Jak napisać efektywny raport o statusie projektu

Zdjęcie współautora – Jenny ThaiJenny Thai1 lipca 20196 min czytania
facebooktwitterlinkedin
Raporty o statusie projektu

Zaczynasz rano pracę, otwierasz pocztę, a tam trzy różne prośby o aktualizację statusu odnośnie tego samego projektu. Twój przełożony chce widzieć, kiedy sfinalizujesz budżet. Członek zespołu zastanawia się, ile czasu powinien przeznaczyć na projekt. Z kolei dyrektor ds. marketingu pyta, w jaki sposób ostatnie opóźnienie wpłynie na cele zaplanowane na pierwszy kwartał.

Częste prośby o aktualizację statusu napływające ze wszystkich stron mogą być przytłaczające. Na szczęście istnieje lepszy sposób, aby informować interesariuszy o postępach w realizacji projektów. Są nim raporty o statusie projektu.

Czym jest raport o statusie projektu i dlaczego jest on ważny?

Raporty o statusie projektu to regularne aktualizacje (ich częstotliwość poruszymy nieco później) na temat postępu w realizacji Twoich projektów. Odpowiadają na pytania, na które wszyscy zdają się chcieć znać odpowiedzi (nawet jeśli jeszcze ich nie zadali). Podane w zwięzłej formie, dają ogólny obraz projektu raczej niż wgląd w każdy jego szczegół.

Regularne raporty o statusie projektu są ważne, ponieważ pozwalają na bieżąco informować interesariuszy o postępach projektu, zmniejszając tym samym liczbę pytań o jego przebieg. Pokazują i informują, że prace idą zgodnie z planem, dzięki czemu każdy może czuć się pewnie i spokojnie.

Wypróbuj funkcję raportowania w Asanie za darmo

Jeśli projekt jest opóźniony, raport o jego statusie poinformuje wszystkich o tym, jakie jest opóźnienie i jakie podejmujesz działania, aby wyeliminować czynniki blokujące. W ten sposób pokazujesz, że masz proaktywne podejście do przywrócenia projektu na właściwe tory. (Innym świetnym narzędziem do zarządzania projektami jest oś czasu).

Przeczytaj: Jak utworzyć oś czasu projektu w 7 krokach

Jak napisać dobry raport o statusie projektu

Od czego zatem zacząć tworzenie raportu o statusie projektu? Na pewno od stworzenia przejrzystej struktury, którą będziesz konsekwentnie powielać w kolejnych raportach i aktualizacjach. Upewnij się również, że informacje w nim zawarte są zgodne z briefem projektu, aby trzymać się tematu.

Sprawdź nasze wskazówki, co zawrzeć w raporcie o statusie projektu i zobacz, jak wykorzystać każdy omawiany krok w praktyce na przykładzie projektu dotyczącego satysfakcji pracowników.

1. Nadaj nazwę swojemu raportowi

Dobrym rozwiązaniem jest użycie nazwy projektu, aby było wiadomo do czego się odnosi. Jeśli opracowujesz regularne raporty o statusie dla tego projektu, możesz również zawrzeć w tytule datę lub znacznik czasowy.

Przykład: Luty 2020 r. – Inicjatywa dotycząca satysfakcji pracowników

2. Określ, czy projekt jest realizowany na czas, jest opóźniony lub zagrożony

Poszukaj narzędzia do zarządzania pracą, które pozwoli Ci komunikować status projektu, a także to czy jest realizowany na czas czy nie. Możesz w tym celu wykorzystać system kolorów (zielony = na czas, żółty = zagrożony, czerwony = opóźniony).

Przykład: Status projektu: na czas

3. Dołącz krótkie podsumowanie raportu o statusie

Podsumowanie raportu o statusie projektu nie powinno być dłuższe niż 2-3 zdania. Chodzi o to, aby przekazać w nim najważniejsze informacje tym odbiorcom, którzy nie mają czasu na przeczytanie całego raportu.

Przykład: Mamy wyniki ankiety i obecnie je analizujemy. Komitet ds. zaangażowania współpracuje z zespołem wykonawczym nad wdrożeniem nowych inicjatyw dotyczących zaangażowania.

4. Wybierz dwa lub trzy kluczowe obszary albo kamienie milowe, które wyróżnisz w raporcie

Wybierz zadania, nad którymi pracowałeś od ostatniej aktualizacji. Możesz zastosować podział chronologiczny – co zostało zrobione, nad czym zespół pracuje obecnie oraz jakie są nadchodzące zadania. Dodatkowo, możesz podzielić te zadania na segmenty tygodniowe, miesięczne i kwartalne. Inną opcją jest pogrupowanie aktualizacji według roli – projektant, copywriter, programista. Jeszcze inną możliwością jest użycie kamieni milowych – np. przeprowadzenie ankiety dotyczącej zaangażowania, wyniki ankiety, implementacja informacji zwrotnych.

Przykład: Przeprowadzenie ankiety dotyczącej zaangażowania, wyniki ankiety, implementacja informacji zwrotnych

5. Uwzględnij ogólnie omówienie każdego kluczowego obszaru

Do każdego kluczowego obszaru omawianego w raporcie, dodaj po kilka podpunktów prezentujących aktualne informacje na temat postępów i nadchodzących zadań.

Przykład: Wyniki ankiety

  • W badaniu satysfakcji wzięło udział 70% pracowników

  • Ogólny poziom satysfakcji wynosi 80%

  • Wyniki zostaną przeanalizowane przez zespół wykonawczy przed ponownym spotkaniem komitetu ds. zaangażowania

6. Dodaj linki do innych dokumentów lub zasobów

Mimo że aktualizacja statusu nie powinna zawierać każdego szczegółu dotyczącego przebiegu projektu, niektóre osoby mogą zechcieć uzyskać więcej informacji. Z myślą o interesariuszach projektu, którym może zależeć na bardziej szczegółowych danych, możesz uwzględnić linki do dodatkowych dokumentów lub zasobów, takich jak portfolio projektów.

Przykład: Dodaj link do ankiety satysfakcji pracowników

7. Zwróć uwagę na wyzwania i problemy

Wszystkie projekty napotykają na swojej drodze przeszkody. Informowanie interesariuszy na bieżąco o wszelkich problemach pozwoli na odpowiednie dostosowanie się do sytuacji, a w efekcie utrzymanie projektu na właściwych torach.

Przykład: Zespół wykonawczy chce przejrzeć wyniki przed ponownym spotkaniem komitetu ds. zaangażowania, ale nie będzie to możliwe przez następne trzy tygodnie, co wpłynie na opóźnienie projektu.

8. Dołącz dodatkowe notatki lub ważne informacje

Może to być lista następnych kroków, wyrazy uznania dla kogoś z zespołu lub cokolwiek innego, co chcesz uwypuklić.

Przykład: Dziękujemy Sarze A. za wysłanie licznych komunikatów zachęcających pracowników do wzięcia udziału w ankiecie!

Przeczytaj: Jak skutecznie zarządzać wieloma projektamiWypróbuj funkcję raportowania w Asanie za darmo

Szablon raportu o statusie projektu

Aby szybko wykorzystać całą wiedzę zdobytą w poprzedniej sekcji, skorzystaj z poniższego, łatwego do wypełnienia szablonu i przygotuj swój własny raport o statusie projektu:

Nazwa raportu:

Wymyśl nazwę dla swojego raportu. Może zawrzeć w niej np. nazwę projektu lub datę.

Status projektu:

Czy jest realizowany na czas, zagrożony, a może opóźniony?

Podsumowanie:

Umieść w tym miejscu krótkie podsumowanie najważniejszych informacji z raportu o statusie projektu.

Temat/kamień milowy 1:

  • Podpunkt 3

  • Podpunkt 3

  • Podpunkt 3

Temat/kamień milowy 2:

  • Podpunkt 3

  • Podpunkt 3

  • Podpunkt 3

Temat/kamień milowy 3:

  • Podpunkt 3

  • Podpunkt 3

  • Podpunkt 3

Problemy/wyzwania:

Czy zmagasz się z jakimiś wyzwaniami? W jaki sposób je rozwiążesz?

Dodatkowe notatki i ważne informacje:

Czy istnieją jakieś dodatkowe informacje, o których powinien wiedzieć Twój zespół?

Wypróbuj funkcję raportowania w Asanie za darmo

Przykładowe raportu o statusie projektu

Przewodniki niewątpliwie są przydatne, ale bywa, że dopiero przeanalizowanie prawdziwego przykładu pozwala naprawdę wyobrazić sobie, jak może wyglądać Twoja własna aktualizacja. Aby ułatwić Ci to zadanie, poniżej zawarliśmy taki przykład.

Raport o statusie projektu

Raport o statusie projektu

Należy jednak pamiętać, że nie istnieje jeden właściwy sposób na to, jak napisać raport o statusie i Twój własny wcale nie musi wyglądać dokładnie tak samo jak nasz. Dopóki jednak Twój raport o statusie przekazuje najważniejsze aktualizacje dotyczące projektu, to na pewno jesteś na właściwej drodze.

Nazwa raportu: Wydanie e-booka

Status projektu: Na czas

Podsumowanie:

Ogromny postęp w tym tygodniu! Nadal znajdujemy się w fazie koncepcyjnej, ale Avery Lomax wybierze temat w tym tygodniu. Zespół ds. treści oraz zespół projektowy oczekują na zielone światło do rozpoczęcia prac.

Koncepcja:

  • Zespół planujący spotkał się w celu omówienia tematu

  • Mamy trzy pomysły i wybierzemy jeden z nich w piątek

  • Zespół ds. treści musi przygotować brief na następny czwartek

Zespół ds. treści:

  • Zespół ds. treści jest gotowy do rozpoczęcia tworzenia treści, jak tylko sfinalizujemy nasz pomysł

  • Obecnie zespół zbiera istotne informacje o firmie, które powinny zostać uwzględnione w materiałach

Zespół projektowy:

  • Zespół projektowy przejrzał pięć przykładowych szablonów dla e-booka, aby wybrać odpowiedni styl

  • Powinien wybrać jeden z nich do przyszłego wtorku

Dodatkowe notatki i ważne informacje:

  • Jen nie będzie obecna w biurze przez cały następny tydzień, więc jakiekolwiek pytania dotyczące treści powinny być kierowane do Joy

  • Dziękujemy Henry'emu za przygotowanie długiej listy tematów, z których mogliśmy dokonać wyboru!

Problemy/wyzwania:

Jak wszyscy wiemy grafik jest napięty. Ważne jest, abyśmy wszyscy pracowali w naszym narzędziu do zarządzania projektami, aby zachować dobrą organizację pracy i utrzymać projekt na właściwych torach. Dziękujemy!

Pobierz przewodnik: Poradnik marketeraWypróbuj funkcję raportowania w Asanie za darmo

Raportowanie statusu projektu – najlepsze praktyki

Wiesz już co powinieneś zawrzeć w swoim raporcie o statusie projektu, ale wciąż może nasuwać Ci się kilka pytań. Sprawdź te najlepsze praktyki, które pomogą Ci przygotować skuteczny raport o statusie Twojego projektu.

Z jaką częstotliwością powinny być wysyłane raporty o statusie?

Cotygodniowe raporty o aktualizacji statusu to świetny sposób, aby być na bieżąco z postępami projektów. Możesz utworzyć zadanie przypominające o wysyłaniu aktualizacji statusu w określony dzień tygodnia lub użyć platformy, która pozwala tworzyć przypomnienia cykliczne. Wprowadzenie regularności w wysyłaniu aktualizacji oznacza mniej pytań ze strony interesariuszy (a dodatkowo docenią oni to, że na bieżąco ich o wszystkim informujesz).

Wysyłając cotygodniowe raporty o statusie projektu, unikniesz organizowania niepotrzebnych spotkań, dzięki czemu Twój zespół będzie mógł zaoszczędzić czas na ważniejsze sprawy.

Przeczytaj: Proste raportowanie statusu z Asaną

Kogo powinno się uwzględnić w raporcie?

To zależy od projektu i zaangażowanych w niego osób. Przeważnie jednak aktualizacje statusu wysyła się do interesariuszy pracujących nad projektem. Ich lista powinna być już zawarta w Twoim briefie projektowym.

Nawet jeśli dany raport o statusie projektu nie wpływa bezpośrednio na określonego członka zespołu to i tak powinieneś udostępnić go każdemu. Ważne jest, aby wszyscy mogli uzyskać wgląd w postępy prac nad projektem.

Przeczytaj: Jakie są korzyści z zarządzania projektami?

Jak bardzo szczegółowy powinien być raport?

Raport o statusie projektu nie powinien zawierać każdego najdrobniejszego szczegółu na jego temat. Niech Twoja praca opowie historię za Ciebie. Twoim zadaniem powinno być poskładanie informacji w całość i dodanie paru szczegółów od siebie. Pomyśl o nim jako o pierwszym wierszu wiadomości. Uwzględnij w nim najważniejsze informacje o projekcie, które mają wpływ na większość interesariuszy.

Za każdym razem określ, czy projekt jest realizowany na czas, czy jest zagrożony lub opóźniony. Dołącz krótkie podsumowanie tego, co zostało ukończone i jakie są nadchodzące zadania, a także dodaj linki do dodatkowych zasobów dla osób, które chciałyby nieco bardziej zagłębić się w szczegóły.

Gdzie napisać raport o statusie projektu?

Najlepszym sposobem na przygotowanie i udostępnienie aktualizacji statusu jest użycie narzędzia do zarządzania pracą. Poszukaj takiego narzędzia, które umożliwia wgląd we wszystkie informacje o projekcie, aby zapewnić zespołowi jedno źródło informacji na jego temat. W ten sposób, zamiast zarządzać projektami w arkuszach kalkulacyjnych, będziesz mógł przechowywać wszystko – od aktualizacji statusu, przez briefy projektów i kluczowe produkty końcowe, aż po kamienie milowe projektu – w jednym miejscu. Umożliwi to łatwe udostępnianie raportów, a interesariusze będą mogli w każdej chwili uzyskać dostęp do starszych raportów, unikając przy tym niepotrzebnej wymiany maili.

Przegląd projektu w AsanieWypróbuj funkcję raportowania w Asanie za darmo

Zamykanie projektu: podsumowanie prac

Raporty o statusie są wysyłane w czasie trwania projektu, w celu informowania o jego postępach. Po zakończeniu projektu, warto również pomyśleć o wysłaniu końcowego raportu podsumowującego Twój projekt. Potraktuj go jako streszczenie całego projektu, stanowiącego okazję do podsumowania projektu i jego oficjalnego zamknięcia.

Podobnie jak wcześniej, również jest to ogólny przegląd projektu, ale zamiast uwzględniać w nim aktualizacje czy status, przedstawisz w nim podsumowanie z całego przebiegu projektu. Oto kilka pytań, na które możesz odpowiedzieć w raporcie podsumowującym projekt:

  • Jakie były cele tego projektu i czy zostały one osiągnięte?

  • Czy projekt został zrealizowany na czas i w ramach przyjętego budżetu (jeśli dotyczy)?

  • Jakie sukcesy powinny zostać wyróżnione?

  • Jakie napotkaliśmy trudności?

  • Jakie wnioski możemy wyciągnąć z tego projektu i jak ta wiedza może nam się przydać w przyszłości?

Na bieżąco informuj o wszystkim interesariuszy dzięki raportom o statusie

Jeśli chcesz z sukcesem zrealizować swój następny projekt, wykorzystaj w nim cotygodniowe aktualizacje statusu. Pomogą Ci zachować dobrą produktywność, wydajność i utrzymać odpowiedzialność w zespole, jednocześnie zapewniając każdemu szybki wgląd w sytuację. Skorzystaj z przygotowanych przez nas zasobów, aby tworzyć raporty uwzględniające odpowiednią ilość informacji, bez zbędnego zagłębiania się w szczegóły. Wykorzystaj również narzędzie do zarządzania projektami, takie jak Asana, które zawiera funkcje stworzone specjalnie z myślą o tworzeniu raportów o statusie projektów. Zaoszczędzisz czas i zwiększysz swoją efektywność.

Wypróbuj funkcję raportowania w Asanie za darmo

Powiązane zasoby

Artykuł

Fast tracking and crashing: Tips for compressing your project schedule