Twój przewodnik po rozpoczęciu pracy z zarządzaniem portfolio projektów

Jeśli często zarządzasz wieloma inicjatywami w różnych zespołach i działach, doskonale zdajesz sobie sprawę, jak trudno jest uzyskać i przekazywać jasne informacje na temat pracy. Narzędzia do zarządzania projektami zapewniają sposób organizacji i przeprowadzania działań dla jednej inicjatywy, ale aby możliwe było uzyskanie przejrzystości dla wielu zespołów i działów, niezbędny jest sposób na zarządzanie portfolio projektów.

Czym jest zarządzanie portfolio projektów?

Zarządzanie portfolio projektów (PPM) to scentralizowany sposób zarządzania wieloma projektami jednocześnie. Dzięki zarządzaniu portfolio projektów zyskujesz widoczność w ramach wszystkich inicjatyw i projektów, co pozwala połączyć codzienne prace zespołu ze strategią organizacyjną Twojej firmy. Od strategii do wykonania, narzędzia do zarządzania portfolio projektów pomagają śledzić priorytety biznesowe i uzyskać szersze spojrzenie na sytuację.

Zarządzanie portfolio projektów a zarządzanie projektem – jaka jest różnica?

Jeśli znasz podstawy zarządzania projektami, to masz świadomość, że jest to wspaniały sposób na planowanie, zarządzanie i wykonywanie pracy. Zarządzanie projektami może pomóc Twojemu zespołowi uzgodnić kto, co i na kiedy musi wykonać i poprawić współpracę wewnątrzzespołową przy danej inicjatywie. Zarządzanie portfolio projektów natomiast umożliwia zarządzanie wieloma projektami i większymi inicjatywami na raz.

Zarówno zarządzanie projektami, jak i zarządzanie portfolio projektów to rodzaje zarządzania pracą, które stanowi systematyczne podejście do koordynacji działań w całej organizacji – od projektów i procesów bieżących, aż po zadania rutynowe – w celu zwiększenia przejrzystości. Zarządzanie portfolio projektów może Ci się przydać, jeśli:

• Szukasz sposobu na organizację i śledzenie wielu projektów i priorytetów na raz.

• Członkowie kluczowego personelu kierowniczego potrzebują łatwego sposobu wizualizacji postępów różnych inicjatyw.

• Szukasz łatwego sposobu na połączenie codziennych zadań ze strategicznymi celami.

Role i zakres odpowiedzialności w zarządzaniu portfolio projektów

Zupełnie jak w przypadku zarządzania projektami, również przy zarządzaniu portfolio projektów istnieją pewne kluczowe role i obowiązki. Dzięki nim, możesz nie tylko upewnić się, że każdy rozumie swoje obowiązki, ale również – obowiązki współpracowników.

Menedżer portfolio projektów

Jak można przypuszczać, menedżer portfolio projektów to osoba odpowiedzialna za utworzenie i zarządzanie nim. Aby być menedżerem portfolio projektów nie musisz zarządzać wszystkimi projektami, które wchodzą w jego skład. Do Twoich obowiązków należy jednak upewnienie się, że projekty w Twoim portfolio są aktualne i zawierają stosowne, bieżące aktualizacje statusu. Zaplanuj regularne spotkania z menedżerami pozostałych projektów, aby rozwinąć nawyk częstego raportowania o statusie projektu.

Członkowie kluczowego personelu kierowniczego

Kluczowy personel kierowniczy to członkowie zespołu lub zarządu firmy, którzy muszą mieć ogólny wgląd w status inicjatyw objętych portfolio. Na przykład, jeśli zarządzasz zespołem w dziale marketingowym, do tej kategorii można by zaliczyć CMO lub dyrektora działu marketingu.

Menedżer programowy

Rola menedżera programowego przypomina rolę menedżera portfolio projektów. Główna różnica pomiędzy tymi dwoma rolami i technikami zarządzania polega na tym, że menedżer programowy zarządza połączonymi ze sobą projektami, a menedżer portfolio projektów – niekoniecznie. Na przykład, menedżer programowy może zarządzać wieloma projektami związanymi ze specyficzną premierą marketingową, natomiast menedżer portfolio projektów zarządza wieloma projektami z działu marketingu, które nie koniecznie będą ze sobą bezpośrednio powiązane.

Menedżer projektu

Tak, przy zarządzaniu portfolio projektów pracują też menedżerowie projektów! Menedżerowie projektów mogą zarządzać indywidualnymi projektami w ramach większego portfolio. W zależności od rozmiaru i celu portfolio, niektóre produkty mogą również być zarządzane przez menedżera portfolio projektów.

Członkowie zespołu projektowego

Każdy, kto pracuje nad projektem wchodzącym w skład portfolio, wchodzi w skład zespołu projektowego. Zespół projektowy może być grupą międzyfunkcyjną lub tradycyjną. Główna różnica pomiędzy „zespołem projektowym” a „zespołem” polega na tym, że zespół projektowy to grupa, która współpracuje ze sobą wyłącznie podczas trwania projektu.

Korzyści z zarządzania portfolio projektów

Zarządzanie portfolio projektów pomaga Tobie i odpowiednim interesariuszom zyskać ogólny przegląd wszystkich złożonych projektów i inicjatyw. Stosowane prawidłowo, zarządzanie portfolio projektów może pomóc Ci w podejmowaniu lepszych strategicznych decyzji. Zespoły, które korzystają z narzędzi do zarządzania portfolio, zyskują:

• Lepszą widoczność

• Lepszą koordynację działań

• Możliwość ogólnego, holistycznego planowania

• Możliwość szybkiego sprawdzenia postępów

• Więcej czasu na działania kreatywne i strategiczne

• Wgląd w postępy w czasie rzeczywistym

• Szybsze podejmowanie decyzji

Aby w pełni wykorzystać możliwości zarządzania portfolio projektów potrzebne jest do tego odpowiednie narzędzie

Zarządzanie portfolio projektów stanowi część większego systemu działań: zarządzania pracą. Aby skutecznie korzystać z oprogramowania do zarządzania portfolio projektów konieczne jest narzędzie, które pomoże Ci połączyć codzienne zadania z ogólną strategią firmy, zyskać ogólny przegląd statusu wszystkich działań i otrzymywać regularne aktualizacje. Oto trzy niezbędne funkcje oprogramowania do zarządzania portfolio projektów:

Aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym

Jedną z niezaprzeczalnych korzyści zarządzania portfolio projektów jest możliwość uzyskania wglądu w postępy każdego projektu, wchodzącego w skład portfolio. Aby było to możliwe, upewnij się, że wybrane przez Ciebie narzędzie ma funkcję raportowania na poziomie projektu i portfolio. W ten sposób członkowie kluczowego personelu kierowniczego mogą szybko uzyskać wgląd w status na poziomie portfolio, a później sprawdzić aktualizacje poszczególnych projektów, jeśli to konieczne.

Oś czasu i śledzenie zależności

Portfolio może składać się z wielu złożonych projektów, dlatego też warto upewnić się, że oprogramowanie do zarządzania nim umożliwia wyświetlenie wszystkich projektów z portfolio w formie osi czasu, z naciskiem na występujące pomiędzy nimi zależności. Stosując widok w stylu wykresu Gantta możliwe jest określenie kluczowych dat oraz kamieni milowych dla każdego projektu i upewnienie się, że wszystko postępuje zgodnie z planem.

Zarządzanie obciążeniem

Zarządzanie obciążeniem może pomóc Ci rozwinąć i śledzić plan zarządzania zasobami. Dzięki narzędziom do zarządzania obciążeniem masz jasny obraz zakresu obowiązków i produkty końcowe, które ma dostarczyć Twój zespół w ramach wszystkich projektów w portfolio. W ten sposób, kiedy musisz wprowadzić zmiany do planu zarządzania zasobami łatwo sprawdzisz, który członek zespołu dysponuje mocami przerobowymi, a który bliski jest wypalenia.

Procesy i najlepsze praktyki dotyczące zarządzania portfolio projektów

Zarządzanie portfolio projektów sprawdza się najlepiej, kiedy utrzymuje się zaktualizowane portfolio w czasie rzeczywistym. Rolą menedżera portfolio projektów jest regularne sprawdzanie postępów z menedżerami poszczególnych projektów i upewnienie się, że dane dotyczące ich projektów są dokładne. W ten sposób zarówno Ty, jak i członkowie kluczowego personelu kierowniczego możecie szybko identyfikować zagrożone projekty i wprowadzić niezbędne poprawki oraz sprawdzić, czy projekty, które postępują zgodnie z oczekiwaniami dokładnie odpowiadają strategicznym inicjatywom Twojej organizacji.

Aby rozpocząć pracę z zarządzaniem portfolio projektów wypróbuj pięć prostych kroków:

Krok 1: dostosuj portfolio do inicjatyw biznesowych

Zarządzanie portfolio projektów umożliwia połączenie codziennych działań ze strategicznymi inicjatywami, ale aby było to możliwe należy sprawdzić, z którymi celami chcesz je połączyć. Jeśli Twoja organizacja wyznacza cele roczne lub kwartalne, możesz mieć do wyboru wiele celów, od tych związanych z budżetem, aż po zmniejszenie wskaźnika rezygnacji. Określ, do realizacji których strategicznych celów lub OKR-ów przyczynia się Twoje portfolio.

Krok 2: dodaj projekty

Twoje portfolio powinno obejmować wszystkie projekty, które odnoszą się do konkretnych inicjatyw. Upewnij się, że dodajesz odpowiednie projekty i nadawaj im priorytety w zależności od ich znaczenia. Skonsultuj się z menedżerami poszczególnych projektów, aby sprawdzić, w jaki sposób każdy z projektów w portfolio łączy się ze strategicznymi celami firmy. Na koniec upewnij się, że nie istnieją żadne projekty dotyczące tego samego zagadnienia, które nie zostały uwzględnione w ramach portfolio.

Krok 3: udostępnij portfolio członkom kluczowego personelu kierowniczego

Portfolio to narzędzie umożliwiające koordynację działań z menedżerami projektów oraz skuteczniejszą priorytetyzację zadań, a także sposób dla członków kluczowego personelu kierowniczego, który pozwoli im uzyskać ogólny przegląd inicjatyw realizowanych w ramach Twojego działu. Upewnij się, że mają oni łatwy dostęp do oprogramowania do zarządzania portfolio projektów, aby mogli podejmować lepsze decyzje.

Krok 4: otrzymuj powiadomienia o postępach w czasie rzeczywistym

Upewnij się, że menedżerowie projektów regularnie uaktualniają projekty, za które są odpowiedzialni. W ten sposób, portfolio staje się centrum zarządzania dla wszystkich Twoich inicjatyw. Możesz zobaczyć je w jednym miejscu, aby łatwiej identyfikować zależności, znajdować nowe możliwości i dokonywać zmian w projektach narażonych na niepowodzenie.

Krok 5: użyj portfolio do zarządzania zasobami

Portfolio to nie tylko pomoc dla Ciebie i kluczowych interesariuszy. Jest to także potężne narzędzie do zarządzania zasobami. Podczas fazy planowania każdego z projektów prawdopodobnie udało Ci się stworzyć plan zarządzania zasobami. Jednakże, jeśli jeden z projektów zaczyna zbaczać z kursu, możesz dokonać ponownej dystrybucji zasobów, wykorzystując zasoby z innych projektów w portfolio, aby rozwiązać ten problem. Upewnij się, że wybrane przez Ciebie narzędzie PPM obejmuje funkcje do zarządzania obciążeniem pracą, aby zwiększyć wgląd w podział zasobów i umożliwić ich ponowną dystrybucję.

Uzyskaj pełny obraz sytuacji dzięki zarządzaniu portfolio projektów

Zarządzanie portfolio projektów to najlepszy sposób na współpracę z zespołem. Zyskaj ogólny przegląd wszystkich inicjatyw w jednym miejscu i łatwo śledź najważniejsze wskaźniki.

Chcesz spróbować zarządzania portfolio projektów? Dowiedz się więcej na temat Portfolio w Asanie i w płynny sposób połącz wszystkie swoje inicjatywy w jednym miejscu.