Jak stworzyć dokumentację procesu: przewodnik z przykładami

Jeśli chcesz wdrożyć nowy proces, ale nie wiesz od czego zacząć, ten artykuł jest dla Ciebie. Dokumentacja procesu to opis działania procesu. Szczegółowo opisuje kroki potrzebne do wykonania zadania, od początku do końca.

Stworzenie szczegółowego dokumentu pomaga skoordynować działania zespołu wokół celów procesu i zapewnić przejrzystość w organizacji. Daje to możliwość liderowi zespołu zdefiniowania najbardziej odpowiednich działań dla swojego zespołu, od ustalenia granic procesu po udokumentowanie etapów procesu.

Dowiedz się, do czego służy dokumentacja procesu, jak ją stworzyć (na przykładach) oraz jakie korzyści płyną z jej utworzenia. 

Czym jest dokumentacja procesu?

Dokumentacja procesu to wewnętrzny, dynamiczny dokument, który szczegółowo opisuje zadania i kroki wymagane do wdrożenia nowego procesu.

Bardzo ważne jest odpowiednie dokumentowanie i śledzenie postępów wszelkich nowych procesów – od najprostszych zadań, takich jak wdrażanie nowych pracowników, po większe działania, takie jak zmiana struktury zespołu.

Możesz również wykorzystać dokumentację procesu do optymalizacji bieżących procesów. Zdziwisz się, gdy odkryjesz, ile z nich już istnieje w Twojej organizacji – od wdrażania nowych narzędzi po komunikację z klientami. 

Oprócz koordynacji działań zespołu, dokumentacja procesu eliminuje nieporozumienia i może służyć jako harmonogram działań, określający kroki niezbędne do stworzenia nowego procesu oraz jako źródło odniesienia do realizacji różnych zadań.  

Dokumentacja procesu a mapowanie procesu

Chociaż te dwa terminy brzmią podobnie, istnieje kilka kluczowych różnic między dokumentacją a mapowaniem procesów, na które powinniśmy zwrócić uwagę. 

Najważniejszą z nich jest ich ogólny układ: dokumentacja procesu polega na stworzeniu dokumentu przedstawiającego kluczowe elementy, natomiast mapowanie procesu polega na jego wizualizacji. Chociaż dokumentacja procesu zawiera również wizualną reprezentację procesu, jest ona znacznie mniej szczegółowa.

Jak stworzyć dokumentację procesu

Tworzenie dokumentacji procesu składa się z ośmiu kroków, od wstępnego określenia zakresu po testowanie i przegląd.

W każdym kroku musimy formalnie udokumentować wszystkie etapy procesu, aby zorganizować pracę zespołu i zapewnić przejrzystą wymianę informacji. Przeprowadzimy Cię przez te osiem kroków i omówimy kluczowe komponenty, które należy uwzględnić w dokumentacji. 

1. Określ początkowy zakres procesu

W pierwszym etapie zbierz wstępne informacje i sporządź krótki opis zawierający cele, oś czasu i priorytety. Przejrzyj cele i udokumentuj je w uzasadnieniu biznesowym.

Podczas określania zakresu procesu uwzględnij następujące elementy:

• Kluczowe cele: zastanów się, jakie kluczowe wskaźniki wydajności lub cele biznesowe ma osiągnąć Twój proces.

• Interesariusze: nawet jeśli nie masz jeszcze listy uczestników projektu, zastanów się, które zespoły będą ze sobą współpracować. 

• Oś czasu: możesz oszacować zakres procesu i czas potrzebny na jego wykonanie za pomocą metody ścieżki krytycznej.

• Priorytety: określ, jak ważne jest ukończenie tego procesu w porównaniu z innymi projektami i celami, nad którymi pracuje Twój zespół.

Czynniki te pomagają stworzyć jasny obraz, dzięki czemu interesariusze i menedżerowie mogą szybko zrozumieć szczegóły procesu.

2. Wyznacz granice procesu

Po uzyskaniu wstępnych informacji o procesie możesz określić jego granice. Aby to zrobić, wybierz zespoły, które odpowiadają potrzebom procesu, identyfikując zadania, które każdy z nich może wykonać. Zastanów się, gdzie zaczyna się i kończy ten proces oraz jak wpłynie na każdy z nich.

Zdefiniowanie tych granic pomoże ustalić jasne wytyczne dotyczące zadań, gdy nadejdzie czas wdrożenia nowego procesu. Na przykład, jeśli chcesz ograniczyć ręczne czynności za pomocą automatyzacji procesu, możesz wyznaczyć zespół IT do uruchomienia procesu oraz zespół operacyjny do jego ukończenia.

3. Określ nakłady i oczekiwane rezultaty

Trzecim krokiem jest określenie nakładów i rezultatów.

• Nakłady procesu to zasoby potrzebne do ukończenia procesu. 

• Rezultaty procesu reprezentują to, co chcesz osiągnąć na koniec procesu.

Oczekiwane rezultaty można określić, biorąc pod uwagę cele projektu, a także wybierając konkretne i wymierne wskaźniki. Na przykład, jeśli Twoim celem jest skrócenie czasu spędzanego na ręcznych czynnościach, jednym z rezultatów może być automatyzacja przypomnień o zadaniach, a nakładem może być wdrożenie narzędzia do zarządzania pracą. 

Określenie nakładów i rezultatów pozwoli Ci następnie podzielić każdy z tych celów na mniejsze kroki.

4. Określ etapy procesu

Po zebraniu niezbędnych informacji o nakładach i oczekiwanych rezultatach procesu, nadszedł czas, aby podzielić plan procesu na mniejsze etapy. Można to zrobić samodzielnie lub podczas sesji burzy mózgów. 

Najpierw sprawdź punkt początkowy procesu, który jest wyzwalaczem granic procesu. Niektóre procesy można uruchomić dopiero po wykonaniu zadania zależnego. Przykładem jest automatyzacja przypomnień o zadaniach – jeśli zadanie nie zostało utworzone, proces się nie rozpocznie.

Po ustaleniu, co rozpoczyna i kończy proces, sporządź listę kroków procesu w kolejności sekwencyjnej. Jeśli trzeba wykonać wiele zadań, wymień je w danym kroku. Staraj się, aby kroki były jak najprostsze, skupiając się tylko na kluczowych elementach procesu.

Podziel każdy etap na mniejsze działania i następnie przypisz je poszczególnym interesariuszom. W następnej kolejności wyznacz osobę odpowiedzialną za każdy etap.

5. Przypisz zadania interesariuszom

Po zdefiniowaniu etapów czas podzielić wszystkie zadania na części i przypisać je odpowiednim osobom. Pomocne będzie uwzględnienie w dokumencie szczegółowych informacji o każdym zadaniu, takich jak produkty końcowe i oś czasu. Zapewni to przejrzystość i usprawni komunikację.

Jeśli chcesz zapewnić dodatkowe informacje lub kontekst do zadań w przypadku złożonych projektów, rozważ zorganizowanie spotkania z zespołem lub udostępnienie mu niezbędnych informacji (np. informacji prawnych lub wytycznych dotyczących marki) potrzebnych do dostarczenia produktów końcowych. 

6. Stwórz schemat blokowy procesu

A teraz najlepsza część, czyli wizualizacja procesu, na przykład na schemacie blokowym. W zależności od rodzaju dokumentowanych procesów, schemat blokowy może zapewnić maksymalną przejrzystość przy minimalnym wysiłku. Pomocne może być też używanie narzędzia do zarządzania przepływami pracy do śledzenia celów i zadań w czasie. 

Aby utworzyć schemat blokowy, musisz mieć już sformułowane wszystkie etapy procesu, a także określone nakłady i rezultaty oraz osoby odpowiedzialne. Następnie wystarczy zmapować poszczególne etapy w kolejności sekwencyjnej.

Oto przykładowy schemat blokowy dokumentacji procesu, który możesz wykorzystać jako inspirację:

Jak widać, każdy etap ma swoje nakłady i rezultaty. Wizualizacja tych etapów na schemacie blokowym ułatwia sprawdzenie, jakich zasobów i wyników można się spodziewać. Możesz także dodać do schematu kolumny, aby klasyfikować zadania według osoby odpowiedzialnej, co jest szczególnie przydatne w przypadku złożonych procesów.

Każdy proces będzie wyglądał inaczej, ale w każdym przypadku ważne jest, aby ułożyć kroki w odpowiedniej kolejności i na samym początku podać niezbędne informacje.

7. Określ wyjątki w przepływie procesu

Po stworzeniu wizualnej reprezentacji przepływu procesu, odnotuj wszelkie możliwe wyjątki, jakie może napotkać Twój zespół, ponieważ nie wszystkie przepływy podążają tą samą ścieżką. 

Na przykład wyjątek od powyższego przepływu pracy może polegać na tym, że niektóre mniej złożone zadania nie wymagają zatwierdzenia. W takim przypadku warto odnotować możliwe scenariusze. Możesz również opisać kroki, które Twój zespół powinien wziąć pod uwagę w przypadku tych wyjątków.

8. Przetestuj proces

Ostatnim krokiem w cyklu życia dokumentacji procesu jest przetestowanie procesu, aby upewnić się, że działa. Podczas tego etapu zidentyfikuj potencjalne problemy lub zagrożenia i rozwiąż je w czasie rzeczywistym. To szansa na udoskonalenie nowego procesu, więc wprowadź niezbędne zmiany, aby zapewnić jego płynne działanie.

Zadawaj pytania, aby zidentyfikować problematyczne obszary:

• Czy dokumentacja przepływu procesu rozwiązuje pierwotny problem? 

• Czy trzeba wprowadzić znaczne zmiany, aby usprawnić proces? 

Po zidentyfikowaniu problematycznych obszarów określ skuteczność procesu. Jest to okazja do udoskonalenia nowego procesu, aby zapewnić jego płynne działanie. 

Na koniec możesz zamknąć otwarte zadania procesu i przechowywać informacje we wspólnej przestrzeni do późniejszego przeglądu, gdy zajdzie taka potrzeba.

Korzyści z dokumentacji procesu

Niezależnie od tego, czy tworzysz szczegółowy przepływ procesu, czy ogólny plan, terminowe dokumentowanie informacji może zapobiec problemom, które mogą zakłócać pracę na dłuższą metę. 

Dokumentacja procesu przynosi cztery kluczowe korzyści, od eliminacji błędów po lepszą alokację zasobów i poprawę wydajności:

Eliminuje błedy

Dokumentacja procesów biznesowych pomaga zapobiegać błędom, wyjaśniając z wyprzedzeniem każdy etap procesu. Możesz analizować skuteczność tych etapów i wprowadzać zmiany na bieżąco.

Dzięki proaktywnej dokumentacji procesów możesz wyeliminować:

• Brak komunikacji: bez odpowiedniej dokumentacji udostępnianie informacji może być fragmentaryczne, co prowadzi do większej liczby czynności okołozadaniowych.

• Pominięcie etapów procesu: bez szczegółowych etapów zadania mogą stać się trudne do zrozumienia lub zostać przeoczone, co skutkuje brakiem efektywności.

• Niejasne cele i wyniki: jeśli cel konkretnego procesu nie jest jasny dla zespołu, produkty końcowe czy priorytety również mogą nie być zrozumiałe.

Dokumentacja procesu pozwala na analizę błędów oraz na stworzenie systemu stałego monitorowania potencjalnych wąskich gardeł przez cały cykl życia procesu. Dzięki temu w razie potrzeby możesz zmodyfikować lub wyeliminować zbędne etapy.

Ogranicza bezproduktywne zajęcia

Właściwa dokumentacja procesu ogranicza bezproduktywne zajęcia i czas poświęcany na organizację pracy, ponieważ informacje są dostarczane z wyprzedzeniem i w formie wizualnej.  

Oto typowe przeszkody, które eliminuje dokumentacja procesu:

• Częste spotkania: dokumentacja procesu może dostarczyć wszystkich niezbędnych informacji, które w innym przypadku musiałyby zostać przekazane na spotkaniu. Nieefektywne spotkania zabierają czas, a czasami mogą prowadzić do jeszcze większego zamieszania. 

• Powielanie pracy: gdy zadania są dobrze zorganizowane od samego początku, prawdopodobieństwo powielania pracy jest znacznie mniejsze. 

• Chaotyczna komunikacja: przechowywanie informacji w różnych źródłach może prowadzić do nieefektywnej komunikacji. 

Wyeliminowanie tych błędów pomoże Twojemu zespołowi zwiększyć produktywność i skupić się na bieżących zadaniach. Możesz pójść o krok dalej i wdrożyć automatyzację procesów biznesowych, aby wyeliminować również bezproduktywne zajęcia.

Usprawnia alokację zasobów

Dokumentacja procesu optymalizuje alokację zasobów, organizując informacje w przejrzyste kroki i łącząc je z niezbędnymi zasobami. 

Gwarantuje to, że zasoby:

• Są wykorzystywane we właściwy sposób: gdy zespoły mają jasność co do tego, jakich zasobów należy użyć, mogą to robić we właściwy i skuteczny sposób. 

• Są powiązane z właściwymi krokami: przypisując zasoby do zadań lepiej zrozumiesz, jak i kiedy z nich korzystać.

• Prowadzą do osiągnięcia oczekiwanych rezultatów: gdy zasoby są odpowiednio przydzielone, można je wykorzystać zgodnie z ich przeznaczeniem.

Niewłaściwe wykorzystanie zasobów może prowadzić do przekroczenia budżetu, dlatego ważna jest ich odpowiednia alokacja. Dzięki temu Twój zespół będzie miał to, czego potrzebuje do wykonania swojej pracy.

Poprawia komunikację

Komunikacja we wspólnym narzędziu pomaga zapobiegać przyszłym problemom związanym z procesami, ponieważ wszyscy interesariusze mają dostęp do jednego źródła wiedzy, z którego można w każdej chwili skorzystać.

Korzyści z usprawnionej komunikacji:

• Skuteczne wykonywanie pracy: przejrzysta komunikacja ogranicza niejasności i ryzyko niskiej jakości pracy.

• Dobra znajomość procesów: zespoły, które dobrze się komunikują, są na bieżąco z nowymi procesami. 

• Lepsze mapy procesów i standardowe procedury operacyjne: dobra komunikacja pomaga wyjaśnić informacje i zapewnić zgodność map i procedur procesów z pierwotnymi celami procesów.

Komunikacja zespołowa może zadecydować o różnicy między dobrym a świetnym procesem. Dlatego od samego początku komunikuj się często z zespołem, aby zapewnić przejrzystość.

Przyspiesz postępy tworząc dokumentację procesu

Dokumentacja procesów pomaga usprawnić istniejące procesy i przygotowuje grunt pod przyszłe procesy. Pomaga również zapobiegać wystąpieniu nieefektywności i wąskich gardeł oraz przygotowuje pracowników do skutecznej realizacji przyszłych projektów.

Zwiększ skuteczność, z jaką dokumentujesz swoje procesy i pomóż zespołowi usprawnić procesy dzięki naszemu oprogramowaniu do zarządzania przepływami pracy.