Przewodnik po mapowaniu procesów: definicja, porady i wskazówki

Zdarza Ci się czasem wpaść na wspaniały pomysł, ale nie wiesz, od czego zacząć? Aby wprowadzić idee w życie, należy najpierw je zorganizować i przygotować plan. 

Mapowanie procesów ułatwia organizację procesu. Jest to wizualna reprezentacja przepływów pracy podobna do struktury podziału pracy, która może ułatwić określenie problemów i obszarów wymagających poprawy.

Mapowanie procesów jest przydatne podczas przeprowadzania burz mózgów zespołu, podejmowania decyzji i planowania projektów. Mapy procesów pomagają także w dokumentowaniu procesów, szkoleniu nowych pracowników oraz ulepszaniu procesów.

Dowiedz się, jak działa mapowanie procesów (z przykładami), jakie są jego zalety oraz jak utworzyć mapę procesu, aby zwiększyć skuteczność planowania projektów i komunikacji w zespole.   

Czym jest mapowanie procesów?

Mapowanie procesów to technika wizualnego mapowania przepływów pracy i procesów. Obejmuje ono tworzenie mapy procesu, określanej także mianem schematu blokowego, schematu blokowego procesu lub diagramu przepływu pracy. 

Celem mapowania procesów jest zwięzłe i proste komunikowanie sposobu działania procesów. Dzięki temu każdy członek zespołu może łatwo poznać sposób ukończenia danego procesu bez konieczności długich, słownych wyjaśnień. Po zmapowaniu procesu od początku do końca możesz dogłębnie zrozumieć sposób działania całego procesu oraz określić obszary spadku wydajności lub ulepszeń.

Za pomocą mapowania procesów możesz zwizualizować proces dowolnego typu, ale typową praktyką jest stosowanie tej techniki do analizy procesów, szkoleń, integracji i ulepszania procesów. Mapowanie procesów jest przydatne, gdy musisz komunikować złożony proces, odpowiedzieć na powtarzający się problem danego procesu lub koordynować obowiązki wielu członków zespołu.

Jak utworzyć mapę procesu

Utworzenie mapy procesu jest proste i można je zrobić na kartce papieru albo za pomocą oprogramowania do zarządzania przepływami pracy lub szablonów. Poniższe kroki opisują tworzenie mapy procesu od zera. 

Krok 1: określ problem lub proces do zmapowania

Określ najpierw proces do zmapowania. Czy widzisz niewydajny proces wymagający poprawienia? Nowy proces, który chcesz zwięźle zakomunikować zespołowi? A może złożony proces, który często pozostawia pracowników z pytaniami? Określ, co chcesz zmapować i nazwij to. 

Krok 2: stwórz listę wymaganych działań

Udokumentuj wszystkie zadania wymagane do ukończenia procesu. Kolejność nie ma znaczenia na tym etapie. Stwórz listę wszystkich wymaganych działań oraz osób odpowiedzialnych za każde z nich. 

Dobrym pomysłem jest współpraca z członkami zespołu i innymi interesariuszami biorącymi udział w procesie w celu dokładnego wyznaczenia wszystkich kroków wymaganych do określenia potrzebnego poziomu szczegółowości. Ustal także, gdzie rozpoczyna i kończy się proces, aby wiedzieć, które zadania należy uwzględnić dla osiągnięcia oczekiwanego wyniku.

Krok 3: spisz sekwencję etapów

Następnym krokiem po utworzeniu listy wszystkich działań jest ustawienie ich w odpowiedniej kolejności, aż do momentu zwizualizowania procesu od początku do końca. Jest to dobry moment na sprawdzenie, czy nic nie zostało pominięte w poprzednim kroku.

Krok 4: narysuj schemat blokowy za pomocą symbolów mapowania procesów

Wybierz odpowiedni format mapowania procesów i rozrysuj proces, przedstawiając jego etapy za pomocą symbolów mapowania procesów. Dostępnych jest około 30 standardowych symbolów, których możesz użyć do przedstawienia różnych elementów procesu, a w dalszej części tego artykułu przedstawimy szczegółowo najbardziej popularne z nich.

Krok 5: sfinalizuj i udostępnij mapę procesu

Po narysowaniu mapy procesu sprawdź ją z innymi interesariuszami zaangażowanymi w procesie, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją ją i zgadzają się ze sposobem zmapowania procesu. Sprawdź, czy nie pominięte zostały żadne etapy i nie ma nadmiarowych elementów ani niejasności. 

Krok 6: sprawdź mapę pod kątem obszarów do ulepszenia

Po ustaleniu, że mapa procesu dokładnie opisuje przepływ pracy w procesie, Twoja mapa procesu posłuży jako narzędzie analizy umożliwiające odkrycie metod ulepszenia procesu. 

Z pomocą zespołu możesz określić wąskie gardła i nieefektywne obszary procesu. Które etapy można pominąć? Które zadania można ukończyć wydajniej? Po określeniu obszarów do ulepszenia możesz podjąć działania mające na celu ich poprawienie, a następnie zmienić mapę procesu, aby uwzględnić w niej zmiany. 

Dlaczego warto używać mapy procesów?

Mapowanie procesów umożliwia nakreślenie pomysłów i uproszczenie procesów przez wizualne przedstawienie kroków potrzebnych do realizacji pomysłu. 

Oto kilka powodów, dla których mapowanie procesów może być przydatne dla Ciebie i Twojego zespołu:

• Określanie nieefektywnych obszarów: ułatwia identyfikację wąskich gardeł, luk i innych problemów w przepływie procesu.

• Uproszczenie pomysłów: dzieli złożone idee na mniejsze etapy.

• Zwiększone zrozumienie: wspiera dogłębne poznanie procesu.

• Planowanie awaryjne: umożliwia tworzenie planów awaryjnych i oferuje wytyczne dotyczące rozwiązywania problemów.

• Delegacja odpowiedzialności: umożliwia koordynację odpowiedzialności między różnymi osobami fizycznymi lub prawnymi. 

• Tworzenie dokumentacji: zapewnia dokumentację procesu.

• Czytelna komunikacja: upraszcza komunikację dzięki prostemu w obsłudze, wizualnemu formatowi. 

• Szybsze podejmowanie decyzji: umożliwia szybsze podejmowanie decyzji dzięki szybszej komunikacji.

• Wsparcie pracowników: zwiększa wydajność pracowników i satysfakcję z pracy.

• Spełnienie standardów: ułatwia firmom zapewnienie zgodności z normami ISO 9000 i ISO 9001.

Typy map procesu

Mapy procesu mają różne kształty i rozmiary. Wszystkie mają ten sam cel, ale niektóre mapy procesu mogą lepiej spełniać wymogi określonych projektów. Poniżej przedstawiamy niektóre z najbardziej powszechnych map procesu. 

Schemat blokowy

Najprostszą odmianą mapy procesu jest podstawowy schemat blokowy. Podstawowy schemat blokowy używa symbolów mapowania procesów do przedstawienia danych wejściowych i wyjściowych procesu oraz etapów wymaganych do jego ukończenia. 

Za pomocą podstawowych schematów blokowych można zaplanować nowe projekty, ulepszyć komunikację między członkami zespołu, modelować i dokumentować procesy, rozwiązywać problemy bieżącego procesu oraz analizować przepływy pracy i zarządzać nimi. 

Najlepszy do: przedstawienia przebiegu procesu od początku do końca, zazwyczaj w kolejności sekwencyjnej.

Ogólna mapa procesu

Ogólna mapa procesu, znana także jako mapa odgórna lub mapa łańcucha wartości, zapewnia ogólny przegląd procesu. Etapy są ograniczone do niezbędnych elementów procesu, a mapa zawiera minimalną ilość szczegółów. 

Z ogólnych map procesu można skorzystać do zdefiniowania procesów biznesowych oraz określenia wymaganych, kluczowych etapów. Te mapy procesu są także przydatne podczas omawiania procesów z przełożonymi lub innymi osobami, które nie muszą znać szczegółów operacji. 

Najlepsza do: prezentacji niezbędnych etapów procesu.

Szczegółowa mapa procesu

W przeciwieństwie do ogólnej mapy procesu szczegółowa mapa procesu zapewnia wszystkie szczegóły dotyczące każdego etapu oraz podprocesy. Dokumentuje punkty decyzyjne oraz dane wejściowe i wyjściowe każdego etapu. Ta mapa procesu oferuje najbardziej szczegółowe informacje na temat zmapowanego procesu i ze względu na jej wysoką szczegółowość jest najbardziej przydatna podczas określania nieefektywnych obszarów. 

Najlepsza do: dogłębnego poznania procesu wraz ze wszystkimi szczegółami i problematycznymi obszarami.

Mapa swimlane

Mapa swimlane (toru pływackiego), nazywana także międzyfunkcyjnym schematem blokowym lub diagramem przepływu działań ludzkich, przydziela działania procesu do „torów pływackich”, aby wyznaczyć osoby odpowiedzialne za każde zadanie. Mapa jest podzielona na kanały dla każdego interesariusza procesu i przypisuje każde działanie do kanału odpowiedniego interesariusza. Ten typ mapy procesu podkreśla różne role uwzględnione w procesie i interakcje między interesariuszami. 

Mapy swimlane są doskonałym narzędziem szkolenia pracowników w zakresie ich ról w procesie oraz zwiększania odpowiedzialności. Są także przydatne do określania nieefektywnych obszarów w procesie, takich jak opóźnienia, zbędne działania i potencjalne niepowodzenia procesu. 

Najlepsza do: przedstawienia ról wielu interesariuszy w procesie.

Mapa strumienia wartości

Mapa strumienia wartości to narzędzie zarządzania zwinnego, które wizualizuje proces dostarczenia klientowi produktu lub usługi. Mapy strumienia wartości bywają złożone i używają unikatowego systemu symbolów do przedstawienia przepływu niezbędnych w procesie informacji i materiałów. 

Dzięki dokumentowaniu danych, takich jak czas cyklu i liczba osób zaangażowanych na każdym etapie, mapowanie strumienia wartości jest przydane do określenia obszarów, w których można zmniejszyć marnowanie zasobów, a także odkrycia szans dla przyszłych projektów. 

Najlepsza do: opisania procesu dostarczenia klientowi produktu oraz udokumentowania ilościowych danych dotyczących procesu.

Diagram SIPOC

Akronim SIPOC oznacza Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers (dostawcy, wejście, proces, wyjście, klienci). Diagram SIPOC nie jest sam w sobie mapą procesu, ale wykresem określającym kluczowe elementy procesu, który może posłużyć jako punkt wyjścia do stworzenia szczegółowej mapy procesu. 

Jak sugeruje rozwinięcie akronimu, diagram SIPOC powinien zawierać pięć kolumn obejmujących podstawowe etapy procesu, wyjścia procesu, klientów, wejścia procesu oraz dostawców każdego wejścia. Poza stanowieniem podstawy do przygotowania szczegółowej mapy procesu diagram SIPOC jest także przydatny do określenia zakresu złożonych procesów. 

Najlepszy do: identyfikacji kluczowych elementów i interesariuszy w procesie.

Symbole mapowania procesów

Mapowanie procesów korzysta z symbolów ujednoliconego języka modelowania (ang. Unified Modeling Language; UML) do prezentacji kluczowych elementów mapy procesu, takich jak etapy, punkty decyzyjne, wejścia i wyjścia oraz uczestniczących członków zespołu. 

Poniżej przedstawiamy najbardziej typowe symbole mapowania procesów oraz ich zastosowanie:

• Terminator: owale oznaczają początek i koniec procesu.

• Etap procesu: prostokąt przedstawia działanie lub zadanie w procesie.

• Przepływ: strzałki łączą etapy procesu i wskazują kierunek.

• Decyzja: romb przedstawia punkt, w którym konieczne jest podjęcie decyzji, zazwyczaj z odchodzącymi od niego opcjami „tak” lub „nie”.

• Opóźnienie: symbol w kształcie litery D wskazuje opóźnienie w procesie.

• Dokument: prostokąt o pofalowanej podstawie przedstawia dokument lub informację dostępną do przeczytania. Dostępność wielu dokumentów można wskazać za pomocą symbolu złożonego z kilku pofalowanych prostokątów.

• Dane: równoległobok przedstawia dane wejściowe lub wyjściowe etapu procesu.

• Wejście ręczne: prostokąt z przekrzywioną górną linią wskazuje etap wymagający ręcznego wprowadzenia danych.

• Podproces: prostokąt z podwójnymi pionowymi liniami wskazuje określony w innym miejscu podproces. 

Dostępne są także inne symbole, które możesz wprowadzić w mapie procesu, jednak powyższe typowe symbole będą najbardziej pomocne, zwłaszcza na początku używania tej techniki. 

Przykładowe mapowanie procesu

Możesz utworzyć mapę procesu dla procesu dowolnego typu, jednak zastosowanie tego narzędzia w zespole może nie być oczywiste. 

Aby lepiej zobrazować to narzędzie, przedstawiamy poniżej przykładową mapę procesu:

Techniki mapowania procesu

Możesz dostosować mapy procesu do swoich wymagań i preferencji, ale dla uzyskania większej skuteczności podczas mapowania procesów warto pamiętać o poniższych wskazówkach. Oto kilka najlepszych praktyk związanych z mapowaniem procesów do zastosowania:

Planowanie mapy procesu: 

• Ustal granice procesu, aby zawrzeć tylko niezbędne informacje.

• Wyznacz czytelne cele procesu.

• Mapuj tylko proces z określonym wyjściem celu.

Szkic mapy procesu:

• Pracuj wstecz od wyjścia do wejścia.

• Zachowaj prostotę podprocesów.

• Uwzględnij wszystkie niezbędne szczegóły – nie mniej, nie więcej.

• Używaj standardowego zapisu, który będzie zrozumiały dla innych.

Sprawdzanie mapy procesu: 

• Zgromadź informacje zwrotne od wszystkich osób zaangażowanych w procesie.

• Opisz alternatywne metody spełnienia preferowanego warunku, o ile jest to potrzebne.

• Utwórz mapę procesu w jego obecnym, niekoniecznie doskonałym stanie, a następnie wprowadź ulepszenia. 

Kieruj się tymi wskazówkami na każdym etapie mapowania procesu, aby tworzyć najbardziej efektywne mapy procesu.

Prowadź projekty w prawidłowym kierunku dzięki mapom procesów

Mapowanie procesów to skuteczne narzędzie do dokumentowania i ulepszania procesów. Połącz powyższe informacje z siedmioma prostymi krokami tworzenia przepływu pracy. Dzięki użyciu prawidłowych narzędzi możesz rozpocząć mapowanie procesów i zarządzanie nimi dla osiągnięcia czytelnej komunikacji oraz zwiększonej wydajności.