Jak napisać efektywny raport o statusie projektu w 8 krokach

Zdjęcie współautora – Jenny ThaiJenny Thai15 lipca 202211 min czytania
facebooktwitterlinkedin
Raporty o statusie projektu
Wypróbuj Asanę

Streszczenie

Efektywne raporty o statusie projektu to najlepszy sposób na informowanie interesariuszy o postępach. Te ogólne aktualizacje na bieżąco informują Twój zespół o tym, czy projekt zostanie zrealizowany na czas, czy jest zagrożony lub opóźniony, umożliwiając wprowadzanie modyfikacji i dotrzymywanie terminów – za każdym razem. Dowiedz się, jak stworzyć raport o statusie projektu w kilku prostych krokach i wypróbuj nasz gotowy szablon, z którym od razu rozpoczniesz pracę.

Nadchodzi koniec tygodnia i znowu musisz przejrzeć wiele arkuszy kalkulacyjnych, maili i różnych narzędzi, aby przygotować raport dotyczący postępów prac nad projektem.

Tworzenie raportów dotyczących statusu pracy ma krytyczne znaczenie jeśli chcesz, by wszyscy członkowie zespołu byli na bieżąco informowani o postępach, mogli proaktywnie wykrywać zagrożenia oraz realizować projekty na czas i w ramach przyjętego budżetu. Jednak konieczność gromadzenia informacji z różnych źródeł rodzi potrzebę wykonania sporej ilości czynności okołozadaniowych, czyli bezproduktywnych zajęć, które stają na przeszkodzie w wykonywaniu ważnych zadań.

Zamiast ręcznego gromadzenia wszystkich informacji, użyj szablonu raportu o statusie projektu, aby usprawnić ten proces. W ten sposób, spędzisz mniej czasu na bezproduktywnym gromadzeniu danych, a więcej na czynnościach, które są naprawdę ważne.

Niezależnie od tego, czy przygotowujesz się do utworzenia swojego pierwszego raportu o statusie projektu, czy szukasz sposobu na udoskonalenie bieżącego procesu – z tego artykułu dowiesz się, czym jest raport o statusie projektu, w jaki sposób możesz go przygotować oraz jak korzystać z niego, aby dotrzymać każdego terminu.

Czym jest raport o statusie projektu?

Raporty o statusie projektu to nic innego, jak aktualizacje dotyczące postępów w projektach, nad którymi pracujesz. Zwięzłe i przejrzyście napisane raporty zawierają najważniejsze informacje dotyczące postępów, więc członkowie zespołu natychmiast wiedzą, co dzieje się w projekcie. Dzięki regularnym raportom o statusie projektu masz pewność, że cały zespół oraz interesariusze z innych działów wiedzą, co przebiega zgodnie z planem, co jest zablokowane i jakie są kolejne kroki.

Regularne raporty o statusie projektu są ważne, ponieważ pozwalają na bieżąco informować interesariuszy o postępach projektu, zmniejszając tym samym liczbę pytań o jego przebieg. Pokazują i informują, że prace idą zgodnie z planem, dzięki czemu każdy może czuć się pewnie i spokojnie.

To, jak często udostępniasz raporty o statusie projektu, zależy od osi czasu Twojego projektu. W niektórych projektach korzystne jest tworzenie raportów raz w tygodniu, a w innych – raz w miesiącu. Twórz raporty tak często, jak jest to konieczne, aby wszyscy interesariusze mieli najnowsze informacje o jego postępach. Raportów nie należy tworzyć wyłącznie, kiedy pojawiają się problemy. Efektywne raporty mają zupełnie inne zadanie: na bieżąco informują one członków zespołu o postępach oraz pokazują, czy będzie on wykonany na czas, jest zagrożony czy opóźniony.

Twórz raporty dla zespołów oraz projektów w Asanie

Zalety tworzenia efektywnych raportów

Raporty powinno się tworzyć w określonym celu. Tworzenie efektywnych raportów ma wiele zalet. Właściwe udostępnianie aktualizacji o statusie projektu umożliwia:

Monitorowanie statusu projektu

Najgorsze, co może przydarzyć się menedżerowi projektu, to doprowadzenie projektu do końca i uświadomienie sobie, że od początku był realizowany z opóźnieniem. Nikt nie lubi niespodzianek, a teraz Ty, jako kierownik projektu, możesz zadbać o to, aby każdy członek zespołu był na bieżąco informowany o jego statusie.

Raporty o postępach są na to najlepszym sposobem, a do tego nie wymagają wykonania wielu czynności manualnych. Raporty te zawierają połączenie ogólnych podsumowań oraz ważnych wskaźników, dzięki czemu każdy zna status projektu. A jeśli projekt jest opóźniony? Możesz szybko wykryć blokady i rozwiązać problemy, dotrzymując terminu projektu i realizując go w ramach przyjętego budżetu.

[Przeczytaj] 7 częstych problemów, dla których projekt kończy się niepowodzeniem i jak temu zapobiec

Podsumowanie postępów projektu

Raporty o statusie projektu nie są raportami w czasie rzeczywistym. Stanowią one podsumowanie tego, co wydarzyło się w projekcie w ciągu ubiegłego tygodnia, dwóch tygodni czy miesiąca. Dzięki raportom, każdy interesariusz na bieżąco wie, czy wszystko idzie zgodnie z planem projektu.

Jeśli szukasz wskazówek dotyczących tworzenia raportów w czasie rzeczywistym, sprawdź nasz artykuł poświęcony narzędziom do uniwersalnego raportowania dla każdego zespołu.

Ogranicz ręczne czynności

Rola lidera projektu jest bardzo wymagająca, a konieczność spędzenia paru godzin każdego tygodnia lub miesiąca na gromadzeniu danych z różnych miejsc wcale nie jest pomocna. Narzędzia do tworzenia raportów o statusie projektu sprawiają, że dane te można łatwo pobrać z jednego miejsca, a utworzenie raportu sprowadza się do zaledwie paru kliknięć.

Informowanie o kolejnych krokach i działaniach do wykonania

Raporty o statusie projektu powinno wysyłać się do całego zespołu, sponsora projektu, ważnych interesariuszy i członków zespołu międzyfunkcyjnego. Są to raporty ogólne, więc będą idealne dla każdego, kto chce być na bieżąco informowany o postępach projektu.

Jest to optymalny sposób na powiadomienie wszystkich o ogólnych postępach (bez zagłębiania się w szczegóły), ale jeśli chcesz poinformować zespół o kolejnych krokach lub ważnych działaniach do wykonania, możesz również uwzględnić je w raporcie.

Proaktywne identyfikowanie blokad

Jeśli Twój projekt jest opóźniony, raport o statusie poinformuje wszystkich członków zespołu o przyczynie opóźnienia oraz działaniach, jakie podejmujesz, aby je usunąć. Możesz dzięki temu zademonstrować swoje proaktywne podejście do rozwiązywania problemów. Podobnie jak plan zarządzania ryzykiem projektowym, proaktywne raporty o statusie umożliwiają wykrycie i rozwiązanie problemów, zanim spowodują one opóźnienie projektu.

[Przeczytaj] 7 częstych zagrożeń występujących w projektach i jak im zapobiec

Pożegnaj spotkania statusowe

Czasy spotkań statusowych dobiegły końca. Wszyscy wiemy już, że nie są one wydajnym sposobem na spędzanie czasu. W przeciwieństwie do spotkań, raporty o statusie projektu udostępnia się w ogólnodostępnym narzędziu i każdy członek zespołu może sprawdzić przejrzeć je w dowolnym momencie, odwołując się do poprzednio udostępnionych informacji lub, w razie potrzeby, zagłębiając się w szczegóły projektu. Spędź czas przeznaczony na spotkania na burzach mózgów lub zebraniach firmowych.

Zanim utworzysz raport: połącz raportowanie z zarządzaniem projektami

Największą zaletą tworzenia raportów o statusie projektu jest to, że redukują one konieczność wykonywania czynności ręcznych, umożliwiają centralizację informacji i sprawiają, że każdy jest na bieżąco. Jeśli Twoje informacje znajdują się w wielu różnych narzędziach, efektywne korzystanie z szablonów reportów o statusie nie jest możliwe, gdyż wciąż konieczne będzie ręczne sprawdzenie arkusza kalkulacyjnego w Excelu i wysłanie maili do całego zespołu.

Zamiast tego, upewnij się, że używasz oprogramowania do zarządzania projektami jako głównego źródła wiedzy. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami umożliwia:

  • Korzystanie z jednego źródła wiedzy, aby każdy członek zespołu wiedział kto, co i na kiedy musi wykonać.

  • Łatwą wizualizację informacji o projekcie w postaci wykresu Gantta, tablicy Kanban, kalendarza lub widoku listy w stylu arkusza kalkulacyjnego. 

  • Tworzenie raportów o statusie za pomocą jednego kliknięcia. 

  • Stworzenie przestrzeni, w której każdy, kto zechce uzyskać więcej informacji dotyczących projektu będzie mógł je znaleźć. 

  • Uzyskanie dostępu do dodatkowych informacji o projekcie, takich jak plan projektu, plan komunikacji, cele projektu, kamienie milowe, produkty końcowe projektu i więcej.

Naturalnie uważamy, że w tej roli świetnie sprawdzi się Asana. Asana to narzędzie do zarządzania pracą, z którego może korzystać cały zespół. Współpracownicy międzyfunkcyjni będą mieli możliwość wyświetlania wcześniejszych raportów o statusie. Kluczowi interesariusze zyskają ogląd całego programu lub postępów w realizacji portfolio projektów. A członkowie Twojego zespołu skorzystają z możliwości śledzenia swoich indywidualnych zadań w całym cyklu życia projektu.

Wypróbuj Asanę za darmo

Jak napisać skuteczny raport o statusie projektu w 8 krokach

A zatem, jak tworzyć raporty o statusie projektu? Na początek przygotuj przejrzystą strukturę, z której będzie można korzystać podczas tworzenia każdego przyszłego raportu. Upewnij się też, że raport odpowiada briefowi Twojego projektu.

Sprawdź nasze wskazówki, co zawrzeć w raporcie o statusie projektu i zobacz, jak wykorzystać każdy omawiany krok w praktyce na przykładzie projektu dotyczącego satysfakcji pracowników.

1. Utwórz raport tam, gdzie wykonywana jest praca

Przed przystąpieniem do tworzenia raportu upewnij się, że śledzisz już informacje dotyczące swojej pracy w narzędziu do zarządzania projektami. W ten sposób, nie będzie konieczne ręczne gromadzenie informacji z różnych źródeł. Zamiast tego, możesz utworzyć raport za pomocą kilku kliknięć.

Planowanie pracy za pomocą narzędzia do zarządzania projektami umożliwia łatwe identyfikowanie zależności i sprawdzenie nadchodzących zadań, więc możesz na bieżąco monitorować status projektu.

2. Wybierz nazwę dla swojego raportu

Dla przejrzystości, najlepiej nazwać raport tak samo, jak projekt, którego dotyczy. Jeśli tworzysz regularne raporty umieść w nazwie również datę lub godzinę.

Przykładowy tytuł raportu: Luty 2020 – Inicjatywa dotycząca zadowolenia pracowników

3. Określ status projektu

Status projektu będzie zmieniał się w każdym raporcie, zwłaszcza jeśli pojawią się blokady lub poważne zagrożenia projektu. Poszukaj narzędzia do zarządzania pracą, które pozwoli Ci komunikować status projektu, a także to czy jest realizowany na czas czy nie. Możesz w tym celu wykorzystać system kolorów (zielony = na czas, żółty = zagrożony, czerwony = opóźniony).

Przykład aktualizacji statusu projektu: Projekt jest realizowany na czas

4. Dołącz krótkie podsumowanie raportu o statusie

Podsumowanie raportu o statusie projektu nie powinno być dłuższe niż 2-3 zdania. Chodzi o to, aby przekazać w nim najważniejsze informacje tym odbiorcom, którzy nie mają czasu na przeczytanie całego raportu.

Będzie ono stanowić pierwszą sekcję Twojego raportu, więc powinno zawierać:

  • Kluczowe dane

  • Ostrzeżenia o poważnych blokadach

  • Informacje o nieoczekiwanych zagrożeniach

Przykład podsumowania raportu: Otrzymaliśmy wyniki naszej ankiety i są one obecnie analizowane. Od razu widoczne jest 80% zadowolenie pracowników, co oznacz trzypunktowy wzrost od poprzedniej ankiety. Komitet ds. zaangażowania pracowników współpracuje z zarządem przy wprowadzaniu nowych inicjatyw w kluczowych obszarach, które obejmują rozwój zawodowy i przejrzystość.

5. Uwzględnij ogólnie omówienie każdego kluczowego obszaru

W zależności od projektu, kluczowe obszary mogą się różnić pomiędzy raportami lub pozostać niezmienne. Na przykład w projekcie realizowanym zgodnie z metodyką Agile, który podlega ciągłemu doskonaleniu, prawdopodobnie wybierzesz dynamiczne obszary kluczowe, które obejmują zadania realizowane przez Twój zespół podczas ostatniego sprintu. Alternatywnie, w projekcie dotyczącym planowania wydarzenia istnieją pewne obszary, które zawsze należy mieć na uwadze, takie jak status działań promocyjnych, liczba uczestników i prelegentów.

Do każdego kluczowego obszaru omawianego w raporcie, dodaj po kilka podpunktów prezentujących aktualne informacje na temat postępów i nadchodzących zadań.

Przykład ogólnego omówienia kluczowego obszaru: Wyniki ankiety

  • W ankiecie wzięło udział 70% pracowników.

  • Ogólny poziom zadowolenia wynosi 80%.

  • Tylko 57% pracowników zadeklarowało, że ma przejrzysty plan rozwoju zawodowego, o 5% mniej niż w poprzedniej ankiecie.

  • 41% pracowników wybrało „przejrzystość” jako najważniejszą zmianę, którą chcieliby wprowadzić.

6. Dodaj linki do innych dokumentów lub zasobów

Chociaż raport nie powinien uwzględniać każdego szczegółu dotyczącego postępów projektu, niektórzy lubią wiedzieć więcej. Z myślą o interesariuszach, którzy chcą otrzymać więcej informacji, dołącz do raportu linki do dokumentów lub innych zasobów. Mogą one obejmować szczegółowe informacje na temat projektu, takie jak linki do konkretnych kamieni milowych lub w jaki sposób projekt przyczynia się do realizacji celów biznesowych.

Przykład: dołącz link do ankiety dotyczącej zadowolenia pracowników oraz link do OKR-ów firmy dotyczących zwiększania zaangażowania pracowników w ciągu roku podatkowego.

7. Poinformuj o blokadach, które pojawiły się podczas realizacji projektu

Blokady zdarzają się w każdym projekcie. Mogą one przybierać formę zagrożeń dla projektu, nieoczekiwanego przekroczenia budżetu czy opóźnień, które wpływają na termin wykonania projektu. Informowanie interesariuszy o pojawieniu się takich blokad na bieżąco sprawia, że mogą oni szybko reagować, aby utrzymać projekt na właściwych torach.

Przykład blokady: Zespół wykonawczy chce przejrzeć wyniki przed ponownym spotkaniem komitetu ds. zaangażowania, ale nie będzie to możliwe przez następne trzy tygodnie, co wpłynie na opóźnienie projektu.

8. Określ kolejne kroki

Może to być lista następnych kroków, wyrazy uznania dla kogoś z zespołu lub cokolwiek innego, co chcesz uwypuklić.

Przykład: Dziękujemy Sarze A. za wysłanie licznych komunikatów zachęcających pracowników do wzięcia udziału w ankiecie!

Twórz raporty dla zespołów oraz projektów w Asanie

Szablon raportu o statusie projektu

Aby szybko wykorzystać całą wiedzę zdobytą w poprzedniej sekcji, skorzystaj z poniższego, łatwego do wypełnienia szablonu i przygotuj swój własny raport o statusie projektu:

Nazwa raportu:

Wymyśl nazwę dla swojego raportu. Możesz zawrzeć w niej nazwę projektu oraz datę raportu.

Status projektu:

Czy jest realizowany na czas, zagrożony, a może opóźniony?

Podsumowanie:

Dołącz tutaj krótki opis najważniejszych informacji z raportu o statusie projektu. Pamiętaj, że zapracowani interesariusze mogą zajrzeć wyłącznie do tej sekcji, więc uwzględnij w niej wszystkie najważniejsze informacje lub blokady, o których powinien wiedzieć cały zespół

Kluczowy obszar nr 1: informacje ogólne

  • Dokładne informacje na temat postępów, osiągnięć i nadchodzących zadań.

  • Dokładne informacje na temat postępów, osiągnięć i nadchodzących zadań.

  • Dokładne informacje na temat postępów, osiągnięć i nadchodzących zadań.

Kluczowy obszar nr 2: informacje ogólne

  • Dokładne informacje na temat postępów, osiągnięć i nadchodzących zadań.

  • Dokładne informacje na temat postępów, osiągnięć i nadchodzących zadań.

  • Dokładne informacje na temat postępów, osiągnięć i nadchodzących zadań.

Kluczowy obszar nr 3: informacje ogólne

  • Dokładne informacje na temat postępów, osiągnięć i nadchodzących zadań.

  • Dokładne informacje na temat postępów, osiągnięć i nadchodzących zadań.

  • Dokładne informacje na temat postępów, osiągnięć i nadchodzących zadań.

Dodatkowe informacje i linki:

Dodaj linki do ważnych informacji o projekcie lub ogólnych informacji, które mogą zainteresować interesariuszy. Ta sekcja umożliwia członkom zespołu zagłębienie się w szczegóły lub zrozumienie, w jaki sposób dana inicjatywa przyczynia się do realizacji większych celów strategicznych

Blokady:

Czy zmagasz się z jakimiś wyzwaniami? W jaki sposób je rozwiążesz?

Dodatkowe notatki i ważne informacje:

Czy istnieją jakieś dodatkowe informacje, o których powinien wiedzieć Twój zespół? Jakie są najważniejsze następne kroki?

Przykładowy raport o statusie projektu

Przewodniki niewątpliwie są przydatne, ale bywa, że dopiero przeanalizowanie prawdziwego przykładu pozwala naprawdę wyobrazić sobie, jak może wyglądać Twoja własna aktualizacja. Aby ułatwić Ci to zadanie, poniżej zawarliśmy taki przykład.

Nazwa raportu: Wydanie e-booka

Status projektu: Na czas

Podsumowanie:

Ogromny postęp w tym tygodniu! Nadal znajdujemy się w fazie koncepcyjnej, ale Avery Lomax wybierze temat w tym tygodniu. Zespół ds. treści oraz zespół projektowy oczekują na zielone światło do rozpoczęcia prac.

Koncepcja:

  • Zespół planujący spotkał się w celu omówienia tematu

  • Mamy trzy pomysły i wybierzemy jeden z nich w piątek

  • Zespół ds. treści musi przygotować brief na następny czwartek

Zespół ds. treści:

  • Zespół ds. treści jest gotowy do rozpoczęcia tworzenia treści, jak tylko sfinalizujemy nasz pomysł

  • Obecnie zespół zbiera istotne informacje o firmie, które powinny zostać uwzględnione w materiałach

Zespół projektowy:

  • Zespół projektowy przejrzał pięć przykładowych szablonów dla e-booka, aby wybrać odpowiedni styl

  • Powinien wybrać jeden z nich do przyszłego wtorku

Dodatkowe notatki i ważne informacje:

  • Jen nie będzie obecna w biurze przez cały następny tydzień, więc jakiekolwiek pytania dotyczące treści powinny być kierowane do Joy

  • Dziękujemy Henry'emu za przygotowanie długiej listy tematów, z których mogliśmy dokonać wyboru!

Problemy/wyzwania:

Jak wszyscy wiemy grafik jest napięty. Ważne jest, abyśmy wszyscy pracowali w naszym narzędziu do zarządzania projektami, aby zachować dobrą organizację pracy i utrzymać projekt na właściwych torach. Dziękujemy!

Usprawnij tworzenie raportów z pomocą narzędzia do zarządzania pracą

Powyższy raport jest czytelny i zrozumiały. Utworzenie go za pomocą narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana, umożliwia automatyczne wypełnienie wszystkich sekcji za wyjątkiem podsumowania. A oto, jak powyższy raport prezentuje się w Asanie:

Przykładowy raport o statusie projektu w Asanie na temat spotkania dotyczącego premiery e-booka
Twórz raporty dla zespołów oraz projektów w Asanie

Raportowanie statusu projektu – najlepsze praktyki

Wiesz już co powinno znaleźć się w Twoim raporcie o statusie projektu, ale wciąż może nasuwać Ci się kilka pytań. Sprawdź te najlepsze wskazówki i praktyki, które podpowiedzą Ci, jak przygotować skuteczny raport o statusie projektu.

Jak często powinno się wysyłać raport o statusie projektu?

Częstotliwość udostępniania aktualizacji zależy od rodzaju projektu. Jeśli Twój projekt ma krótkie ramy czasowe lub prace postępują szybko, staraj się wysyłać cotygodniowe raporty o statusie. Jeśli jednak zarządzasz projektem długoterminowym, prawdopodobnie wystarczy wysyłać raporty co dwa tygodnie lub nawet co miesiąc. Najważniejsze jest to, by wszyscy interesariusze byli na bieżąco.

Korzystając z narzędzia do tworzenia raportów możesz utworzyć dla siebie zadanie przypominające Ci o wysyłaniu raportów w konkretnym dniu tygodnia. To pomoże Ci upewnić się, że interesariusze są na bieżąco o wszystkim informowani, niezależnie od tego, czy wysyłasz cotygodniowe aktualizacje czy comiesięczne raporty o statusie. W każdym przypadku interesariusze zaczną oczekiwać od Ciebie aktualizacji, co oznacza, że rzadziej będą sami prosić o informacje.

Wysyłając regularne raporty o statusie projektu, unikniesz organizowania niepotrzebnych spotkań, dzięki czemu Twój zespół będzie mógł zaoszczędzić czas na ważniejsze sprawy.

Kogo należy uwzględnić w raporcie?

Zależy to od rodzaju projektu oraz tego, kto jest w niego zaangażowany, ale aktualizacje zazwyczaj wysyła się do wszystkich interesariuszy współpracujących przy projekcie. Podczas planowania projektu, menedżer projektu powinien przeprowadzić analizę interesariuszy, określając wszystkich interesariuszy, sponsorów oraz członków zespołu, ale w razie wątpliwości możesz zajrzeć do planu projektu.

Najlepiej udostępnić raport wszystkim, nawet, jeśli nie dotyczy on każdego członka zespołu. Ważne, aby każdy miał dostęp do ogólnych informacji. Członkowie zespołu, którzy nie muszą zagłębiać się w szczegóły raportu mogą szybko przejrzeć jego podsumowanie, a inni – zagłębić się w szczegóły zawartych przez Ciebie informacji.

[Przeczytaj] Czym jest analiza interesariuszy w projekcie i dlaczego jest ona istotna?

Jak bardzo szczegółowy powinien być raport?

Raport o statusie projektu nie powinien zawierać każdego najdrobniejszego szczegółu na jego temat. Niech Twoja praca opowie historię za Ciebie. Twoim zadaniem powinno być poskładanie informacji w całość i dodanie paru szczegółów od siebie. Pomyśl o nim jako o pierwszym wierszu wiadomości. Uwzględnij w nim najważniejsze informacje o projekcie, które mają wpływ na większość interesariuszy.

Za każdym razem określ, czy projekt jest realizowany na czas, czy jest zagrożony lub opóźniony. Dołącz krótkie podsumowanie tego, co zostało już zrealizowane i jakie są nadchodzące zadania, a także dodaj linki do dodatkowych zasobów dla osób, które chciałyby nieco bardziej zagłębić się w szczegóły.

Gdzie napisać raport o statusie projektu?

Najlepszym sposobem na przygotowanie i udostępnienie aktualizacji statusu jest użycie narzędzia do zarządzania pracą. Poszukaj takiego narzędzia, które umożliwia podgląd projektu, aby zapewnić zespołowi jedno źródło informacji na jego temat. W ten sposób, zamiast zarządzać projektami w arkuszach kalkulacyjnych, będzie można przechowywać wszystko – od aktualizacji statusu, przez briefy projektów i kluczowe produkty końcowe, aż po kamienie milowe projektu – w jednym miejscu. Umożliwi to łatwe udostępnianie raportów, a interesariusze będą mogli w każdej chwili uzyskać dostęp do starszych raportów, unikając przy tym niepotrzebnej wymiany maili.

Przykład przeglądu projektu w Asanie dla kampanii produktowej

Zamykanie projektu: podsumowanie prac

Raporty o statusie są wysyłane w czasie trwania projektu, w celu informowania o jego postępach. Po zakończeniu projektu, warto również pomyśleć o wysłaniu końcowego raportu. Potraktuj go jako podsumowanie całego projektu i okazję do jego oficjalnego zamknięcia.

Podobnie jak wcześniej, również jest to ogólny przegląd projektu, ale zamiast uwzględniać w nim aktualizacje czy status, przedstawisz w nim podsumowanie z całego przebiegu projektu. Oto kilka pytań, na które możesz odpowiedzieć w raporcie podsumowującym projekt:

  • Jakie były cele tego projektu i czy zostały one osiągnięte?

  • Czy projekt został zrealizowany na czas i w ramach przyjętego budżetu (jeśli dotyczy)?

  • Jakie sukcesy zasługują na wyróżnienie?

  • Jakie napotkaliśmy trudności po drodze?

  • W jaki sposób wnioski wyciągnięte z tego projektu pomogą nam w realizacji przyszłych projektów?

[Przeczytaj] 6 kroków do przeprowadzenia skutecznego spotkania po zakończeniu projektu

Na bieżąco informuj o wszystkim interesariuszy dzięki raportom o statusie, które piszą się same

Jeśli chcesz przewyższyć oczekiwania interesariuszy podczas realizacji swojego następnego projektu, zacznij wysyłać im aktualizacje statusu. Pomogą Ci poprawić produktywność, zwiększyć efektywność i wzmocnić odpowiedzialność, jednocześnie zapewniając wszystkim szybki (i angażujący) wgląd w sytuację.

Skorzystaj z naszych zasobów, aby tworzyć raporty, które zapewnią wszystkie najważniejsze informacje, bez zagłębiania się w szczegóły. Poszukaj rozwiązania do zarządzania projektami, takiego jak Asana, które posiada funkcje stworzone specjalnie z myślą o tworzeniu raportów o statusie. Zaoszczędzisz czas i jeszcze lepiej zorganizujesz swoją pracę.

Twórz raporty dla zespołów oraz projektów w Asanie

Powiązane zasoby

Artykuł

Twój przewodnik po rozpoczęciu pracy z zarządzaniem portfolio projektów