Czym jest przepływ procesu? I jak go wizualizować

Szukasz sposobu na usprawnienie procesu wykonywania pracy? Rozwiązaniem może być ponowne przeanalizowanie przepływu procesu. 

Przepływ procesu to seria kroków, które Ty i Twój zespół wykonujecie, aby osiągnąć swój cel. Wizualizacja przepływów procesów może pomóc w wykryciu nadmiarowych i powtarzających się zadań oraz wąskich gardeł.

Możesz wizualizować przepływy procesów za pomocą osi czasu lub diagramów przepływu pracy. Dowiedz się więcej o pochodzeniu przepływów procesów, czym są diagramy przepływów procesów i jak ich używać, aby poprawić wydajność zespołu. 

Czym jest przepływ procesu?

Przepływ procesu to sposób na wizualizację każdego kolejnego kroku, który Twój zespół wykonuje podczas pracy nad osiągnięciem celu. Wizualizacja tych kroków na diagramie lub schemacie blokowym sprawia, że każdy może łatwo zrozumieć, w jakiej kolejności musi wykonywać zadania.

Usprawnianie procesów ma kluczowe znaczenie dla szybszego wykonywania pracy o większym znaczeniu. Obecnie pracownicy wiedzy nie dotrzymują ponad 25% terminów każdego tygodnia, a głównym czynnikiem przyczyniającym się do tego są niejasne procesy. Dzięki jasnemu określeniu, kto, co i na kiedy musi wykonać, możesz umożliwić swojemu zespołowi zrozumienie kontekstu swojej pracy i skuteczniejsze wykonywanie zadań.

Przykład przepływu procesu

Niezależnie od opisu stanowiska, istnieje jeden prosty przepływ procesu, który jest znany wszystkim: składanie wniosków o urlop. Ten proces jest dość liniowy i stanowi świetny przykład tego, jak można zwizualizować kolejność zadań:

• Krok 1: złożenie wniosku o płatny urlop.

• Krok 2: Twój menedżer sprawdza Twoją prośbę.

• Krok 3: Twój menedżer decyduje, czy zatwierdzi Twoją prośbę.

• Krok 4: otrzymujesz wiadomość e-mail z decyzją menedżera.

• Krok 5: Twój wniosek zostaje zatwierdzony lub odrzucony.

Najlepiej, aby przepływy procesów, takie jak ten powyżej, były dostępne dla wszystkich. Dzięki temu Twój zespół będzie wiedział, gdzie znaleźć przepływy procesów dla wszystkich rodzajów przepływów pracy i będzie mógł korzystać z tych informacji podczas pracy nad nowymi lub nieznanymi procesami.  

Do czego służy przepływ procesu?

Przepływy procesów to coś więcej niż tylko przydatne wykresy. To niezwykle pomocne narzędzie w zarządzaniu projektami, które można wykorzystać do analizy, optymalizacji i standaryzacji nowych i codziennych procesów. 

Oto cztery sposoby, w jakie przepływy procesów mogą pozytywnie wpłynąć na sposób prowadzenia działalności:

Planowanie i dokumentowanie procesów

Niejasne procesy prowadzą do braku zaangażowania członków zespołu, niskiego morale i pomijania zadań. Zamiast tego, mapowanie procesu pozwala zespołowi lepiej zrozumieć, jak przebiegają procesy biznesowe. Jeśli członkowie zespołu mają pytania dotyczące tego, z kim powinni się skontaktować lub co będzie się działo w projekcie, mogą odwołać się do jednego źródła informacji, na którym mogą polegać.

• Na przykład: zamiast pozwalać zespołowi śledzić swoje postępy w różnych miejscach, zmapuj proces w jednym centralnym miejscu. Użyj oprogramowania do zarządzania pracą, aby usprawnić zadania i postępy zespołu.

Standaryzuj procesy

Schematy blokowe procesów są doskonałym narzędziem do standaryzacji lub usprawniania procesów. Zamiast rozpoczynać każdy nowy projekt od nowa lub tracić czas na tworzenie nowego przepływu procesu, Twój zespół może odwoływać się do ustandaryzowanego przepływu procesu i trzymać się go. Dzięki temu zespół nie przegapi żadnych zadań ani nie podejmie niepotrzebnego ryzyka.

• Na przykład: podobnie jak w przypadku wcześniejszego przykładu dotyczącego wniosków o urlop, utworzenie diagramu lub schematu blokowego, który wyjaśnia ustandaryzowany proces, znacznie ułatwi zespołowi zrozumienie, co się dzieje. Kiedy zobaczą szerszy obraz sytuacji, prawdopodobnie poczują się bardziej docenieni i będą mniej zestresowani procesem.

Analizuj procesy pod kątem optymalizacji

Podczas mapowania przepływu procesu możesz zdać sobie sprawę, że istnieją nadmiarowe lub powtarzające się zadania, które można pominąć. Możesz również odkryć ryzyko związane z procesem, które możesz przekazać swojemu zespołowi, aby był świadomy jego istnienia. Poprawi to zarówno wydajność, jak i skuteczność Twoich procesów.

• Na przykład: załóżmy, że podczas przeglądu nowego przepływu procesu interesariusz zauważa, że można pominąć jeden z etapów komunikacji. Pomijając ten krok i optymalizując przepływ procesu, możesz zaoszczędzić cenny czas.

Zwiększenie odpowiedzialności zespołu

Kiedy wszyscy w zespole dokładnie wiedzą, jakie mają zadania i na kiedy muszą je wykonać, proces może przebiegać bez zakłóceń. Dobry diagram przepływu procesu zapewnia również członkom zespołu jasny obraz wszelkich ważnych zależności w projekcie, ograniczeń dotyczących zasobów lub dat wykonania, które muszą uwzględnić.

• Na przykład: jeśli tworzysz artykuł na swojego bloga bez przepływu procesu, możesz napotkać przeszkody. Być może Twój zespół nie jest w stanie wykonać pracy na czas lub często ma problemy z komunikacją. Jeśli jasno zdefiniujesz i zwizualizujesz proces, wszyscy będą wiedzieć, kiedy nadejdzie ich kolej i z kim się skontaktować, jeśli brakuje zasobów.

Schematy blokowe procesów są zazwyczaj używane do mapowania prostych procesów. 

Czym jest diagram przepływu procesu?

Diagram przepływu procesu to jeden ze sposobów wizualizacji przepływu procesu. W zależności od rodzaju przedstawianego przepływu procesu można je nazwać schematami blokowymi odgórnymi, schematami przepływu lub schematami blokowymi procesu.

Skąd wziął się diagram przepływu procesu?

Diagram przepływu procesu został po raz pierwszy wprowadzony przez Franka Gilbretha, inżyniera przemysłowego i eksperta ds. wydajności. Amerykańskie Stowarzyszenie Inżynierów Mechaników (ASME) przyjęło tę koncepcję w latach dwudziestych XX wieku. 

Obecnie schematy przepływu procesów są nadal używane w inżynierii chemicznej i procesowej, ale są również popularnymi narzędziami w produkcji i biznesie (gdzie często nazywa się je przepływem procesów biznesowych lub BPF).

Aby zwizualizować przepływ procesu, możesz użyć szeregu symboli i notacji, które definiują i szczegółowo opisują każde zadanie. Najbardziej znane symbole PFD zostały opracowane przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO). Chociaż niektóre firmy używają własnych symboli, korzystanie ze znormalizowanych symboli znacznie ułatwia wszystkim korzystanie z diagramu przepływu procesu bez dalszych instrukcji.

Jeśli interesują Cię różne typy schematów blokowych i rodzaje symboli, przeczytaj nasz artykuł na temat typów schematów blokowych, symboli i sposobu ich odczytywania. 

5 kroków do udokumentowania przepływu procesów biznesowych

Diagramy przepływu procesów biznesowych lub przepływu pracy można utworzyć w pięciu prostych krokach:

• Krok 1: wybierz rodzaj diagramu. W zależności od złożoności procesu możesz utworzyć prosty schemat przepływu procesu lub wybrać bardziej złożoną wizualizację, taką jak diagram swimlane.

• Krok 2: określ punkt początkowy i końcowy. Wskaż, jakie działania inicjują początek i koniec procesu, aby móc skutecznie komunikować te etapy członkom zespołu lub interesariuszom.

• Krok 3: Zbierz niezbędne informacje. Skontaktuj się ze swoim zespołem i interesariuszami, aby zebrać szczegóły i zatwierdzenia potrzebne do utworzenia diagramu. Dowiedz się, jakie produkty końcowe są powiązane z każdym etapem, aby móc oszacować czas potrzebny zespołowi na ukończenie zadań.

• Krok 4: wyeliminuj nieefektywne działania. Przeanalizuj diagram, aby zidentyfikować wszelkie zbędne lub powtarzające się zadania, które mogą spowalniać zespół lub powodować wąskie gardła. 

• Krok 5: Zaprojektuj diagram. Teraz możesz zaprojektować swój proces biznesowy lub diagram przepływu pracy. Zaprezentuj je na diagramie wybranym w pierwszym kroku, a następnie przejrzyj go ze swoim zespołem i interesariuszami, aby upewnić się, że wszystko jest poprawne. 

Zoptymalizuj przepływ procesów dzięki Asanie

Niezależnie od tego, czy chcesz usprawnić prosty proces, czy złożony, międzyfunkcyjny, dzięki Asanie zawsze będziesz mieć kontrolę nad tym, co dzieje się dalej. 

Zapoznaj się z naszymi rozwiązaniami dotyczącymi przepływu pracy i rusz z miejsca, korzystając z szablonów zaprojektowanych tak, aby ułatwić Ci życie.