Jak napisać przejrzysty brief projektu w 5 krokach

Co zrobić, kiedy jeden z interesariuszy szuka prostego sposobu na dotarcie do najważniejszych informacji dotyczących projektu? W jaki sposób najlepiej je udostępnić?

Nic nie przychodzi Ci na myśl? W takim razie brief projektu to coś dla Ciebie. Dzięki temu dokumentowi, cały zespół będzie miał dostęp do jednego źródła wiedzy, zawierającego wszystkie kluczowe informacje o projekcie. Dobrze napisany brief to podstawa do utworzenia planu projektu oraz pomyślnego zakończenia pracy.

Czym jest brief projektu?

Brief projektu zawiera krótki opis jego kluczowych elementów. Wyobraź sobie, że stanowi on podsumowanie, które można udostępnić interesariuszom i współpracownikom międzyfunkcyjnym. Brief projektu powinien przedstawiać jego ogólne założenia i wymagania – bez przytłaczania interesariuszy nadmiarem informacji.

Podobnie jak w przypadku innych elementów procesu zarządzania projektem, nie istnieje uniwersalny sposób pisania briefu ani szablon, który będzie odpowiadał każdemu. Każdy brief zależy od zakresu prac w projekcie oraz ich złożoności. W niektórych projektach brief można napisać w kilku zdaniach, a w innych może on zająć kilka stron.

Postaraj się przygotować brief już na początku projektu. Jeśli dopiero rozpoczynasz zarządzanie projektami, wiesz, że istnieją też inne dokumenty, które należy stworzyć na wczesnym etapie planowania. Poniżej przedstawiamy ich porównanie z briefem projektu:

Brief projektu a brief kreatywny

Zgodnie z nazwą, brief kreatywny zawiera wszystkie wymagania dotyczącego projektu kreatywnego. Taki brief powinien uwzględniać informacje na temat odbiorców, tonu i treści komunikacji, procesu dystrybucji, budżetu oraz osi czasu. Jeśli współpracujesz z zewnętrzną agencją lub zespołem kreatywnym, Twój brief może również stanowić określenie zakresu pracy zawierające zakres i produkty końcowe projektu.

Brief projektu to ogólny przegląd kluczowych elementów danego projektu. W przypadku projektu kreatywnego, plan projektu może zawierać elementy briefu kreatywnego, takie jak oś czasu czy informacje na temat odbiorców. Brief projektu powinien być jednak krótszy i bardziej przejrzysty niż brief kreatywny.

Brief projektu a plan projektu

Brief projektu powinien stanowić skróconą wersję planu projektu. Plan powinien obejmować siedem elementów:

1. Cele projektu

2. Wskaźniki sukcesu

3. Interesariuszy i role

4. Budżet

5. Kamienie milowe i produkty końcowe

6. Oś czasu i harmonogram

7. Plan komunikacji na temat projektu

Natomiast brief powinien zawierać wyłącznie cel, oś czasu i harmonogram, odbiorców docelowych oraz zakres projektu. Brief projektu to krótki dokument, który można udostępnić interesariuszom nieuczestniczącym bezpośrednio w pracach, ale także aktywnym członkom projektu, by mogli sprawdzać w nim najważniejsze informacje.

Brief projektu a podsumowanie

To, czy należy utworzyć brief projektu, czy też jego podsumowanie zależy od zakresu projektu oraz interesariuszy. Zupełnie jak w przypadku briefu projektu, podsumowanie stanowi przegląd najważniejszych informacji. Różnica polega na tym, że adresatami podsumowania są zazwyczaj członkowie kadry kierowniczej. Jeśli pracujesz nad złożonym projektem, w którego wykonanie zaangażowani są menedżerowie wyższego szczebla lub jeśli dana inicjatywa wymaga uzasadnienia biznesowego, rozważ przygotowanie podsumowania. Jeśli jednak Twoja inicjatywa wymaga koordynacji współpracy międzyfunkcyjnej, stwórz brief projektu.

Najważniejsze elementy briefu projektu

Brief projektu powinien stanowić ogólny przegląd nadchodzącego projektu i zawierać kluczowe informacje, które umożliwią Twojemu zespołowi pełne zrozumienie celu danej inicjatywy. Zazwyczaj obejmuje on cztery kluczowe elementy:

Informacje ogólne

Pierwsza część briefu powinna obejmować ogólne informacje o projekcie, włącznie z kontekstem, którego mogą nie znać inni interesariusze. W tej części spróbuj odpowiedzieć na pytania:

• Dlaczego pracujecie nad tym projektem?

• Jaka potrzeba biznesowa, wyniki badań lub opinia zwrotna od klienta spowodowała utworzenie tego projektu?

• Czy ten projekt jest powiązany z innymi, które zostały już ukończone? Jeśli tak, to jakie były ich rezultaty i jakie wnioski wyciągnęli z nich członkowie zespołu?

Cele projektu i wskaźniki sukcesu

Większość dokumentów związanych z planowaniem projektu powinna w jakiś sposób opisywać jego cele. Według raportu Indeks anatomii pracy zrozumienie, w jaki sposób codzienne obowiązki przyczyniają się do realizacji ogólnych celów zespołu lub firmy zwiększa motywację i produktywność pracowników. Członkowie zespołu, którzy mają jasność co do tego, w jaki sposób ich praca przynosi korzyści organizacji, są dwa razy bardziej zmotywowani.

Oś czasu projektu

Upewnij się, że Twój brief zawiera oś czasu, ponieważ jest to najlepszy sposób na poinformowanie zespołu o kluczowych datach i kamieniach milowych projektu. W końcu sukces projektu zależy w dużej mierze od tego, czy uda się terminowo osiągnąć wszystkie jego cele.

Odbiorcy docelowi

Odbiorcy docelowi to główny powód, dla którego w ogóle rozpoczyna się pracę. W każdym briefie projektu należy obowiązkowo uwzględnić informacje na temat odbiorców, aby każdy członek zespołu miał dostęp do aktualnych informacji na ten temat.

Jak napisać przejrzysty brief projektu w 5 krokach z przykładami

Brief projektu zawiera cztery główne elementy, ale żeby go przygotować należy wykonać pięć kroków. Jeśli dopiero rozpoczynasz pracę z briefami możesz pisać je w formie czterech osobnych akapitów lub sekcji, aż tworzenie spójnej całości zacznie przychodzić Ci naturalnie. Możesz nawet dodać kilka podpunktów, wstawić linki do innych dokumentów lub wkleić obrazy, ponieważ brief projektu można uznać za dobry tylko wtedy, kiedy pomaga on członkom zespołu.

1. Dodaj informacje kontekstowe

Pisanie briefu projektu najlepiej rozpocząć od podania wszystkich ważnych informacji ogólnych i kontekstowych. W ten sposób, każdy będzie miał dostęp do tych samych danych, a interesariusze międzyfunkcyjni zyskają dodatkową wiedzę potrzebną do zrozumienia reszty briefu (lub innych dokumentów dotyczących procesu).

Przykład:

Załóżmy, że Twoja firma zaprojektowała aplikację, w której użytkownicy mogą grać w wirtualne gry ze swoimi znajomymi. Celem bieżącego projektu jest zaplanowanie kampanii marketingowej dotyczącej najnowszego produktu: funkcji czatu wideo na żywo. Brief tego projektu można rozpocząć w następujący sposób:

Czat jest obecnie drugą z naszych najpopularniejszych funkcji (pierwsze miejsce zajmuje e-mail). 84% użytkowników w jakiś sposób korzysta z funkcji czatu. Co więcej, podczas badania opinii użytkowników 63% respondentów stwierdziło, że podczas korzystania z naszej aplikacji, prowadzą rozmowę głosową lub wideo ze swoimi znajomymi poprzez inną platformę. Uważamy, że poprzez dodanie do aplikacji funkcji czatu wideo będziemy mogli zwiększyć wskaźnik utrzymania klientów, a nawet zachęcić darmowych użytkowników do wykupienia planu miesięcznego.

2. Wyznacz cele projektu i wskaźniki sukcesu

Cele projektu to zasoby lub produkty końcowe, które planujesz dostarczyć po jego zakończeniu. Właściwie wyznaczone cele sprawią, że każdy członek projektu będzie dokładnie wiedział, do czego należy dążyć. Cele projektu mają wpływ na wskaźniki sukcesu, które z kolei pomagają ocenić, czy projekt zakończył się powodzeniem. Postaraj się zdefiniować cele za pomocą metody SMART. Skrót ten oznacza:

• Skonkretyzowany (Specific)

• Wymierny (Measurable)

• Osiągalny (Achievable)

• Realistyczny (Realistic)

• Określony w czasie (Time-bound)

Wróćmy do naszego przykładu na temat czatu wideo:

Większość użytkowników jest przyzwyczajona do używania innej usługi do rozmów wideo podczas korzystania z naszej aplikacji. Ta kampania marketingowa ma na celu powiadomienie użytkowników o istnieniu nowej funkcji i promowanie jej, aby przyspieszyć wdrożenie i zachęcić użytkowników do zaprzestania używania czatu wideo na innych platformach. Celem projektu jest, aby 40% użytkowników, którzy logują się raz w tygodniu, używało funkcji czatu wideo co najmniej dwa razy w miesiącu do zakończenia kampanii marketingowej (koniec maja).

Kryteria sukcesu:

• Osiągnięty: 40%

• Prawie osiągnięty: 35%

• Częściowo osiągnięty: 30%

• Nieosiągnięty: poniżej 30%

3. Przygotuj oś czasu projektu

Cel projektu powinien obejmować datę lub okres czasu, spełniając tym samym wymaganie „Określony w czasie”. Oś czasu zawiera jednak więcej informacji niż czas trwania projektu. Może ona na przykład obejmować kluczowe kamienie milowe lub inne ważne daty.

Wróćmy do naszego przykładu na temat czatu wideo:

Czas trwania projektu: od 15 marca do 29 maja

Najważniejsze kamienie milowe:

• 15 marca: spotkanie inauguracyjne

• 5 kwietnia: zespół produktowy dostarcza wersję beta czatu wideo

• 22 kwietnia: dostarczenie wersji roboczej materiałów kreatywnych

• 7 maja: zatwierdzenie materiałów kreatywnych

• 17 maja: ukończenie ostatecznej wersji produktu

• 29 maja: wprowadzenie produktu na rynek

4. Określ odbiorców docelowych

Świadomość tego, kim są odbiorcy docelowi lub jaki jest profil klienta ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Twój zespół powinien mieć dostęp do danych demograficznych dotyczących odbiorców, aby utworzyć produkt dostosowany do ich potrzeb. W naszym przykładzie produktem tym jest nowa funkcja w aplikacji oraz kampania marketingowa promująca jej wdrożenie.

Wczesne określenie odbiorcy docelowego może również zapobiec pełzaniu zakresu, które ma miejsce, gdy produkty i zadania wykraczają poza zakres lub harmonogram projektu. Brak jasno określonego odbiorcy może sprawić, że w zaawansowanej fazie projektu konieczne będzie wprowadzenie poważnych zmian, co z może doprowadzić do opóźnień lub przekroczenia budżetu.

Wróćmy do naszego przykładu na temat czatu wideo:

Odbiorcami docelowymi dla tej kampanii są uczniowie szkół średnich, w wieku od 15 do 18 lat, którzy chcą być w kontakcie ze znajomymi po szkole lub w weekendy. Odbiorcy są zaawansowani pod względem technologicznym i nie tolerują opóźnień w połączeniu, błędów ani usterek.

5. Połącz interesariuszy z innymi pracownikami

Brief Twojego projektu jest już prawie gotowy. Pamiętaj, że ten dokument ma na celu poinformowanie interesariuszy i członków zespołu o szczegółach projektu. Może zawierać też dodatkowe zasoby, takie jak informacje budżetowe, plan komunikacji czy podział ról.

Zakończ brief projektu dodając do niego linki do dokumentów, których mogą potrzebować członkowie Twojego zespołu. Możesz na przykład wkleić tu plan projektu, macierz RACI, propozycję projektu czy jego harmonogram.

Wróćmy do naszego przykładu na temat czatu wideo:

Aby uzyskać więcej informacji zapoznaj się z planem projektu lub przejrzyj jego harmonogram.

Przykładowy brief projektu

Brief projektu to coś więcej niż kilka akapitów zawierających informacje o projekcie. W rzeczywistości jest to sposób na udostępnienie członkom zespołu wszystkich ważnych informacji i dat. Dokument ten powinien być przejrzysty i stanowić główne źródło wiedzy o projekcie. Ostateczna wersja może na przykład wyglądać tak:

Do czego służy brief projektu?

Zarządzanie projektami obejmuje wiele elementów. Jeśli dopiero zaczynasz to robić możesz zastanawiać się, jakie dokumenty należy przygotować przed rozpoczęciem pracy. Oto krótki opis i zastosowanie każdego z nich:

• Cele projektu wyjaśniają, w jaki sposób dany projekt przyczynia się do realizacji ogólnych celów biznesowych.

• Założenia projektu zawierają opis konkretnych produktów końcowych danego projektu.

• Harmonogram projektu to ogólny zarys produktów końcowych projektu, jego kluczowych kamieni milowych i najważniejszych celów. Najlepiej sprawdza się w przypadku złożonych inicjatyw.

• Spotkanie inauguracyjne to spotkanie organizowane na początku projektu. Jest okazją to nawiązania kontaktu z zespołem i uzyskania odpowiedniego wparcia najważniejszych interesariuszy.

• Plan projektu (czasem nazywany również przeglądem projektu) zawiera informacje niezbędne do rozpoczęcia pracy.

• Brief projektu to główne źródło wiedzy dla Twojego zespołu, zawierające wszystkie kluczowe informacje.

• Podsumowanie to przegląd projektu utworzony z myślą o członkach kluczowego personelu kierowniczego.

• Raporty o statusie projektu to aktualizacje wysyłane przez kierownika projektu przez cały okres jego trwania, które pomagają utrzymać zespół na właściwych torach.

• Spotkanie po zakończeniu projektu pozwala przedyskutować z członkami zespołu, co poszło dobrze, co źle oraz jakie zmiany należy wprowadzić w przyszłości.

Zacznij tworzyć briefy projektów już dzisiaj

Briefy projektów to świetny sposób, aby w jednym miejscu zebrać wszystkie kluczowe informacje i łatwo udostępnić je wszystkim interesariuszom. Dzięki temu każdy ma dostęp do najważniejszych danych, a zarazem nikt nie jest przytłoczony nadmiarem informacji.

Od świetnego briefu lepsze jest tylko zarządzanie projektami za pomocą narzędzia do zarządzania pracą, dzięki któremu każdy wie kto, co i na kiedy musi wykonać. Dowiedz się więcej na temat używania narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana.