

Role i zakres odpowiedzialności w zarządzaniu portfolio projektów

Zupełnie jak w przypadku zarządzania projektami, również przy zarządzaniu portfolio projektów istnieją pewne kluczowe role i obowiązki. Dzięki nim, możesz nie tylko upewnić się, że każdy rozumie swoje obowiązki, ale również – obowiązki współpracowników.

Menedżer portfolio projektów

Jak można przypuszczać, menedżer portfolio projektów to osoba odpowiedzialna za utworzenie i zarządzanie nim. Aby być menedżerem portfolio projektów nie musisz zarządzać wszystkimi projektami, które wchodzą w jego skład. Do Twoich obowiązków należy jednak upewnienie się, że projekty w Twoim portfolio są aktualne i zawierają stosowne, bieżące aktualizacje statusu. Zaplanuj regularne spotkania z menedżerami pozostałych projektów, aby rozwinąć nawyk częstego raportowania o statusie projektu.

Członkowie kluczowego personelu kierowniczego

Kluczowy personel kierowniczy to członkowie zespołu lub zarządu firmy, którzy muszą mieć ogólny wgląd w status inicjatyw objętych portfolio. Na przykład, jeśli zarządzasz zespołem w dziale marketingowym, do tej kategorii można by zaliczyć CMO lub dyrektora działu marketingu.

Przeczytaj: Jak napisać streszczenie (plus przykłady)

Menedżer programowy

Rola menedżera programowego przypomina rolę menedżera portfolio projektów. Główna różnica pomiędzy tymi dwoma rolami i technikami zarządzania polega na tym, że menedżer programowy zarządza połączonymi ze sobą projektami, a menedżer portfolio projektów – niekoniecznie. Na przykład, menedżer programowy może zarządzać wieloma projektami związanymi ze specyficzną premierą marketingową, natomiast menedżer portfolio projektów zarządza wieloma projektami z działu marketingu, które nie koniecznie będą ze sobą bezpośrednio powiązane.

Przeczytaj: Kompletny przewodnik po zarządzaniu programami

Menedżer projektu

Tak, przy zarządzaniu portfolio projektów pracują też menedżerowie projektów! Menedżerowie projektów mogą zarządzać indywidualnymi projektami w ramach większego portfolio. W zależności od rozmiaru i celu portfolio, niektóre produkty mogą również być zarządzane przez menedżera portfolio projektów.

Członkowie zespołu projektowego

Każdy, kto pracuje nad projektem wchodzącym w skład portfolio, wchodzi w skład zespołu projektowego. Zespół projektowy może być grupą międzyfunkcyjną lub tradycyjną. Główna różnica pomiędzy „zespołem projektowym” a „zespołem” polega na tym, że zespół projektowy to grupa, która współpracuje ze sobą wyłącznie podczas trwania projektu.

Korzyści z zarządzania portfolio projektów

Zarządzanie portfolio projektów pomaga Tobie i odpowiednim interesariuszom zyskać ogólny przegląd wszystkich złożonych projektów i inicjatyw. Stosowane prawidłowo, zarządzanie portfolio projektów może pomóc Ci w podejmowaniu lepszych strategicznych decyzji. Zespoły, które korzystają z narzędzi do zarządzania portfolio, zyskują:

  • Lepszą widoczność

  • Lepszą koordynację działań

  • Możliwość ogólnego, holistycznego planowania

  • Możliwość szybkiego sprawdzenia postępów

  • Więcej czasu na działania kreatywne i strategiczne

  • Wgląd w postępy w czasie rzeczywistym

  • Szybsze podejmowanie decyzji

Przeczytaj: 7 kroków do napisania idealnej deklaracji wizji

Aby w pełni wykorzystać możliwości zarządzania portfolio projektów potrzebne jest do tego odpowiednie narzędzie

Zarządzanie portfolio projektów stanowi część większego systemu działań: zarządzania pracą. Aby skutecznie korzystać z oprogramowania do zarządzania portfolio projektów konieczne jest narzędzie, które pomoże Ci połączyć codzienne zadania z ogólną strategią firmy, zyskać ogólny przegląd statusu wszystkich działań i otrzymywać regularne aktualizacje. Oto trzy niezbędne funkcje oprogramowania do zarządzania portfolio projektów:

Aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym

Jedną z niezaprzeczalnych korzyści zarządzania portfolio projektów jest możliwość uzyskania wglądu w postępy każdego projektu, wchodzącego w skład portfolio. Aby było to możliwe, upewnij się, że wybrane przez Ciebie narzędzie ma funkcję raportowania na poziomie projektu i portfolio. W ten sposób członkowie kluczowego personelu kierowniczego mogą szybko uzyskać wgląd w status na poziomie portfolio, a później sprawdzić aktualizacje poszczególnych projektów, jeśli to konieczne.

Oś czasu i śledzenie zależności

Portfolio może składać się z wielu złożonych projektów, dlatego też warto upewnić się, że oprogramowanie do zarządzania nim umożliwia wyświetlenie wszystkich projektów z portfolio w formie osi czasu, z naciskiem na występujące pomiędzy nimi zależności. Stosując widok w stylu wykresu Gantta możliwe jest określenie kluczowych dat oraz kamieni milowych dla każdego projektu i upewnienie się, że wszystko postępuje zgodnie z planem.

Zarządzanie obciążeniem

Zarządzanie obciążeniem może pomóc Ci rozwinąć i śledzić plan zarządzania zasobami. Dzięki narzędziom do zarządzania obciążeniem masz jasny obraz zakresu obowiązków i produkty końcowe, które ma dostarczyć Twój zespół w ramach wszystkich projektów w portfolio. W ten sposób, kiedy musisz wprowadzić zmiany do planu zarządzania zasobami łatwo sprawdzisz, który członek zespołu dysponuje mocami przerobowymi, a który bliski jest wypalenia.

Procesy i najlepsze praktyki dotyczące zarządzania portfolio projektów

Zarządzanie portfolio projektów sprawdza się najlepiej, kiedy utrzymuje się zaktualizowane portfolio w czasie rzeczywistym. Rolą menedżera portfolio projektów jest regularne sprawdzanie postępów z menedżerami poszczególnych projektów i upewnienie się, że dane dotyczące ich projektów są dokładne. W ten sposób zarówno Ty, jak i członkowie kluczowego personelu kierowniczego możecie szybko identyfikować zagrożone projekty i wprowadzić niezbędne poprawki oraz sprawdzić, czy projekty, które postępują zgodnie z oczekiwaniami dokładnie odpowiadają strategicznym inicjatywom Twojej organizacji.

Aby rozpocząć pracę z zarządzaniem portfolio projektów wypróbuj pięć prostych kroków:

Krok 1: Dostosuj portfolio do inicjatyw biznesowych

Zarządzanie portfolio projektów umożliwia połączenie codziennych działań ze strategicznymi inicjatywami, ale aby było to możliwe należy sprawdzić, z którymi celami chcesz je połączyć. Jeśli Twoja organizacja wyznacza cele roczne lub kwartalne, możesz mieć do wyboru wiele celów, od tych związanych z budżetem, aż po zmniejszenie wskaźnika rezygnacji. Określ, do realizacji których strategicznych celów lub OKR-ów przyczynia się Twoje portfolio.

Krok 2: Dodaj projekty

Twoje portfolio powinno obejmować wszystkie projekty, które odnoszą się do konkretnych inicjatyw. Upewnij się, że dodajesz odpowiednie projekty i nadawaj im priorytety w zależności od ich znaczenia. Skonsultuj się z menedżerami poszczególnych projektów, aby sprawdzić, w jaki sposób każdy z projektów w portfolio łączy się ze strategicznymi celami firmy. Na koniec upewnij się, że nie istnieją żadne projekty dotyczące tego samego zagadnienia, które nie zostały uwzględnione w ramach portfolio.

Krok 3: Udostępnij portfolio członkom kluczowego personelu kierowniczego

Portfolio to narzędzie umożliwiające koordynację działań z menedżerami projektów oraz skuteczniejszą priorytetyzację zadań, a także sposób dla członków kluczowego personelu kierowniczego, który pozwoli im uzyskać ogólny przegląd inicjatyw realizowanych w ramach Twojego działu. Upewnij się, że mają oni łatwy dostęp do oprogramowania do zarządzania portfolio projektów, aby mogli podejmować lepsze decyzje.

Krok 4: Otrzymuj powiadomienia o postępach w czasie rzeczywistym

Upewnij się, że menedżerowie projektów regularnie uaktualniają projekty, za które są odpowiedzialni. W ten sposób, portfolio staje się centrum zarządzania dla wszystkich Twoich inicjatyw. Możesz zobaczyć je w jednym miejscu, aby łatwiej identyfikować zależności, znajdować nowe możliwości i dokonywać zmian w projektach narażonych na niepowodzenie.

Przeczytaj: Jak napisać efektywny raport o statusie projektu

Krok 5: Użyj portfolio do zarządzania zasobami

Portfolio to nie tylko pomoc dla Ciebie i kluczowych interesariuszy. Jest to także potężne narzędzie do zarządzania zasobami. Podczas fazy planowania każdego z projektów prawdopodobnie stworzono plan zarządzania zasobami. Jeśli jeden z projektów się opóźnia lub zaczyna przebiegać nieprawidłowo, możesz dokonać ponownej dystrybucji zasobów, wykorzystując zasoby z innych projektów w portfolio, aby rozwiązać ten problem. Upewnij się, że wybrane przez Ciebie narzędzie PPM obejmuje funkcje zarządzania obciążeniem pracą, aby zapewnić lepszy wgląd w obecny podział zasobów i umożliwić ich ponowną dystrybucję.

Uzyskaj pełny obraz sytuacji dzięki zarządzaniu portfolio projektów

Zarządzanie portfolio projektów to najlepszy sposób na współpracę z zespołem. Zyskaj ogólny przegląd wszystkich inicjatyw w jednym miejscu i łatwo śledź najważniejsze wskaźniki.

Chcesz spróbować zarządzania portfolio projektów? Dowiedz się więcej na temat Portfolio w Asanie i w płynny sposób połącz wszystkie swoje inicjatywy w jednym miejscu.

Powiązane zasoby

E-book

Mądry początek, mocne zakończenie: zwiększ wydajność organizacyjną dzięki przepływom pracy